Virtuelle Meetings 101: Meetings wie ein Profi durchführen

In den letzten Jahren hat sich die Geschäftskommunikation dramatisch verändert. Die zunehmende Telearbeit und der technologische Fortschritt haben zu virtuellen Meetings geführt und die Art und Weise, wie wir uns vernetzen, zusammenarbeiten und kommunizieren, nachhaltig verändert. 

Aktuelle Studien haben gezeigt, dass mittlerweile über 80 % der Arbeitnehmer Videokonferenzen für entscheidend in ihrem Arbeitsleben halten.

Virtuelle Meetings, die über Plattformen wie Microsoft Teams stattfinden, bieten einzigartige Vorteile wie Komfort, Flexibilität und Kosteneffizienz. Sie haben sich rasant von einer optionalen Kommunikationsform zu einem unverzichtbaren Bestandteil unseres Berufslebens entwickelt. Virtuelle Meetings sind in verschiedenen Branchen zum Standard geworden – von kleinen Teambesprechungen bis hin zu großen internationalen Konferenzen.

Die Navigation in diesem neuen Terrain kann jedoch eine Herausforderung darstellen. Mit den richtigen Fähigkeiten und Kenntnissen, virtual events Virtuelle Meetings können schnell zu produktiven und angenehmen Erlebnissen werden. Deshalb ist es von größter Wichtigkeit, die Kunst der Durchführung virtueller Meetings zu beherrschen.

Dieser Blogbeitrag bietet Ihnen eine umfassende Anleitung zur richtigen Etikette virtueller Meetings in „Virtuelle Meetings 101“, damit Sie Ihre Meetings im digitalen Zeitalter professionell durchführen können.

Virtuelle Meetings verstehen

Virtuelle Meetings, auch Online- oder Remote-Meetings genannt, sind Echtzeit-Interaktionen über das Internet. Teilnehmer von verschiedenen Standorten aus können sich über Audio-, Video- und Textmedien verbinden und kommunizieren. Diese Meetings überwinden geografische Barrieren und ermöglichen Einzelpersonen und Unternehmen eine nahtlose Interaktion, unabhängig von ihrem Standort.

Mehrere Plattformen ermöglichen virtual events, jedes mit einzigartigen Merkmalen:

MEC Virtual Events Addon

Ein wertvolles Tool für die Verwaltung virtueller Meetings und Events. Virtual Events Das Add-on vereinfacht die Planung, Einladung von Teilnehmern und Verwaltung des Meetings selbst. Durch die Kompatibilität mit verschiedenen Videokonferenzplattformen ist die Zugänglichkeit für alle Teilnehmer gewährleistet.

Darüber hinaus bietet es wichtige Funktionen wie Ereigniserinnerungen und Teilnehmerverwaltung, wodurch die Produktivität und Effektivität gesteigert wird. Herausforderungen.

Zoom

Bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche, Zoom bietet hochwertige Video- und Audiokonferenzen. Es unterstützt Bildschirmfreigabe und Aufzeichnung von Besprechungen und verfügt über Breakout-Räume für kleinere Gruppendiskussionen innerhalb einer größeren Besprechung.

Microsoft Teams

Teams ist in die Microsoft Office Suite integriert und ermöglicht die einfache Zusammenarbeit an Dokumenten während Besprechungen. Es bietet außerdem Chat-Funktionen, Dateifreigabe und anpassbare Hintergründe.

Google Meet

Als Teil von Google Workspace lässt sich Meet in Tools wie Google Kalender und Gmail integrieren. Es bietet Live-Untertitel, einen Low-Light-Modus und Funktionen zur Geräuschunterdrückung.

Miro

Im Gegensatz zu herkömmlichen Videokonferenzen ist Miro eine visuelle Kollaborationsplattform mit anderer Meeting-Software. Es bietet interaktive Whiteboards, die sich perfekt für Brainstorming-Sitzungen und Projektplanung eignen.

