Сравнение 11 лучших платформ для организации мероприятий на 2026 год – руководство для принятия решений.

Краткий ответ: Платформы для управления мероприятиями, сравниваемые в этом руководстве, решают разные операционные задачи. Cvent подходит для сложных корпоративных программ, Bizzabo специализируется на B2B-маркетинге мероприятий, а Eventbrite сочетает продажу билетов с поиском подходящей платформы. Whova и EventMobi ориентированы на участие посетителей, а RingCentral Events разработан для виртуального и гибридного форматов. WordPress с плагином для мероприятий — это альтернатива для организаций, которые хотят, чтобы веб-сайт мероприятия, календарь, регистрация и продажа билетов оставались под их контролем.

Начните с определения необходимого рабочего процесса, формата мероприятия, количества участников, технических ресурсов и самых сложных операционных требований. Большой список функций не имеет значения, если платформа не может справиться с той частью мероприятия, которая вызывает у вашей команды наибольшие трудности.

Если вы оцениваете продукт WordPress, а не хостинг-пакет, ознакомьтесь с нашей информацией. программное обеспечение для управления событиями страница для Modern Events Calendar. Webnus разрабатывает MEC; приведенное ниже сравнение оценивает более широкий рынок и рассматривает WordPress как одну из платформ.

Платформы для управления мероприятиями: краткий обзор лучших вариантов.

– Лучший вариант для сайта мероприятия, который вы контролируете: WordPress плюс плагин для проведения мероприятий

– Идеально подходит для сложных корпоративных мероприятий: Cvent

– Лучший вариант для команд, занимающихся B2B-маркетингом мероприятий: Bizzabo

– Лучше всего подходит для посещения платных мероприятий и поиска подходящих вариантов на рынке: Eventbrite

– Наилучший доступный вариант «все в одном»: Зохо за кулисами

– Лучшее место для налаживания деловых контактов и активного участия в конференции: Вова

– Идеально подходит для детальной организации конференций: СобытияAir

– Идеально подходит для корпоративных портфелей мероприятий и сервисной поддержки: Stova

– Лучше всего подходит для настраиваемых сайтов регистрации и мероприятий: Свуго

– Лучше всего подходит для мобильных приложений для мероприятий и взаимодействия на месте проведения: ИвентМоби

– Лучший вариант для проведения виртуальных и гибридных мероприятий: RingCentral События

Что включает в себя платформа для управления мероприятиями?

Платформы для управления мероприятиями помогают организаторам планировать, продвигать, проводить и оценивать мероприятия. В зависимости от продукта, это может включать в себя веб-сайт мероприятия, приглашения, регистрацию, оплату билетов, выбор сессий, управление спикерами, регистрацию участников, печать бейджей, мобильное приложение, виртуальные сессии, инструменты для спонсоров, опросы и отчетность.

Ни один продукт не обязан выполнять все эти задачи. Для проведения местного семинара может потребоваться лишь публичная страница, онлайн-оплата и список участников. Для многонациональной конференции могут понадобиться процессы утверждения, координация поездок, синхронизация CRM, контроль доступа, сбор лидов и отчетность по десяткам мероприятий.

Вот почему сравнение платформ для управления мероприятиями только по количеству функций вводит в заблуждение. Сначала определите, какая часть мероприятия сложнее всего управляется. Это решение сузит круг вариантов быстрее, чем электронная таблица со 100 флажками.

Какая платформа для управления мероприятиями вам нужна?

Сравниваемые здесь платформы для управления мероприятиями делятся на пять основных групп. Выбор правильной платформы. category Первый способ позволит отсеять больше неподходящих товаров, чем сравнение сотен отдельных характеристик.

Комплексы корпоративных мероприятий

Такие продукты, как Cvent, EventsAir и Stova, охватывают многие этапы жизненного цикла мероприятий. Они созданы для больших команд, множества программ мероприятий, детальной системы разрешений и сложной отчетности. Выбор лучшей платформы управления мероприятиями для крупного отдела может оправдать более длительный процесс продаж и внедрения.

