من المهم أن تُبقي موظفيك وزملائك على المسار الصحيح، فهذا سيساعدك على تحقيق أهدافك! مع ذلك، غالبًا ما يكون تحسين إنتاجيتك أسهل قولًا من فعل.
Tips for Increasing Your Team’s Productivity
في هذه المقالة، سنوضح بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها للتعامل مع فريق غير منتج وإصلاح المشكلة بسرعة.
هيا بنا نبدأ!
استثمر في أداة إدارة المشاريع
من الجيد استخدام ادارة مشروع قم بتنزيل برنامج لتتبع معظم مجالات عملك - وهذا من شأنه أن يساعدك على البقاء على رأس الأمور.
قد يكون لدى جميع موظفيك طرقهم الخاصة للبقاء منتجين وملتزمين بالمهام، ولكن تبسيط الأمور إلى برنامج واحد يمكن أن يساعد في ضمان عدم اختلاط الأمور أو ضياعها في الترجمة.
فيما يلي بعض فوائد استخدام أداة إدارة المشاريع:
- يمكنهم مساعدتك في تحديد المواعيد النهائية لمشروع أو فريق بأكمله
- يجعل التعاون مع أعضاء الفريق الآخرين أسهل
- جميع المستندات والمهام وما شابه ذلك موجودة في مكان واحد
- يمكنك رؤية ما هو متأخر في لمحة واحدة
قم بتعريف فريقك بالبرنامج ببطء - قد يكون من المفيد أيضًا عقد اجتماعات توجيهية توضح فيها كيفية عمل البرنامج وما ستستخدمه من أجله.
بالإضافة إلى ذلك ، باستخدام ملفات أدوات دمج الموظفين يمكن أن يؤدي ذلك إلى تبسيط هذه العملية بشكل أكبر وضمان حصول الجميع على السرعة اللازمة بكفاءة.
ساعد موظفيك على إنشاء بيئات عمل منتجة
لقد قلبت جائحة كوفيد-19 حياة معظم الناس العملية رأسًا على عقب - على سبيل المثال، اضطر العديد من الأشخاص الذين لم يعملوا إلا في مكتب إلى العمل من المنزل.
لقد وجد العديد من أصحاب الأعمال والموظفين أنفسهم في بيئة عمل جديدة تمامًا.
والآن، بعد أن أصبحت إمكانيات العمل عن بعد متاحة، يتعين عليك بذل جهد لتحديد الأوقات والأماكن التي يكون فيها موظفوك أكثر إنتاجية.
على سبيل المثال، الموظفين الذين يستخدمون إعداد شاشتين غالبًا ما يجد الأشخاص أنه من الأسهل متابعة المهام المتعددة وإدارة رسائل البريد الإلكتروني والوصول إلى الملفات الضرورية دون التبديل بين الشاشات، مما يؤدي إلى تحسين التركيز والكفاءة.
مع انتقالنا إلى عالم ما بعد الوباء، من المهم أن تحدد الاستراتيجيات الأكثر إنتاجية لعملك.
خذ بعين الاعتبار بعض الأساليب المختلفة.
لقد طبقت العديد من الشركات برامج صارمة للعمل من المنزل، ومن المحتمل أن يكون لدى أصحاب هذه الشركات فكرة جيدة عن مدى إنتاجية فرقهم في المنزل.
يمكنك أيضًا أن تطلب من موظفيك الحضور بضعة أيام في الأسبوع، أو فقط لحضور اجتماعات مهمة.
فكر في إجراء استطلاع رأي لموظفيك لمعرفة ما يريدونه، مراقبة إنتاجيتهم.
يمكن أن يساعد موظفيك أيضًا إذا استضفت ندوة توضح كيفية بقائهم منتجين، أينما كانوا يعملون.
قد تبدو بعض الاستراتيجيات واضحة، ولكن هناك الكثير من النصائح والحيل للبقاء منتجًا في المنزل، بما في ذلك توفير مساحة منفصلة للعمل، وأخذ فترات راحة منتظمة، وما شابه ذلك.
ساعد موظفيك على تبسيط مهامهم لتحقيق المزيد من الإنجازات
إن تبسيط المهام التي يقوم بها عمالك كثيرًا يمكن أن يؤدي إلى تسريع الأمور بشكل كبير ويساعد الجميع على أن يكونوا أكثر كفاءة.
حتى أصغر الأشياء يمكن أن تتراكم من أجل توفير الكثير من الوقت للجميع!
