Hoe organiseer je een succesvol virtueel evenement in 2023

Virtuele evenementen zijn het new-age-fenomeen geworden dat in 2020 tot een enorme hype groeide als gevolg van wereldwijde bewegingsbeperkingen.

Zelfs in 2021 blijven bedrijven zich testen met de beste evenementenkalender voor evenementenbeheer aangezien sommige landen nog steeds lockdowns in acht nemen in de nasleep van de COVID 19-pandemie.

 

Digitale marketing was altijd een ding. Nu doet het zich echter voor als een van de meest cruciale zakelijke marketingtools.

Het hosten van virtuele evenementen is dus de perfecte manier om zowel investeerders als kijkers te betrekken. Ze kunnen uw merk opbouwen, leads genereren en uzelf neerzetten als marktleider. Laten we meer kennis maken met het concept van virtuele evenementen.

 

 

Wat is een virtueel evenement en zijn diverse soorten?

Een virtueel evenement verwijst naar een georganiseerde activiteit waarbij individuen evenementen en hun inhoud online ervaren in plaats van persoonlijk samen te komen.

Deze evenementen kunnen variëren van grootschalige conventies met een overvloed aan aanwezigen of kleine vraag-en-antwoordsessies met een paar geïnvesteerde mensen. Virtuele evenementen vinden plaats in vele vormen. Sommige ervan zijn:

 

Virtuele conferenties

Virtuele conferenties vormen rond een live, complexe agenda inclusief keynotes, breakouts, sessies en meer, zoals persoonlijke conferenties. Het enige verschil is dat ze online worden gehost. 

 

Webinars

Een webinar verwijst naar een virtueel seminar over onderwerpen waar een gastheer een demo of lezing presenteert. Dit format is de beste optie om een ​​breder publiek te bereiken. In een webinar wordt PowerPoint presentaties worden de beste manier om uw ideeën te presenteren. U kunt een webinar hosten voor zowel uw medewerkers als publiek.

 

How-to's en tutorials

Deze tutorials of How-to-evenementen blijven perfect om nieuwe producten te lanceren, veelgestelde vragen te beantwoorden en verschillende tips, trucs en instructies te onthullen.

 

Interne hybride evenementen

 Deze virtuele evenementen kunnen verkoopkick-offs en bedrijfsbrede evenementen organiseren. Daarnaast is het ook geschikt voor trainingen en afdelingsvergaderingen. Het is het meest geschikt voor bedrijven met werknemers in verschillende landen om ze samen te brengen. 

 

Nu we kennis hebben opgedaan over virtuele evenementen, gaan we kijken hoe we ze strategisch kunnen hosten.

 

Stel doelen en maak een activiteitenkaart

Elk online of offline evenement vereist een goed geplande strategie om op de best mogelijke manier uitgevoerd te worden.

Identificeer het doel van het organiseren van uw virtuele evenement en maak een activiteitenkaart met de stapsgewijze informatie.

Rondom de volgende vragen kun je je doelen stellen:

• Hoe wilt u uw evenement live of on-demand hosten?
• Welk platform wil je kiezen?
• Wie worden jouw sprekers?
• Wie is je ideale publiek?
• Hoe uw evenement promoten?
• Hoe verder met inschrijven?
• Wie worden jouw sponsoren?
• Hoe ga je KPI's volgen?

 

Kies de datum en tijd 

Stel de juiste datum en tijd in voor uw evenementen, ongeacht hun grootte of platform, om een ​​maximum aan deelnemers te verzamelen. Zorg ervoor dat geen concurrerende evenementen of feestdagen de aanwezigheid van uw klanten verstoren.

Houd rekening met tijdzone-overwegingen als u zich richt op wereldwijde bezoekers. Doe vooraf onderzoek terwijl u de tijd en datum voor uw evenement selecteert. 

 

Stel budgetten in

Het opstellen van het budget voor uw virtuele evenement is een must voordat u de juiste technologie gebruikt. Het zal u helpen om de kosten te bepalen van alles om uw evenement te organiseren.

De kerninvestering bij virtuele evenementen ligt in het financieren van de juiste promoties en platforms voor virtuele evenementen. Blijf het budget dienovereenkomstig segmenteren voordat u verder gaat met de activiteiten.

 

Kies het juiste platform

Webinars

 Een webinar is een online presentatie die in realtime wordt gehouden. Een presentator deelt zijn scherm om door te nemen schuifdekken tijdens het vertellen van de gebeurtenis.

Ontwerp presentaties met professionele PowerPoint-sjablonen om ze aantrekkelijker en opvallender te maken. Zoom, Google Meet, Cisco Webex zijn enkele geweldige platforms om webinars te hosten. Je kunt ook andere vinden geweldige webinar-platforms ook voor u om uit te kiezen op de markt.

