Gérer une entreprise basée sur WordPress implique une longue liste de tâches à accomplir.
Vous gérez votre site web, rédigez du contenu, gérez vos clients et, au milieu de tout cela, vous essayez également d'organiser un événement.
Il peut s'agir d'un webinaire de lancement de produit, d'une rencontre de réseautage locale ou d'une conférence annuelle pour votre secteur d'activité.
Quelle que soit la forme que prenne l'événement, une chose est généralement vraie : vous ne pouvez pas tout faire vous-même. Et honnêtement, vous ne devriez pas essayer.
Ce guide s'adresse aux chefs d'entreprise et aux équipes qui utilisent WordPress comme plateforme principale et qui souhaitent améliorer leur délégation des tâches de planification d'événements sans que rien ne s'effondre.
Pourquoi les tâches liées à l'organisation d'événements vous prennent-elles autant de temps ?
La plupart des gens sous-estiment le nombre de petites tâches nécessaires à la planification, même d'un événement modeste.
Vous avez des pages d'inscription à créer, des courriels à envoyer, des horaires de conférenciers à coordonner, des publications sur les réseaux sociaux à rédiger et des séquences de suivi à mettre en place.
Prises individuellement, chaque tâche semble gérable. Ensemble, elles deviennent vite insurmontables.
Pour les entreprises utilisant WordPress en particulier, il existe une couche supplémentaire de travail technique :
Installation et configuration des plugins événementiels, mise en place des intégrations de paiement, test des formulaires d'inscription et vérification du bon fonctionnement sur mobile.
Rien que ça, ça peut prendre des heures.
La bonne nouvelle, c'est que la quasi-totalité de ces tâches peuvent être déléguées. Il suffit d'un système clair pour cela.
Commencez par séparer ce que vous seul pouvez faire
Avant de déléguer quoi que ce soit, prenez dix minutes pour noter toutes les tâches liées à votre événement à venir. Ensuite, parcourez la liste et repérez celles qui nécessitent réellement votre intervention ou votre prise de décision.
Tâches à garder en mémoire :
- Définir le thème et l'orientation générale de l'événement
- Approbation de l'ordre du jour final
- Choisir les conférenciers principaux ou les panélistes
- Approbation des budgets ou des décisions importantes concernant les fournisseurs
Tâches qu'il est possible de déléguer sans risque :
- Mise en place et test de la page d'inscription à l'événement sur WordPress
- Rédiger et programmer des courriels de rappel
- Gestion des annonces sur les réseaux sociaux
- Coordination avec les fournisseurs ou les contacts du lieu
- Mise à jour de la page de l'événement avec de nouvelles informations
- Répondre aux questions fréquemment posées par les participants
Vous constaterez probablement que votre liste de « choses à faire soi-même » est plus courte que prévu.
À qui pouvez-vous déléguer ?
Cela dépend de la taille de votre équipe. Si vous avez du personnel, vous disposez probablement déjà de personnes capables de prendre en charge des tâches spécifiques en fonction de leurs compétences.
Un membre de votre équipe en charge de votre contenu peut rédiger les textes relatifs aux événements. Une personne qui gère votre administration WordPress peut s'occuper de la configuration des plugins et des tests d'inscription.
Mais toutes les entreprises WordPress n'ont pas une grande équipe.
Peut-être êtes-vous seul, ou à deux. Dans ce cas, faire appel à une aide extérieure est tout à fait judicieux. Une option que de nombreux propriétaires de petites entreprises ont trouvée utile consiste à : embaucher un assistant virtuel qui peut prendre en charge les tâches répétitives et chronophages :
Mise à jour des pages, envoi d'e-mails, réponse aux questions des participants et tenue à jour du calendrier des événements.
L'essentiel est d'être précis quant à vos besoins vis-à-vis de la personne que vous engagez. Des instructions vagues entraînent des refaites et de la frustration pour les deux parties.
