Addon Ticket et Facture

L'espace Addon Ticket et Facture est un outil professionnel qui génère automatiquement des factures et des billets PDF pour les participants à votre événement. Il inclut des fonctionnalités avancées telles que Enregistrements par code QR, Compatibilité avec Apple Wallet et suivi des participants en temps réel.

La configuration initiale

Avant de commencer, assurez-vous d'avoir les éléments suivants :

• MEC Pro : Ce module complémentaire nécessite la version Pro de Modern Events Calendar.
• Module de réservation : Allez dans Paramètres MEC > Réservation et permettre la Module de réservationVous devez enregistrer les modifications et actualiser la page pour que les options du module complémentaire apparaissent.

Accès aux paramètres : Vous pouvez désormais trouver toutes les options de configuration dans la barre latérale principale de MEC sous Options de facturation.

Configuration de vos factures

Titre de la facture

Ce paramètre détermine ce que l'utilisateur voit comme titre principal de son document.

• Espaces réservés : Vous pouvez utiliser des « codes » spéciaux qui extraient automatiquement les informations de la réservation.
  • {invoice_id} : L’identifiant interne.
  • {invoice_number}: Le numéro spécifique généré pour cette vente.
  • {event_title}: Le nom de l'événement qu'ils ont réservé.

Astuce Pro: Un modèle courant est Facture n°{numéro_de_facture} pour {titre_de_l'événement}.

Informations sur l'entreprise

Cette section garantit que les informations relatives à votre entreprise sont affichées de manière professionnelle sur chaque billet.

• URL/Nom/Adresse e-mail/Téléphone de l'entreprise : Vos coordonnées professionnelles officielles.
• Numéro de TVA: Votre numéro d'identification fiscale, indispensable pour les factures légales.
• Description et adresse : Une brève présentation de votre entreprise et de son adresse.
• Logo: Téléchargez l'image de votre marque. 
• Largeur du logo (en pixels) pour s'assurer qu'il s'adapte parfaitement à la page.

Génération de numéros de facture

Choisissez comment vous souhaitez suivre vos chiffres de vente.

• Point de départ: Le numéro par lequel commencera votre toute première facture (par exemple, 1 ou 100).
• Longueur: Le nombre de chiffres que comporte le nombre. Par exemple, si la longueur est 8, le chiffre « 1 » ressemblera à 00000001.
• Motif: Vous pouvez ajouter du texte à vos numéros, comme INV-{numéro}, ce qui donne INV-00000001.

Rendu des factures (Style visuel)

Cette section permet de contrôler l'apparence et le contenu du ticket.

• Type de facture : Sélectionnez le modèle visuel utilisé pour le billet ou la facture. Plusieurs styles modernes sont disponibles, chacun modifiant la mise en page et l'emplacement des informations du billet.
• Afficher la section Informations acheteur : Activez ou désactivez l'affichage des informations de l'acheteur sur les billets. Lorsqu'il est activé, les informations de l'acheteur, telles que son nom et ses coordonnées, sont affichées.
• Champs personnalisés d'informations sur l'acheteur : Sélectionnez les champs de réservation personnalisés qui apparaissent dans la section Informations acheteur. Cela vous permet d'afficher uniquement les données de réservation pertinentes.
• Champs personnalisés des participants : Choisissez les champs personnalisés spécifiques aux participants qui apparaissent sur chaque billet. Ceci est utile lorsque chaque détenteur de billet fournit des informations distinctes.
• Afficher le nom (type) du ticket dans Tickets : Affiche le nom du type de billet (VIP, Standard ou Early Bird, par exemple) sur les billets générés.
• Afficher l'heure du billet : Affiche l'heure de l'événement ou de la session sur les billets.
• Afficher le détail des taxes sur les types de factures : Affiche le détail des taxes sur les factures lorsque des taxes sont appliquées.
• Afficher l'adresse de localisation : Affiche l'adresse du lieu de l'événement sur les billets et les factures.
• Masquer le bouton de téléchargement de la facture dans l'e-mail : Supprime le bouton de téléchargement de la facture des e-mails de confirmation tout en continuant à envoyer les informations de réservation.
• Masquer le code QR : Désactive l'affichage des codes QR sur les billets. Les codes QR sont normalement utilisés pour la vérification lors de l'enregistrement.
• Format de date (billets) : Définit la manière dont les dates apparaissent sur les billets en utilisant les règles de formatage de date standard.
• Format horaire (billets) : Définit la manière dont l'heure apparaît sur les billets, prenant en charge les formats 12 heures et 24 heures.
• Format de date par défaut : Définit le format de date général utilisé pour toutes les factures lorsqu'aucun format spécifique n'est défini.
• Format de la date de l'événement : Contrôle l'affichage des dates de début et de fin des événements sur les billets et les factures.
• Descriptions des factures : Permet d'ajouter du contenu supplémentaire comme des instructions relatives à l'événement, des politiques ou des conditions générales. La mise en forme HTML et l'insertion de médias sont prises en charge.

