Als kleines Unternehmen sollten Sie den Datenschutz berücksichtigen. Datenschutzrichtlinien werden auch als Datenschutzhinweise bezeichnet. Sie schützen die Rechte Ihrer Nutzer und ermöglichen Ihnen gleichzeitig die Einhaltung der Datenschutzgesetze.
Datenschutzrichtlinien sind außerdem eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Vertrauenswürdigkeit als Unternehmen zu demonstrieren. Sie zeigen, dass Sie die Privatsphäre Ihrer Nutzer respektieren. Wenn Sie dies zeigen, ist es wahrscheinlicher, dass Verbraucher mit Ihnen Geschäfte machen.
Mit anderen Worten: Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, sollten Sie eine Datenschutzrichtlinie für Ihre WordPress-Site erstellen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche verschiedenen Komponenten Ihre Datenschutzrichtlinie enthalten sollte.
Aber zuerst:
Warum Sie eine Datenschutzrichtlinie benötigen
Eine Datenschutzrichtlinie ist eine gesetzliche Anforderung, wenn Sie in bestimmten Rechtsräumen tätig sind. Die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Uniongilt beispielsweise für EU-Bürger in zwei Fällen: wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen anbietet oder das Online-Verhalten überwacht. Das bedeutet, dass Sie auch dann, wenn Sie in den USA ansässig sind und Waren an eine Person mit Sitz in Deutschland verkaufen, unter das Gesetz fallen. Das Gesetz schreibt vor, dass Sie Daten nach sieben Datenschutzgrundsätzen verarbeiten müssen:
- Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz
- Zweckbegrenzung
- Datenminimierung
- Genauigkeit
- Speicherbeschränkung
- Datensicherheit, Integrität und Vertraulichkeit
- Verantwortlichkeit
Die Anforderung einer Datenschutzrichtlinie unterliegt den Grundsätzen der DSGVO hinsichtlich Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz sowie Datensicherheit, Integrität und Vertraulichkeit. Sie müssen nicht nur Transparenz gegenüber Ihren Datensubjekten gewährleisten. Sie müssen auch die Datensicherheit gewährleisten, indem Sie im Rahmen der organisatorischen Datensicherheit eine Datenschutzrichtlinie in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufnehmen.
Abgesehen von den rechtlichen Anforderungen kann eine Datenschutzrichtlinie auch für Ihr Unternehmen von Vorteil sein. Denn mit einer Datenschutzrichtlinie zeigen Sie potenziellen Kunden, dass sie Ihnen ihre Daten anvertrauen können. Das kann sich positiv auf Ihr Geschäft auswirken.
So erstellen Sie eine Datenschutzrichtlinie für Ihre Website
So erstellen Sie eine Datenschutzrichtlinie für Ihre Website:
Bereitstellung von Informationen zur Datenerfassung und -verwendung
Ihre Datenschutzrichtlinie muss die Art der personenbezogenen Daten beschreiben, die Sie erfassen. Ihre Nutzer müssen wissen, welche personenbezogenen Daten Sie benötigen, wie z. B. Postanschrift, Familienstand, Sozialversicherungsnummer, Name und E-Mail-Adresse. Je nach Art Ihres Unternehmens benötigen Sie möglicherweise auch Kontaktdaten und Kreditkarteninformationen.
Geben Sie möglichst viele Details an, um Missverständnisse zu vermeiden. Palo Alto Software listet beispielsweise die spezifischen Informationen seiner DatenerhebungspraktikenSie liefern auch Beispiele für das, was sie benötigen:
Nachdem Sie die Daten angegeben haben, erläutern Sie, wie Ihr Unternehmen die gesammelten Daten verwenden wird. Stellen Sie sicher, dass Sie auch klare Informationen zu den konkreten Daten bereitstellen, die Sie weitergeben.
Informieren Sie Ihre Kunden darüber, wie Sie ihre personenbezogenen Daten erhalten haben, ob von einem Dienstleister, einem Geschäftspartner oder Cookies.
Außerdem muss Ihre Datenschutzerklärung für Kleinunternehmen Ihre Kunden darüber informieren, wie lange Sie deren Daten speichern. Geben Sie an, wie Sie mit den Kundendaten umgehen, wenn diese nicht mehr benötigt werden, z. B. durch Anonymisierung oder Löschung.
Erläutern Sie die Rechte an personenbezogenen Daten
Nutzer haben das Recht, auf ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen, deren Berichtigung oder Löschung zu verlangen und der Verwendung ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke zu widersprechen. Sie haben außerdem das Recht, auf Anfrage eine Kopie der über sie gespeicherten Daten zu erhalten.
