Der Betrieb eines WordPress-basierten Unternehmens bringt eine lange To-do-Liste mit sich.
Sie verwalten Ihre Website, schreiben Inhalte, betreuen Kunden und versuchen nebenbei auch noch, eine Veranstaltung zu planen.
Vielleicht handelt es sich um ein Webinar zur Produkteinführung, ein lokales Networking-Treffen oder eine jährliche Konferenz für Ihre Branche.
Ganz gleich, wie die Veranstaltung aussieht, eines gilt in der Regel: Man kann nicht alles selbst organisieren. Und ehrlich gesagt, sollte man es auch gar nicht erst versuchen.
Dieser Leitfaden richtet sich an Geschäftsinhaber und Teams, die WordPress als ihre Hauptplattform nutzen und die Aufgaben der Veranstaltungsplanung besser delegieren möchten, ohne dass dabei etwas schiefgeht.
Warum die Aufgaben der Veranstaltungsplanung so viel Zeit in Anspruch nehmen
Die meisten Menschen unterschätzen, wie viele kleine Aufgaben zur Planung selbst einer bescheidenen Veranstaltung gehören.
Sie müssen Registrierungsseiten erstellen, E-Mails versenden, Sprecherpläne koordinieren, Social-Media-Beiträge schreiben und Follow-up-Sequenzen einrichten.
Jede Aufgabe für sich genommen erscheint machbar. Zusammengenommen werden sie jedoch schnell zu einer überwältigenden Aufgabe.
Speziell für WordPress-Unternehmen kommt noch eine zusätzliche Ebene technischer Arbeit hinzu:
Installation und Konfiguration von Event-Plugins, Einrichtung von Zahlungsintegrationen, Testen von Registrierungsformularen und Sicherstellen, dass alles auf Mobilgeräten funktioniert.
Allein das kann Stunden dauern.
Die gute Nachricht ist, dass sich fast alle diese Aufgaben delegieren lassen. Man braucht dafür nur ein klares System.
Beginnen Sie damit, das zu trennen, was nur Sie tun können.
Bevor Sie etwas abgeben, nehmen Sie sich zehn Minuten Zeit und notieren Sie alle Aufgaben, die mit Ihrer bevorstehenden Veranstaltung verbunden sind. Gehen Sie dann die Liste durch und markieren Sie diejenigen Punkte, die wirklich Ihre Mitwirkung oder Entscheidung erfordern.
Aufgaben, die Sie behalten sollten:
- Festlegung des Veranstaltungsthemas und der Gesamtrichtung
- Genehmigung der endgültigen Tagesordnung
- Auswahl von Hauptrednern oder Diskussionsteilnehmern
- Genehmigung von Budgets oder wichtigen Lieferantenentscheidungen
Aufgaben, die man bedenkenlos delegieren kann:
- Einrichtung und Test der Veranstaltungsregistrierungsseite auf WordPress
- Verfassen und Planen von Erinnerungs-E-Mails
- Verwaltung von Social-Media-Ankündigungen
- Abstimmung mit Anbietern oder Ansprechpartnern am Veranstaltungsort
- Aktualisierung der Veranstaltungsseite mit neuen Informationen
- Antworten auf häufig gestellte Fragen von Teilnehmern
Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass Ihre Liste der Dinge, die Sie selbst erledigen müssen, kürzer ist als erwartet.
An wen können Sie delegieren?
Das hängt von der Größe Ihres Teams ab. Wenn Sie Mitarbeiter haben, verfügen Sie wahrscheinlich bereits über Personen, die aufgrund ihrer Fähigkeiten bestimmte Aufgaben übernehmen können.
Ein Teammitglied, das für Ihre Inhalte zuständig ist, kann Veranstaltungstexte verfassen. Jemand, der Ihr WordPress-Backend verwaltet, kann die Plugin-Einrichtung und Registrierungstests übernehmen.
Aber nicht jedes WordPress-Unternehmen verfügt über ein großes Team.
Vielleicht sind Sie allein, oder Sie und eine weitere Person. In diesem Fall ist es sinnvoll, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen. Eine Option, die sich für viele Kleinunternehmer als nützlich erwiesen hat, ist die folgende: stellen Sie einen virtuellen Assistenten ein wer die sich wiederholenden, zeitaufwändigen Aufgaben übernehmen kann:
Seiten aktualisieren, E-Mails versenden, Anfragen von Teilnehmern beantworten und Ihren Veranstaltungskalender organisieren.
Entscheidend ist, genau zu beschreiben, was Sie von der jeweiligen Person benötigen. Unklare Anweisungen führen zu Nacharbeit und Frustration auf beiden Seiten.
