Ведение бизнеса на платформе WordPress сопряжено с длинным списком дел.
Вы управляете своим сайтом, пишете контент, работаете с клиентами, и где-то посередине всего этого вы также пытаетесь спланировать мероприятие.
Возможно, это вебинар, посвященный запуску продукта, местная встреча для налаживания деловых связей или ежегодная конференция для вашей отрасли.
Каким бы ни было мероприятие, обычно верно одно: вы не сможете всё сделать сами. И, честно говоря, вам не стоит пытаться.
Это руководство предназначено для владельцев бизнеса и команд, которые используют WordPress в качестве основной платформы и хотят улучшить навыки делегирования задач по планированию мероприятий, избегая при этом сбоев в работе.
Почему задачи по организации мероприятий отнимают так много времени
Большинство людей недооценивают, сколько мелких задач необходимо выполнить для планирования даже скромного мероприятия.
Вам предстоит создать страницы регистрации, отправить электронные письма, согласовать расписание выступлений спикеров, написать посты для социальных сетей и настроить последовательность последующих действий.
Каждая задача по отдельности кажется выполнимой. Но вместе они быстро становятся непосильными.
Для компаний, работающих на WordPress, это, в частности, добавляет дополнительный технический аспект:
Установка или настройка плагинов для мероприятий, настройка интеграции платежных систем, тестирование регистрационных форм и обеспечение корректной работы всего на мобильных устройствах.
На одни только эти действия могут уйти часы.
Хорошая новость в том, что почти все эти задачи можно делегировать. Вам просто нужна четкая система для этого.
Начните с того, чтобы отделить то, что можете сделать только вы.
Прежде чем передавать задачи, уделите десять минут тому, чтобы записать все задачи, связанные с предстоящим мероприятием. Затем просмотрите список и отметьте те, которые действительно требуют вашего участия или принятия решений.
Задачи, которые должны остаться с вами надолго:
- Определение темы и общего направления мероприятия.
- Утверждение окончательной повестки дня
- Выбор основных докладчиков или участников дискуссий.
- Утверждение бюджетов или принятие важных решений по выбору поставщиков.
Задачи, которые можно безопасно делегировать:
- Настройка и тестирование страницы регистрации на мероприятие в WordPress.
- Написание и планирование писем-напоминаний
- Управление объявлениями в социальных сетях
- Координация действий с поставщиками или представителями места проведения мероприятия.
- Обновление страницы мероприятия с добавлением новой информации.
- Ответы на часто задаваемые вопросы участников.
Вероятно, вы обнаружите, что ваш список дел, которые нужно сделать самому, окажется короче, чем ожидалось.
Кому можно делегировать полномочия?
Это зависит от размера вашей команды. Если у вас есть сотрудники, то, скорее всего, у вас уже есть люди, которые могут выполнять определенные задачи в соответствии со своими навыками.
Член команды, отвечающий за контент, может писать тексты для мероприятий. Тот, кто управляет вашей административной панелью WordPress, может заниматься настройкой плагинов и тестированием регистрации.
Но не у каждой компании, работающей с WordPress, есть большая команда.
Возможно, вы работаете в одиночку или вдвоем. В этом случае привлечение сторонних специалистов имеет большой смысл. Один из вариантов, который оказался полезным для многих владельцев малого бизнеса, — это... нанять виртуального помощника Кто сможет взять на себя выполнение повторяющихся, отнимающих много времени задач:
Обновление страниц, рассылка электронных писем, ответы на запросы участников и поддержание порядка в календаре мероприятий.
Главное — четко сформулировать, что именно вам нужно от того, кого вы привлекаете к работе. Расплывчатые инструкции приводят к переделке и разочарованию с обеих сторон.
Управляйте событиями из своего приложения.
В некоторых случаях проблему можно решить, выбрав идеальное приложение для своих нужд. Например, календарь событий, который очень прост в использовании, или мобильное приложение, которое позволит вам с легкостью управлять мероприятиями в любое время и в любом месте.
Одно из этих приложений Modern Events CalendarЭто один из лучших календарей событий для WordPress на рынке. мобильное приложение MEC Это поможет вам легко управлять мероприятиями из любого места без ноутбука.
Настройка инфраструктуры мероприятий WordPress в первую очередь
Прежде чем делегировать задачи, убедитесь, что настройка вашего мероприятия в WordPress готова к передаче другому лицу. Ваши инструменты и рабочие процессы должны быть достаточно простыми, чтобы ими мог пользоваться кто-то другой, не звоня вам каждые пять минут.
Выберите надежный плагин для обработки событий.
Такие варианты, как The Events Calendar, EventOn или системы продажи билетов на основе WooCommerce, широко используются и хорошо документированы. Выберите один и придерживайтесь его.
Если у человека, которому вы делегируете задачу, возникнут проблемы, то благодаря большому сообществу пользователей этих инструментов, найти ответы будет легко.
Создавайте шаблоны для повторяющихся задач.
Если вы регулярно проводите мероприятия, разработайте шаблоны электронных писем, шаблоны страниц регистрации и форматы публикаций в социальных сетях. Таким образом, тому, кто будет заниматься организацией вашего следующего мероприятия, не придется каждый раз начинать с нуля.
Документируйте свой процесс
Простой контрольный список или пошаговый документ могут значительно облегчить задачу. Запишите:
- Как получить доступ к плагину событий
- Как добавить категории билетов
- Где найти активы бренда
- К кому обратиться за конкретными согласованиями?
Для этого не обязательно использовать что-то сложное. Общий документ Google Docs прекрасно подойдёт.