Билетные торговые площадки

Eventbrite объединяет инструменты организаторов с общедоступной площадкой для поиска мероприятий. Этот уровень поиска может помочь концертам, занятиям, благотворительным мероприятиям и общественным событиям привлечь людей, которые уже ищут, что посетить. Следует уделить особое внимание комиссиям за билеты и брендингу платформы.

Размещенные комплексные платформы

Bizzabo, Zoho Backstage, Whova, Swoogo и EventMobi объединяют страницы мероприятий, регистрацию, коммуникации и инструменты для участников в единый хостинг-сервис. Их приоритеты различаются, поэтому проверьте, что именно является центральным элементом продукта: маркетинг, регистрация, мобильное приложение или организация мероприятий на месте.

Виртуальные и гибридные платформы для мероприятий

RingCentral Events специализируется на онлайн-площадках, сессиях, нетворкинге, спонсорских площадках и участии аудитории. Несколько других инструментов, описанных в этом руководстве, также поддерживают эту функцию. virtual eventsОднако это не означает, что виртуальная форма проведения мероприятий является их главным преимуществом. Лучшая платформа для управления мероприятиями, ориентированная на онлайн-формат, должна сделать удаленное производство и участие центральным элементом продукта.

WordPress плюс плагин для проведения мероприятий

WordPress — это система управления контентом, а не самостоятельная платформа для управления мероприятиями. Добавьте подходящий плагин для мероприятий, и он сможет обеспечить отображение списков мероприятий, календарей, регистрации, продажи билетов и страниц организаторов на веб-сайте, который вы контролируете. Этот вариант дает вам больше прав собственности, но вашей команде или агентству придется заниматься хостингом, обслуживанием, безопасностью, резервным копированием и совместимостью плагинов.

Сравнение платформ для управления мероприятиями по сценариям использования и форматам.

В данном сравнении платформ управления мероприятиями основное внимание уделяется наиболее очевидной роли каждого варианта, модели ценообразования и основным компромиссам, а не подсчету функций.

Опция	Лучше всего	Форматы мероприятий	Главная сила	Подход к ценообразованию
WordPress плюс плагин для проведения мероприятий	Собственные площадки для мероприятий	Очное, виртуальное, гибридное	Контроль над веб-сайтом, контентом и настройками.	Расходы на хостинг, плагины, платежи и техническое обслуживание.
Cvent	Крупные и сложные программы мероприятий	Очное, виртуальное, гибридное	Организация масштабных корпоративных мероприятий	Индивидуальная цитата
Bizzabo	B2B маркетинговые команды	Очные, виртуальные, гибридные, вебинары	Маркетинг и опыт участников	Индивидуальная цитата
Eventbrite	Публичные мероприятия с билетами	В основном очные мероприятия с поддержкой онлайн-формата.	Продажа билетов и поиск подходящей площадки для продажи	Размер сборов за оплаченные билеты варьируется в зависимости от рынка.
Зохо за кулисами	Небольшие и средние команды	Очное, виртуальное, гибридное	Доступный универсальный набор инструментов	Бесплатные и платные планы
Вова	Конференции и ассоциации	Очное, виртуальное, гибридное	Нетворкинг и участие участников	Индивидуальная цитата
СобытияAir	Детальная организация конференции	Очное, виртуальное, гибридное	Регистрация, логистика, тезисы докладов и инструменты для работы на месте.	Индивидуальная цитата
Stova	Портфели корпоративных мероприятий	Очное, виртуальное, гибридное	Комплексная платформа плюс услуги.	Индивидуальная цитата
Свуго	Настраиваемая регистрация	Очные, виртуальные, гибридные, вебинары	Логика регистрации и фирменные сайты мероприятий	Годовая подписка с дополнительными услугами.
ИвентМоби	Взаимодействие через мобильные устройства и на местах	Очное, виртуальное, гибридное	Приложение для мероприятий и инструменты для участников	Индивидуальная цитата
RingCentral События	Виртуальные и гибридные мероприятия	Виртуальные, гибридные, вебинары	Онлайн-производство и взаимодействие с аудиторией	Варианты на основе плана и индивидуальные варианты

Модели ценообразования могут меняться и варьироваться в зависимости от страны, объема мероприятия, количества участников, срока действия контракта и дополнительных услуг. Перед покупкой ознакомьтесь с актуальной информацией о ценах на сайте поставщика или его коммерческим предложением.