Digitaler Wandkalender

Dieses innovative Tool hilft bei der einfachen Organisation und Planung virtueller Meetings. Es ist in verschiedene Plattformen integriert wie z. B. ZoomEs unterstützt Microsoft Teams und Google Meet und zeigt alle Ihre Meetings an einem Ort an.

Der digitale Wandkalender erinnert Sie außerdem an anstehende Meetings, sodass Sie keine wichtige Besprechung verpassen. Er ist ein hervorragendes Tool für Teams im Homeoffice , da er den Zeitplan aller Teilnehmer visuell darstellt und so eine bessere Koordination und ein effizientes Zeitmanagement fördert.

Vorteile virtueller Meetings

1. Convenience: Teilnehmer können jederzeit und überall an der Besprechung teilnehmen, wodurch Reisezeit und -kosten reduziert werden.
2. Erhöhte Beteiligung: Personen, die sich bei persönlichen Treffen normalerweise nicht zu Wort melden, fühlen sich in einer virtuellen Umgebung möglicherweise wohler, wenn sie ihren Beitrag leisten.
3. Kosteneffiziente Lösung: Unternehmen können Reise-, Unterkunfts- und Veranstaltungskosten sparen.
4. Record Keeping: Die meisten virtuelle Meetingplattformen ermöglichen Benutzern das schnelle Aufzeichnen und Transkribieren von Besprechungen zur späteren Verwendung.

Nachteile virtueller Meetings

1. Technische Probleme: Eine schlechte Internetverbindung sowie Hardware- oder Softwarefehler können Meetings stören.
2. Mangel an persönlicher Interaktion: In virtuellen Meetings können nonverbale Hinweise verloren gehen, was möglicherweise zu Missverständnissen führt.
3. Ablenkungen: Teilnehmer sind in ihrer Umgebung möglicherweise anfälliger für Ablenkungen als in einer kontrollierten Büroumgebung.
4. Zeitzonenunterschiede: Die Koordination von Besprechungszeiten über verschiedene Zeitzonen hinweg kann eine Herausforderung sein.

Trotz der Herausforderungen überwiegen die Vorteile virtueller Meetings oft die Nachteile, insbesondere in der heutigen Geschäftskommunikation. Mit den richtigen Strategien und Planungsinstrumenten können virtuelle Meetings genauso effektiv, wenn nicht sogar effektiver sein als traditionelle Präsenzmeetings.

Vorbereitung auf ein virtuelles Meeting

Genau wie bei traditionellen Präsenztreffen ist auch bei virtuellen Meetings die Vorbereitung entscheidend für den Erfolg. So gehen Sie vor:

Technisches Setup

Zuverlässige Internetverbindung : Nichts stört eine virtuelle Veranstaltung mehr als eine schlechte Internetverbindung. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine stabile und schnelle Verbindung verfügen, um Unterbrechungen während des Meetings zu vermeiden.

Geeignete Hardware und Software : Stellen Sie sicher, dass Ihr Gerät (Laptop, Desktop-PC, Tablet oder Smartphone) die erforderlichen Hardwarevoraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf der Meeting-Software erfüllt . Dazu gehören eine hochwertige Webcam und ein Mikrofon.

Professionelles Umfeld : Wählen Sie einen ruhigen Ort mit möglichst wenig Hintergrundgeräuschen. Der Hintergrund sollte professionell wirken, da er Ihren Gesamteindruck positiv beeinflusst. Ein virtueller Hintergrund kann eine gute Alternative sein, falls Ihre Umgebung nicht optimal ist.

Für diejenigen, die ihre Umgebung nicht immer kontrollieren können, bietet der Einsatz eines KI-gestützten Besprechungsnotizprogramms ein zusätzliches Maß an Professionalität – es unterdrückt aktiv Hintergrundgeräusche in Echtzeit, verbessert die Sprachverständlichkeit und erstellt automatisch Besprechungszusammenfassungen, sodass nichts Wichtiges verloren geht, unabhängig davon, von wo aus man teilnimmt.