Zuerst die WordPress-Eventinfrastruktur einrichten
Bevor Sie die Aufgabe delegieren, stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltungskonfiguration in WordPress bereit zur Übergabe ist. Ihre Tools und Arbeitsabläufe sollten so einfach sein, dass jemand anderes sie nutzen kann, ohne Sie ständig kontaktieren zu müssen.
Wählen Sie ein zuverlässiges Event-Plugin.
Optionen wie The Events Calendar, EventOn oder WooCommerce-basierte Ticketing-Systeme sind weit verbreitet und gut dokumentiert. Wählen Sie eine davon und bleiben Sie dabei.
Sollte die Person, der Sie die Aufgabe übertragen, auf Schwierigkeiten stoßen, sorgt die große Benutzergemeinschaft rund um diese Tools dafür, dass Antworten leicht zu finden sind.
Erstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben
Wenn Sie regelmäßig Veranstaltungen organisieren, erstellen Sie E-Mail-Vorlagen, Vorlagen für Registrierungsseiten und Formate für Social-Media-Beiträge. So muss die Person, die Ihre nächste Veranstaltung organisiert, nicht jedes Mal von vorne anfangen.
Dokumentieren Sie Ihren Prozess
Eine einfache Checkliste oder eine Schritt-für-Schritt-Anleitung ist sehr hilfreich. Notieren Sie sich Folgendes:
- So greifen Sie auf Ihr Event-Plugin zu
- So fügen Sie Ticketstufen hinzu
- Wo findet man Markenwerte
- An wen man sich für spezifische Genehmigungen wenden kann
Das muss nichts Kompliziertes sein. Ein gemeinsam genutztes Google Doc reicht völlig aus.
Delegieren der technischen WordPress-Seite
Hier zögern viele Geschäftsinhaber. Das WordPress-Backend wirkt oft wie etwas, das nur sie selbst anfassen sollten. Mit der richtigen Einrichtung lässt es sich aber problemlos übergeben.
Technische Event-Aufgaben, die sicher delegiert werden können:
- Einrichtung der Registrierungsseite – Sobald Sie die Veranstaltungsdetails festgelegt haben, kann jemand anderes die Seite mithilfe Ihrer Vorlage erstellen. Gewähren Sie dieser Person nach Möglichkeit Zugriff auf eine Testumgebung, damit sie die Seite vor der Veröffentlichung prüfen kann.
- Plugin-Konfiguration – Das Einrichten von Ticketing, Zahlungsabwicklung und Bestätigungs-E-Mails ist größtenteils eine Frage der Befolgung einiger Schritte. Dank der klaren Dokumentation sind dafür keine tiefgreifenden WordPress-Kenntnisse erforderlich.
- Formulartest – Bevor eine Veranstaltungsseite online geht, sollte jemand den Registrierungsprozess von Anfang bis Ende durchgehen. Das ist zwar mühsam, aber wichtig und lässt sich hervorragend delegieren.
- Aktualisierungen nach der Veranstaltung – Nach der Veranstaltung müssen Seiten oft aktualisiert oder weitergeleitet werden. Dies ist eine unkomplizierte Aufgabe, die keine Aufmerksamkeit Ihrerseits erfordert.
Delegieren der Kommunikationsseite
Die Kommunikation bei Veranstaltungen umfasst viel wiederkehrendes Schreiben und Planen. Da sie aber auch maßgeblich die Erfahrung der Teilnehmenden prägt, ist sie von großer Bedeutung. Allerdings muss nicht alles direkt von Ihnen kommen.
Arbeiten Sie mit der für die Kommunikation zuständigen Person zusammen, um Folgendes zu erstellen:
- Eine E-Mail-Sequenz vor dem Ereignis (Bestätigung, Erinnerung eine Woche vorher, Erinnerung einen Tag vorher)
- Social-Media-Posts für Ankündigung, Countdown und Nachbereitung der Veranstaltung
- Ein FAQ-Dokument mit häufig gestellten Fragen von Teilnehmern
Sobald diese Texte verfasst und von Ihnen freigegeben sind, kann die Umsetzung vollständig übergeben werden. Ihre Aufgabe besteht dann lediglich darin, die E-Mails zu prüfen und freizugeben, nicht mehr jede einzelne von Grund auf neu zu schreiben.
Klare Anweisungen erleichtern alles.
Der häufigste Grund für das Scheitern von Delegationen ist nicht die Inkompetenz der Person, an die man die Aufgabe übergeben hat. Meistens liegt es daran, dass die Aufgabenstellung zu ungenau war.
„Die Veranstaltungsseite einrichten“ bedeutet für Sie etwas anderes als für jemand anderen.