Wenn Sie eine Datenschutzrichtlinie für Ihre Website erstellen, erläutern Sie die Datenschutzrechte Ihrer Kunden. Erleichtern Sie Ihren Kunden die Ausübung ihrer Rechte, indem Sie entsprechende Links in der Erklärung bereitstellen.
Erwähnen Sie außerdem, welche Schritte zur Korrektur erforderlich sind. Sie können eine E-Mail-Adresse angeben und eine Erfassungssoftware nutzen, um Kunden den sicheren Versand von Dokumenten per E-Mail zu erleichtern. Alternativ können Sie ein Formular erstellen, mit dem Benutzer ihre Einwilligung widerrufen können.
Über das Formular können sie außerdem auf ihre Daten zugreifen, diese bearbeiten und löschen.
Sicherheitspraktiken einbeziehen
In diesem Abschnitt geht es um die sensible Balance zwischen Datenschutz und Sicherheit. Erklären Sie, wie Sie den Schutz der persönlichen Daten Ihrer Nutzer gewährleisten und gleichzeitig deren Datenschutzrechte wahren.
Geben Sie daher die Strategien an, die Sie zur Gewährleistung einer sicheren Datenübertragung implementieren. Diese Offenlegung ist nach den Gesetzen der Europäischen Union und Australiens erforderlich, insbesondere wenn grenzüberschreitender Datentransfer ist besorgt.
Sie können auch festlegen, dass Sie die Nutzer unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 72 Stunden, über einen Verstoß informieren. Sie müssen in solchen Fällen natürlich sicherstellen, dass diese spezielle Bestimmung eingehalten wird. Andernfalls verstoßen Sie gegen Datenschutzgesetze wie die Datenschutz.
Die Offenlegung dieser Datenschutzpraktiken ist in einigen Ländern gesetzlich vorgeschrieben. Selbst wenn dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, können Sie potenziellen Kunden durch die transparente Darstellung dieser Praktiken in Ihrer WordPress-Datenschutzrichtlinie die Sicherheit geben, mit Ihnen Geschäfte machen zu können.
Daten zu Richtlinienänderungen und -aktualisierungen einfügen
Wenn Sie eine Datenschutzrichtlinie für Ihre Website erstellen, beschreiben Sie, wann sich Ihre Datenschutzrichtlinie für kleine Unternehmen voraussichtlich ändern wird und wie Sie dies kommunizieren möchten. Aktualisierungen können Änderungen bei der Datenerfassung, -speicherung und -nutzung umfassen. Im Rahmen Ihrer Datenschutzrichtlinie sollten Sie auch erläutern, wie Sie Ihre Nutzer informieren, insbesondere wenn Sie planen, ihre Daten für andere Zwecke zu verwenden.
Palo Alto Software hält es einfach. Das Unternehmen gibt an, dass die Datenschutzrichtlinie jederzeit aktualisiert werden kann. Die Nutzer werden außerdem gebeten, die Änderungen zu überprüfen und zur Kenntnis zu nehmen:
Es reicht jedoch nicht aus, diese Änderungen nur auf Ihrer Datenschutzseite zu veröffentlichen. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Nutzer auch darüber informiert sind, dass Sie diese Änderungen vorgenommen haben. MeWe beispielsweise nutzt seine Datenschutzseite, um Website-Besucher von Anfang an darüber zu informieren, was bei Aktualisierungen der Richtlinie passiert:
Informieren Sie Ihre Zielgruppe mit einem Popup-Fenster auf Ihrer WordPress-Seite über Aktualisierungen Ihrer Datenschutzrichtlinien. Sie können Ihre Ankündigung auch in den sozialen Medien veröffentlichen. Sorgen Sie dafür, dass Sie viele Follower haben, damit mehr Menschen Ihren Beitrag sehen. Wenn Sie Ihre Ankündigung auf Instagram veröffentlichen, sollten Sie zuerst Follower auf Instagram gewinnen. Wenn Sie Ihre Ankündigung auf Facebook veröffentlichen, sollten Sie auch Ihre Facebook-Follower erhöhen. Machen Sie dasselbe für die anderen sozialen Medien, auf denen Sie Ihre Ankündigung veröffentlichen. Alternativ können Sie Ihren Nutzern E-Mails über die Aktualisierungen Ihrer Datenschutzrichtlinien senden. Um sicherzustellen, dass diese E-Mails die gewünschten Empfänger erreichen, müssen Sie die E-Mail-Adressen verifizieren.