Kommunikation vor dem Meeting

Durch eine effektive Kommunikation vor dem Meeting können Sie den Ton und die Erwartungen für Büromeetings festlegen und so zu produktiveren Sitzungen führen.

Einladungen versenden : Nutzen Sie ein Tool wie Google Kalender oder Outlook, um Einladungen zu Online-Meetings zu versenden . Geben Sie Datum, Uhrzeit (gegebenenfalls unter Berücksichtigung unterschiedlicher Zeitzonen) und den Link zur Teilnahme an der Sitzung an.

Agenda teilen : Versenden Sie die Agenda im Voraus. So wissen die Teilnehmenden, was sie erwartet und können sich entsprechend vorbereiten. Sie können Agenden mit Trello oder Asana erstellen und mit externen Teilnehmenden teilen.

Materialien vor dem Meeting : Falls die Teilnehmer Dokumente oder Präsentationen vor dem Meeting einsehen müssen, stellen Sie diese bitte im Voraus zur Verfügung. Nutzen Sie dafür Tools wie Google Drive oder Dropbox.

Indem Sie Zeit in eine gute Vorbereitung investieren, erhöhen Sie die Chancen auf einen reibungslosen Ablauf Ihres virtuellen Meetings und stellen sicher, dass die Teilnehmer sich voll und ganz an der Diskussion beteiligen und Beiträge liefern können.

Durchführung des virtuellen Meetings

Zur Durchführung eines erfolgreichen virtuellen Meetings gehört mehr als nur sich anzumelden und die Unterhaltung zu beginnen.

Hier sind einige wichtige Aspekte, die Sie bei einem virtuellen Anruf berücksichtigen sollten:

Etikette für virtuelle Meetings

Pünktlicher Beginn und Einhaltung des Zeitplans : Genau wie bei Präsenztreffen ist es auch bei virtuellen Meetings entscheidend, pünktlich zu beginnen und zu enden. Dies zeugt von Respekt vor der Zeit und den Zeitplänen der Teilnehmenden. Durch die Planung von Meetings wird sichergestellt, dass alle wichtigen Punkte der Tagesordnung innerhalb der vorgegebenen Zeit behandelt werden.

Festlegung von Grundregeln : Legen Sie klare Richtlinien für die Teilnahme und Interaktion fest. Bitten Sie die Teilnehmenden beispielsweise, ihre Mikrofone stummzuschalten, wenn sie nicht sprechen, um Hintergrundgeräusche zu minimieren, oder die Funktion „Hand heben“ für Fragen oder Anmerkungen zu nutzen. Diese Regeln tragen zur Aufrechterhaltung der Ordnung bei und stellen sicher, dass alle die Möglichkeit haben, sich einzubringen.

Diskussionen verwalten

Förderung der Teilnahme : Ermutigen Sie alle aktiv zur Teilnahme. Sie können Einzelpersonen direkt ansprechen oder offene Fragen stellen, um die Diskussion anzuregen.

Umgang mit Unterbrechungen : Bei Unterbrechungen den Raum verlassen oder das Gespräch höflich wieder auf das Thema lenken. Wenn jemand die Diskussion dominiert, taktvoll eingreifen und anderen die Möglichkeit geben, sich zu äußern.

Umgang mit technischen Problemen : Seien Sie geduldig und verständnisvoll, falls Teilnehmer auf technische Probleme stoßen. Halten Sie gegebenenfalls einen Ausweichplan bereit, z. B. eine Einwahlmöglichkeit für diejenigen, die Probleme mit dem Video haben.

