إدارة مشروع تجاري قائم على منصة ووردبريس تتطلب قائمة طويلة من المهام.
أنت تدير موقعك الإلكتروني، وتكتب المحتوى، وتتعامل مع العملاء، وفي خضم كل ذلك، تحاول أيضاً التخطيط لحدث ما.
ربما يكون ذلك ندوة عبر الإنترنت لإطلاق منتج، أو لقاء للتواصل المحلي، أو مؤتمر سنوي لقطاعك.
مهما كان شكل الحدث، هناك أمر واحد صحيح في الغالب: لا يمكنك القيام بكل شيء بنفسك. وبصراحة، لا ينبغي لك أن تحاول ذلك.
هذا الدليل مخصص لأصحاب الأعمال والفرق الذين يستخدمون ووردبريس كمنصتهم الرئيسية ويرغبون في تحسين قدرتهم على تفويض أعمال تخطيط الفعاليات دون أن تنهار الأمور.
لماذا تستنزف مهام تخطيط الفعاليات الكثير من وقتك؟
يقلل معظم الناس من شأن عدد المهام الصغيرة التي تدخل في التخطيط حتى لحدث متواضع.
لديك صفحات تسجيل لإنشائها، ورسائل بريد إلكتروني لإرسالها، وجداول زمنية للمتحدثين لتنسيقها، ومنشورات على وسائل التواصل الاجتماعي لكتابتها، وسلاسل متابعة لإعدادها.
تبدو كل مهمة على حدة قابلة للإنجاز. لكن عند جمعها، تصبح مرهقة للغاية بسرعة.
بالنسبة للشركات التي تستخدم ووردبريس تحديداً، هناك طبقة إضافية من العمل التقني:
تثبيت أو تهيئة إضافات الأحداث، وإعداد عمليات دمج الدفع، واختبار نماذج التسجيل، والتأكد من أن كل شيء يعمل على الهاتف المحمول.
هذا الأمر وحده قد يستغرق ساعات.
والخبر السار هو أنه يمكن تفويض جميع هذه المهام تقريباً. كل ما تحتاجه هو نظام واضح لذلك.
ابدأ بفصل ما يمكنك أنت وحدك القيام به
قبل أن تُسلّم أي شيء، خصّص عشر دقائق لكتابة جميع المهام المتعلقة بفعاليتك القادمة. ثم راجع القائمة وحدّد المهام التي تتطلب فعلاً مشاركتك أو اتخاذك قراراً بشأنها.
المهام التي يجب أن تبقى معك:
- تحديد موضوع الحدث والاتجاه العام
- الموافقة على جدول الأعمال النهائي
- اختيار المتحدثين الرئيسيين أو أعضاء اللجان
- الموافقة على الميزانيات أو القرارات الرئيسية المتعلقة بالموردين
المهام التي يمكن تفويضها بأمان:
- إعداد واختبار صفحة تسجيل الفعاليات على ووردبريس
- كتابة رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية وجدولتها
- إدارة إعلانات وسائل التواصل الاجتماعي
- التنسيق مع الموردين أو جهات الاتصال في مكان الفعالية
- تحديث صفحة الفعالية بمعلومات جديدة
- الإجابة على أسئلة الحضور الشائعة
ستجد على الأرجح أن قائمة "الأشياء التي يجب أن أفعلها بنفسي" أقصر مما كنت تتوقع.
لمن يمكنك تفويض المهام؟
يعتمد هذا على حجم فريقك. إذا كان لديك موظفون، فمن المحتمل أن يكون لديك بالفعل أشخاص قادرون على تولي مهام محددة بناءً على مهاراتهم.
يمكن لأحد أعضاء الفريق المسؤول عن المحتوى كتابة نصوص الفعاليات. كما يمكن للشخص المسؤول عن إدارة لوحة تحكم ووردبريس الخاصة بك التعامل مع إعداد الإضافات واختبار التسجيل.
لكن ليس كل مشروع تجاري على منصة ووردبريس لديه فريق كبير.
ربما أنت وحدك، أو أنت وشخص آخر. في هذه الحالة، يُعدّ الاستعانة بمساعدة خارجية خيارًا منطقيًا للغاية. أحد الخيارات التي وجدها العديد من أصحاب المشاريع الصغيرة مفيدة هو استئجار مساعد افتراضي من يستطيع القيام بالمهام المتكررة والمستهلكة للوقت:
تحديث الصفحات، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني، والرد على استفسارات الحضور، والحفاظ على تنظيم تقويم الفعاليات الخاص بك.
يكمن السر في تحديد ما تحتاجه بدقة من الشخص الذي تستعين به. فالتعليمات المبهمة تؤدي إلى إعادة العمل وإحباط الطرفين.
إدارة الأحداث من تطبيقك
في بعض الحالات، يمكنك حل المشكلة باختيار التطبيق الأمثل لاحتياجاتك. على سبيل المثال، تطبيق تقويم فعاليات سهل الاستخدام للغاية، أو تطبيق جوال يُسهّل إدارة فعالياتك أثناء التنقل.
