ثورة عن بعد في عام 2023: مخطط شركة افتراضية ناجحة

يتغير عالم الأعمال بسرعة ، ولم يؤد الوباء إلا إلى تسريع هذا التحول.

أصبحت إعدادات العمل عن بُعد الآن أكثر شيوعًا من أي وقت مضى ، مع 77 في المائة من قادة الأعمال عبر الصناعات تقديم خيارات العمل عن بعد للموظفين.

خلق هذا التحول نحو الشركات الافتراضية طريقة جديدة لرواد الأعمال لإنشاء وتنمية أعمالهم.

إذا كنت تتطلع إلى المشاركة في الحدث والاستفادة من الثورة عن بُعد ، فتابع القراءة لتتعلم كيفية القيام بذلك.

أصبح من الممكن الآن بناء شركة افتراضية مزدهرة من البداية بنجاح.

لمحة من الماضي

قبل ظهور عصر العمل عن بعد ، كانت الشركات التقليدية محدودة من حيث الموارد والفرص.

اعتمدت العديد من الشركات بشكل كبير على المكاتب المادية ، مما تطلب من الموظفين التنقل لمسافات طويلة يوميًا للعمل معًا.

غالبًا ما ثبت أن أسلوب التشغيل هذا غير فعال ومكلف لأصحاب العمل بينما يستنزف طاقة العمال ويؤثر على الإنتاجية.

كما قيدت بيئة العمل التقليدية قدرة الشركات على توظيف موظفين من أجزاء مختلفة من العالم.

اقتصرت الأعمال على توظيف المواهب المحلية، مما قلل من ميزتهم التنافسية وفقدهم أفضل المواهب العالمية.

بالإضافة إلى ذلك ، كان على الشركات في بيئات العمل السابقة عن بعد أن تتنقل بين مختلف الحواجز الجغرافية التي أعاقت التعاون والتنسيق بين أعضاء الفريق.

مع العمل عن بعد ، تم إلغاء هذه القيود الصارمة ، مما خلق مجالًا متكافئًا للشركات للاستفادة من مجموعة المواهب العالمية وتحسين عملياتها.

خلق هذا التحول إمكانيات جديدة لأصحاب المشاريع الذين يسعون إلى بناء مشاريع ناجحة.

باستخدام Modern Events Calendar البرنامج المساعد لتشغيل شركة افتراضية ناجحة

Modern Events Calendar هو مكون إضافي قوي لبرنامج WordPress يمكّن الشركات من إدارة أحداثها بسلاسة.

من خلال واجهته البديهية وخياراته القابلة للتخصيص ، Modern Events Calendar هي أداة ممتازة للشركات الافتراضية لإنشاء الأحداث الافتراضية والترويج لها وإدارتها.

يوفر المكون الإضافي مجموعة من الميزات التي تمكن الشركات من نقل أحداثها الافتراضية إلى المستوى التالي.

واحدة من أكثر الميزات المفيدة في Modern Events Calendar هو في ملحق الأحداث الافتراضية. باستخدام هذا الملحق ، يمكن للشركات إنشاء وإدارة الأحداث الافتراضية بسهولة.

MEC كمنصة حدث فيروسي يوفر التكامل مع Zoom و Google Meet وأنظمة مؤتمرات الفيديو الأخرى ، مما يسمح للشركات باستضافة ندوات عبر الإنترنت ومؤتمرات عبر الإنترنت واجتماعات افتراضية.

تتيح هذه الميزة للشركات الوصول إلى جمهور أوسع ، والتواصل مع العملاء والعملاء من أي مكان في العالم ، والترويج لعلامتهم التجارية.

Modern Events Calendar يوفر أيضًا خيارات التخصيص لمساعدة الشركات على تكييف أحداثهم الافتراضية وفقًا لاحتياجاتهم الخاصة.

يقدم المكون الإضافي مجموعة من القوالب والتصميمات للاختيار من بينها ، مما يسمح للشركات بإنشاء صفحة حدث افتراضي احترافية وجذابة.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للشركات تخصيص عملية تسجيل الحدث ، وإعداد التذاكر والأسعار ، وإدارة تفاصيل الحضور بسهولة.

ميزة أخرى قيّمة لـ Modern Events Calendar هو تكاملها مع وسائل التواصل الاجتماعي.

يمكن للشركات بسهولة الترويج لأحداثها الافتراضية على منصات التواصل الاجتماعي مثل Facebook وTwitter وInstagram، مما يزيد من مدى وصولها ومشاركتها والقدرة على إشراك الآفاق.

يوفر المكون الإضافي أيضًا تكاملًا للتسويق عبر البريد الإلكتروني ، مما يمكّن الشركات من إرسال رسائل بريد إلكتروني مستهدفة إلى مشتركيها والترويج لأحداثهم الافتراضية.