Génération de PDF

Pour permettre aux utilisateurs de télécharger leurs billets sous forme de fichiers, vous devez connecter un service de « rendu ».

• Clés API : Vous devez vous inscrire pour obtenir une clé auprès de html2pdf or Sélectionner un PDF et collez-les ici.
• Marges: Ceci définit l'espace blanc autour du PDF. La valeur par défaut est de 5 5 5 5.

Paramètres des participants en direct

Avec l'option "Utiliser l'API Pusher", vous pouvez voir qui enregistre les événements à l'heure actuelle.

Utiliser l'API Pusher pour les actions en direct : Après avoir utilisé l'API Pusher, accédez à MEC > Rapport, trouvez votre événement et la date que vous souhaitez suivre pour voir qui s'inscrit.

Enregistrement et notifications

Cette section détermine comment les billets sont vérifiés, comment les notifications sont gérées et quels utilisateurs sont autorisés à effectuer des enregistrements.

• Désactiver les notifications par e-mail de facturation : Désactive l'envoi automatique des notifications de facture par e-mail aux participants après leur inscription. Lorsque cette option est activée, les participants ne recevront plus de factures par e-mail de la part de l'extension.
• Activer l'enregistrement par code QR uniquement les jours d'ouverture de l'événement : Limite l'enregistrement par code QR aux dates de l'événement. Lorsque cette option est activée, les billets ne peuvent être scannés ni avant ni après les dates prévues. Cette option est activée automatiquement lorsque la réservation multi-dates est activée.
• Veuillez vous enregistrer X minutes avant le début de l'événement : Définit le nombre de minutes avant le début de l'événement pendant lesquelles le personnel peut commencer à scanner les billets. Si cette valeur est nulle, l'enregistrement ne sera possible qu'à partir du début de l'événement.
• Envoyer un billet et une facture à chaque participant : Lorsqu'une réservation inclut plusieurs billets, chaque participant reçoit un billet et une facture distincts. Chaque participant reçoit un billet individuel comportant ses informations et un code QR.
• Afficher le numéro de facture sur la page d'enregistrement : Affiche le numéro de facture sur l'interface d'enregistrement, ce qui permet au personnel de vérifier plus facilement les réservations.
• Champs personnalisés dans la facture : Permet de sélectionner les champs personnalisés de réservation ou de participant qui doivent être affichés sur les factures.
• Désactivez les notifications de réservation MEC : Désactive les e-mails de notification de réservation par défaut générés par MEC. Cela permet à l'extension Billetterie et Factures de gérer intégralement la distribution des notifications sans envoi d'e-mails en double.
• Rôles d'enregistrement : Définit les rôles utilisateurs WordPress autorisés à analyser et vérifier les tickets. Seuls les rôles sélectionnés auront accès à la fonctionnalité d'enregistrement.

Apple Wallet Pass

Autoriser les utilisateurs d'iPhone à enregistrer leurs billets dans leur portefeuille numérique.

• Vous pouvez personnaliser le Couleur du texte, Couleur de fondet télécharger un fichier spécifique Logo pour l'application mobile.
• Nom de l'organisation: C’est le nom qui figurera sur le laissez-passer numérique.

Contrôle d'accessibilité

Cette fonctionnalité permet aux administrateurs de gérer les accès au système de facturation et à la fonction d'enregistrement. Elle offre un niveau de sécurité et de contrôle administratif accru pour la billetterie de vos événements.

• Activée: Les factures sont visibles pour l'utilisateur et le système d'enregistrement (y compris la lecture des codes QR) est actif.
• Désactivé: Les factures sont cachées à l'utilisateur et l'accès est restreint.
  • Note: Même si un utilisateur possède le lien direct vers une facture désactivée, le système lui en bloquera l'accès. Cependant, les administrateurs peuvent toujours consulter ces factures via l'interface d'administration WordPress.
• Actions groupées : Vous pouvez activer ou désactiver l'accessibilité de plusieurs factures simultanément à l'aide du menu déroulant Actions groupées dans la liste des factures.

