Virtuelles Meeting 101: Führen Sie Meetings wie ein Profi durch

In den letzten Jahren kam es zu dramatischen Veränderungen in der Geschäftskommunikation. Das Aufkommen der Fernarbeit und der technologische Fortschritt haben zu virtuellen Meetings geführt und die Art und Weise, wie wir uns vernetzen, zusammenarbeiten und kommunizieren, für immer verändert. 

Aktuelle Studien haben gezeigt, dass mittlerweile über 80 % der Arbeitnehmer glauben Videokonferenzen sind für ihr Arbeitsleben von entscheidender Bedeutung.

Virtuelle Meetings, die über Plattformen wie Microsoft Teams stattfinden, bieten einzigartige Vorteile wie Komfort, Flexibilität und Kosteneffizienz. Sie haben sich schnell von einem optionalen Kommunikationsmittel zu einem wesentlichen Bestandteil unseres Berufslebens entwickelt. Virtuelle Meetings sind in verschiedenen Branchen zu einem festen Bestandteil geworden, von kleinen Teamsitzungen bis hin zu großen internationalen Konferenzen.

Allerdings kann es eine Herausforderung sein, sich in diesem neuen Terrain zurechtzufinden. Mit den richtigen Fähigkeiten und Kenntnissen können virtuelle Veranstaltungen schnell zu produktiven und angenehmen Erlebnissen werden. Deshalb ist es von größter Bedeutung, die Kunst der Durchführung virtueller Meetings zu beherrschen.

Dieser Blogbeitrag bietet einen umfassenden Leitfaden für das richtige virtuelle Meeting. Halten Sie sich in „Virtuelle Meetings 101“ an die Etikette und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Meetings im digitalen Zeitalter wie ein Profi durchführen können.

Virtuelle Meetings verstehen

Virtuelle Meetings, auch Online- oder Remote-Meetings genannt, sind Echtzeit-Interaktionen über das Internet. Teilnehmer von verschiedenen Standorten können sich über Audio-, Video- und textbasierte Medien vernetzen und kommunizieren. Diese Meetings beseitigen geografische Barrieren und ermöglichen Einzelpersonen und Unternehmen eine nahtlose Interaktion, unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Mehrere Plattformen ermöglichen virtuelle Veranstaltungen, jede mit einzigartigen Funktionen:

MEC Virtual Events Add-On

Ein wertvolles Tool zur Verwaltung virtueller Meetings und Veranstaltungen. Virtuelle Das Add-on vereinfacht den Prozess der Planung, der Einladung von Teilnehmern und der Verwaltung des Meetings selbst. Durch die Kompatibilität mit verschiedenen Videokonferenzplattformen ist die Zugänglichkeit für alle Teilnehmer gewährleistet.

Darüber hinaus bietet es wichtige Funktionen wie Veranstaltungserinnerungen und Teilnehmerverwaltung, die die Produktivität und Effektivität steigern. Herausforderungen.

Zoom

Zoom ist für seine benutzerfreundliche Oberfläche bekannt und bietet hochwertige Video- und Audiokonferenzen. Es unterstützt die Bildschirmfreigabe und das Aufzeichnen von Besprechungen und verfügt über Breakout-Räume für kleinere Gruppendiskussionen innerhalb einer wichtigeren Besprechung.

Microsoft Teams

Durch die Integration in die Microsoft Office Suite ermöglicht Teams eine einfache Zusammenarbeit an Dokumenten während Besprechungen. Es bietet außerdem Chat-Funktionalität, Dateifreigabe und anpassbare Hintergründe.

Google Meet

Als Teil des Google Workspace lässt sich Meet in Tools wie Google Kalender und Gmail integrieren. Es bietet Live-Untertitel, Low-Light-Modus und Geräuschunterdrückungsfunktionen.

Miro

Im Gegensatz zu herkömmlichen Videokonferenzen ist Miro eine visuelle Kollaborationsplattform mit anderer Meeting-Software. Es bietet interaktive Whiteboards, die sich perfekt für Brainstorming-Sitzungen und Projektplanung eignen.

Digitaler Wandkalender

Dieses innovative Tool hilft bei der einfachen Organisation und Planung virtueller Meetings. Durch die Integration in verschiedene Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams und Google Meet werden alle Ihre Besprechungen an einem Ort angezeigt.

Das digitaler Wandkalender sendet auch Erinnerungen für bevorstehende Besprechungen, sodass Sie keine wichtige Diskussion verpassen. Es ist ein ausgezeichnetes Tool für Teams, die remote arbeiten da es den Zeitplan jedes Einzelnen visuell darstellt und so eine bessere Koordination und ein effizientes Zeitmanagement fördert.