في الختام ، باستخدام Modern Events Calendar يعد البرنامج المساعد مع ملحق الأحداث الافتراضية طريقة ممتازة لإدارة شركة افتراضية ناجحة.

تتيح ميزات المكون الإضافي للشركات إنشاء الأحداث الافتراضية والترويج لها وإدارتها بسلاسة ، مما يوفر أداة قوية للوصول إلى جمهور أوسع ، والتواصل مع العملاء والعملاء من أي مكان في العالم ، والترويج لعلامتهم التجارية.

من خلال الاستفادة من قوة Modern Events Calendar، يمكن للشركات إنشاء تواجد قوي عبر الإنترنت ، وجذب العملاء ، وتنمية شركتهم الافتراضية.

ظهور العمل عن بعد

أحدث ظهور العمل عن بعد ثورة في عالم الأعمال في السنوات الأخيرة.

By إزالة الحدود الجغرافية والسماح للعمال بالتعاون من مواقع مختلفة ، مكنت الشركات الافتراضية الشركات من الوصول إلى مجموعة المواهب العالمية وتحسين عملياتها.

في جوهره ، يتعلق العمل عن بعد بالاستفادة من أدوات التكنولوجيا والاتصالات لخلق بيئة يعمل فيها الموظفون العمل من أي مكان دون الحاجة إلى التواجد جسديًا.

وقد قدم هذا فرصة فريدة لرواد الأعمال الذين يسعون إلى إنشاء شركات افتراضية تتسم بالمرونة والفعالية من حيث التكلفة.

اليوم ، يتم تبني العمل عن بعد من قبل الشركات من جميع الأحجام ، من الشركات العملاقة متعددة الجنسيات إلى الشركات الناشئة الصغيرة. لقد أدركت هذه المنظمات إمكانات العمل عن بعد زيادة الإنتاجيةوالتعاون ورضا الموظفين.

مع وجود الأدوات والاستراتيجيات المناسبة ، يمكن للشركات الاستمتاع بمزايا إدارة شركة افتراضية دون المساس بالجودة أو الأداء.

كيفية تنفيذ برنامج تتبع الموظفين عن بعد في شركتك

أصبح العمل عن بعد اتجاها بارزا في بيئة العمل اليوم. تحتضنه العديد من الشركات بسبب المرونة التي توفرها. ومع ذلك، فإن إدارة الفرق البعيدة لها تحدياتها الخاصة.

أحد هذه التحديات هو ضمان الإنتاجية المثلى. تستخدم العديد من الشركات حلول برامج تتبع الموظفين عن بعد لمعالجة هذه المشكلة. تستكشف هذه المقالة الخطوات اللازمة لإطلاق مثل هذه البرامج في شركتك وكيف يمكنها تحسين الإنتاجية.

الحاجة إلى برنامج تتبع الموظفين عن بعد

من المهم أن ندرك الأساس المنطقي وراء اعتماد برنامج تتبع الموظفين عن بعد.

مع انتقال المؤسسات إلى نماذج العمل عن بعد، يصبح الحفاظ على الرؤية لأنشطة عمل الموظفين أمرًا بالغ الأهمية للإدارة الفعالة. برنامج تتبع الإنتاجية هي أداة لقياس أداء العاملين عن بعد. فهو يمكّن الشركات من اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات لتعزيز الكفاءة.

نصائح لتطبيق برنامج تتبع الموظفين عن بعد

فيما يلي بعض النصائح التي يجب اتباعها لتنفيذ برنامج تتبع الموظفين عن بعد.

1. فهم الاحتياجات

تحديد التحديات التي تواجه شركتك في إدارة العمل عن بعد. هل هناك مخاوف بشأن إكمال المهام أو إدارة الوقت؟ سيساعد تحديد أهدافك في اختيار برنامج تتبع الإنتاجية الذي يتوافق مع متطلبات شركتك.

2. اختر البرنامج المناسب

بمجرد أن تفهم احتياجات مؤسستك بوضوح، فإن الخطوة التالية هي اختيار برنامج تتبع الإنتاجية المناسب. ابحث عن حل بميزات شاملة مثل تتبع في الوقتوإدارة المهام وتحليلات الأداء.

مطالبات مدار الأسرة يعد اختيار أداة تتكامل بسلاسة مع سير العمل الحالي لديك وتكون سهلة الاستخدام للموظفين والمديرين أمرًا ضروريًا.

3. التواصل بشفافية

اشرح الغرض من البرنامج وكيف سيتم استخدامه لتعزيز الإنتاجية وتبسيط سير العمل. معالجة المخاوف التي قد تكون لدى الموظفين فيما يتعلق بالخصوصية. علاوة على ذلك، أكد لهم أن البرنامج سيراقب الأنشطة المتعلقة بالعمل ولن يتطفل على مساحتهم الشخصية.

