Virtual Events Addon

Le Virtual Events Addon est un outil professionnel conçu pour vous aider à organiser et gérer vos événements en ligne avec précision et sécurité. Que vous organisiez des webinaires publics ou des ateliers privés, cette extension vous permet de personnaliser la visibilité de vos événements, de partager des liens et des mots de passe sécurisés et d'intégrer des flux en direct directement sur vos pages d'événements.

La configuration initiale

Pour commencer l'hébergement virtual events, assurez-vous que votre environnement répond aux exigences nécessaires et suivez ces étapes d'activation :

Exigences

• MEC Pro ou Lite : Ce module complémentaire est compatible avec les versions Pro et Lite de Modern Events CalendarVeuillez noter que certaines fonctionnalités de réservation avancées peuvent varier en fonction de votre version MEC de base.
• Activation: Assurez-vous que les deux Modern Events Calendar et la Virtual Events Les modules complémentaires sont installés et activés sur votre site WordPress.

Activation étape par étape

1. Sélectionnez un événement : Accédez à MEC > Tous les événements et ouvrir le backend d'un événement unique.
2. Localiser le menu : Passer à la Section Détails de l'événement et de trouver la Événement virtuel menu.
3. Activer la fonctionnalité : Actionnez le commutateur d'activation pour activer la fonctionnalité virtuelle pour cet événement spécifique.

Configuration des paramètres de l'événement virtuel

Une fois la fonctionnalité activée, vous pouvez configurer la manière dont les détails virtuels sont affichés à votre public.

Identité visuelle et badges

• Badges de code court : Activez l'affichage de l'icône de l'événement virtuel sous forme de badge dans tous les codes courts MEC pour une identification facile.

• Badge de barre latérale : Afficher un badge dédié à l'événement virtuel dans la barre latérale de Page événement unique.

Accès à l'événement et liens

• Lien d'information : En plus du titre du lien, vous pouvez définir une URL spécifique pour la réunion virtuelle.
• Comportement des liens : Configurez la manière dont le lien s'ouvre (par exemple, dans un nouvel onglet) immédiatement après l'option de titre.
• Mot de passe: Définissez un mot de passe sécurisé pour que les participants puissent rejoindre la réunion. À noter: Par défaut, l'extension utilise le même mot de passe pour tous les utilisateurs.
• Code intégré: Collez les codes d'intégration (tels que YouTube or Vimeo vidéos) pour afficher le flux en direct directement sur la page de l'événement.

Intégration de la visibilité et des réservations

Ce module complémentaire offre une logique avancée permettant de contrôler quand et comment les données d'événements sensibles sont affichées à vos utilisateurs.

Logique de visibilité

• Visibilité chronométrée : Utilisez le bouton Afficher les informations ci-dessus à un certain intervalle avant le début de l'événement Possibilité de spécifier un délai avant le début de l'événement pour que les détails virtuels deviennent visibles.
• Dissimulation en direct : Permettre Masquer les informations ci-dessus lorsque l'événement est en direct Masquer automatiquement les informations confidentielles dès le début de l'événement.

Expérience utilisateur et accès

• Afficher l'historique des réservations sur la page de l'événement unique : Lorsqu'elle est activée, cette option affiche un encadré spécial sur la page de l'événement pour utilisateurs connectés qui ont déjà réservé l'événement virtuel. Dans cette section, le système affiche uniquement les données relatives aux personnes qui ont déjà réservé l'événement virtuel. Lien, Mot de passe et Incorporer des champs; c'est le cas pas afficher les données d'inscription saisies par l'utilisateur lors du paiement

• Afficher une fois la réservation terminée (case à cocher à côté des champs) : En cochant la case située à côté de Lien, Mot de passe et Incorporer des champs, vous activez un affichage immédiat et temporaire de ces détails au sein du formulaire de reservation Ce message s'affiche immédiatement après l'inscription. Conçu pour une expérience utilisateur optimale, il disparaît une fois le formulaire fermé.