Genau das macht Reddit. In Ihrer E-Mail sollten Sie das Datum der Aktualisierung der Datenschutzrichtlinie, den Link zur aktualisierten Datenschutzrichtlinie und eine Liste der wichtigsten Änderungen gegenüber der alten Datenschutzrichtlinie angeben.
Fügen Sie eine Opt-out-Möglichkeit hinzu
Ihre Datenschutzrichtlinie sollte eine Opt-out-Option für Verbraucher enthalten, die den Verkauf ihrer personenbezogenen Daten nicht wünschen. Der California Consumer Privacy Act beispielsweise schreibt Unternehmen ausdrücklich vor, in den Datenschutzrichtlinien ihrer Websites einen Abschnitt „Meine personenbezogenen Daten nicht verkaufen“ zu veröffentlichen.
Sie sollten in Ihre Datenschutzrichtlinie auch einen Abschnitt aufnehmen, in dem Ihre Verwendung von Cookies (sofern Sie diese verwenden) und die Möglichkeit der Deaktivierung dieser Cookies durch die Benutzer erläutert werden.
Vereinfacht ausgedrückt ist ein Cookie eine Datei, die an den Computer eines Nutzers gesendet wird, wenn dieser Ihre WordPress-Site besucht. Sobald der Nutzer Ihre Site erneut besucht, kann der Server dieses Cookie vom lokalen Computer abrufen und ihn über die vorherigen Aktivitäten des Nutzers auf der Site informieren. Cookies können Unternehmen wie Ihrem helfen, den Browserverlauf eines Nutzers auf der Site und die Art der von ihm angesehenen Informationen zu ermitteln.
Geben Sie in Ihrer Datenschutzrichtlinie an, wie Benutzer diese Cookies oder Tracker bei Bedarf deaktivieren können.
Angenommen, Ihre WordPress-Site lässt Besucher unter 13 Jahren zu. Gemäß dem US-amerikanischen Children’s Online Privacy Protection Act sollte Ihre Datenschutzrichtlinie auch Anweisungen dazu enthalten, wie Eltern Informationen anzeigen, bearbeiten oder löschen können, die ihre Kinder auf der Site teilen.
Nach geltendem Datenschutzrecht haben Verbraucher das Recht, auf ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen und diese zu aktualisieren. Ihre Datenschutzrichtlinie sollte Kunden nicht nur über dieses Recht informieren, sondern auch erklären, wie sie ihre Daten einsehen, korrigieren und sogar löschen können. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Ihr Geschäftsmodell erfordert, dass Benutzer ein Konto erstellen, E-Mail-Adressen bestätigen und den Datenschutzbestimmungen zustimmen.
Schreiben Sie in einfacher Sprache
Verbraucher werden sich zunehmend darüber im Klaren, wie Unternehmen mit den von ihnen weitergegebenen Informationen umgehen. Unnötig komplexe oder vage Datenschutzrichtlinien können Nutzer abschrecken. Schwer verständliche Richtlinien können die Wahrscheinlichkeit verringern, dass sie mit Ihnen Geschäfte abschließen.
Verwenden Sie daher eine einfache Sprache, um den Kunden die Art der benötigten Informationen zu erklären. Hier sind einige Tipps zum Schreiben eine leicht verständliche Datenschutzrichtlinie:
- Schreiben Sie für Ihre Zielgruppe:
- Halten Sie Ihre Sätze einfach und vermeiden Sie Fachjargon
- Teilen Sie Ihre Richtlinie in verständliche Abschnitte auf
- Sprechen Sie in einem Konversationston und verwenden Sie die aktive Stimme
Einige der größten Marken nutzen KI, um ihre SaaS-Inhalte zu schreiben. Ebenso können Sie einen Content-Generator nutzen, der Sie bei der Erstellung der Datenschutzrichtlinie Ihrer WordPress-Site unterstützt.
Fazit
Für kleine Unternehmen, die Kundendaten erfassen, ist eine Datenschutzrichtlinie unerlässlich. Die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien ist oft gesetzlich vorgeschrieben.
Beachten Sie diese Tipps beim Erstellen einer Datenschutzrichtlinie für Ihre WordPress-Website. Informieren Sie sich über die Datenerfassung und erläutern Sie Ihre Datenschutzrechte. Geben Sie Informationen zu Richtlinienänderungen und -aktualisierungen, Opt-outs und Datenschutzpraktiken an. Schreiben Sie außerdem in einfacher Sprache.
Letztendlich schützt diese Datenschutzrichtlinie die privaten Informationen Ihrer Kunden und Sie vor Haftung.