أحد هذه التطبيقات هو Modern Events Calendar، وهو أحد أفضل تقاويم أحداث ووردبريس المتوفرة في السوق. تطبيق MEC للهواتف المحمولة يمكن أن يساعدك ذلك في إدارة فعالياتك بسهولة من أي مكان دون الحاجة إلى جهاز كمبيوتر محمول.
إعداد بنية فعاليات ووردبريس الخاصة بك أولاً
قبل تفويض المهام، تأكد من أن إعدادات فعاليتك على ووردبريس جاهزة للتسليم. يجب أن تكون أدواتك وسير العمل بسيطة بما يكفي ليستخدمها شخص آخر دون الحاجة إلى الاتصال بك كل خمس دقائق.
اختر إضافة أحداث موثوقة
تُستخدم خيارات مثل تقويم الأحداث، أو EventOn، أو أنظمة بيع التذاكر القائمة على WooCommerce على نطاق واسع وهي موثقة جيدًا. اختر أحدها والتزم به.
إذا واجه الشخص الذي تفوضه مشكلة، فإن مجتمع المستخدمين الكبير المحيط بهذه الأدوات يعني أنه من السهل العثور على الإجابات.
أنشئ قوالب للمهام المتكررة
إذا كنت تُنظّم فعاليات بانتظام، فأنشئ قوالب جاهزة للبريد الإلكتروني، وقوالب صفحات التسجيل، ونماذج منشورات وسائل التواصل الاجتماعي. بهذه الطريقة، لن يضطر من يُدير فعاليتك القادمة إلى البدء من الصفر في كل مرة.
وثّق عمليتك
تُعدّ قائمة التحقق البسيطة أو وثيقة الخطوات التفصيلية مفيدة للغاية. دوّن ما يلي:
- كيفية الوصول إلى إضافة الحدث الخاصة بك
- كيفية إضافة مستويات التذاكر
- أين تجد أصول العلامة التجارية
- جهة الاتصال للحصول على الموافقات المحددة
لا داعي لأن يكون الأمر معقداً. يكفي استخدام مستند جوجل مشترك.
تفويض الجانب التقني لـ WordPress
هنا يتردد الكثير من أصحاب الأعمال. قد يشعرون أن إدارة لوحة تحكم ووردبريس أمرٌ لا ينبغي لأحدٍ غيرهم التعامل معه. ولكن مع الإعداد الصحيح، يصبح من السهل جدًا تسليمها إلى شخص آخر.
المهام الفنية المتعلقة بالفعاليات والتي يمكن تفويضها بأمان:
- إعداد صفحة التسجيل - بمجرد تحديد تفاصيل الفعالية، يمكن لشخص آخر إنشاء الصفحة باستخدام القالب الخاص بك. امنحهم إمكانية الوصول إلى بيئة تجريبية إن أمكن، حتى يتمكنوا من اختبارها قبل إطلاقها رسميًا.
- إعداد الإضافة - إعداد نظام التذاكر وبوابات الدفع ورسائل التأكيد الإلكترونية هو في الغالب مسألة اتباع خطوات. مع وجود توثيق واضح، لا يتطلب ذلك deep معرفة بـ WordPress.
- اختبار النماذج — قبل نشر أي صفحة فعالية، يجب على شخص ما مراجعة عملية التسجيل من البداية إلى النهاية. قد يبدو هذا الأمر شاقاً ولكنه ضروري، وهو مهمة مثالية لتفويضها.
- تحديثات ما بعد الحدث — بعد انتهاء الحدث، غالباً ما تحتاج الصفحات إلى التحديث أو إعادة التوجيه. هذا عمل بسيط لا يتطلب منك أي تدخل.
تفويض جانب التواصل
تتضمن عملية التواصل في الفعاليات الكثير من الكتابة والتنسيق المتكررين. كما أنها تمثل الجزء الأكبر من تجربة الحضور، لذا فهي مهمة. ولكن ليس بالضرورة أن يكون كل شيء من جانبك مباشرةً.
العمل مع الشخص المسؤول عن الاتصالات لإنشاء ما يلي:
- سلسلة رسائل بريد إلكتروني قبل الحدث (تأكيد، تذكير قبل أسبوع، تذكير قبل يوم واحد)
- منشورات على وسائل التواصل الاجتماعي للإعلان والعد التنازلي واختتام الفعالية
- وثيقة الأسئلة الشائعة للإجابة على أسئلة الحضور الشائعة
بمجرد كتابة هذه الرسائل واعتمادها من قبلك، يمكن تسليم التنفيذ بالكامل. مهمتك في هذه المرحلة هي فقط المراجعة والموافقة، وليس كتابة كل رسالة بريد إلكتروني من الصفر.
تقديم ملخصات واضحة يجعل كل شيء أسهل
إن السبب الرئيسي لفشل التفويض ليس عدم كفاءة الشخص الذي تم تسليم المهمة إليه، بل غالباً ما يكون السبب هو غموض التعليمات.