Tools und Funktionen

Die meisten virtuellen Meeting-Plattformen bieten eine Reihe von Tools und Funktionen zur Verbesserung Ihrer Meetings:

• Bildschirm teilen: Damit können Sie Ihren Bildschirm mit anderen teilen. Dies ist nützlich für Präsentationen, die Demonstration eines Prozesses oder die Diskussion eines Dokuments.
• Virtuelle Hintergründe: Diese können Ihren natürlichen Hintergrund verdecken und Ihren Meetings eine professionelle Note oder ein bisschen Spaß verleihen.
• Breakout-RäumeAuf Plattformen wie ZoomSie können Ihr Meeting in kleinere Gruppen aufteilen, um gezieltere Diskussionen zu ermöglichen und anschließend alle wieder zusammenzubringen.
• Chat-Funktion: Teilnehmer können hier Fragen stellen oder Links teilen, ohne den Sprecher zu unterbrechen.

Durch die Einhaltung dieser Richtlinien können Sie sicherstellen, dass Ihre virtuellen Meetings mit Teammitgliedern nicht nur produktiv , sondern auch ansprechend und inklusiv für alle Teilnehmer sind.

Effektive Kommunikation in virtuellen Meetings

Effektive Kommunikation ist der Dreh- und Angelpunkt für ein gelungenes virtuelles Event. Es geht um mehr als nur um deutliches Sprechen; es geht auch um aktives Zuhören und die Interaktion mit anderen.

Hier sind einige Tipps zur Verbesserung Ihrer Kommunikation während virtueller Meetings:

Verbale und nonverbale Kommunikation

Deutlich sprechen : In virtuellen Umgebungen ist Ihre Stimme eines Ihrer wichtigsten Kommunikationsmittel. Sprechen Sie deutlich und in einem angemessenen Tempo und achten Sie auf die einwandfreie Funktion Ihres Mikrofons. Vermeiden Sie Fachjargon und komplexe Begriffe, die die Teilnehmenden verwirren könnten.

Angemessene Körpersprache : Auch wenn Sie nicht physisch anwesend sind, spielen nonverbale Signale wie Mimik, Gestik und Körperhaltung eine wichtige Rolle. Halten Sie Blickkontakt, indem Sie in die Kamera schauen, unterstreichen Sie Ihre Aussagen mit Gesten und achten Sie auf eine aufmerksame Körperhaltung.

Aktives Zuhören und Engagement

Aktives Zuhören : Dazu gehört, das Gesagte zu hören, zu verstehen und zu interpretieren. Zeigen Sie Ihre Aufmerksamkeit durch Nicken, verbale Bestätigung und Nachfragen.

Interaktion und Beteiligung fördern : Sprechen Sie die Teilnehmenden mit Namen an, fragen Sie nach ihren Meinungen und gehen Sie auf ihre Kommentare oder Fragen ein. Dadurch wird das Meeting anregender und produktiver.

Durchführung von Frage-und-Antwort-Sitzungen

Frage-und-Antwort-Runden sind oft der interaktivste Teil eines virtuellen Meetings. Hier sind einige Tipps für eine effektive Gestaltung:

• Legen Sie klare Richtlinien fest: Informieren Sie die Teilnehmer zu Beginn des Meetings darüber, wie und wann sie Fragen stellen können (z. B. über das Chatfenster, durch Handheben oder durch Warten auf eine festgelegte Frage-und-Antwort-Zeit).
• Mäßig Ziemlich: Stellen Sie sicher, dass jeder die Möglichkeit hat, seine Frage zu stellen. Sollte eine Person dominieren, bitten Sie sie höflich, mit ihren Fragen zu warten, bis die anderen dazu Gelegenheit hatten.
• Sei vorbereitetBereiten Sie sich anhand der Tagesordnung auf mögliche Fragen vor und beantworten Sie diese. Sollten Sie eine Frage nicht beantworten können, geben Sie dies ruhig zu und versprechen Sie, sich später darum zu kümmern.