4. وضع المبادئ التوجيهية

وضع إرشادات واضحة فيما يتعلق ببرنامج تتبع الموظفين عن بعد لضمان سلاسة عملية التنفيذ. تحديد التوقعات لإنجاز المهام وإدارة الوقت. يساعد وجود سياسات محددة جيدًا على خلق شعور بالمسؤولية بين الموظفين البعيدين.

5. يؤمن التدريب

تقديم دورات تدريبية شاملة لتعريف الموظفين بوظائف برنامج تتبع الإنتاجية. بالإضافة إلى ذلك، تقديم الدعم المستمر لمعالجة المشكلات التي قد تنشأ أثناء مرحلة التنفيذ. من المرجح أن تتبنى القوى العاملة المطلعة الأداة الجديدة وتستخدمها بشكل فعال.

6. التأكيد على الفوائد

تسليط الضوء على فوائد برنامج تتبع الموظفين عن بعد للموظفين والإدارة. أكد على كيفية قيام الأداة بتبسيط سير العمل والمساهمة في النهاية في تحسين الإنتاجية. سيساعد التأكيد على الجوانب الإيجابية للبرنامج في خلق تصور أكثر إيجابية بين القوى العاملة لديك. يمكن أن يؤدي إلى قبول واعتماد أفضل.

7. المراقبة والضبط 

بعد تنفيذ برنامج تتبع الموظفين عن بعد، قم بمراقبة فعاليته بانتظام. يمكنك القيام بذلك عن طريق جمع التعليقات من الموظفين والمديرين. تحليل بيانات البرنامج لتحديد مجالات التحسين وإجراء التعديلات اللازمة على السياسات.

تتيح لك المراقبة المستمرة ضبط استخدام البرنامج والتأكد من توافقه مع احتياجات مؤسستك.

يعد تنفيذ برنامج تتبع الموظفين عن بعد خطوة استراتيجية. يمكن أن يساعد في تحسين الإنتاجية في بيئة العمل عن بعد.

تعتبر خطوات مثل إجراء تقييم الاحتياجات واختيار البرنامج المناسب والتواصل بشفافية أمرًا بالغ الأهمية في تسخير إمكانات برامج تتبع الإنتاجية.

ومع استمرار تطور العمل عن بعد، يصبح دمج هذه الأدوات ضرورة. وكإجراء استباقي، يمكن أن يضمن النجاح المستدام في مكان العمل الرقمي.

إيجابيات وسلبيات التعلم عن بعد وتأثيراته على العمل عن بعد

الخير: كيف يفيد العمل عن بعد عملك

أنت قادر على التعاون مع الناس في جميع أنحاء العالم

يحدد فريق شركتك النجاح العام.

في بعض الأحيان ، يكون من الصعب للغاية العثور على الأشخاص المناسبين الذين يؤدون وظائفهم بشكل صحيح ويهتمون فعلاً بما يفعلونه.

يكون الأمر أكثر صعوبة إذا كنت مقيدًا بالمنطقة التي تعيش فيها عند البحث عن المرشحين المناسبين.

لقد مكننا التحول الرقمي من العمل مع أفضل الموظفين في جميع أنحاء العالم ، وهذا أمر رائع. ونتج عن نفس السبب برنامج جدولة المشروع يساعد في إدارة الفرق البعيدة وتخطيط المشروع.

قد تؤدي خدمات التعهيد إلى زيادة الإنتاجية وتقليل النفقات

ليست هناك حاجة لاستيعاب تخصصات معينة بشكل دائم في فريقك - فقد تحتاج إليها فقط في مراحل محددة من نشاط الشركة.

من المعروف أن الاستعانة بمصادر خارجية هي ممارسة شائعة في جميع المجالات – بدءًا من تلقي المساعدة من مراجعة TopWriters في كتابة مقال لتوظيف متخصصين في تكنولوجيا المعلومات للعمل حصريًا في بعض المشاريع.

يمكنك تعيين أفضل الخبراء من مختلف البلدان لمساعدتك في العمل في مهام محددة.

أنت تزود الموظفين بالمزايا التي ستشجعهم على العمل بشكل أفضل

فلا عجب أن يتمتع فريقك العمل من المنزل، حيث يحصلون على عدد كبير من الفوائد - بدءًا من توفير الأموال التي يتم إنفاقها على الوقود أو وسائل النقل العام إلى الحصول على ساعات عمل مرنة ومزيد من الحرية.

لديهم المزيد من الوقت للراحة والتعلم أثناء تلقي نفس الأجر.

من المرجح أن تزيد من دافعهم للعمل والنتائج الإجمالية التي يقدمونها.

إنها فرصة لتوفير المال لصاحب العمل أيضًا

نواصل الحديث عن موضوع المال من المفيد وجود فريق بعيد للمالك أيضًا لأنه يوفر الكثير منه.