Astuce Pro: Utilisez le statut « Désactivé » si vous devez suspendre temporairement la validation des billets pour un événement spécifique ou si vous vérifiez le statut de paiement d'un participant avant de lui accorder l'entrée.

Gestion des factures MEC

Une fois votre configuration effectuée, toutes les factures générées sont regroupées dans un espace de gestion dédié. Vous pouvez y accéder en naviguant jusqu'à : Factures MEC > Factures.

Ici vous pouvez voir toutes les réservations. Ceci est similaire au menu de réservation sur MEC.

Consultation et audit : Il suffit de cliquer sur n'importe quelle facture pour afficher tous les détails, y compris le numéro de facture unique et le code QR.

Exportation de données : Utilisez le bouton Facture d'exportation bouton permettant de télécharger un fichier PDF de votre facture pour la comptabilité externe.

Création manuelle de factures (Ajouter une nouvelle facture) : Si vous devez émettre un billet manuellement pour une vente hors ligne ou pour un invité VIP :

1. Cliquez à nouveau sur Ajouter un nouveau en haut de la page.
2. Sélectionnez le Espaces pour charger les types de billets correspondants.
3. Cliquez à nouveau sur Ajouter un participant et renseignez les informations concernant l'invité.

Important: Vous devez cliquer Publier Pour finaliser la facture, cette opération génère le code QR unique et le numéro de facture nécessaires à la validité du billet.

CSS personnalisé

Styles personnalisés de facture : Si vous disposez de codes CSS pour les tickets, assurez-vous de les placer ici et ils seront également implémentés dans le fichier PDF et l'e-mail envoyé à l'utilisateur.

Gérer vos participants

Générer une facture

Si vous aviez déjà des réservations avant d'installer cette extension, rendez-vous sur Générer une facture onglet et cliquez ImporterCela crée automatiquement des factures et des codes QR pour tous vos anciens clients.

Le processus d'enregistrement

1. Les participants montrent leurs QR code (imprimé ou sur un téléphone).
2. Le personnel scanne le code à l'aide d'un smartphone ou du terminal dédié. MEC Application utilitaire.
3. Le système vérifie instantanément le billet. S'il est valide, son statut dans votre tableau de bord passe à «Enregistré».

Cas d'utilisation (Quand ce module complémentaire est utile)

• Vente de billets en ligne et gestion des inscriptions : Idéal pour les événements nécessitant la vente de billets en ligne et le suivi des informations des participants.
• Génération automatique de factures PDF : Idéal pour les événements nécessitant des factures professionnelles pour les participants.
• Enregistrement sur place avec codes QR : Garantit un enregistrement rapide et précis des participants.
• Suivi des participants en temps réel : Utilisation de l'API Pusher pour les événements en direct et les inscriptions en ligne.
• Billets et factures individuels par participant : Idéal pour les grands groupes ou les commandes de plusieurs billets.
• Compatibilité avec Apple Wallet : Permet aux utilisateurs d'iPhone d'enregistrer leurs billets au format numérique.
• Conception personnalisable des billets et des factures : Utilisez le CSS et les modèles pour correspondre à votre image de marque et à votre style.

Situations dans lesquelles ce module complémentaire peut ne pas être idéal

• Nécessite MEC Pro : Ne fonctionnera pas sans la version Lite de Modern Events Calendar.
• Processus de paiement anticipé ou remises complexes : Ne convient pas aux paiements en plusieurs étapes ni aux configurations multidevises.
• Billets gratuits avec gestion limitée : L'émission gratuite de billets est possible, mais les fonctionnalités de suivi et de gestion sont limitées.
• Événements de très grande envergure avec plusieurs sessions simultanées : Limité aux flux de travail événementiels très complexes.

Dépannage pour les débutants

• Les fichiers PDF ne se téléchargent pas ? Vérifiez que vos clés API sont correctes et rendez-vous sur Réglages WordPress > Permaliens Cliquez ensuite sur « Enregistrer les modifications » pour actualiser les liens de votre site.
• Les modifications ne s'affichent pas ? Si vous ajoutez CSS personnalisé Si vous souhaitez modifier les couleurs ou les polices et que le résultat ne s'affiche pas, videz le cache de votre site web.
• Systèmes autres que WordPress : Fonctionne uniquement avec WordPress et Modern Events Calendar.

QFP

Comment proposer des billets pour des événements ?

Pour cela, vous aurez besoin MEC Professionnel et Module Ticket et Facture.

