ست طرق لنقل الملفات بأمان

يعد مشاركة الملفات ضرورة في عالم الأعمال حيث يتعين على الشركات مشاركة مستندات مختلفة مع شركاء الأعمال والموظفين والعملاء والوكالات الحكومية والبائعين.

لكن مع تعرض الشركات من جميع الأحجام للهجمات الإلكترونية على مدار الساعة، لا يمكن للشركات أن تتهاون في أمن مشاركة الملفات .

يستخدم المتسللون بشكل متزايد تقنيات متطورة لاعتراض البيانات أثناء نقلها، ودمج التعليمات البرمجية الضارة في الملفات، واستغلال الثغرات الأمنية في تطبيقات نقل الملفات.

طرق يمكنك من خلالها نقل الملفات بأمان

كيف تحمي عملك مع تزايد المخاطر الأمنية وتطورها كل يوم؟

فيما يلي، سنستعرض كيفية مشاركة شركتك للمستندات الرقمية :

الفاكس مع البريد الإلكتروني

هل تذكرون أجهزة الفاكس؟ تلك الأجهزة الضخمة التي كان عليك إدخال مستنداتك فيها وطلب رقم فاكس المستلم لإرسالها عبر الهاتف؟

يوجد الآن نسخة رقمية من هذا النظام، وهي آمنة ومريحة مثل إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني سواء كان ذلك من خلال نظام البريد الإلكتروني للشركة أو فاكس Gmail.

الفاكس عبر الإنترنت هو تقنية حديثة تستخدم واجهة ويب بدلاً من جهاز مادي.

إنه يوفر طريقة فعالة وغير مكلفة وغير مؤلمة لإرسال المستندات.

كل ما عليك فعله هو مسح مستند ورقي أو إنشاء مستند Word وإرفاقه برسالة بريد إلكتروني وإدخال رقم الفاكس للمستلم واسم خدمة الفاكس في شريط العناوين وسيبدأ الأمر.

تقوم خدمات الفاكس الموثوقة عبر الإنترنت بإرسال المستندات عبر اتصالات مشفرة وتحتفظ بسجل لكل عملية إرسال، وهذا هو السبب في أن الفاكس لا يزال شائعًا في مجالات الرعاية الصحية والقانونية والمالية.

تشفير رسالتك

على الرغم من أن معظم مزودي خدمات التخزين السحابي يقدمون شكلاً من أشكال التشفير، إلا أنه لا يمكنك الاعتماد عليه دائمًا لتأمين بياناتك.

إذا استولى لص أو موظف مارق على جهازك، فيمكنه بسهولة عرض ملفاتك السحابية وتنزيلها، حيث إن معظم مقدمي الخدمة يبقونك مسجلاً الدخول بشكل افتراضي.

بالنسبة للملفات الحساسة، ابحث عن التشفير التام بين الطرفين، حيث يتم تشفير الملفات على جهازك ولا يمكن فك تشفيرها إلا من قبل الأشخاص الذين تشاركها معهم. تقدم العديد من خدمات التخزين السحابي هذه الميزة الآن، وأحيانًا فقط في باقات الأعمال.

لحسن الحظ، تسمح لك بعض التطبيقات بنقل ملفاتك السحابية إلى مجلد مشفر.

لا يمكن لأحد الوصول إلى هذا المجلد دون إدخال كلمة المرور.

تتيح لك الأدوات الأخرى تشفير مجلداتك قبل تحميلها عبر الإنترنت.

بروتوكول نقل الملفات الآمن (SFTP)

على الرغم من وجود تقنيات أحدث، إلا أن طريقة نقل الملفات التقليدية مثل SFTP ليست عرضة للاختراق الناجح وتعتبر خيارًا أكثر موثوقية.

SFTP هو بروتوكول يستخدم اتصالاً آمنًا لتحميل البيانات وتنزيلها من الخادم.

تأكد فقط من تشفير بياناتك على الخادم الذي تستخدمه نظرًا لعدم تخزينها بتنسيق مشفر.

استخدام التشفير بالمفتاح العام

يتم استخدام حل أمان البيانات هذا لحماية الملفات والدلائل والأجهزة من الوصول غير المصرح به.

ويستخدم مفتاحين منفصلين: مفتاح عام ومفتاح خاص.

يتم توفير المفتاح العام للعامة، في حين يتم الاحتفاظ بالمفتاح الخاص بأمان من قبلك.

لا يمكن فك تشفير الملفات المقفلة بالمفتاح العام إلا باستخدام المفتاح الخاص، بينما لا يمكن الوصول إلى الملفات المقفلة بالمفتاح الخاص إلا باستخدام المفتاح العام.

استخدم روابط مشاركة آمنة مع حدود

عند مشاركة الملفات من خدمة التخزين السحابي، لا تكتفِ بإرسال رابط مفتوح. قيّد الوصول لأشخاص محددين، وحدد تاريخ انتهاء صلاحية، وأضف كلمة مرور كلما أمكن، وعطّل التنزيل للمستندات التي تحتاج فقط إلى عرضها. فعّل المصادقة الثنائية على كل حساب يمكنه الوصول إلى ملفات العمل المشتركة، حتى لا تكفي كلمة المرور المسروقة وحدها.

مع هذا الحل، لن تضطر إلى القلق بشأن مشاركة رموز الوصول الخاصة بك مع الموظفين.

تدريب وتثقيف الموظفين

يُعدّ العنصر البشري أحد العوامل الرئيسية في معظم الحوادث الأمنية. وقد أظهر تقرير فيريزون السنوي للتحقيقات في اختراقات البيانات باستمرار أن غالبية الاختراقات تنطوي على عنصر بشري، مثل التصيد الاحتيالي أو سرقة بيانات الاعتماد أو الأخطاء البسيطة.

إن الأخطاء مثل إرسال البيانات الحساسة إلى مستلمين غير صحيحين، وتنزيل ملفات ضارة، واستخدام كلمات مرور ضعيفة، وتكوين الأنظمة بشكل خاطئ للسماح بالوصول غير المرغوب فيه، وتخزين مفاتيح التشفير بشكل غير آمن، كلها تؤدي إلى إنشاء ثغرات يستغلها المهاجمون.

قم بإنشاء سياسة لأمن البيانات وقم بتدريب موظفيك عليها، وقم بإبقاء الجميع على اطلاع بأحدث التهديدات، مثل رسائل البريد الإلكتروني التصيدية التي يتم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي، لتقليل الأخطاء المكلفة.

يجب على الجميع معرفة الإجراءات التي يجب اتباعها عند نقل الملفات أو تخزينها وما يجب فعله في حالة حدوث خرق.

راجع نهج نقل الملفات الخاص بك

سواء كنت تشارك مستندات العمل مع موظف أو تنقل بيانات العملاء إلى منصة آمنة، فيجب أن تكون طرق نقل البيانات الخاصة بك خالية من الأخطاء.

يجب أن تكون الملفات آمنة أثناء النقل ومحمية بتدابير متقدمة للتحكم في الوصول أثناء تخزينها.