Contrôles d'accès avancés

Personnalisation par occurrence (uniquement dans la version Pro)

Si vous organisez un événement récurrent mais que vous avez besoin de liens ou de mots de passe différents pour chaque date :

1. Accédez à la Occurrences menu dans l'interface d'administration de l'événement.
2. Activez la Détails de l'événement virtuel personnalisé option pour l'occurrence souhaitée.
3. Modifiez le lien et le mot de passe de cette instance particulière indépendamment des paramètres de l'événement principal.

Intégration des notifications et du FES

Communication par e-mail

Ce module complémentaire automatise la transmission des informations d'accès sécurisées via votre système de notification existant :

• Espaces réservés : Utilisez des champs dédiés pour insérer automatiquement le lien sécurisé et le mot de passe dans les courriels des participants.

• Message virtuel personnalisé : Après l'installation, un nouveau Message personnalisé pour virtual events l'option est ajoutée à Paramètres de notification MECCela vous permet de créer du contenu spécifique pour virtual events sans modifier le contenu pour d'autres événements.

Soumission d'événements frontend (FES)

Si vous autorisez les utilisateurs à soumettre des événements depuis l'interface utilisateur :

1. Activez la Zoom sur l'événement option dans le Formulaire FES paramètres.
2. Ceci est activé via le Zoom sur l'événement option dans la configuration FES.
3. Les utilisateurs peuvent ensuite indiquer que leurs soumissions proviennent de Zoom et fournir les liens et mots de passe nécessaires lors du processus de soumission.

Cas d'utilisation (Quand ce module complémentaire est utile)

• Webinaires payants : Combinez-le avec le système de réservation MEC pour vendre des billets et envoyer automatiquement par courriel des liens Zoom ou Google Meet sécurisés uniquement aux participants confirmés.
• Cours en ligne récurrents : Utilisez le bouton Détails de l'événement virtuel personnalisé pour chaque occurrence, afin de fournir des identifiants de réunion uniques pour chaque session hebdomadaire.
• Premières diffusions en direct : Intégrez une diffusion YouTube Live ou Twitch directement sur la page de l'événement et configurez-la pour qu'elle apparaisse quelques minutes seulement avant le début de l'événement.

Situations dans lesquelles ce module complémentaire peut ne pas être idéal

• Mots de passe uniques des participants : Par défaut, l'extension utilise le même mot de passe pour tous les utilisateurs Pour un événement ou une situation spécifique. Si votre flux de travail exige des mots de passe uniques et personnalisés pour chaque utilisateur, cette extension pourrait ne pas convenir.
• Événements exclusivement physiques : Pour les événements sans composante en ligne, les badges virtuels et les champs de lien sont inutiles et doivent rester désactivés.
• Environnements non WordPress : Cette extension est conçue spécifiquement pour WordPress et nécessite Modern Events Calendar.

Dépannage pour les débutants

• Badge manquant dans la barre latérale : Confirmez que le Afficher le badge dans la barre latérale l'option est activée dans le Virtual Events menu de configuration.
• L'espace réservé ne fonctionne pas dans les e-mails : Vérifiez que vous utilisez bien les chaînes de caractères exactes fournies dans le Paramètres de notification MEC.
• Les utilisateurs de FES ne peuvent pas voir les options virtuelles : Assurez Un Objet virtuel Cette option est activée dans la configuration spécifique de votre formulaire FES.
• Détails d'accès non visibles sur la page de l'événement : Assurez Un Afficher l'historique des réservations sur la page de l'événement unique est activé et l'utilisateur est connecté.e avec réservation confirmée au préalable.
• Informations d'accès non incluses dans le formulaire de réservation : Assurez-vous que les cases à cocher à côté de Lien, Mot de passe, Incorporer des champs sont sélectionnés pour déclencher le comportement « Afficher une fois la réservation terminée ».

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