لا تحتاج إلى إنفاق أي شيء على الإيجار والفواتير أو وجبات الغداء أو الوجبات الخفيفة للموظفين.

قم بتثقيف موظفيك عبر الإنترنت

إذا لم يتعلم الفريق أي شيء، فهو واقف في مكانه.

ترقية مهاراتهم من خلال تقديم دورات أو محاضرات عبر الإنترنت.

علمهم كيفية تسهيل عملية العمل باستخدام الأدوات الحديثة - كتابة الكون للاستعانة بمصادر خارجية في كتابة المحتوى ، أو جداول بيانات Google للمحاسبة ، أو أ أداة مثل Notion أو Weje لتنظيم عبء العمل و تعاون فريق العمل.

يمنحك الحفاظ على تنوع فريقك وجهات نظر مختلفة

إن وجود أشخاص من جميع أنحاء العالم في فريقك لا يعني فقط الوصول إلى الموظفين الأفضل مهارات صعبة، ولكن أيضًا بناء فريق له وجهات نظر وأنماط حياة ومعرفة فريدة مختلفة.

استخدمهم جميعًا للحصول على أفضل النتائج.

يمكنك الرد بشكل أسرع على المواقف غير المتوقعة

عندما يحدث شيء سيء ، عادة ما يكون من الضروري إصلاحه في أسرع وقت ممكن.

يعني وجود فريقك على الإنترنت أنك لست بحاجة إلى قضاء الوقت في التجمع في غرفة واحدة لمناقشة الموقف.

يعلم الجميع بالضبط ماذا يفعلون وكيف يفعلون ذلك من منازلهم ، ولديهم جميع الأدوات اللازمة.

السيئ: تضحيات إدارة فريق بعيد

يستغرق بناء ثقافة الشركة المزيد من الوقت

عادة ما يتم إعداد الثقافة في المكتب.

بالطبع ، لا يعني وجود أهداف وقيم مشتركة التواجد في نفس المبنى ، ولكن يميل الموظفون إلى تكوين علاقات أوثق هناك.

يتشاركون نفس المشاكل ، مناقشاتهم تتجاوز قضايا العمل.

نعم ، في بعض الأحيان يقلل من الإنتاجية ، لكنه يساعدهم على العمل كفريق ، ويفيد الأعمال.

لا تدريب شخصي

لا شك أن الإنترنت يوفر العديد من الأدوات لتدريب الموظفين الجدد.

ومع ذلك ، في بعض الحالات ، من المهم للغاية التفاعل مع الأشخاص وجهاً لوجه لتحقيق أقصى استفادة من تجربة الموجهين.

يسهل تفويض العديد من الوظائف إلى الخدمات المهنية بدلاً من تفويضها تعليم موظفك عبر Skype أو Microsoft Teams.

تمامًا مثل الطلاب في جميع أنحاء العالم استخدم GrabMyEssay لشراء المقالات وبهذه الطريقة ، يسهل عملية الدراسة ، يمكن للمديرين أيضًا اللجوء إلى الخدمات المتخصصة.

في بعض الأحيان يكون الأمر أكثر فعالية من حيث التكلفة والوقت بدلاً من التسجيل في دورة تعليمية كاملة للعاملين لديك عبر الإنترنت.

 

قد يشعر العمال بالعزلة

ويمكن أن يؤثر عليهم سلبًا.

وهناك الكثير من العمال عن بعد يميلون إلى الخروج للعمل - إلى المقاهي أو المكتبات أو أماكن العمل المشترك.

بهذه الطريقة لا يشعرون بأنهم عالقون في المنزل.

بالنسبة لبعض الناس، فإنه يعمل، بالنسبة للآخرين، ليس كثيرا.

علاوة على ذلك ، من الصعب للغاية بناء روح الفريق إذا لم يلتق العمال ببعضهم البعض ولديهم خلفيات مختلفة تمامًا.

مع الأخذ في الاعتبار ميل خدمات الاستعانة بمصادر خارجية ، وبالتالي ، وجود تدفق مستمر للموظفين ، يصبح من المستحيل تقريبًا.

من السهل تشتيت انتباهك في المنزل، وقد يؤدي ذلك إلى تفاقم النتائج الإجمالية

مع كل المشتتات التي لدينا في المنزل - أفراد الأسرة ، والحيوانات الأليفة ، والواجبات المنزلية ، وغير ذلك - ليس من السهل الاستمرار في التركيز.

يمكن أن يؤدي إلى تقليل إنتاجية فريقك.

تمكنت الشركات من تعديل جميع العمليات في المنظمة وإنجاز العمل بشكل أسرع من ذي قبل دون زيارة المكتب ، لكنها بالتأكيد فقدت شيئًا ما أيضًا.