Vorteile virtueller Meetings

1. Verbraucherfreundlichkeit: Teilnehmer können von überall und jederzeit an der Besprechung teilnehmen, wodurch Reisezeit und -kosten reduziert werden.
2. Erhöhte Beteiligung: Personen, die sich in persönlichen Besprechungen normalerweise nicht zu Wort melden, fühlen sich möglicherweise wohler, in einer virtuellen Umgebung etwas beizutragen.
3. Kosteneffizient: Unternehmen können Reise-, Unterbringungs- und Veranstaltungskosten sparen.
4. Record Keeping: Die meisten virtuelle Meetingplattformen Ermöglichen Sie Benutzern das schnelle Aufzeichnen und Transkribieren von Besprechungen zur späteren Bezugnahme.

Nachteile virtueller Meetings

1. Technische Probleme: Eine schlechte Internetverbindung sowie Hardware- oder Softwarefehler können Besprechungen stören.
2. Mangel an persönlicher Interaktion: Nonverbale Hinweise können in virtuellen Meetings verloren gehen, was möglicherweise zu Fehlkommunikation führt.
3. Ablenkungen: Teilnehmer sind möglicherweise anfälliger für Ablenkungen in ihrer Umgebung als in einer kontrollierten Büroumgebung.
4. Zeitzonenunterschiede: Die Koordination von Besprechungszeiten über verschiedene Zeitzonen hinweg kann eine Herausforderung sein.

Trotz der Herausforderungen überwiegen die Vorteile virtueller Meetings oft die Nachteile, insbesondere im heutigen Geschäftsumfeld. Mit den richtigen Strategien und PlanungswerkzeugeVirtuelle Meetings können genauso effektiv, wenn nicht sogar effektiver sein als herkömmliche persönliche Meetings.

Vorbereitung auf ein virtuelles Meeting

Genau wie bei herkömmlichen persönlichen Treffen ist die Vorbereitung für den Erfolg virtueller Meetings von entscheidender Bedeutung. Folgendes müssen Sie tun:

Technisches Setup

Zuverlässige Internetverbindung: Nichts stört ein virtuelles Event mehr als eine schlechte Internetverbindung. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine stabile und schnelle Verbindung verfügen, um Störungen während des Meetings zu vermeiden.

Passende Hard- und Software: Stellen Sie sicher, dass Ihr Gerät (Laptop, Desktop, Tablet oder Smartphone) über die erforderlichen Hardwarespezifikationen zum Ausführen verfügt Meeting-Software glatt. Dazu gehört eine hochwertige Webcam und ein Mikrofon.

Professionelles Umfeld: Wählen Sie einen ruhigen Ort mit minimalen Hintergrundgeräuschen. Die Umgebung hinter Ihnen sollte professionell wirken, da sie zum Gesamteindruck beiträgt, den Sie hinterlassen. Ein virtueller Hintergrund kann eine gute Option sein, wenn Ihre Umgebung nicht ideal ist.

Kommunikation vor dem Meeting

Eine effektive Kommunikation vor dem Meeting kann den Ton und die Erwartungen für Büromeetings bestimmen. Dies führt zu produktiveren Sitzungen.

Versenden von Einladungen: Verwenden Sie ein Tool wie Google Kalender oder Outlook, um Einladungen für Remote-Meetings zu versenden. Geben Sie Datum, Uhrzeit (ggf. unter Berücksichtigung unterschiedlicher Zeitzonen) und den Link zur Teilnahme an der Sitzung an.

Die Agenda teilen: Versenden Sie die Tagesordnung im Voraus. Dies gibt den Teilnehmern eine Vorstellung davon, was sie erwartet, und ermöglicht ihnen, sich entsprechend vorzubereiten. Mit Trello oder Asana können Sie Tagesordnungen erstellen und mit Remote-Teilnehmern teilen.

Materialien vor der Besprechung: Wenn einige Dokumente oder Präsentationen von den Besprechungsteilnehmern vor der Besprechung überprüft werden müssen, teilen Sie sie vorher mit. Teilen Sie Dateien mit Tools wie Google Drive oder Dropbox. 

Indem Sie Zeit in die richtige Vorbereitung investieren, erhöhen Sie die Chancen, dass das Meeting, bei dem Sie Ihr virtuelles Meeting veranstalten, reibungslos verläuft, und stellen Sie sicher, dass sich die Teilnehmer voll und ganz an der Diskussion beteiligen und ihren Beitrag leisten können.