Gérez les événements depuis votre application
Dans certains cas, il suffit de choisir l'application idéale. Par exemple, un calendrier d'événements très simple d'utilisation, ou une application mobile qui simplifie la gestion de vos événements, même en déplacement.
L'une de ces applications est Modern Events Calendar, qui est l'un des meilleurs calendriers d'événements WordPress du marché. Application mobile MEC peut vous aider à gérer facilement vos événements depuis n'importe où, sans ordinateur portable.
Configurer d'abord votre infrastructure événementielle WordPress
Avant de déléguer, assurez-vous que la configuration de votre événement sur WordPress est prête à être transmise. Vos outils et flux de travail doivent être suffisamment simples pour qu'une autre personne puisse les utiliser sans avoir à vous appeler toutes les cinq minutes.
Choisissez un plugin d'événement fiable
Des solutions comme The Events Calendar, EventOn ou les plateformes de billetterie basées sur WooCommerce sont largement utilisées et bien documentées. Choisissez-en une et utilisez-la systématiquement.
Si la personne à qui vous déléguez une tâche rencontre des difficultés, la vaste communauté d'utilisateurs de ces outils permet de trouver facilement des réponses.
Créer des modèles pour les tâches récurrentes
Si vous organisez régulièrement des événements, créez des modèles d'e-mails, de pages d'inscription et de publications pour les réseaux sociaux. Ainsi, la personne qui gérera votre prochain événement n'aura pas à tout recommencer à zéro à chaque fois.
Documentez votre processus
Une simple liste de contrôle ou un document étape par étape est très utile. Notez :
- Comment accéder à votre plugin d'événement
- Comment ajouter des niveaux de billets
- Où trouver actifs de la marque
- Qui contacter pour obtenir les approbations spécifiques
Pas besoin de faire compliqué. Un document Google partagé fera parfaitement l'affaire.
Déléguer la partie technique de WordPress
C’est là que beaucoup de chefs d’entreprise hésitent. Ils ont l’impression que l’interface d’administration de WordPress est un domaine qu’ils sont les seuls à devoir gérer. Pourtant, avec une configuration adéquate, il est tout à fait possible de la déléguer.
Tâches techniques liées à l'événementiel qui peuvent être déléguées sans risque :
- Création de la page d'inscription — Une fois les détails de l'événement définis, une autre personne peut créer la page à partir de votre modèle. Si possible, donnez-lui accès à un environnement de test pour qu'elle puisse effectuer des essais avant la mise en ligne.
- Configuration du plugin — La configuration de la billetterie, des passerelles de paiement et des e-mails de confirmation consiste principalement à suivre quelques étapes. Grâce à une documentation claire, cela ne nécessite aucune intervention. deep Connaissances WordPress.
- Tests de formulaire — Avant la mise en ligne d’une page d’événement, il est indispensable de tester le processus d’inscription de A à Z. Cette tâche, bien que fastidieuse, est essentielle et se prête parfaitement à la délégation.
- Mises à jour post-événement — Après un événement, il est souvent nécessaire de mettre à jour ou de rediriger des pages. Cette tâche simple ne requiert pas votre intervention.
Déléguer la communication
La communication événementielle implique de nombreuses tâches répétitives d'écriture et de planification. C'est aussi là que se joue la majeure partie de l'expérience des participants ; elle est donc essentielle. Mais vous n'avez pas besoin de tout faire vous-même.
Collaborez avec la personne en charge des communications pour créer :
- Une séquence d'e-mails de pré-événement (confirmation, rappel une semaine avant, rappel la veille)
- Publications sur les réseaux sociaux pour l'annonce, le compte à rebours et le bilan post-événement
- Un document de FAQ répondant aux questions fréquemment posées par les participants
Une fois ces documents rédigés et approuvés par vos soins, leur exécution peut être entièrement déléguée. Votre rôle se limite alors à la relecture et à l'approbation, sans avoir à rédiger chaque courriel de A à Z.
