6 belangrijke elementen van een e-mail met een uitnodiging voor een evenement met voorbeelden

U plant een evenement en u wilt dat zoveel mogelijk mensen aanwezig zijn? Maar hoe krijg je een groot publiek bijeen voor je vergadering?

Welke aspecten van een e-mailuitnodiging verleiden ontvangers om te reageren?

Bekijk de zes belangrijkste onderdelen van een goede e-mailuitnodiging voor een evenement om te zien hoe u e-mailmarketing en hulpmiddelen zoals WordPress e-mailmarketing plug-ins om mensen naar uw volgende evenement te trekken.

Probeer deze zes verschillende aspecten te gebruiken in uw e-mailcampagne voor uitnodigingen voor evenementen om zoveel mogelijk bekendheid en bezoekers te krijgen.

Bekijk ons ​​artikel over de beste e-mailmarketingservices: 20+ beste e-mailmarketingdiensten .

6 belangrijke elementen van een e-mail met een uitnodiging voor een evenement

Als het gaat om het maken van een e-mailnieuwsbrief, of het nu voor een evenement, productverkoop of lancering is, moet u rekening houden met enkele geweldige strategieën om een ​​overtuigende e-mail te maken om je lezers te boeien.

Hieronder hebben we 6 belangrijke elementen genoemd die je e-mailuitnodiging voor een evenement moet hebben:

Gerichte lijst	Gebruik mogelijkheden zoals geografische segmentatie om uw lijsten te segmenteren en lever de campagne alleen aan personen die aanwezig kunnen zijn. Als gevolg hiervan krijgt u minder afmeldingen en betere open-, doorklik- en responspercentages.
Waarde voorstel	Probeer een waardevoorstel op te nemen waarin wordt uitgelegd wat het evenement is en hoe u er baat bij heeft. Mensen zullen hierdoor meer gemotiveerd zijn om te klikken en een kaartje of RSVP te kopen.
Gedetailleerde beschrijving over evenement:	Inclusief een uitgebreid verslag van het voorval. Probeer vragen te beantwoorden als: "Wat gebeurt er op het evenement?"   Wat zullen ze ontdekken? Van wie ze zullen zien of horen, enzovoort.
Tijd, locatie en andere details	Voeg alle relevante informatie over gebeurtenissen toe die mensen mogelijk moeten weten.   Bijvoorbeeld in het geval van een fysieke ontmoeting de locatie, eventuele dresscode, vervoer, tijd, parkeren, etc. Of in het geval van het virtuele evenement, URL's, toegangscodes, inbelnummers, timing, enz.
Sociale bewijzen	Voeg sociaal bewijs toe, zoals getuigenissen van eerdere deelnemers, beoordelingen van experts of zelfs deelnemerscijfers van uw laatste evenement, om de zorgen weg te nemen en lezers aan te moedigen dat hun tijd en geld goed besteed zullen worden.
Prominente CTA-knop	Voeg een grote call-to-action-knop toe die u naar een registreerder of ticketpagina brengt. Veel e-mail marketingtools maak dit eenvoudig, en zelfs als de registratie- en ticketingprocedure willekeurig is, zal het helpen om het aantal personen dat uiteindelijk uw evenement bijwoont, te verhogen.

7 voorbeelden van e-mailuitnodigingen voor het beste evenement

Verschillende evenementen hebben verschillende verkoopargumenten en vereisten, en de e-mails die u erover verstuurt, moeten dat weerspiegelen.

we hebben uitnodiging voor evenement e-mailvoorbeelden om het uw evenementenpersoneel een beetje gemakkelijker te maken. Met deze tips en voorbeelden van e-mailuitnodigingen voor evenementen kun je erop vertrouwen dat je voor elke gelegenheid de best mogelijke evenementuitnodiging verstuurt.

Conferenties worden doorgaans over meerdere dagen gehouden, met meerdere workshops of breakout-sessies die gedurende het evenement worden gepland. Zorg er daarom absoluut voor dat uw conferentie uitnodiging e-mail vermeldt expliciet de data, tijd en tijdschema van uw conferentie (bijvoorbeeld "Een gratis conferentie van een week van 12-16 oktober"), evenals een samenvatting van de thema's of sessies die zullen worden behandeld.