فيما يلي بعض الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها تبسيط مهام عملك:
- توفير قوالب للوظائف الشائعة (مثل إنشاء المحتوى والفاتورة) حتى لا يضطر فريقك دائمًا إلى البدء من الصفر
- إستخدم الاتصالات الموحدة أداة، مثل Slack أو Microsoft Teams، للاحتفاظ بجميع الرسائل في مكان واحد
- تفويض أنواع معينة من المهام إلى موظفين محددين - منح شخص معين ملكية فئة مهمة يمكن أن يقلل من الارتباك
- استثمر في حل تسجيل الدخول الفردي حتى يتمكن موظفوك من الوصول إلى جميع أدواتهم بسرعة وسهولة
- استخدم تطبيق جدولة الموظف لتبسيط إدارة التحولات، وتعزيز تنسيق الفريق، وتحسين الكفاءة الشاملة.
قبل إجراء أي تغييرات كبيرة، تأكد من مناقشة الأمور مع موظفيك أولاً.
فكر في إرسال استبيان إليهم لتحديد التغييرات التي يعتقدون أنها بحاجة إلى القيام بها.
بعد ذلك، حدد نقاط الألم الشائعة واعمل على أساسها لمعرفة ما يمكن تبسيطه أو تغييره.
فكر جيدًا في توظيف الأشخاص المناسبين لشغل وظائفك
أحد الأسباب الرئيسية التي قد تجعل بعض الأشخاص لا يؤدون وظيفة معينة بشكل جيد هو أنهم غير مجهزين بالكامل لها.
إذا كنت تريد التأكد من أن موظفيك يتمتعون بأكبر قدر ممكن من الإنتاجية، فيجب عليك التأكد من أنك تقوم بتوظيف الأشخاص المناسبين.
علاوة على ذلك، عليك التأكد من توفير التدريب المهني المناسب لموظفيك ليتمكنوا من النجاح وتحقيق أقصى استفادة من أدوارهم، مع الأخذ في الاعتبار وجود بعض التغييرات في أساليب التدريب والتعلم، حيث يعمل المزيد من الأشخاص عن بُعد خلال فترة ما بعد كوفيد. أصدرت TrainingByteSize ورقة بحثية تتناول هذا الموضوع تحديدًا: هل تكيفت أساليب التعلم في التدريب والتطوير مع عصر كوفيد؟
فيما يلي بعض الأمور المختلفة التي يجب مراعاتها عند البحث عن الموظف المناسب لوظيفة معينة:
- هل لديهم المهارات التي يتطلبها المنصب، أم أنهم بحاجة إلى مزيد من التدريب؟
- هل تتوافق مع ثقافة شركتك؟ هل تعتقد أنها ستنسجم معها؟
- هل تعليمهم أو مجموعة مهاراتهم على قدم المساواة مع الموظفين الآخرين في شركتك؟
- ما هي شخصياتهم؟ هل يبدو العمل معهم سهلاً؟
توظيف الأشخاص المناسبين يُسهم في زيادة إنتاجية فريقك بشكل كبير! إن البحث عن شخص يتواصل بشكل جيد وينسجم مع فريقك يُسهّل عملك ويجعله أكثر متعة، مما يُحسّن إنتاجية الجميع بشكل عام.
اطلب من موظفيك تقديم ملاحظاتهم، ثم اتخذ إجراءً بناءً عليها
في بعض الأحيان، قد لا يقوم موظفوك بعملهم على أكمل وجه لأنهم يحتاجون إلى مزيد من الدعم أو أدوات أفضل.
لذا، يجب عليك تشجيع موظفيك بانتظام على إعطائك ملاحظات لمعرفة ما إذا كانت هناك أي عقبات في عملياتك يمكنك إزالتها من أجل زيادة إنتاجية عمالك.
فكر في إرسال استطلاعات رأي مجهولة بشكل منتظم لمساعدة موظفيك على الشعور براحة أكبر عند تقديم الاقتراحات.
يفضل بعض الأشخاص تقديم أفكارهم عندما يعرفون أن هناك حماية لإجاباتهم من خلال إخفاء هويتهم.
يمكنك أيضًا جدولة اجتماعات فردية منتظمة مع موظفيك لتسألهم عن المجالات التي يعتقدون أنه يمكن إجراء تحسينات فيها.
قد يكون هذا أكثر راحة لهم من الإعداد الجماعي، وقد تحصل على اقتراحات أكثر صدقًا.
ملخص
إن الإنتاجية العالية للعاملين هي واحدة من أهم الجوانب لنجاح الأعمال.
يجب عليك دائمًا البحث عن طرق لتحسين إنتاجيتك! في هذه المقالة، بيّنا كيفية القيام بذلك، بما في ذلك طلب ملاحظات الموظفين، وتوظيف الأشخاص المناسبين، وتبسيط مختلف جوانب عملياتك.
هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟ ألقِ نظرة على Webnus مدونة.
يمكنهم أن يقدموا لك توصيات حول كيفية كتابة منشور مدونة، ووضع علامة تجارية لشركتك، وتسويق خدماتك، وغير ذلك الكثير.