Indem Sie sich auf diese Bereiche konzentrieren, können Sie die effektive Kommunikation in virtuellen Meetings fördern und sie für alle Teilnehmer produktiver und angenehmer gestalten.

Nachbereitung nach dem Meeting

Der Abschluss eines virtuellen Meetings bedeutet nicht das Ende der Verantwortlichkeiten. Ein entscheidender Teil des Prozesses besteht in der Nachbereitung des Meetings, um dessen Effektivität und Produktivität sicherzustellen.

Bedeutung von Follow-ups nach Meetings

Die Nachbereitung von Besprechungen dient mehreren wichtigen Zwecken:

• Sie stellen sicher, dass alle Teilnehmer mit den während des Meetings getroffenen Entscheidungen und zugewiesenen Aufgaben einverstanden sind.
• Sie stellen ein Protokoll des Meetings zur späteren Bezugnahme bereit.
• Sie halten die Dynamik aufrecht und stellen sicher, dass die im Meeting besprochenen Ideen und Maßnahmen in die tatsächliche Arbeit umgesetzt werden.

Versenden von Sitzungsprotokollen und Aktionspunkten

Besprechungsprotokoll : Dieses Protokoll dokumentiert detailliert die besprochenen Inhalte, getroffenen Entscheidungen und zugewiesenen Aufgaben. Es empfiehlt sich, das Protokoll so bald wie möglich nach der Besprechung zu versenden, solange die Eindrücke noch frisch sind. Nutzen Sie Tools wie Google Docs oder Microsoft Word, um das Protokoll zu erstellen und zu teilen.

Aufgaben : Dies sind konkrete Aufgaben, die den einzelnen Teilnehmern während des Meetings zugewiesen werden. Geben Sie die Aufgabe, die verantwortliche Person und die Frist klar an. Mit Trello oder Asana behalten Sie den Überblick über die Aufgaben.

Feedback zur kontinuierlichen Verbesserung einholen

Um die Qualität zukünftiger Meetings zu verbessern, ist es wertvoll, Feedback von den Teilnehmenden einzuholen. Sie können zu verschiedenen Aspekten um Rückmeldung bitten, beispielsweise zur Dauer des Meetings, zur Effektivität der Kommunikation, zum Nutzen der besprochenen Inhalte usw. Dieses Feedback lässt sich mithilfe einer kurzen Umfrage und Tools wie Google Forms oder SurveyMonkey einholen.

Denken Sie daran: Ziel einer Nachbesprechung nach einem Meeting ist es, eine effektive Kommunikation zu ermöglichen, Verantwortlichkeit sicherzustellen und die Regeln und Prozesse Ihrer virtuellen Meeting-Etikette kontinuierlich zu verbessern. Durch sorgfältiges Handeln können Sie die Produktivität und Effektivität Ihrer virtuellen Meetings deutlich steigern.

Tipps und Tricks für erfolgreiche virtuelle Meetings

Die Grundlagen für eine optimale Etikette bei virtuellen Meetings sind zwar einfach, aber es gibt viele zusätzliche Tipps und Tricks, die Ihre Meetings noch erfolgreicher machen. Hier sind einige davon:

1. Testen Sie Ihre TechnologieTesten Sie vor Beginn Ihre Internetverbindung, Audio- und Videofunktion sowie alle anderen Technologien, die Sie verwenden möchten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Meeting-Plattform aktuell und mit den Geräten aller Teilnehmer kompatibel ist.
2. Erstellen Sie eine AgendaEine gut strukturierte Tagesordnung kann Ihr Meeting produktiver machen. Teilen Sie sie im Voraus mit, damit die Teilnehmer wissen, was sie erwartet, und sich vorbereiten können.
3. Video verwendenErmutigen Sie alle, ihre Kameras nach Möglichkeit einzuschalten. Der Anblick der Gesichter der anderen kann das Meeting ansprechender gestalten und bessere Beziehungen fördern.
4. Ablenkungen minimieren: Wählen Sie einen ruhigen Ort für Ihr Meeting und schalten Sie alle Benachrichtigungen stumm, die den Ablauf unterbrechen könnten. Bitten Sie die Teilnehmer, dasselbe zu tun.
5. Seien Sie inklusive: Stellen Sie sicher, dass jeder die Möglichkeit hat, sich zu beteiligen. Dies macht das Meeting interaktiver und stellt sicher, dass alle Perspektiven Gehör finden.
6. Zeichnen Sie das Meeting aufFalls Ihre Plattform dies zulässt, zeichnen Sie das Meeting auf. Dies kann für diejenigen hilfreich sein, die nicht teilnehmen konnten oder die Diskussion nachlesen möchten.
7. Verwenden Sie interaktive Funktionen: Viele Plattformen bieten Funktionen wie Umfragen, Quizze und Whiteboards, die Ihr Meeting interaktiver und ansprechender gestalten können.
8. Pausen für längere Meetings: Wenn Ihr Meeting länger als eine Stunde dauert, planen Sie kurze Pausen ein, um Ermüdung vorzubeugen und die Konzentration aufrechtzuerhalten.
9. Professionelles Aussehen: Kleiden Sie sich so, als würden Sie an einem persönlichen Treffen teilnehmen. Dies zeigt Respekt gegenüber den anderen Teilnehmern und sorgt für einen professionellen Ton.
10. Unterstützung für neue ToolsWenn Sie ein neues Tool oder eine neue Funktion verwenden, stellen Sie eine kurze Anleitung oder unterstützende Materialien zur Verfügung, um den Teilnehmern den Einstieg zu erleichtern.
11. Priorisieren Sie die Sicherheit: Gewährleisten Sie die Sicherheit Ihrer virtuellen Meetings durch die Nutzung eines VPNs, insbesondere bei Verbindungen über öffentliche oder ungesicherte Netzwerke. Dies trägt zum Schutz sensibler Daten und zur Wahrung der Privatsphäre bei.

Durch die Umsetzung dieser Tipps und Tricks können Sie die Effektivität Ihrer virtuellen Meetings steigern und sie ansprechender, produktiver und integrativer gestalten.

Fazit

Virtuelle Meetings sind für die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung unverzichtbar geworden. Sie ermöglichen es uns, über große Entfernungen hinweg mit Kollegen, Partnern und Kunden in Kontakt zu treten und geografische Barrieren abzubauen. Um jedoch die Vorteile dieser Kommunikationsform voll auszuschöpfen, ist es entscheidend, diese Online-Meetings effektiv durchzuführen.

Von der Gewährleistung einer klaren verbalen und nonverbalen Kommunikation, dem Üben von aktivem Zuhören und Engagement, der effizienten Durchführung von Frage-und-Antwort-Sitzungen, sorgfältigen Nachbereitungen nach Meetings und der Anwendung verschiedener Tipps und Tricks zur Etikette bei virtuellen Events – jeder Aspekt trägt erheblich zum Erfolg Ihrer virtuellen Meetings bei.

Die Vorteile effektiver virtueller Meetings sind vielfältig. Sie sparen Zeit und Ressourcen, steigern die Produktivität, fördern eine bessere Zusammenarbeit und stellen sicher, dass alle auf gemeinsame Ziele ausgerichtet sind. Darüber hinaus bieten sie die Möglichkeit, sich durch Feedback und iteratives Lernen kontinuierlich zu verbessern.

Bereiten Sie sich also auf Ihr nächstes virtuelles Meeting vor und denken Sie daran, diese Strategien und Techniken anzuwenden. Sie werden Ihre Meetings erfolgreicher gestalten und sie zu einem wirkungsvollen Instrument für die Leistung und die Ergebnisse Ihres Teams machen. Auf produktivere und ansprechendere virtuelle Meetings in der Zukunft!