Durchführung des virtuellen Meetings

Für die Durchführung eines erfolgreichen virtuellen Meetings ist mehr erforderlich, als sich anzumelden und das Gespräch zu beginnen.

Hier sind einige wichtige Aspekte eines virtuellen Anrufs, die Sie berücksichtigen sollten:

Etikette für virtuelle Meetings

Pünktlich starten und den Zeitplan einhalten: Genau wie bei persönlichen Meetings ist es entscheidend, virtuelle Meetings pünktlich zu beginnen und zu beenden. Dies zeigt Respekt vor der Zeit und den Zeitplänen der Teilnehmer. Durch die Planung von Besprechungen wird sichergestellt, dass alle kritischen Punkte der Besprechungsagenda innerhalb der vorgegebenen Zeit behandelt werden.

Grundregeln festlegen: Legen Sie klare Richtlinien für Teilnahme und Interaktion fest. Bitten Sie die Teilnehmer beispielsweise, ihre Mikrofone stummzuschalten, wenn sie nicht sprechen, um Hintergrundgeräusche zu minimieren, oder nutzen Sie die Funktion „Hand heben“ für Fragen oder Kommentare. Diese Regeln tragen dazu bei, die Ordnung aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass jeder die Möglichkeit hat, seinen Beitrag zu leisten.

Diskussionen verwalten

Förderung der Teilnahme: Ermutigen Sie alle aktiv zur Teilnahme. Sie können Einzelpersonen direkt anrufen oder offene Fragen stellen, um eine Diskussion anzuregen.

Umgang mit Unterbrechungen: Verlassen Sie bei Unterbrechungen den Raum oder lenken Sie das Gespräch höflich wieder in die richtige Richtung. Wenn jemand die Diskussion dominiert, greifen Sie taktvoll ein und geben Sie anderen die Möglichkeit, zu Wort zu kommen.

Umgang mit technischen Problemen: Seien Sie geduldig und verständnisvoll, wenn Teilnehmer auf technische Probleme stoßen. Halten Sie bei Bedarf einen Backup-Plan bereit, z. B. eine Einwahloption für diejenigen, die Probleme mit der Videoübertragung haben.

Tools und Funktionen

Die meisten virtuellen Meeting-Plattformen bieten eine Reihe von Tools und Funktionen zur Verbesserung Ihrer Meetings:

• Bildschirm teilen: Damit können Sie Ihren Bildschirm für andere freigeben, was für Präsentationen, die Demonstration eines Prozesses oder die Diskussion eines Dokuments nützlich ist.
• Virtuelle Hintergründe: Diese können Ihren natürlichen Hintergrund verdecken und Ihren Meetings eine professionelle Note oder ein bisschen Spaß verleihen.
• Breakout-Räume: Auf Plattformen wie Zoom können Sie Ihr Meeting für gezieltere Diskussionen in kleinere Gruppen aufteilen und alle wieder zusammenbringen.
• Chat-Funktion: Teilnehmer können damit Fragen stellen oder Links teilen, ohne den Redner zu unterbrechen.

Indem Sie diese Richtlinien befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre virtuellen Meetings mit Teammitglieder sind produktiv aber auch ansprechend und inklusiv für alle Teilnehmer.

Effektive Kommunikation in virtuellen Meetings

Effektive Kommunikation ist der Dreh- und Angelpunkt, der ein virtuelles Event zusammenhält. Es geht um mehr als nur klares Sprechen; Es geht auch darum, anderen aktiv zuzuhören und mit ihnen in Kontakt zu treten.

Hier sind einige Tipps, um Ihre Kommunikation bei virtuellen Meetings zu verbessern:

Verbale und nonverbale Kommunikation

Klar sprechen: In einer virtuellen Umgebung ist Ihre Stimme eines Ihrer wichtigsten Kommunikationsmittel. Sprechen Sie deutlich und in mäßigem Tempo und stellen Sie sicher, dass Ihr Mikrofon gut funktioniert. Vermeiden Sie die Verwendung von Fachjargon oder komplexen Begriffen, die die Teilnehmer verwirren könnten.

Angemessene Körpersprache verwenden: Auch wenn Sie nicht physisch anwesend sind, sind nonverbale Hinweise wie Mimik, Gestik und Körperhaltung dennoch wichtig. Halten Sie den Blickkontakt aufrecht, indem Sie in die Kamera schauen, Punkte mit Gesten hervorheben und darauf achten, dass Ihre Haltung Aufmerksamkeit widerspiegelt.