"إعداد صفحة الحدث" يعني شيئًا مختلفًا بالنسبة لك عما يعنيه لشخص آخر.
ينبغي أن تتضمن الملخصات الجيدة لأي مهمة تتعلق بالفعاليات ما يلي:
- الشكل الذي ينبغي أن تبدو عليه النتيجة النهائية
- هل هناك أي إضافات أو أدوات محددة لـ WordPress يُنصح باستخدامها؟
- تسجيل الدخول أو مكان العثور على بيانات الاعتماد
- الموعد النهائي وأي عمليات تسجيل دخول وسيطة
- لمن تتصل إذا كان هناك شيء غير واضح؟
قد يبدو الأمر وكأنه يتطلب جهداً أكبر في البداية، لكن إعداد ملخص شامل يوفر عليك الكثير من الوقت لاحقاً. ستتجنب بذلك المراسلات المتكررة والأخطاء وإعادة العمل.
الإشراف دون التدخل في التفاصيل
لا يعني تفويض المهام الاختفاء. ما زلت ترغب في البقاء على اطلاع، خاصة في فعالياتك القليلة الأولى باستخدام هذا النهج.
إحدى الطرق البسيطة للقيام بذلك هي تحديد مواعيد متابعة قصيرة عند المحطات الرئيسية:
- بمجرد أن تصبح صفحة التسجيل جاهزة ويتم اختبارها
- بمجرد الانتهاء من صياغة جميع رسائل البريد الإلكتروني وجدولتها
- قبل يوم واحد من بدء الحدث لإجراء مراجعة نهائية
لا داعي لأن تكون هذه المحادثات طويلة. يكفي إرسال رسالة سريعة تقول "تم اختبار صفحة التسجيل وهي جاهزة" مع رابط للمراجعة.
كلما بنيت الثقة مع الشخص الذي يتولى العمل، يمكنك تقليل عمليات المتابعة.
في النهاية ستجد أن الأحداث تسير في الغالب من تلقاء نفسها، مع عدد قليل فقط من القرارات التي تحتاجك بالفعل.
بعد انتهاء الفعالية: تفويض مهمة التلخيص
غالباً ما يُحسن الناس تفويض المهام خلال مرحلة التخطيط، ثم يستردونها بعد انتهاء الفعالية. لكن مهام ما بعد الفعالية قابلة للتفويض بنفس القدر.
أشياء يمكنك تسليمها بعد انتهاء الفعالية:
- إرسال رسائل شكر عبر البريد الإلكتروني إلى الحضور بعد انتهاء الفعالية
- مشاركة التسجيلات أو الموارد مع المشاركين المسجلين
- جمع التعليقات من خلال استطلاع رأي بعد الحدث
- تحديث صفحة الحدث على ووردبريس لتعكس أن الحدث قد انتهى
- تجميع بيانات الحضور أو إعداد تقرير أساسي
لا يتطلب أي من هذه الأمور منك شخصياً، وهي مجتمعة تُسهم بشكل كبير في مساعدتك. إشراك الحضور بعد الحدث الخاص بكسلّمها بنفس الوضوح الذي استخدمته خلال مرحلة التخطيط.
أدوات تجعل عملية التفويض أكثر سلاسة
هناك بعض الأدوات التي تجعل عملية تخطيط الفعاليات باستخدام منصة ووردبريس أسهل بكثير:
- تريلو أو أسانا - لإدارة المهام، حتى يتمكن الجميع من رؤية ما تم إنجازه وما زال معلقًا
- جوجل درايف — للمستندات المشتركة، والملخصات، وأصول العلامة التجارية، والقوالب
- سلاك أو أداة مراسلة مماثلة - للتواصل السريع دون الحاجة إلى سلاسل رسائل بريد إلكتروني طويلة
- تتيح لك أدوار مستخدمي ووردبريس منح أعضاء الفريق أو المساعدين مستوى الوصول المناسب دون منحهم التحكم الكامل كمسؤول.
الخلاصة
لا يعني التخطيط للفعاليات بالضرورة السهر لساعات متأخرة والجهود المضنية في اللحظات الأخيرة. بالنسبة للشركات التي تستخدم منصة ووردبريس، فإن الأدوات والأشخاص الذين يقدمون المساعدة عادةً ما يكونون في متناول اليد أكثر مما يبدو.
إن التحول الحقيقي هو تحول عقلي: قبول أنك لست بحاجة إلى القيام بكل شيء بنفسك، والقيام بالعمل المسبق لتهيئة الآخرين للنجاح.
ابدأ بخطوات صغيرة. اختر مهمتين أو ثلاث من فعاليتك القادمة، ووزّعها مع توجيهات واضحة. راقب النتائج، ثم حسّن العملية.
بمرور الوقت، سيكون لديك نظام أحداث يعمل دون أن يستنزف طاقتك.