Как мы сравнивали платформы для организации мероприятий

Это редакционное сравнение, основанное на текущих официальных страницах продукта, документации и ценах. Оно не является практическим лабораторным тестом.

Каждый вариант должен был соответствовать четко определенному сценарию использования в управлении событиями и предоставлять достаточно актуальной информации для оценки его места на рынке. Мы сравнивали продукты по одним и тем же практическим вопросам:

– Какие форматы мероприятий он поддерживает?

– В каком из этих рабочих процессов он наиболее эффективен?

– Охватывает ли это регистрацию, коммуникации, взаимодействие с участниками и отчетность?

– Какой объем подготовительных работ и текущего администрирования потребуется?

– Цены являются публичными, платными, по подписке или рассчитываются по запросу?

– Какие компромиссы следует рассмотреть покупателю, прежде чем подписывать договор?

Раскрытие информации: Webnus развивается Modern Events CalendarЭто плагин для организации мероприятий в WordPress. В данном руководстве WordPress рассматривается как единая платформа, использующая те же практические критерии, что и хостинговые сервисы. Modern Events Calendar не указан в качестве отдельной записи.

11 платформ для управления мероприятиями: сравнение на 2026 год.

1. WordPress плюс плагин для мероприятий: лучший вариант для сайта мероприятий, который вы контролируете.

Лучше всего подходит для: WordPress предоставляет наилучший подход к платформе управления событиями, когда события должны оставаться частью веб-сайта, принадлежащего организации, с возможностью контроля над дизайном, контентом, URL-адресами и обработкой данных.

WordPress идёт по другому пути, нежели продукты типа «программное обеспечение как услуга», описанные ниже. Вы выбираете хостинг, тему, плагин для мероприятий, инструменты оплаты и любые маркетинговые интеграции. В результате, в зависимости от выбранного плагина и расширений, могут поддерживаться повторяющиеся списки мероприятий, календари, страницы организатора и места проведения, регистрация, продажа билетов и ссылки на онлайн-мероприятия.

Эта модель особенно полезна, когда мероприятия поддерживают более широкую контентную стратегию или стратегию работы с членами организации. Музей может публиковать выставки наряду с редакционным контентом. Компания, занимающаяся обучением, может интегрировать курсы со своим существующим сайтом. Ассоциация может хранить информацию о мероприятиях, ресурсах и членстве в рамках одного домена.

Компромисс заключается в ответственности за техническую работу. Кто-то должен управлять обновлениями, резервным копированием, безопасностью, производительностью, платежами и совместимостью между плагинами. Дополнительные расходы также могут накапливаться, поэтому сравнивайте полную стоимость установки, а не начальную цену одного плагина.

Если этот подход подходит, вы можете сравнение ведущих плагинов WordPress для мероприятий Прежде чем принимать решение. Отдельное руководство о том, как это сделать. Создайте сайт мероприятия с помощью WordPress. объясняет процесс настройки.

Выберите этот вариант, если: Владение собственным веб-сайтом и его гибкость имеют большее значение, чем передача управления всей системой одному поставщику.

2. Cvent: лучше всего подходит для сложных корпоративных мероприятий.

Оптимально для: Крупные организации, проводящие множество мероприятий, особенно когда регистрация, организация мероприятий на месте, поиск площадки, транспорт, интеграция и отчетность по портфелю должны работать согласованно.