Aktives Zuhören und Engagement

Aktives Zuhören: Dabei geht es darum, zu hören, zu verstehen und zu interpretieren, was jemand sagt. Zeigen Sie, dass Sie aufmerksam sind, indem Sie nicken, mündliche Bestätigungen geben und weitere Fragen stellen.

Engagement: Interaktion und Teilnahme fördern. Verwenden Sie bei der Ansprache die Namen der Personen, fragen Sie sie nach ihrer Meinung und antworten Sie auf ihre Kommentare oder Fragen. Das kann Machen Sie das Meeting ansprechender und produktiver.

Abwicklung von Frage-und-Antwort-Sitzungen

Frage-und-Antwort-Runden können oft der interaktivste Teil eines virtuellen Meetings sein. Hier sind einige Tipps, um effektiv damit umzugehen:

• Legen Sie klare Richtlinien fest: Teilen Sie den Teilnehmern zu Beginn des Meetings mit, wie und wann sie Fragen stellen können (z. B. über die Chatbox, durch Heben der Hand oder durch Warten auf eine festgelegte Frage-und-Antwort-Zeit).
• Mäßig Ziemlich: Stellen Sie sicher, dass jeder die Möglichkeit hat, seine Frage zu stellen. Wenn eine Person dominiert, bitten Sie sie höflich, ihre Fragen zurückzuhalten, bis andere Gelegenheit dazu hatten.
• Sei vorbereitet: Ermitteln Sie mögliche Fragen anhand der Tagesordnung des Meetings und bereiten Sie Ihre Antworten vor. Wenn Sie die Antwort auf eine Frage nicht wissen, ist es in Ordnung, dies zu sagen und zu versprechen, später nachzufragen.

Indem Sie sich auf diese Bereiche konzentrieren, können Sie eine effektive Kommunikation in virtuellen Meetings fördern und diese für alle Teilnehmer produktiver und angenehmer gestalten.

Nachbereitung nach der Besprechung

Der Abschluss eines virtuellen Meetings bedeutet nicht das Ende der Verantwortung. Ein entscheidender Teil des Prozesses sind Nachbereitungen nach dem Meeting, die die Effektivität und Produktivität des gesamten Meetings selbst sicherstellen.

Bedeutung der Nachbereitung nach dem Meeting

Nachbereitungen nach der Besprechung dienen mehreren wesentlichen Zwecken:

• Sie stellen sicher, dass sich alle Teilnehmer über die während des Treffens getroffenen Entscheidungen und zugewiesenen Aufgaben einig sind.
• Sie stellen eine Aufzeichnung des Treffens zur späteren Bezugnahme zur Verfügung.
• Sie halten den Schwung aufrecht und stellen sicher, dass die im Meeting besprochenen Ideen und Maßnahmen in die tatsächliche Arbeit umgesetzt werden.

Versenden von Besprechungsprotokollen und Aktionspunkten

Sitzungsprotokolle: Bei diesen Besprechungsnotizen handelt es sich um eine detaillierte Aufzeichnung dessen, was während der Besprechung besprochen wurde, welche Entscheidungen getroffen wurden und welche Aktionspunkte zugewiesen wurden. Am besten verschicken Sie diese so schnell wie möglich nach dem Meeting, wenn alles noch frisch ist. Erstellen und teilen Sie die Protokolle mit Tools wie Google Docs oder Microsoft Word. 

Aktionselemente: Hierbei handelt es sich um bestimmte Aufgaben, die Einzelpersonen während des Meetings zugewiesen werden. Geben Sie den Aktionspunkt, den Verantwortlichen und die Frist klar an. Behalten Sie mit Trello oder Asana ganz einfach den Überblick über die Funktionen. 

Ich suche Feedback zur kontinuierlichen Verbesserung

Um die Qualität zukünftiger Meetings zu verbessern, ist es wertvoll, das Feedback der Teilnehmer einzuholen. Sie können um Feedback zu verschiedenen Aspekten bitten, beispielsweise zur Dauer des Meetings, zur Effektivität der Kommunikation, zum Nutzen der besprochenen Inhalte usw. Dieses Feedback kann durch eine schnelle Umfrage mit Tools wie Google Forms oder SurveyMonkey eingeholt werden.

Denken Sie daran, dass das Ziel einer Nachbereitung nach dem Meeting darin besteht, eine effektive Kommunikation zu ermöglichen, die Verantwortlichkeit sicherzustellen und die Etikette-Regeln und -Prozesse für virtuelle Meetings kontinuierlich zu verbessern. Wenn Sie dies gewissenhaft tun, können Sie die Produktivität und Effektivität Ihrer virtuellen Meetings erheblich steigern.