Делегирование технической стороны WordPress
Именно здесь многие владельцы бизнеса колеблются. Бэкенд WordPress может показаться чем-то, к чему должны прикасаться только они. Но при правильной настройке передать его другому специалисту вполне реально.
Технические задачи мероприятия, которые безопасно делегировать:
- Настройка страницы регистрации — После того, как вы определитесь с деталями мероприятия, кто-то другой сможет создать страницу, используя ваш шаблон. По возможности предоставьте им доступ к тестовой среде, чтобы они могли протестировать страницу перед запуском.
- Настройка плагина — Настройка системы продажи билетов, платежных шлюзов и писем с подтверждением в основном сводится к выполнению пошаговых инструкций. При наличии четкой документации это не требует дополнительных действий. deep Знание WordPress.
- Тестирование форм — Прежде чем страница мероприятия будет опубликована, кто-то должен проверить весь процесс регистрации от начала до конца. Это утомительно, но важно, и эту задачу идеально делегировать.
- Обновление после мероприятия — После мероприятия часто требуется обновить или перенаправить страницы. Это простая работа, не требующая вашего внимания.
Делегирование коммуникационной стороны
Коммуникация на мероприятии включает в себя много повторяющейся работы по написанию текстов и планированию. Именно здесь происходит большая часть взаимодействия участников с мероприятием, поэтому это важно. Но не всё должно исходить непосредственно от вас.
В сотрудничестве с тем, кто занимается коммуникациями, необходимо создать:
- Последовательность электронных писем перед мероприятием (подтверждение, напоминание за неделю, напоминание за день)
- Публикации в социальных сетях для объявления, обратного отсчета и подведения итогов мероприятия.
- Документ с часто задаваемыми вопросами (FAQ) для ответов на распространенные вопросы участников.
После того, как вы напишете и утвердите эти документы, выполнение можно полностью передать вам. Ваша задача на этом этапе — только проверить и утвердить документы, а не писать каждое письмо с нуля.
Четкое изложение задач значительно упрощает работу.
Главная причина неудач при делегировании задач заключается не в некомпетентности человека, которому вы передали поручение. Обычно дело в слишком расплывчатом задании.
«Создать страницу мероприятия» для вас означает нечто иное, чем для кого-то другого.
В грамотное техническое задание для любого мероприятия следует включить:
- Как должен выглядеть конечный результат
- Какие конкретные плагины или инструменты WordPress вам понадобятся?
- Доступ к учетной записи или где найти учетные данные
- Крайний срок и любые промежуточные проверки.
- К кому обратиться, если что-то непонятно?
На первый взгляд это может показаться дополнительной работой, но тщательное составление технического задания сэкономит вам гораздо больше времени в дальнейшем. Вы избежите переписки, ошибок и повторной работы.
Осуществление контроля без чрезмерного контроля
Делегирование не означает исчезновение. Вам по-прежнему необходимо оставаться в курсе событий, особенно на первых нескольких мероприятиях, проводимых с использованием этого подхода.
Простой способ сделать это — организовать короткие проверки на ключевых этапах:
- Как только страница регистрации будет готова и протестирована
- После того, как все электронные письма будут составлены и запланированы,
- За день до начала мероприятия проводится окончательная проверка.
Не обязательно вести долгие беседы. Достаточно короткого сообщения типа «страница регистрации протестирована и готова» со ссылкой для проверки.
По мере того, как вы будете укреплять доверие к тому, кто выполняет работу, вы сможете сократить количество проверок.
В конце концов, вы обнаружите, что события развиваются в основном сами по себе, и лишь в немногих случаях для принятия решений действительно потребуется ваше участие.
После мероприятия: Делегирование заключительных мероприятий
Люди часто хорошо делегируют задачи на этапе планирования, а затем забирают все обратно после завершения мероприятия. Но задачи, выполняемые после мероприятия, также можно делегировать.
Что можно передать после мероприятия:
- Отправка благодарственных писем участникам после мероприятия.
- Предоставление записей или ресурсов зарегистрированным участникам.
- Сбор отзывов посредством опроса после мероприятия.
- Обновление страницы мероприятия в WordPress, чтобы отобразить информацию о прошедшем мероприятии.
- Сбор данных о посещаемости или подготовка базового отчета.
Ни один из этих методов не требует от вас каких-либо конкретных действий, и вместе они в значительной степени помогут вам. вовлекайте участников после вашего мероприятияПередайте их дальше с той же ясностью, которую вы использовали на этапе планирования.
Инструменты, упрощающие делегирование полномочий.
Несколько инструментов упрощают весь процесс планирования мероприятий на основе WordPress:
- Trello или Asana — для управления задачами, чтобы все могли видеть, что уже сделано, а что еще не выполнено.
- Google Drive — для обмена документами, брифами, фирменными материалами и шаблонами.
- Slack или аналогичный мессенджер — для быстрой связи без длинных цепочек электронных писем.
- Роли пользователей WordPress — позволяют предоставлять членам команды или помощникам необходимый уровень доступа, не передавая им полный административный контроль.
Заключение
Планирование мероприятий не обязательно должно означать бессонные ночи и суету в последнюю минуту. Для компаний, использующих WordPress, инструменты и специалисты, которые могут помочь, обычно более доступны, чем кажется.
Настоящие перемены происходят в мышлении: нужно принять тот факт, что вам не нужно делать все в одиночку, и приложить усилия, чтобы помочь другим добиться успеха.
Начните с малого. Выберите две-три задачи из вашего следующего мероприятия и распределите их между участниками, четко обозначив задачу. Посмотрите, как пойдет. Совершенствуйте процесс.
Со временем у вас сформируется система событий, которая будет работать без чрезмерных затрат ресурсов.
