Gestionar un negocio basado en WordPress conlleva una larga lista de tareas pendientes.
Estás gestionando tu sitio web, escribiendo contenido, atendiendo a clientes y, en medio de todo eso, también estás intentando planificar un evento.
Quizás se trate de un seminario web de lanzamiento de un producto, una reunión local para establecer contactos o una conferencia anual de su sector.
Sea cual sea el formato del evento, una cosa suele ser cierta: no puedes hacerlo todo tú solo. Y, sinceramente, no deberías intentarlo.
Esta guía está dirigida a propietarios de negocios y equipos que utilizan WordPress como su plataforma principal y desean mejorar la delegación de tareas de planificación de eventos sin que todo se desmorone.
¿Por qué las tareas de planificación de eventos consumen tanto tiempo?
La mayoría de la gente subestima la cantidad de pequeñas tareas que implica planificar incluso un evento modesto.
Tienes que crear páginas de registro, enviar correos electrónicos, coordinar los horarios de los ponentes, redactar publicaciones para redes sociales y configurar secuencias de seguimiento.
Cada tarea, por sí sola, parece manejable. Juntas, se vuelven abrumadoras rápidamente.
En el caso específico de las empresas que utilizan WordPress, existe una capa adicional de trabajo técnico:
Instalar o configurar complementos para eventos, configurar integraciones de pago, probar formularios de registro y asegurarse de que todo funcione en dispositivos móviles.
Solo eso puede llevar horas.
La buena noticia es que casi todas estas tareas se pueden delegar. Solo necesitas un sistema claro para ello.
Comienza por separar lo que solo tú puedes hacer.
Antes de delegar nada, tómate diez minutos para anotar todas las tareas relacionadas con tu próximo evento. Luego, revisa la lista y marca las que realmente requieran tu intervención o toma de decisiones.
Tareas que debes recordar:
- Definir el tema del evento y la dirección general.
- Aprobación del orden del día final
- Elegir a los oradores principales o panelistas.
- Aprobar presupuestos o decisiones importantes sobre proveedores.
Tareas que se pueden delegar de forma segura:
- Configuración y prueba de la página de registro de eventos en WordPress.
- Redacción y programación de correos electrónicos de recordatorio
- Gestionar los anuncios en redes sociales
- Coordinación con proveedores o contactos del lugar
- Actualizando la página del evento con nueva información.
- Respuestas a las preguntas más frecuentes de los asistentes
Probablemente descubrirás que tu lista de cosas "que debo hacer yo mismo" es más corta de lo que esperabas.
¿A quién puedes delegar?
Esto depende del tamaño de tu equipo. Si tienes personal, probablemente ya cuentes con personas que puedan asumir tareas específicas según sus habilidades.
Un miembro del equipo que gestiona tu contenido puede redactar los textos del evento. Alguien que administra el panel de administración de WordPress puede encargarse de la configuración de los plugins y las pruebas de registro.
Pero no todas las empresas que utilizan WordPress tienen un equipo numeroso.
Tal vez solo seas tú, o tú y otra persona. En ese caso, contratar ayuda externa tiene mucho sentido. Una opción que muchos propietarios de pequeñas empresas han encontrado útil es... contratar a un asistente virtual ¿Quién puede encargarse de las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo?
Actualizar páginas, enviar correos electrónicos, responder a las consultas de los asistentes y mantener organizado el calendario de eventos.
La clave está en ser específico sobre lo que necesitas de la persona que contrates. Las instrucciones vagas conllevan trabajo repetido y frustración para ambas partes.
Primero, configura la infraestructura de eventos de WordPress.
Antes de delegar, asegúrate de que la configuración de tu evento en WordPress esté lista para ser transferida. Tus herramientas y flujos de trabajo deben ser lo suficientemente sencillos para que otra persona pueda usarlos sin necesidad de llamarte cada cinco minutos.
Elige un plugin de eventos fiable
Opciones como The Events Calendar, EventOn o los sistemas de venta de entradas basados en WooCommerce son muy populares y están bien documentadas. Elige una y úsala siempre.
Si la persona a la que delegas la tarea tiene algún problema, la gran comunidad de usuarios de estas herramientas facilita la búsqueda de soluciones.
Crear plantillas para tareas recurrentes
Si organizas eventos con regularidad, crea plantillas de correo electrónico, plantillas para páginas de registro y formatos para publicaciones en redes sociales. De esta manera, quien se encargue de tu próximo evento no tendrá que empezar de cero cada vez.
Documente su proceso
Una simple lista de verificación o un documento paso a paso puede ser de gran ayuda. Anota:
- Cómo acceder a tu plugin de eventos
- Cómo agregar niveles de entradas
- ¿Dónde encontrar activos de marca
- ¿A quién contactar para obtener aprobaciones específicas?
No hace falta que sea sofisticado. Un documento compartido de Google Docs funciona perfectamente.
Delegar la parte técnica de WordPress
Aquí es donde muchos dueños de negocios dudan. El panel de administración de WordPress puede parecer algo que solo ellos deberían manejar. Pero con la configuración adecuada, es muy fácil delegar su gestión.