تأكد من اختيار الوضع الذي يناسبك أنت وفريقك: الوضع الذي لا يكون أكثر إنتاجية فحسب، بل يجعل موظفيك سعداء أيضًا.

كيفية بناء شركة ناجحة عن بعد

إدارة مكان العمل

لديك خطة اتصال قوية

أحد العوامل الكبيرة التي تميز العمل عن بعد عن العمل في المكتب وتجعل عملك شركة ناجحة عن بعد هو عدم القدرة على التحدث شخصيًا مع الموظفين. النصيحة التي يجب اتباعها للشركات البعيدة هي أن يكون لديك خطة اتصال قوية.

استخدم أداة المراسلة الصحيحة. يحتاج أصحاب العمل إلى أدوات المراسلة الصحيحة. يمكنهم إجراء استطلاع لمعرفة الأدوات التي يفضل الموظفون استخدامها.

الهدف الرئيسي هو إبقاء جميع الموظفين على اطلاع بما يحدث في العمل. يتضمن ذلك الاتصالات غير المتزامنة ، مثل تسجيل اجتماع Zoom وإتاحته بعد ذلك لجميع الموظفين.

يمكن لقنوات Slack أن تساعد الموظفين حقًا على التواصل ، سواء كانت مشاركة المستندات أو الشاشات أو التعليقات.

تحديد أوقات محددة لتسجيل الوصول. يجب أن تكون هناك أوقات محددة يكون فيها القادة متاحين للفرق للوصول إليهم.

يمكن أن يساعد تنفيذ عمليات تسجيل الوصول المنتظمة للموظفين واستخدام الأدوات التعاونية مثل Google Workspace المديرين في مراقبة التقدم دون الإفراط في التوجيه بشأن كيفية إدارة الموظفين لوقتهم.

يمكن أن يساعد إنشاء مراسلات يومية أو أسبوعية جميع الموظفين على تتبع ما يعمل عليه الجميع وما إذا كانوا يواجهون أي مشاكل.

ابحث عن طرق مبتكرة لتعزيز الصداقة الحميمة. يجب على أصحاب العمل أن يكونوا مبدعين في كيفية جعل الموظفين يتواصلون. الاستضافة لقاءات وترحيبات افتراضية و أنشطة بناء الفريق يساعد الموظفين على التواصل.

قد يواجهون تحديات تفاعلية ، مثل تحدي اللياقة حيث يمكن للموظفين تتبع تقدمهم في مساحة مشتركة.

توفر قناة Slack طريقة للموظفين لمشاركة الميمات المضحكة أو الموسيقى أو المناقشات العشوائية أو تهنئة أقرانهم على عمل جيد. لذلك ، يعد هذا أيضًا عاملاً رئيسيًا لإدارة شركة ناجحة عن بُعد.

وثق كل شيء

يجب أن تكون الشركات البعيدة الناجحة استباقية بشأن التوثيق. من خلال توثيق المعلومات تكون متاحة دائمًا للرجوع إليها. من الضروري تخزين المعلومات وتنظيمها ومركزيتها لجعلها متاحة بسهولة للجميع.

يعني توثيق العمليات خطوة بخطوة أنه من الأسهل على الفرق أن تكون متسقة عند إكمال المشاريع.

يمنح إنشاء كتيب الشركة للموظفين عن بُعد الفرصة للوصول إلى معلومات الشركة الهامة متى احتاجوا إليها.

عندما تكون المعلومات موثقة جيدًا ، فإنها تقلل من فرص الارتباك ويمكن أن تكون عاملاً في إدارة شركة ناجحة عن بُعد.

التوثيق ضروري للاتصال غير المتزامن ، حيث قد لا تكون التفاعلات في الوقت الفعلي. يجب أن يكون الموظفون قادرين على التحقق من لوحة المهام لمعرفة حالة المشروع أو الرجوع إلى ملف مشترك للحاق بالاجتماع الفائت.

بهذه الطريقة يمكنك الحصول على منظور لشركة بعيدة ناجحة.

وظِّف أشخاصًا لديهم دوافع ذاتية

للحصول على شركة ناجحة عن بُعد ، تحتاج إلى توظيف العمال المناسبين الذين يمكنهم إضافة قيمة إلى عملك. في حين أن المجموعة الكبيرة جدًا من المرشحين تعني وجود المزيد من الخيارات ، فقد يكون من الصعب أيضًا العثور على مرشح جيد.

عند التوظيف ، لديك خيار التمسك بمدينتك أو ولايتك أو بلدك أو قارتك ، ويمكنك أيضًا أن تصبح دوليًا تمامًا. لاتخاذ القرار ، يجب أن تفكر في الموازنة بين إيجابيات وسلبيات كل خيار من هذه الخيارات.