Bekijk hieronder het voorbeeld van een uitnodigingsmail voor een conferentie.

U kunt deze uitnodigingssjabloon voor conferentie-evenementen ook voor uw eigen conferentie gebruiken. Dit voorbeeld van een conferentiebericht doet verschillende dingen correct: het trekt de lezer naar zich toe met interessante taal en beelden, legt uit waarom een ​​deelnemer misschien vroeg in de e-mail een evenement wil bijwonen, en geeft alle relevante informatie voordat het besluit met een krachtige CTA en een prominente registratielink om hun plek veilig te stellen.

Exclusieve verkopen, zowel online als persoonlijk, stellen u in staat om een ​​gevoel van urgentie te genereren en tegelijkertijd een VIP-ervaring te bieden aan uw meest loyale klanten. Echter, e-mails met verkoopuitnodigingen moet veel meer lijken dan een marketingtruc. Focus op de exclusiviteit van het evenement, evenals de voordelen en besparingen.

Als je een gratis geschenk geeft bij de uitverkoop of een korting van 50%, kan het benadrukken van die elementen in je e-mailuitnodiging voor een evenement ervoor zorgen dat meer mensen komen opdagen. Houd er rekening mee dat kopers de voorkeur geven aan details en uitzonderingen voordat ze winkelen, dus beknibbel niet op de kleine lettertjes.

Webinars zijn online, samenwerkingsseminars die kantoormedewerkers een snelle methode bieden om brancherelevant materiaal in de gaten te houden. Wanneer u uw gasten uitnodigt voor het webinar-evenement, zorg er dan voor dat ze begrijpen waarom het voor hen de moeite waard is om aanwezig te zijn.

Zorg ervoor dat u in uw uitnodigingsmail uitlegt wat gasten van uw webinar zullen profiteren. Concentreer u op de belangrijkste aandachtspunten van uw webinar en benadruk precies wat de registranten zullen ontvangen in ruil voor een uur of twee met uw team.

Drie fantastische aspecten kunnen worden gevonden in dit voorbeeld van een informele uitnodiging voor een evenement: 1) relevant materiaal, 2) een overtuigende oproep tot actie en 3) sociaal bewijs Zakelijke communicatie is de beste toepassing voor dergelijke uitnodigingen voor evenementen.

Hoewel Buffer zich richtte op diegenen die geïnteresseerd waren in hun product, was het een goed idee om een ​​duidelijke waardepropositie en een getuigenis van een klant te geven in het gedeelte 'Wat u zult leren'.

Teamuitje Evenement Uitnodiging E-mail Voorbeeld

Teamreizen, anders dan andere teambuilding activiteiten, vereisen dat werknemers het kantoor verlaten. Dit is een uitstekende gelegenheid om de unieke externe locatie die u voor het evenement hebt uitgekozen onder de aandacht te brengen. Veel hiervan kan worden gedaan met de grafische stijl van uw Email sjabloon, maar de inhoud van de e-mail moet uw enthousiasme voor de locatie en de inspanningen die u voor het evenement heeft geregeld, overbrengen.

U wilt een duidelijke toon aanslaan met uw uitnodiging, net zoals u zou doen met een teamontwikkelingsevenement. Het onderstaande e-mailvoorbeeld toont een uitstekende mix van lay-out en inhoud die elke werkgroep enthousiast zou maken voor het naderende evenement:

Voor elk bedrijf kan het presenteren van een nieuw product aan de wereld zowel opwindend als zorgwekkend zijn. Een productrelease kan een moeilijke taak zijn als er een publiek bij betrokken is. Of je nu mensen uitnodigt om fysiek aanwezig te zijn of via een livestream, je wilt anticipatie creëren in je uitnodigingsmails zonder al te veel weg te geven.

Terwijl seminars en exclusieve verkopen je vragen om uit te leggen waarom bezoekers moeten komen, vereisen productreleases een beetje spanning. Houd er rekening mee dat het doel van de release is om een ​​enorme, spetterende aankondiging te doen. Bekijk deze e-mailuitnodigingssjabloon:

Het innovatieve kleurgebruik van de e-mail promoot het doel van het evenement: het verhogen van de verkoop van Guess Eco-artikelen, dit zijn Guess-producten die zijn gemaakt van milieuvriendelijke materialen. Hoewel rood de tint is van het Guess-embleem (zoals te zien op de tanktop van het model), wordt de e-mail gedomineerd door groen.