Платформа для управления мероприятиями Cvent Включает в себя брендированные сайты мероприятий, регистрацию, платежи, выбор программы, коммуникации, отчетность, мобильные инструменты для участников, а также регистрацию и выдачу бейджей на месте. Более широкий набор продуктов также охватывает поиск площадок и корпоративные программы мероприятий.

Cvent может стать лучшим выбором платформы для управления мероприятиями, когда одна система должна поддерживать сложные программы, операции на месте проведения и отчетность по портфелю проектов. Централизованная команда организаторов мероприятий может применять общие процессы к конференциям, внутренним совещаниям, выездным мероприятиям и программам для клиентов, одновременно связывая данные об участниках с другими бизнес-системами.

Такой широкий охват также повышает риски внедрения. Небольшие команды могут обнаружить, что приобретают больше системы, чем им нужно. Уточните, что входит в предлагаемый пакет, какие модули оплачиваются дополнительно, как определяется объем интеграции данных и какой объем обучения администраторов требуется.

Цены: Цена рассчитывается индивидуально. Стоимость контракта зависит от ассортимента продукции и программы мероприятия.

Выберите этот вариант, если: Управление, масштабируемость и отчетность по различным событиям важнее, чем быстрая самостоятельная настройка.

3. Bizzabo: лучший вариант для команд, занимающихся B2B-маркетингом мероприятий.

Лучше всего подходит для: Bizzabo по праву входит в список лучших платформ для управления мероприятиями для команд, которые рассматривают мероприятия как измеримый канал B2B-маркетинга.

Bizzabo Поддерживает очные, виртуальные, гибридные и вебинарные форматы. На страницах продукта представлены веб-сайты мероприятий, регистрация, мобильные приложения, регистрация и выдача бейджей на месте, взаимодействие с аудиторией, интеграции и аналитика.

Bizzabo наиболее целесообразно использовать, когда команда организаторов мероприятия тесно сотрудничает с отделами генерации спроса, полевого маркетинга или клиентского маркетинга. Это позволяет этим командам получить общее представление о содержании мероприятия, регистрации, участии и последующих действиях, вместо того чтобы хранить данные в отдельных инструментах.

В процессе оценки командам следует точно определить путь участника. Необходимо подтвердить, что является встроенной функцией, что требует интеграции, а какие локальные или производственные сервисы являются отдельными. Это важно, когда программа включает как небольшие повторяющиеся мероприятия, так и несколько масштабных конференций.

Цены: 499/пользователь в месяц или по запросу.

Выберите этот вариант, если: Для эффективного взаимодействия организаторов мероприятий с B2B-маркетингом и вовлечением участников необходима тесная связь.

4. Eventbrite: лучший вариант для платных мероприятий и поиска интересных событий.

Оптимально для: Eventbrite может стать лучшим вариантом программного обеспечения для управления мероприятиями, если основными требованиями являются публичная доступность и простая продажа билетов.

Eventbrite Приложение объединяет инструменты для продажи билетов и регистрации с потребительской торговой площадкой. Организаторы могут создавать страницы мероприятий, предлагать различные типы билетов, принимать онлайн-платежи, отправлять электронные письма о мероприятиях, использовать маркетинговые инструменты и регистрировать участников с помощью приложения для организаторов.

Наиболее очевидным отличием является маркетплейс. Если люди еще не знакомы с вашим брендом, появление там, где они ищут местные или актуальные мероприятия, может помочь. Программное обеспечение также знакомо многим покупателям билетов, что может упростить процесс оформления заказа.

Компромисс заключается в модели комиссионных сборов и ограниченном контроле по сравнению с собственным сайтом мероприятия. Размер комиссионных сборов за платные билеты различается в зависимости от страны и может меняться, поэтому рассчитайте их, исходя из ожидаемой цены билета и размера заказа. Также проверьте сроки выплат, обработку возвратов, экспорт данных, брендинг страниц и какие маркетинговые инструменты требуют дополнительных затрат.