لديك مجموعة أكبر بكثير من المواهب التي يمكنك الاختيار من بينها عندما تتجه إلى الخارج، ولكن يمكنك بسهولة تنظيم اجتماعات مرة واحدة في الشهر مع التوظيف في المدينة أو الولاية. اعتمادا على احتياجاتك، يمكنك اختيار العمال المناسبين لعملك.

على الرغم من وجود الكثير من المواقع التي يمكنك الاختيار من بينها، إلا أنه يجب عليك معرفة المكان الذي ستوظف فيه المواهب البعيدة.

بمجرد تضييق نطاق الطلبات ، يمكنك إجراء مقابلة واحدة أو اثنتين مع الاختبارات ، اعتمادًا على طبيعة الوظيفة. تأكد من أن موظفيك لديهم دوافع ذاتية لأنك لا تستطيع إدارتها باستمرار.

قم بتوظيف أشخاص خارج منطقتك الزمنية

واحدة من أكثر الاستراتيجيات الواعدة هي توظيف أشخاص خارج منطقتك الزمنية. سيؤدي القيام بذلك إلى إنجاز المزيد في وقت أقل من خلال وجود فريق موزع يعمل على مدار الساعة. هذا يعني أنه إذا قمت بتعيين شخص ما في أوروبا ، فيمكنه العمل أثناء وقت نومه والعكس صحيح.

حدد ساعات العمل والتزم بها

عند إدارة مشروع تجاري مع فريق موزع، قد يكون من السهل فقدان الوقت عندما لا تكون هناك أي اجتماعات أو مواعيد نهائية منتظمة. من المهم لكل فرد في الفريق أن يكون لديه بعض التنظيم في يومه حتى يعرف متى يحين وقت البدء في العمل ومتى يجب عليه أخذ قسط من الراحة. إن تحديد ساعات العمل يساعد في إبقاء الجميع على نفس الصفحة.

أفضل طريقة لضمان سير اجتماعاتك بسلاسة هي جدولتها مسبقًا ومنحها وقتًا كافيًا. أفضل وقت للقيام بذلك هو قبل أسبوع على الأقل من الاجتماع.

إذا كان هناك شيء يحتاج إلى إعداد، مثل اجتماع خارج الموقع أو جلسة تدريبية، فامنح نفسك إشعارًا لمدة أسبوعين أو أكثر. وهذا يمنح الجميع الوقت الكافي لإعداد وترتيب جداولهم.

حدد أهدافًا واضحة

إن تحديد أهداف واضحة للموظفين عن بعد سيساعد في إبقائهم على المسار الصحيح. يجب أن يعرفوا التوقعات والمواعيد النهائية وأن يكون لديهم قائمة مهام أسبوعية.

من المهم نشر الأهداف في مكان يسهل فيه الوصول إليها من قبل أي عضو في الفريق. هذا يعني أن الجميع على دراية بما يتحمله الآخرون ، والجميع يخضعون للمساءلة.

إن تطبيق مكافآت الموظفين وبرامج الحوافز لمكافأة الموظفين على الأداء يجعلهم يفكرون خارج الصندوق وإيجاد طرق إبداعية للوصول إلى أهدافهم.

مرونة

العمل عن بعد يمنح الموظفين المرونة. يحب العمال العمل في أوقات مرنة ويميلون إلى بذل المزيد من الجهد والعقل عند العمل عن بُعد في ظل هيكل مرن.

بالنسبة للمدير، من المهم أن يكون مرنًا قدر الإمكان. قد ترغب في المساعدة في المهام غير المدرجة في الوصف الوظيفي الخاص بك، لذا اعرض دائمًا القيام بذلك إذا استطعت. 

إذا كانت المهمة خارج مجال خبرتك ولا تعرف كيفية القيام بها ، فاسأل شخصًا آخر في فريقك يقوم بذلك.

استخدم البرامج والأدوات المناسبة

التكنولوجيا هي شريان الحياة لأي شركة بعيدة ، حيث توفر الأدوات والخدمات اللازمة لتمكين الفرق الافتراضية من التعاون بشكل فعال.

بدون التكنولوجيا ، لن تتمكن الشركات البعيدة من العمل أو العمل بشكل هادف.

تعتبر أدوات الاتصال والتعاون من صميم نجاح شركة بعيدة.

تسمح هذه الأدوات لأعضاء الفريق في أجزاء مختلفة من العالم بالبقاء على اتصال والتعاون في المشاريع كما لو كانوا جالسين في نفس الغرفة. ص

تشمل الأدوات الشعبية مؤتمرات الفيديووالرسائل الفورية والمنتديات والمواقع الإلكترونية عبر الإنترنت وبرامج إدارة المشاريع والبريد الإلكتروني. هناك أيضًا أدوات شائعة للمحاسبة بما في ذلك برامج المحاسبة و برنامج متابعة المشاريع المحاسبية.