Tareas técnicas del evento que se pueden delegar de forma segura:
- Configuración de la página de registro: Una vez que hayas decidido los detalles del evento, otra persona puede crear la página utilizando tu plantilla. Si es posible, dale acceso a un entorno de prueba para que pueda realizar pruebas antes de que se publique el contenido.
- Configuración del plugin: configurar la venta de entradas, las pasarelas de pago y los correos electrónicos de confirmación es, en general, cuestión de seguir unos pasos. Con una documentación clara, no se requieren conocimientos avanzados de WordPress.
- Pruebas de formularios: Antes de que se publique la página de cualquier evento, alguien debe completar el proceso de registro de principio a fin. Es una tarea tediosa pero importante, y es ideal para delegar.
- Actualizaciones posteriores al evento: Después del evento, a menudo es necesario actualizar o redirigir las páginas. Es un trabajo sencillo que no requiere su atención.
Delegar la parte de comunicación
La comunicación de eventos implica mucha redacción repetitiva y planificación. Además, es donde se desarrolla la mayor parte de la experiencia de los asistentes, por lo que es importante. Pero no es necesario que todo provenga directamente de ti.
Colabora con quien esté a cargo de las comunicaciones para crear:
- Secuencia de correos electrónicos previos al evento (confirmación, recordatorio una semana antes, recordatorio un día antes).
- Publicaciones en redes sociales para el anuncio, la cuenta regresiva y el resumen posterior al evento.
- Documento de preguntas frecuentes con respuestas a las preguntas más comunes de los asistentes.
Una vez que los hayas redactado y aprobado, podrás delegar completamente su ejecución. En ese momento, tu trabajo consistirá únicamente en revisarlos y aprobarlos, no en redactar cada correo electrónico desde cero.
Dar instrucciones claras facilita todo.
La principal razón por la que falla la delegación no es que la persona a la que se le delegó la tarea fuera incompetente, sino que las instrucciones eran demasiado vagas.
“Configurar la página del evento” significa algo diferente para ti que para otra persona.
Un buen briefing para cualquier tarea relacionada con un evento debería incluir:
- Cómo debería verse el resultado final
- ¿Algún plugin o herramienta específica de WordPress para usar?
- Acceso de inicio de sesión o dónde encontrar las credenciales
- Fecha límite y cualquier control intermedio.
- A quién contactar si algo no está claro.
Puede parecer que implica más trabajo al principio, pero una presentación detallada te ahorrará mucho tiempo después. Evitarás idas y venidas, errores y tener que rehacer el trabajo.
Mantener la supervisión sin microgestionar
Delegar no significa desaparecer. Es importante mantenerse informado, especialmente durante los primeros eventos en los que se utilice este método.
Una forma sencilla de hacerlo es programar breves reuniones de seguimiento en momentos clave:
- Una vez que la página de registro esté lista y probada
- Una vez que todos los correos electrónicos estén redactados y programados
- Un día antes de que el evento se transmita en vivo para una revisión final.
No es necesario que sean conversaciones largas. Un mensaje breve que diga "la página de registro ha sido probada y está lista" con un enlace para revisarla es suficiente.
A medida que generes confianza con la persona que se encarga del trabajo, podrás reducir la frecuencia de las reuniones de seguimiento.
Con el tiempo, descubrirás que los acontecimientos se desarrollan prácticamente solos, y que solo unas pocas decisiones requieren de tu intervención.
Después del evento: Delegar el cierre
Es frecuente que la gente delegue bien durante la fase de planificación y luego retome el control una vez finalizado el evento. Sin embargo, las tareas posteriores al evento también se pueden delegar.
Cosas que puedes entregar después del evento:
- Envío de correos electrónicos de agradecimiento a los asistentes después del evento.
- Compartir grabaciones o recursos con los participantes registrados.
- Recopilación de comentarios mediante una encuesta posterior al evento.
- Actualizar la página del evento de WordPress para reflejar que el evento ya pasó.
- Recopilar datos de asistencia o preparar un informe básico
Ninguno de estos requiere que usted específicamente, y juntos, contribuyen en gran medida a ayudarle. Involucre a los asistentes después de su evento.Entréguelos con la misma claridad que utilizó durante la fase de planificación.
Herramientas que facilitan la delegación
Algunas herramientas facilitan todo el proceso de planificación de eventos basados en WordPress:
- Trello o Asana: para la gestión de tareas, de modo que todos puedan ver lo que se ha hecho y lo que aún está pendiente.
- Google Drive: para compartir documentos, informes, recursos de marca y plantillas.
- Slack o una herramienta de mensajería similar: para una comunicación rápida sin largas cadenas de correos electrónicos.
- Roles de usuario de WordPress: permite otorgar a los miembros del equipo o asistentes el nivel de acceso adecuado sin ceder el control administrativo completo.
Conclusión
Planificar un evento no tiene por qué significar trasnochar y prisas de última hora. Para las empresas que utilizan WordPress, las herramientas y el personal que pueden ayudar suelen ser más accesibles de lo que parece.
El verdadero cambio es mental: aceptar que no tienes que hacerlo todo tú solo y esforzarte por preparar a los demás para el éxito.
Empieza poco a poco. Elige dos o tres tareas de tu próximo evento y asígnalas con instrucciones claras. Observa cómo funciona. Perfecciona el proceso.
Con el tiempo, tendrás un sistema de eventos que funcionará sin agotarte.