Цены: Бесплатные мероприятия могут быть включены в список без взимания платы организатором. Для платных мероприятий действуют условия продажи билетов и обработки платежей, которые различаются в зависимости от региона.

Выберите этот вариант, если: Быстрая продажа билетов для широкой публики и привлечение посетителей на торговую площадку важнее, чем полный контроль над процессом покупки.

5. Zoho Backstage: лучшее доступное универсальное решение.

Оптимально для: Небольшие и средние организации, которым нужен единый инструмент для создания страниц мероприятий, регистрации, общения с участниками и организации мероприятий в день их проведения.

Зохо за кулисами Поддерживает очные, виртуальные и гибридные мероприятия. Его инструменты охватывают веб-сайт, программу, спикеров, спонсоров, регистрацию, продажу билетов, проверку присутствия, сессии, участие аудитории и аналитику. Организации, уже использующие другие продукты Zoho, также могут оценить привычную среду для работы с учетными записями и интеграций.

Backstage занимает промежуточное положение между базовой системой продажи билетов и крупным корпоративным пакетом решений. Команда может организовать профессиональную конференцию или внутреннее мероприятие, не создавая множество отдельных сервисов.

Главный вопрос оценки — глубина анализа. Протестируйте рабочие процессы, которые нетипичны для вашей программы, такие как сложные пути утверждения, особые правила использования бейджей, расширенная отчетность для спонсоров или пользовательское перемещение данных. Универсальный продукт может охватывать распространенные случаи, но при этом требовать обходных путей для решения специализированных задач.

Цены: Бесплатные и платные планы Доступны. Ограничения тарифных планов и включенные функции различаются.

Выберите этот вариант, если: Вам нужен широкий набор инструментов для работы с событиями, но при этом вы не планируете начинать с проекта по корпоративным продажам.

6. Whova: лучший вариант для налаживания контактов на конференциях и вовлечения участников.

Оптимально для: Whova — серьёзный кандидат на звание лучшей компании по организации мероприятий для конференций, ориентированных на нетворкинг, сессии и активное участие участников.

Вова Он объединяет регистрацию, инструменты для составления программы, управление спикерами и сессиями, бейджи, самостоятельную регистрацию, объявления и функции приложения для мероприятия. Его удобство для участников ориентировано на нетворкинг, дискуссии, составление личных планов и активное участие до и во время мероприятия.

Это делает Whova привлекательной, когда мобильная версия не является дополнительной опцией в брошюре. На многосекции конференции приложение может стать удобным местом, где участники планируют сессии, вносят изменения, общаются с коллегами и взаимодействуют с организаторами.

Не оценивайте приложение изолированно. Изучите также задачи административной панели организатора, включая изменения в регистрации, импорт данных, учет количества участников сессий, взаимодействие со спонсорами, экспорт данных и составление отчетов после мероприятия. Также убедитесь, какие функции остаются доступными после окончания мероприятия.

Цены: Стоимость рассчитывается индивидуально, в зависимости от требований мероприятия.

Выберите этот вариант, если: Активность участников в плане налаживания контактов и использования мобильных устройств является ключевым показателем качества мероприятия.

7. EventsAir: лучший вариант для детальной организации конференций.

Лучше всего подходит для: EventsAir может стать лучшей платформой для управления мероприятиями, когда необходимо обеспечить постоянную связь между тезисами докладов, спикерами, поездками, логистикой и работой на месте проведения мероприятия.

СобытияAir Включает в себя регистрацию, тезисы докладов, рабочие процессы для докладчиков, программу мероприятия, составление бюджета, логистику, мобильное приложение, регистрацию участников, киоски, печать бейджей, инструменты для экспонентов, сбор контактных данных, гибридную трансляцию и отчетность.

Продукт выделяется, когда сложная работа ведется за регистрационной формой. Научным конгрессам и крупным конференциям может потребоваться сбор заявок, их рассмотрение, распределение сессий, координация докладчиков, организация размещения и поддержание связи между участниками в течение всего дня мероприятия.