من أجل إدارة مالية فعالة وتبسيط عمليات كشوف المرتبات في شركة افتراضية، يمكن أن يكون استخدام منشئ كعب الراتب الموثوق به أمرًا ضروريًا. تعمل هذه الأداة على تبسيط عملية الإنشاء الدقيقة وصل الدفع للموظفين عن بعد، مما يضمن معاملات مالية شفافة وفعالة.

بالإضافة إلى أدوات الاتصال هذه ، تعتمد الشركات البعيدة بشكل كبير على أدوات أخرى لضمان عمل الشركة بأكبر قدر ممكن من السلاسة. فيما يلي بعض هذه الأدوات:

أدوات التسويق الرقمي وتحسين محركات البحث

تعتبر أدوات التسويق الرقمي وتحسين محركات البحث ضرورية لأي مجموعة أدوات شركة بعيدة.

تمكّن هذه الأدوات الشركات من الوصول إلى الجمهور المناسب ، وبناء الرؤية عبر الإنترنت ، وزيادة التحويلات في نهاية المطاف.

أدوات التسويق الرقمي مثل الدفع بالنقرة (PPC)يمكن استخدام التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي وإنشاء المحتوى لجذب حركة المرور إلى مواقع الويب الخاصة بشركتك وتوليد العملاء المحتملين.

تعتبر أدوات تحسين محركات البحث (SEO) ضرورية أيضًا لزيادة ظهور موقع الويب على صفحات نتائج محرك البحث.

من خلال تحسين المحتوى واستخدام الكلمات الرئيسية الصحيحة ، يمكن للشركات ضمان أن موقعها على الويب يحتل مرتبة أعلى ويظهر بشكل متكرر في نتائج البحث.

هذا يساعد في جذب العملاء المحتملين في حين تحسين التعرف على العلامة التجارية عبر الإنترنت.

 

مواكبة التقنيات الناشئة

في هذا العصر الرقمي ، من الضروري للشركات التي تعمل عن بعد لمواكبة التقنيات الناشئة ، مثل الذكاء الاصطناعي (AI).

يمكن للشركات استخدام هذه التقنيات لأتمتة العديد من المهام المتعلقة بإدارة الأعمال ، وتحرير الموارد لمشاريع أكثر أهمية.

يمكن للذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي أيضًا تسهيل اتخاذ القرار الذكي من خلال معالجة كميات كبيرة من البيانات بسرعة وبدقة.

علاوة على ذلك ، يمكن للشركات أيضًا استخدام ملفات روبوتات الدردشة القائمة على الذكاء الاصطناعي لتزويد العملاء بدعم شخصي على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، مما يساعد على تحسين رضا العملاء.

ضمان الأمن السيبراني

في بيئة نائية ، يأخذ الأمن السيبراني أهمية قصوى.

تعتبر تدابير الأمن السيبراني والأمن المادي وحلول التحكم في الوصول ضرورية للحفاظ على البيانات آمنة ومأمونة من الجهات الخبيثة.

يجب على الشركات تنفيذ عمليات مصادقة مستخدم قوية لضمان وصول الأشخاص المصرح لهم فقط إلى الشبكة لضمان النسخ الاحتياطي لبياناتهم بانتظام وتجنب أي خسارة في حالة وقوع هجوم إلكتروني أو عطل فني.

يمكن للشركات أيضًا استخدام أدوات الكشف عن التهديدات التي تراقب المخاطر المحتملة وتحظر المحاولات الخبيثة لاختراق النظام.

لقد قمنا هنا بإدراج 6 من أهم تقنيات الأمن السيبراني لضمان سلامة عملك عن بعد

المصادقة والتخويل

عندما ينتقل فريقك بعيدًا عن المكتب ويبدأ العمل عن بُعد، من المهم التفكير في كيفية إدارة المصادقة والترخيص لموارد الشركة.

هناك عدد قليل من الخيارات المختلفة المتاحة ، ولكن من المهم اختيار خيار يكون آمنًا وسهل الاستخدام لفريقك.

خيار واحد هو استخدم VPN، والتي ستقوم بتشفير كل حركة مرور فريقك وتوفر اتصالاً آمنًا بشبكة شركتك.

ومع ذلك ، قد يكون من الصعب إعداد واستخدام الشبكات الافتراضية الخاصة ، لذلك من المهم التفكير فيما إذا كان هذا هو الخيار الأفضل لفريقك.

هناك خيار آخر وهو استخدام حل قائم على السحابة مثل Google Apps أو Microsoft Azure. توفر هذه الحلول طريقة لفريقك للوصول بأمان إلى موارد الشركة من أي مكان.

تميل أيضًا إلى أن تكون أسهل في الاستخدام من الشبكات الافتراضية الخاصة ، لذلك قد تكون خيارًا أفضل لفريقك. يمكنك أيضًا الاستفادة من منهجية إصدار شهادات أكثر قوة مثل نصف قطر السحابة.