Des instructions claires facilitent tout.
La principale raison de l'échec d'une délégation n'est pas l'incompétence de la personne à qui l'on a confié la tâche, mais généralement un cahier des charges trop vague.
« Créer une page d'événement » n'a pas la même signification pour vous que pour quelqu'un d'autre.
Un bon cahier des charges pour toute mission événementielle doit inclure :
- À quoi devrait ressembler le résultat final
- Des plugins ou outils WordPress spécifiques à utiliser
- Accès à la connexion ou où trouver les identifiants
- Date limite et tout contrôle intermédiaire
- Qui contacter en cas de doute ?
Cela peut sembler demander plus de travail au départ, mais un cahier des charges précis vous fera gagner un temps précieux par la suite. Vous éviterez ainsi les allers-retours, les erreurs et le travail à refaire.
Assurer la supervision sans microgestion
Déléguer ne signifie pas disparaître. Il est important de rester informé, surtout lors de vos premiers événements organisés selon cette approche.
Une façon simple d'y parvenir est de programmer de brefs points de contrôle aux étapes clés :
- Une fois la page d'inscription prête et testée
- Une fois tous les courriels rédigés et programmés
- La veille du lancement de l'événement, une dernière vérification est effectuée.
Il n'est pas nécessaire d'avoir de longues conversations. Un simple message indiquant que la page d'inscription est testée et prête, accompagné d'un lien pour la consulter, suffit.
Au fur et à mesure que vous établissez une relation de confiance avec la personne qui gère le travail, vous pouvez réduire la fréquence des points de contrôle.
Finalement, vous constaterez que les événements se déroulent en grande partie d'eux-mêmes, seules quelques décisions nécessitant votre intervention.
Après l'événement : déléguer le bilan
On a souvent tendance à bien déléguer pendant la phase de planification, puis à tout reprendre en main une fois l'événement terminé. Pourtant, les tâches post-événementielles sont tout aussi délégables.
Éléments que vous pouvez remettre après l'événement :
- Envoi d'e-mails de remerciement aux participants après l'événement
- Partager des enregistrements ou des ressources avec les participants inscrits
- Recueillir des commentaires au moyen d'un sondage post-événement
- Mise à jour de la page WordPress de l'événement pour indiquer que l'événement est passé.
- Compiler les données de présence ou préparer un rapport de base
Aucun de ces éléments ne requiert votre participation directe, et ensemble, ils contribuent grandement à vous aider. engagez les participants après votre événementTransmettez-les avec la même clarté que celle dont vous avez fait preuve lors de la phase de planification.
Des outils pour faciliter la délégation
Quelques outils facilitent l'ensemble du processus de planification d'événements basés sur WordPress :
- Trello ou Asana — pour la gestion des tâches, afin que chacun puisse voir ce qui a été fait et ce qui reste à faire.
- Google Drive — pour les documents partagés, les briefs, les éléments de marque et les modèles
- Slack ou un outil de messagerie similaire — pour une communication rapide sans longs échanges d'emails
- Les rôles d'utilisateur WordPress vous permettent d'attribuer aux membres de votre équipe ou à vos assistants le niveau d'accès approprié sans leur confier l'intégralité du contrôle d'administration.
Réflexions finales
L'organisation d'événements ne rime pas forcément avec nuits blanches et préparatifs de dernière minute. Pour les entreprises WordPress, les outils et les personnes ressources sont généralement plus accessibles qu'il n'y paraît.
Le véritable changement est mental : accepter qu’on n’a pas besoin de tout faire soi-même et fournir un travail préparatoire pour mettre les autres sur la voie du succès.
Commencez modestement. Choisissez deux ou trois tâches de votre prochain événement et déléguez-les en leur fournissant des instructions claires. Observez le résultat. Améliorez ensuite le processus.
Avec le temps, vous disposerez d'un système événementiel qui fonctionnera sans vous épuiser.