Такой масштаб требует времени на освоение. Во время демонстрации попросите показать ваш самый сложный рабочий процесс от начала до конца, а не просто общий обзор. Уточните обязанности по настройке, обучение, имеющееся на месте оборудование, охват технической поддержки и то, как работает отчетность в рамках нескольких версий мероприятия.

Цены: На основе цитат.

Выберите этот вариант, если: Организация конференций и управление программой требуют больших усилий, чем продвижение мероприятий.

8. Stova: лучше всего подходит для корпоративных портфелей мероприятий и сервисной поддержки.

Оптимально для: Организации, проводящие смешанный портфель мероприятий, включающих очные, виртуальные и гибридные мероприятия, отвечающие корпоративным требованиям.

Stova Компания предоставляет услуги по регистрации, созданию контента для мероприятий, вовлечению участников, брендингу, аналитике, регистрации на месте, выдаче бейджей, работе киосков и управлению портфолио. Также компания предлагает профессиональные услуги и поддержку командам, нуждающимся в помощи при проведении сложных мероприятий.

Это название может быть незнакомо читателям старой версии этой статьи. Stova объединила Aventri, MeetingPlay и eventcore.Таким образом, Aventri больше не должен фигурировать в качестве отдельной текущей рекомендации.

Покупателям следует оценить как соответствие платформы, так и объем предоставляемых услуг. Спросите, какие задачи остаются за вашей командой, какие могут быть выполнены Stova, и как меняется поддержка в зависимости от региона и даты мероприятий. Также стоит проверить, как существующие процессы или интеграции времен Aventri соотносятся с текущим продуктом.

Цены: 3 тарифных плана, начиная с 1995 долларов США плюс плата за каждую регистрацию.

Выберите этот вариант, если: Вам нужны корпоративные технологии для организации мероприятий с возможностью добавления экспертных услуг и сервисов по проведению.

9. Swoogo: лучший выбор для настраиваемых сайтов регистрации и мероприятий.

Оптимально для: Организаторам мероприятий необходимы фирменные пути регистрации, условная логика, повторяемые сайты мероприятий и интеграция с существующим бизнес-процессом.

Свуго Основная часть продукта ориентирована на регистрацию и маркетинг мероприятий. Он также предоставляет веб-сайты мероприятий, инструменты для рассылки электронных писем, регистрацию участников, бейджи, мобильное приложение, инструменты для экспонентов и отелей, интеграции, аналитику, центр мероприятий и дополнительный рабочий процесс для приглашения спикеров.

Возможность настройки регистрации полезна, когда разные группы участников должны видеть разные вопросы, цены, сессии или сообщения. Это может подойти агентствам, командам полевого маркетинга, мероприятиям в высших учебных заведениях и компаниям, проводящим множество мероприятий на основе общих шаблонов.

Swoogo не позиционируется как недорогой инструмент для редких встреч. Его Цена указана за год.Некоторые возможности продаются в качестве обновлений. Перед сравнением предложения с предложениями других поставщиков, покупателям следует указать необходимое количество пользователей, доменов, приложений, функций на месте, поддержки и дополнительных модулей.

Цены: Годовая подписка стоит 11 800 долларов, с возможностью расширения для корпоративных клиентов и платными обновлениями.

Выберите этот вариант, если: Логика регистрации и контроль над брендом имеют значение, и ваша команда проводит достаточно мероприятий, чтобы оправдать создание ежегодной платформы.

10. EventMobi: лучшее решение для мобильных приложений для мероприятий и взаимодействия на месте проведения.

Оптимально для: Для ассоциаций, конференций и внутренних мероприятий, где важны приложение, регистрация, общение с участниками и деятельность спонсоров.

ИвентМоби Предлагает веб-сайты для мероприятий и регистрацию, регистрацию участников и печать бейджей, сбор контактных данных, мобильные приложения для мероприятий, инструменты для виртуальных мероприятий, нетворкинг, назначение встреч, опросы, аналитику и интеграции.