 

Verhalen op sociale media

Technologieën integreren verschillende spannende en interactieve elementen, zoals live verhalen op sociale media, in uw virtuele evenement, waardoor het boeiend wordt.

Je kunt video's en tutorials delen of zelfs live interactieve sessies hosten met je publiek. Voeg speciale effecten toe, stel vragen of huur een influencer in.

 

Livestream via sociale media

Elk social media platform heeft tegenwoordig een live video functie. Livestreams zorgen voor meer betrokkenheid dan gewone video's.

U kunt elk platform voor sociale media kiezen en livesessies houden om uw diensten te promoten. Bijvoorbeeld Instagram Live, Facebook Live, Twitter Live en LinkedIn Live.

 

Maak gebruik van een evenementenkalender

Maak je je zorgen over het systematisch afhandelen van zoveel evenementenplanning? Het bijhouden van een evenementenkalender is jouw sleutel tot een succesvol virtueel evenement. Modern Events Calendar (MEC) van Webuns is een van de beste plug-ins voor WordPress-evenementenkalender. 

 

Een evenementenkalender helpt u bij het snel en naadloos beheren van uw evenementen. Ontdek de gebruiksvriendelijke interface, verschillende functies zoals boeken, betalingen en meer dan 50 weergave-indelingen.

Met deze all-inclusive evenementenkalender kunt u elk virtueel evenement probleemloos organiseren. 

 

Promoot uw virtuele evenement

Effectieve promotie is een van de belangrijkste factoren die voor een groot deel het succes van je online evenement bepalen. Het is absoluut noodzakelijk om uw doelgroep via digitale kanalen te bereiken.

Je kunt betaalde advertenties gebruiken of op je social media kanalen posten met de details van je evenement. 

 

Zorg er ook voor dat u de registratie- of aanwezigheidslink voor uw evenement opneemt om een ​​maximale opkomst en bekendheid te garanderen. Hier een paar gouden tips om je virtuele evenement te promoten: 

• Selecteer uw beste talent omdat ze uw verkoopargument weergeven
• Promoot uw evenement op populaire evenementpagina's en -sites
• Maak opvallende advertenties
• Markt via de juiste influencers en kanalen
• Maak gebruik van zoekwoorden voor SEO-optimalisatie
• Voer pre-event buzz uit om uw publiek te prikkelen met quizzen en polls
• Stuur emails 

 

Bereid uw team voor op technische problemen

Bereid je voor met een plan B als je plan A op technische problemen stuit voordat je virtuele evenement een kickstart geeft. Zelfs online evenementen kunnen op het laatste moment leiden tot technische problemen.

Het is mogelijk dat u de internetverbinding verliest of dat het scherm vastloopt. Voer altijd een test uit om problemen te identificeren en te elimineren, zodat uw bezoekers een soepele ervaring kunnen garanderen.

 

Benadruk het belang van de betrokkenheid van het publiek 

Virtuele evenementen moeten zo toegankelijk en boeiend mogelijk zijn. Het is twee keer zo uitdagend om de aandacht van uw virtuele publiek vast te houden dan offline vanwege afleiding.

Houd dus de stroom van interactie vast om uw publiek aan hun schermen verslaafd te houden. Volg deze tips voor een vruchtbare betrokkenheid van het publiek:

• Prachtige glijbanen
• Functionele lettertypen met een grote lettergrootte
• Hoog kleurcontrast
• Bijschriften, afbeeldingen en gesproken tekst waar nodig
• Polls en quizzen
• Tussen en na het evenement Q&A-sessies 

 

Feedback van het publiek verzamelen 

Verzamel feedback van het publiek zodra je virtuele evenement voorbij is. Het zal u helpen om hun oprechte reactie te krijgen met betrekking tot het succes of de tekortkomingen van uw evenement.

Stuur vervolgonderzoeken via e-mail of geef ze een link naar Google-formulieren of andere alternatieven om hun inzichten te delen over wat hen interesseerde en wat niet.

 

Tot slot

Virtuele evenementen zijn nuttige en verrijkende manieren om mensen over de hele wereld te bereiken. De manier waarop het landschap evolueert, digitale platforms blijven virtuele evenementen leiden.

Met de bovengenoemde tips voor virtuele evenementen kunt u succesvolle online evenementen organiseren met behulp van de juiste planning, strategisch denken en marketingvaardigheden. 

 

Doordachte virtuele evenementen kunnen een grens trekken tussen succesvolle zakelijke ondernemingen en gemiste kansen.

Vorm prachtige presentaties en stel uw evenementenkalenders samen met MEC voor een onvergetelijke ervaring.

Volg deze tips en zorg vandaag nog voor onvergetelijke digitale evenementen.