Tipps und Tricks für erfolgreiche virtuelle Meetings

Während die Grundlagen für die Durchführung einer hervorragenden Etikette für virtuelle Meetings unkompliziert sind, können viele zusätzliche Tipps und Tricks Ihre Meetings von gut zu großartig machen. Hier sind einige davon:

1. Testen Sie Ihre Technologie: Bevor Sie beginnen, testen Sie Ihre Internetverbindung, Audio, Video und alle anderen Technologien, die Sie verwenden möchten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Meeting-Plattform auf dem neuesten Stand und mit den Geräten aller Teilnehmer kompatibel ist.
2. Erstellen Sie eine Agenda: Eine gut strukturierte Agenda kann Ihr Meeting produktiver machen. Teilen Sie es im Voraus mit, damit die Teilnehmer wissen, was sie erwartet, und vorbereitet sind.
3. Video verwenden: Ermutigen Sie alle, wann immer möglich ihre Kameras einzuschalten. Wenn man die Gesichter des anderen sieht, kann das Treffen spannender werden und bessere Verbindungen entstehen.
4. Ablenkungen minimieren: Wählen Sie einen ruhigen Ort für Ihr Meeting und schalten Sie alle Benachrichtigungen stumm, die den Ablauf unterbrechen könnten. Bitten Sie die Teilnehmer, dasselbe zu tun.
5. Seien Sie inklusive: Stellen Sie sicher, dass jeder die Möglichkeit hat, sich zu beteiligen. Dies macht das Meeting interaktiver und stellt sicher, dass alle Perspektiven gehört werden.
6. Zeichnen Sie das Meeting auf: Wenn Ihre Plattform dies zulässt, zeichnen Sie das Meeting auf. Dies kann für diejenigen nützlich sein, die nicht teilnehmen konnten oder auf die Diskussion zurückgreifen müssen.
7. Verwenden Sie interaktive Funktionen: Viele Plattformen bieten Funktionen wie Umfragen, Quiz und Whiteboards, die Ihr Meeting interaktiver und ansprechender gestalten können.
8. Pausen für längere Meetings: Wenn Ihr Meeting länger als eine Stunde dauert, planen Sie kurze Pausen ein, um Ermüdung vorzubeugen und die Konzentration aufrechtzuerhalten.
9. Professionelles Aussehen: Kleiden Sie sich so, als ob Sie an einem persönlichen Treffen teilnehmen würden. Dies zeigt Respekt gegenüber den anderen Teilnehmern und gibt einen professionellen Ton an.
10. Unterstützung für neue Tools: Wenn Sie ein neues Tool oder eine neue Funktion verwenden, stellen Sie ein kurzes Tutorial oder unterstützende Materialien zur Verfügung, um den Teilnehmern den Einstieg zu erleichtern.

Durch die Einbindung dieser Tipps und Tricks können Sie die Effektivität Ihrer virtuellen Meetings steigern und sie ansprechender, produktiver und integrativer gestalten.

Zusammenfassung

Virtuelle Meetings sind für die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung unverzichtbar geworden. Sie ermöglichen es uns, über Entfernungen hinweg mit Kollegen, Partnern und Kunden in Kontakt zu treten und geografische Barrieren zu überwinden. Um jedoch den vollen Nutzen aus dieser Art der Kommunikation ziehen zu können, ist es entscheidend, diese Online-Meetings effektiv durchzuführen.

Von der Gewährleistung einer klaren verbalen und nonverbalen Kommunikation über das Üben von aktivem Zuhören und Engagement, die effiziente Abwicklung von Frage-und-Antwort-Sitzungen, die sorgfältige Nachbereitung nach dem Meeting bis hin zur Anwendung verschiedener Tipps und Tricks zur Etikette bei virtuellen Veranstaltungen trägt jeder Aspekt erheblich zum Erfolg Ihrer virtuellen Meetings bei .

Die Vorteile effektiver virtueller Meetings sind zahlreich. Sie sparen Zeit und Ressourcen, steigern die Produktivität, fördern eine bessere Zusammenarbeit und stellen sicher, dass alle auf gemeinsame Ziele ausgerichtet sind. Darüber hinaus bieten sie die Möglichkeit, sich durch Feedback und iteratives Lernen kontinuierlich zu verbessern.

Denken Sie also bei der Vorbereitung Ihres nächsten virtuellen Meetings daran, diese Strategien und Techniken anzuwenden. Sie machen Ihre Meetings erfolgreicher und verwandeln sie in ein leistungsstarkes Tool zur Steigerung der Leistung und Ergebnisse Ihres Teams. Auf produktivere und ansprechendere virtuelle Meetings.