Платформа заслуживает внимания, если участникам необходимо единое удобное мобильное приложение для просмотра программ, оповещений, контактов, контента и участия. Организаторы также могут использовать эту же среду для поддержки экспонентов и сбора отзывов.

Как и в случае с любым приложением, вопрос его внедрения является частью решения о продукте. Узнайте, как участники получают доступ к приложению, существуют ли бесплатные варианты для вашего случая, как контент обновляется на месте проведения мероприятия и какие данные могут получать спонсоры или экспоненты. Тщательно изучите инструменты регистрации и отчетности, а также интерфейс для участников.

Цены: Стоимость рассчитывается исходя из требований мероприятия, но также предлагаются два плана, начиная от 3500 долларов за мероприятие или 7900 долларов в год.

Выберите этот вариант, если: В центре внимания программы — удобство использования мобильных устройств участниками и коммуникация в день мероприятия.

11. RingCentral Events: лучший выбор для проведения виртуальных и гибридных мероприятий.

Оптимально для: RingCentral Events может стать лучшим вариантом программного обеспечения для управления мероприятиями, когда виртуальное производство важнее, чем логистика площадки.

RingCentral СобытияКомпания, ранее известная как Hopin Events, предоставляет услуги по созданию фирменных страниц мероприятий, инструменты для потоковой передачи и производства контента, сцены и сессии, возможности для нетворкинга, зоны для спонсоров или выставок, функции взаимодействия с аудиторией, аналитику и интеграцию с бизнес-платформами.

Это наиболее целенаправленный вариант управления виртуальными мероприятиями в этом списке. Он может поддерживать реализацию маркетинговой программы виртуальных мероприятий, от регистрации и брендированных онлайн-пространств до прямых трансляций и контента после мероприятия. Такая направленность полезна, когда качество производства и участие удаленной аудитории важнее, чем логистика площадки или поездки.

Гибридные мероприятия требуют тщательной оценки, поскольку одной лишь платформы недостаточно для объединения двух аудиторий. Уточните, как видео с места проведения мероприятия будет поступать на платформу, кто будет заниматься производством, как будут взаимодействовать удаленные и очные участники, и какие данные об участии будут поступать в вашу CRM-систему. Подтвердите ограничения по количеству участников и организаторов для рассматриваемого плана.

Цены:Тарифные планы начинаются от 99 долларов в месяц и достигают 299 долларов в месяц. Ограничения и включенные функции различаются в зависимости от плана.

Выберите этот вариант, если: Виртуальное производство и онлайн-участие — это основа мероприятия.

Как сравнить платформы управления событиями для вашего рабочего процесса

Сравниваемые в этом руководстве платформы для управления мероприятиями следует оценивать с учетом вашего повторяющегося рабочего процесса, технических ресурсов, общей стоимости и самых сложных операционных требований.

1. Начните с мероприятия, в котором вы участвуете чаще всего.

Выбирайте мероприятие, которое будет повторяться, а не исключение, проводимое раз в год. Запишите его формат, количество участников, модель билетов, количество сессий, роли организаторов и необходимые отчеты. Если у крупной ежегодной конференции есть нестандартные потребности, решите, должна ли основная платформа покрывать их или можно добавить специализированный сервис для этого мероприятия.

2. Составьте карту полного пути участника.

Отслеживайте участника от момента приглашения или ознакомления с информацией до регистрации, оплаты, напоминаний, регистрации на мероприятие, сессий, нетворкинга, опросов и последующих действий. Отмечайте все места, где данные перемещаются в другую систему. Это позволяет выявить проблемы интеграции и передачи данных, которые обычно скрываются в списках функций.

3. Разделяйте требования и предпочтения.