Het reclame-evenement richt zich op een specifiek publiek, zoals blijkt uit de tote bags, vetplanten, in-store DJ en milieuvriendelijke kleding.

E-mail met uitnodiging voor online evenement

Online evenementen zijn populairder dan ooit. Als gevolg hiervan is er veel meer concurrentie om de aandacht van uw potentiële gasten dan u kunt bedenken. Om ervoor te zorgen dat de e-mail met de uitnodiging voor uw webevenement opvalt, moet u het onderwerp of thema van uw evenement op een intrigerende, boeiende manier verkopen en RSVPing zo gemakkelijk mogelijk maken.

Je moet altijd een geïntegreerd RSVP link in uw uitnodigingse-mail, maar u moet ook overwegen een mechanisme op te nemen dat de gebeurtenis onmiddellijk toevoegt aan de Google Agenda van uw deelnemers of een vergelijkbare service. Dit houdt je online evenement fris in het geheugen van je bezoekers, zelfs nadat ze je e-mailuitnodiging hebben verwijderd.

Gainsight adverteerde zijn online evenement op een Netflix-achtige manier, met een eenvoudige uitstraling en veel foto's. Zelfs de kop en de CTA-knop lijken meer op een streamingsessie dan op een evenement van de technische industrie, en de e-mailtekst maakt duidelijk dat er veel informatie is om uit te kiezen.

Neem de tijd als het op design aankomt. Je hoeft niet altijd fancy te zijn, maar een eenvoudige esthetische opstelling zorgt ervoor dat je e-mail met uitnodigingen voor een evenement opvalt in de inbox.

E-mail voor welkomstfeest of -feesten

Alle zaken en geen plezier kunnen zowel uw werknemers als uw klanten ongelukkig maken. Zorg ervoor dat uw e-mailuitnodigingen goed spannend zijn wanneer u een feestdag, jubileum of mijlpaal viert.

Voel je vrij om inventiever te zijn met deze uitnodigingsmails. Wat is er bijvoorbeeld leuker dan een welkomstfeestje? Bekijk het voorbeeld van de uitnodigingsmail hieronder. U kunt zien dat het bedrijf de e-mail naar hun nieuwe abonnee heeft gestuurd om hem/haar in actie te brengen en hun service te gaan gebruiken.

Een e-mail met een uitnodiging voor een feest moet de opwinding van uw bedrijf voor het aanstaande evenement communiceren, of u nu nieuw bent in het gebied en de lokale interesse in uw bedrijf wilt wekken of u nieuwe medewerkers binnenhaalt. Kijk eens naar het type uitnodigingsmail van een ander feest dat hun abonnees eraan herinnert dat er nog maar een paar dagen te gaan zijn in het grote feest dat ze niet mogen missen.

Tot slot

Een goed opgezette uitnodiging kan een gevoel van verwachting en verrukking opwekken, en kan vaak de bepalende factor zijn bij het al dan niet bevestigen van zijn deelname. Je eerste stap zou moeten zijn om erachter te komen wie je doelgroep is, of beter nog, hoe je 'ideale bezoeker' eruitziet. Vervolgens moet u uw e-mailuitnodiging voor evenementen afstemmen op de eisen en behoeften van uw potentiële publiek en klanten.

Een e-mailuitnodiging maakt deel uit van een heel groot geheel dat bekend staat als e-mailmarketing, een ultieme strategie om niet alleen het aantal abonnees te vergroten, maar ook om ze om te zetten in leads. U kunt meerdere vinden e-mail marketingtools zoals SendX, dat u kan helpen bij het maken van de nieuwsbriefsjablonen, samen met meerdere andere belangrijke functies zoals e-mailautomatisering, e-mailsegmentering, enz.

Zo, daar is het voor nu. Dit zijn enkele van de beste voorbeelden van e-mailuitnodigingen voor evenementen die je ook kunt gebruiken om het publiek en de gasten voor je evenement te vergroten.