توعية وتثقيف الموظفين

عندما يبدأ فريقك العمل عن بعد، من المهم التأكد من أن الجميع على دراية بالمخاطر المحتملة المرتبطة بالعمل عبر الإنترنت. 

تأكد من أن موظفيك يعرفون كيفية اكتشاف رسائل البريد الإلكتروني التصيدية وعمليات الاحتيال الأخرى وأنهم يعرفون ما يجب عليهم فعله إذا اشتبهوا في تعرض حساباتهم للاختراق.

من المهم أيضًا تذكيرهم بأهمية استخدام كلمات مرور قوية والحفاظ على تحديث برامجهم.

يشكل موظفوك في النهاية أكبر ثغرة أمنية عبر الإنترنت لذلك من المهم التأكد من أنهم متعلمين جيدًا ومدركين للمخاطر.

إذا كان من الواضح أن بعض أعضاء الفريق يجهلون تمامًا أحدث التهديدات والاتجاهات في مجال الأمن السيبراني ، فقد ترغب في توجيههم في اتجاه المعلومات التي ترغب في الحصول عليها أو حتى الاستثمار في دورة تدريبية.

النسخ الاحتياطي واستعادة البيانات

من أهم الأشياء التي يجب مراعاتها عند الانتقال إلى بيئة عمل بعيدة هي كيفية عمل نسخة احتياطية من بياناتك واستعادتها.

تأكد من أن لديك خطة لنسخ البيانات احتياطيًا على أساس منتظم ، وأنك تعرف كيف ستستعيد البيانات في حالة وقوع كارثة.

تعد القدرة على العودة والتشغيل بسرعة بعد الهجوم الإلكتروني جزءًا مهمًا من الإدارة الجيدة للبيانات واستمرارية الأعمال.

الحماية من البرامج الضارة

تعد الحماية من البرامج الضارة ، بما في ذلك حماية جدار الحماية الحالية والقوية ، ضرورية لأي فريق بعيد.

الأشخاص الذين يعملون من مواقع غير آمنة، ويستخدمون شبكات WIFI عامة مفتوحة، يزيدون من احتمالية الإصابة بالبرامج الضارة.

تأكد من أن كل فرد في فريقك لديه حماية محدثة من البرامج الضارة مثبتة على أجهزتهم ، وأنهم يعرفون كيفية استخدامها.

البريد الإلكتروني الأمن

يعد البريد الإلكتروني إحدى الطرق الأكثر شيوعًا التي يستخدمها مجرمو الإنترنت لاستهداف الشركات. عندما يبدأ فريقك العمل عن بعد، من المهم التأكد من أن الجميع يستخدمون بروتوكولات البريد الإلكتروني الآمنة مثل SSL أو TLS.

بالإضافة إلى ذلك، ذكّر موظفيك بتوخي الحذر عند فتح رسائل البريد الإلكتروني الواردة من مرسلين غير معروفين وتجنب النقر على الروابط أو المرفقات من رسائل البريد الإلكتروني المشبوهة.

تحقق من سجل SPF من البريد الإلكتروني للتأكد من أن أمان البريد الإلكتروني على ما يرام.

الأمن نقطة النهاية

عندما يبدأ فريقك في العمل عن بُعد ، من المهم التفكير في كيفية حماية أجهزتهم.

تأكد من تثبيت برنامج أمان نقطة النهاية على جميع أجهزة فريقك ومن تكوينها لتثبيت التحديثات تلقائيًا. 

إنها فكرة جيدة أيضًا أن تطلب كلمات مرور قوية ومصادقة ثنائية لجميع موارد الشركة.

يجب أن يكون لديك أيضًا خطة لما يجب القيام به في حالة فقد الجهاز أو سرقته.

تأكد من أن فريقك يعرف كيفية مسح أجهزتهم عن بُعد وأنهم يعرفون كيفية الاتصال بك على الفور في حالة فقد أجهزتهم أو سرقتها.

وفي الختام

تتطلب إدارة شركة ناجحة عن بعد تخطيطًا دقيقًا واستراتيجيات فعالة والتركيز على خلق ثقافة عمل إيجابية عن بعد. 

من خلال تنفيذ النصائح وأفضل الممارسات وتدابير الأمن السيبراني وأنشطة بناء الفريق وتقنيات الأتمتة التي تمت مناقشتها في هذا الدليل الشامل، ستكون مجهزًا جيدًا للتنقل في ثورة العمل عن بعد وتحقيق النجاح في عالم الأعمال الافتراضي. 

اغتنام الفرص التي يقدمها العمل عن بعد وأنشئ شركة عن بعد مزدهرة في المشهد المتطور لعالم الأعمال.