Eine gute Aufgabenbeschreibung für jede Veranstaltung sollte Folgendes beinhalten:
- Wie das Endergebnis aussehen sollte
- Gibt es bestimmte WordPress-Plugins oder -Tools, die verwendet werden sollten?
- Zugangsdaten oder wo finde ich die Zugangsdaten?
- Frist und etwaige Zwischen-Check-ins
- An wen man sich wenden kann, wenn etwas unklar ist
Es klingt zwar nach mehr Aufwand im Vorfeld, aber ein gründliches Briefing spart Ihnen später viel Zeit. Sie vermeiden unnötige Rückfragen, Fehler und Nacharbeiten.
Aufsicht behalten ohne Mikromanagement
Delegieren bedeutet nicht, sich zurückzuziehen. Sie sollten weiterhin informiert bleiben, insbesondere bei den ersten Veranstaltungen, bei denen Sie diesen Ansatz verfolgen.
Eine einfache Möglichkeit hierfür ist die Einrichtung kurzer Check-ins zu wichtigen Meilensteinen:
- Sobald die Registrierungsseite fertig und getestet ist
- Sobald alle E-Mails entworfen und terminiert sind
- Einen Tag vor dem Live-Start der Veranstaltung für eine abschließende Überprüfung
Es müssen keine langen Gespräche sein. Eine kurze Nachricht wie „Registrierungsseite getestet und bereit“ mit einem Link zur Überprüfung genügt.
Wenn Sie Vertrauen zu der Person aufbauen, die die Arbeit übernimmt, können Sie die Kontrollintervalle reduzieren.
Letztendlich werden Sie feststellen, dass die Ereignisse größtenteils von selbst ablaufen, nur wenige Entscheidungen erfordern tatsächlich Ihre Zustimmung.
Nach der Veranstaltung: Die Nachbereitung delegieren
Oftmals delegieren Menschen Aufgaben in der Planungsphase gut und übernehmen nach der Veranstaltung wieder alle Aufgaben. Doch auch die Aufgaben nach der Veranstaltung lassen sich leicht delegieren.
Dinge, die man nach der Veranstaltung weitergeben kann:
- Versenden von Dankes-E-Mails an die Teilnehmer nach der Veranstaltung
- Weitergabe von Aufzeichnungen oder Ressourcen an registrierte Teilnehmer
- Feedback einholen durch eine Umfrage nach der Veranstaltung
- Die WordPress-Veranstaltungsseite wird aktualisiert, um anzuzeigen, dass die Veranstaltung bereits stattgefunden hat.
- Zusammenstellung von Anwesenheitsdaten oder Erstellung eines einfachen Berichts
Keine dieser Maßnahmen erfordert Ihre ausdrückliche Zustimmung, und zusammengenommen tragen sie wesentlich dazu bei, Ihnen zu helfen. Binden Sie die Teilnehmer nach Ihrer Veranstaltung einÜbergeben Sie sie mit der gleichen Klarheit, die Sie während der Planungsphase an den Tag gelegt haben.
Tools, die die Delegation erleichtern
Einige Tools erleichtern den gesamten Prozess der Eventplanung mit WordPress:
- Trello oder Asana – für das Aufgabenmanagement, damit jeder sehen kann, was erledigt ist und was noch aussteht.
- Google Drive – für gemeinsam genutzte Dokumente, Briefings, Markenmaterialien und Vorlagen
- Slack oder ein ähnliches Messaging-Tool – für die schnelle Kommunikation ohne lange E-Mail-Ketten.
- WordPress-Benutzerrollen – ermöglichen es Ihnen, Teammitgliedern oder Assistenten die passenden Zugriffsrechte zuzuweisen, ohne die vollständige Administratorkontrolle abzugeben.
Fazit
Eventplanung muss nicht zwangsläufig mit schlaflosen Nächten und hektischen Last-Minute-Aktionen einhergehen. Für WordPress-Unternehmen sind die nötigen Tools und Ansprechpartner meist leichter zugänglich, als man denkt.
Der eigentliche Wandel findet im Kopf statt: die Erkenntnis, dass man nicht alles selbst machen muss, und die Vorarbeit zu leisten, um anderen zum Erfolg zu verhelfen.
Fangen Sie klein an. Wählen Sie zwei oder drei Aufgaben für Ihre nächste Veranstaltung aus und delegieren Sie diese mit einer klaren Aufgabenbeschreibung. Beobachten Sie, wie es läuft. Optimieren Sie den Prozess.
Mit der Zeit werden Sie ein Veranstaltungssystem haben, das reibungslos funktioniert, ohne Sie finanziell zu überfordern.