Отсутствие необходимой функции влечет за собой бизнес-последствия. Желательная функция — это просто удобство. Может потребоваться поддержка платежей в нужной валюте. А вот выбор из 30 шаблонов страниц может быть и не нужен. Это различие предотвращает ситуацию, когда привлекательные дополнительные функции перевешивают основные операционные задачи.

4. Рассчитывайте общую стоимость, а не заявленную цену.

Включите в расчет стоимость настройки, подписки или обработки заявок, обработки платежей, дополнительных мест администратора, мобильных приложений, оборудования для бейджей, поддержки, интеграций, виртуального производства и рабочего времени внутреннего персонала. Для WordPress включите хостинг, платные расширения, техническое обслуживание и разработку. Для корпоративных инструментов укажите минимальные требования к внедрению и условиям контракта.

5. Протестируйте сложный рабочий процесс.

Не тратьте время на демонстрацию, наблюдая за тем, как поставщик создает простую страницу мероприятия. Представьте реальную ситуацию: групповая регистрация с подтверждением, многоплановая программа с ограниченным количеством мест, возврат средств после переноса билета или изменение места проведения в последнюю минуту. Попросите поставщика показать, как работает именно этот случай.

6. Проверьте параметры доступа к данным и выхода.

Уточните, что именно вы можете экспортировать, в каком формате и как быстро. Спросите, что произойдет со страницами мероприятий, записями, данными участников и отчетами после окончания контракта. Эти детали важны, даже если вы рассчитываете на длительное сотрудничество.

Вопросы, которые следует задать во время демонстрации платформы на мероприятии.

– Какие этапы нашего рабочего процесса включены в предложенный план?

– Для каких функций требуется другой продукт, интеграция или платное дополнение?

– Как обрабатываются оплаченные билеты, налоги, возвраты средств, отмены и аннулирования платежей?

– Могут ли разные типы участников проходить разные процедуры регистрации?

– Что может изменить наша команда без помощи подрядчиков или разработчиков?

– Как система обрабатывает дублирующиеся контакты и синхронизацию CRM?

– Что произойдет, если при регистрации отключится интернет?

– Какая поддержка доступна в часы проведения мероприятия и в указанном часовом поясе?

– Можно ли экспортировать все данные об участниках, уровне вовлеченности и финансовые данные?

– Каковы ограничения на мероприятия, участников, пользователей, электронные письма, хранилище и потоковую передачу?

– Как долго хранятся записи, страницы событий и отчеты?

– Какие требования к нашей внутренней команде будут предъявляться к нашему первому мероприятию?

Какую из сравниваемых платформ для управления мероприятиями следует выбрать?

Среди сравниваемых платформ для управления мероприятиями правильный выбор — это та, которая устраняет вашу самую сложную операционную проблему, не внедряя при этом больше платформ, чем может администрировать ваша команда.

Для масштабной корпоративной программы начните с Cvent, Stova или EventsAir. Для B2B-маркетинга сравните Bizzabo и Swoogo. Для продажи билетов на мероприятия Eventbrite — наиболее очевидный вариант для начала. Для участия в конференциях внимательно изучите Whova и EventMobi. Для виртуальных и гибридных мероприятий включите RingCentral Events в свой список кандидатов. Zoho Backstage — практичный компромиссный вариант для команд, которым нужны широкие возможности хостинга.

Если организация мероприятия должна быть частью вашего собственного веб-сайта, и ваша команда готова самостоятельно заниматься технической настройкой, выбирайте WordPress в сочетании с плагином для мероприятий. Этот вариант не обязательно дешевле или проще, но он предлагает уровень контроля над сайтом и контентом, которого могут не хватать при использовании хостинговых платформ.

Перед подписанием договора проведите тестирование продукта в одном реальном сценарии, рассчитайте стоимость каждого необходимого компонента и поговорите с людьми, которые будут его администрировать, каждую неделю. Их ежедневный рабочий процесс станет финальной проверкой. Для начала вы можете ознакомиться с нашим сравнением того, как... Modern Events Calendar и Календарь событий Создание и управление мероприятиями.