Avec eux, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de réservation et de billet fournies par le module complémentaire Ticket and Invoice.

Après avoir installé MEC Pro, vous devez vous rendre sur Paramètres MEC > Réservation et permettre la Module de réservation.

Rechargez la page pour faire apparaître les paramètres.

Ensuite aller à Paramètres MEC > Réservation > Passerelle de paiement et configurer la passerelle de paiement.

Maintenant, en allant à Page Ajouter/Modifier un événement, vous remarquerez une nouvelle section qui vous permet de configurer et de paramétrer les réservations pour votre événement.

Pour commencer, créez simplement un ticket pour votre événement. Allez à la Onglet Ticket et cliquez sur Ajouter un billet pour en créer un. Entrez un nom et un prix pour ce billet et remplissez le reste des champs.

Après avoir installé et activé le Module Ticket et Facture, Aller à Paramètres MEC > Options de facturation.

Ici, vous pouvez configurer les options pour les billets ou les factures imprimables. L'une de ces options est Type de facture, que vous pouvez choisir parmi l'un des modèles que nous mettons à votre disposition.

La configuration initiale est terminée.

Désormais, après avoir effectué une réservation, les utilisateurs recevront le billet ou la facture de l'événement et pourront le faire imprimer et le jour de l'événement.

Comment organiser efficacement un événement ?

Notre suggestion est la Module RSVP.

Avec le module complémentaire Ticket and Invoice, vous pouvez obtenir des commentaires généraux des participants à l'événement avant de commencer à planifier les choses.

Supposons que vous planifiez un événement, mais que vous ne savez pas combien de personnes y assisteront ou que vous ne savez pas quel endroit convient le mieux à votre événement.

Ici, vous pouvez créer l'événement dans MEC, puis utiliser l'addon RSVP pour afficher un formulaire aux utilisateurs et leur demander de soumettre une réponse RSVP.

Enfin, vous pouvez planifier votre événement et en définir les détails à l'aide des informations que vous avez reçues.

Est-il possible de vendre des billets via PayPal ou Stripe ?

Absolument. Nous avons configuré par défaut des passerelles de paiement populaires telles que PayPal et Stripe dans MEC Pro.

Tu peux aller à Paramètres MEC > Réservation > Passerelle de paiement et connectez-y votre compte PayPal ou Stripe.

Vidéo ceci. vidéo pour plus d'informations.

Est-il possible de personnaliser les billets ?

Oui. Vous pouvez utiliser les informations de votre entreprise dans les billets ou les factures envoyées aux participants.

Pour ce faire, allez à Paramètres MEC > Options de facturation et remplissez le Champs d'informations sur la société.

Aussi, dans le Rubrique CSS personnalisée, vous pouvez modifier le style des différentes parties du ticket.

Comment exporter une liste de participants ?

Pour ce faire, il vous suffit d'aller sur MEC > Réservations et filtrer les réservations en fonction de l'événement.

Ensuite, vous pouvez sélectionner toutes les réservations et les exporter depuis le Menu d'édition en masse.

Il existe un autre filtre en plus du nom de l'événement. Par exemple, vous pouvez filtrer une occurrence spécifique d'un événement récurrent et exporter ses participants.

Le fichier exporté peut être en CSV et MS Excel.

Comment fonctionne le processus d'enregistrement ?

Si le module complémentaire Ticket and Invoice est installé et actif, une fois que les utilisateurs ont effectué une réservation, ils recevront un ticket ou une facture contenant un code QR.

Ce code QR est utilisé pour enregistrer les participants à l'événement et, en tant qu'hôte, vous pouvez scanner le code pour enregistrer les participants et avoir une idée de qui a participé et qui ne l'a pas fait.

Vous pouvez le faire avec notre application ou avec votre smartphone. Si vous utilisez votre smartphone, vous devez être connecté à votre site Web dans son application de navigation.

Sinon, vous n’aurez pas accès aux personnes qui s’enregistrent.

Nous avons récemment a conçu une application pour cela pour faciliter le processus.

Avec cette application, vous n'avez pas besoin de vous connecter via le navigateur de votre téléphone car elle fonctionne avec une clé API.

De cette façon, vous pouvez lier votre site Web et l'application et scanner les codes sans effort.

Après avoir scanné le code QR, vous verrez un message indiquant si l'enregistrement a réussi, et il mettra également à jour le statut dans le backend du site Web sur Checked in.

Si le participant était déjà enregistré, vous verrez un message disant Déjà enregistré. Les messages sont destinés à améliorer l'expérience utilisateur.