6 Möglichkeiten, wie Sie Dateien sicher übertragen können

Dateifreigabe ist in der Geschäftswelt unerlässlich, da Unternehmen verschiedene Dokumente mit Geschäftspartnern, Mitarbeitern, Kunden, Behörden und Lieferanten teilen müssen.

Da Cyberangriffe jedoch Unternehmen jeder Größe rund um die Uhr treffen, können es sich Firmen nicht leisten, bei der Sicherheit der Dateiübertragung zu sparen.

Hacker verwenden zunehmend ausgefeilte Techniken, um Daten während der Übertragung abzufangen, schädlichen Code in Dateien einzufügen und Schwachstellen in Dateiübertragungsanwendungen auszunutzen.

Möglichkeiten zur sicheren Dateiübertragung

Wie schützen Sie Ihr Unternehmen angesichts der täglich zunehmenden und sich weiterentwickelnden Sicherheitsrisiken?

Im Folgenden sehen wir uns an, wie Ihr Unternehmen digitale Dokumente teilen kann :

Fax mit E-Mail

Erinnern Sie sich an Faxgeräte? Diese sperrigen Geräte, in die Sie Ihre Dokumente einlegen und die Faxnummer des Empfängers wählen mussten, um sie über die Telefonleitung zu versenden?

Es gibt nun auch eine digitale Version dieses Systems, und sie ist genauso sicher und bequem wie das Senden und Empfangen von E-Mails, egal ob über das E-Mail-System eines Unternehmens oder Gmail Fax.

Internetfax ist eine moderne Technologie, die anstelle eines physischen Geräts eine Webschnittstelle verwendet.

Es bietet eine effiziente, kostengünstige und problemlose Möglichkeit zum Senden von Dokumenten.

Scannen Sie einfach ein Papierdokument oder erstellen Sie ein Word-Dokument, hängen Sie es an eine E-Mail-Nachricht an, geben Sie die Faxnummer des Empfängers und den Namen des Faxdienstes in die Adressleiste ein und schon geht es los.

Seriöse Online-Faxdienste versenden Dokumente über verschlüsselte Verbindungen und speichern ein Protokoll jeder Übertragung. Deshalb ist das Faxen im Gesundheitswesen, im Rechtswesen und im Finanzwesen immer noch weit verbreitet.

Verschlüsseln Sie Ihre Nachricht

Obwohl die meisten Cloud- Speicheranbieter irgendeine Form der Verschlüsselung anbieten, kann man sich nicht immer darauf verlassen, dass diese die Daten schützt.

Wenn ein Dieb oder ein betrügerischer Mitarbeiter Ihr Gerät in die Hände bekommt, könnte er Ihre Cloud-Dateien problemlos anzeigen und herunterladen, da Sie bei den meisten Anbietern standardmäßig angemeldet bleiben.

Für sensible Dateien empfiehlt sich eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Dabei werden die Dateien auf Ihrem Gerät verschlüsselt und können nur von denjenigen Personen entschlüsselt werden, mit denen Sie sie teilen. Viele Cloud-Dienste bieten diese Funktion mittlerweile an, teilweise jedoch nur in Business-Tarifen.

Glücklicherweise ermöglichen Ihnen einige Anwendungen, Ihre Cloud-Dateien in einen verschlüsselten Ordner zu verschieben.

Niemand kann auf diesen Ordner zugreifen, ohne ein Passwort einzugeben.

Mit anderen Tools können Sie Ihre Ordner verschlüsseln, bevor Sie sie online hochladen.

Secure File Transfer Protocol (SFTP)

Obwohl es neuere Technologien gibt, ist eine traditionelle Dateiübertragungsmethode wie SFTP nicht so anfällig für erfolgreiche Hackerangriffe und stellt eine zuverlässigere Option dar.

SFTP ist ein Protokoll, das eine sichere Verbindung zum Hoch- und Herunterladen von Daten von einem Server nutzt.

Stellen Sie einfach sicher, dass Sie Ihre Daten auf dem von Ihnen verwendeten Server verschlüsseln, da sie nicht in einem verschlüsselten Format gespeichert werden.

Verwenden Sie Public-Key-Kryptografie

Diese Datensicherheitslösung dient dem Schutz von Dateien, Verzeichnissen und Geräten vor unbefugtem Zugriff.

Es werden zwei separate Schlüssel verwendet: ein öffentlicher und ein privater.

Der öffentliche Schlüssel wird der Öffentlichkeit zugänglich gemacht, während der private Schlüssel von Ihnen sicher aufbewahrt wird.

Mit dem öffentlichen Schlüssel gesperrte Dateien können nur mit dem privaten Schlüssel entschlüsselt werden, während auf mit dem privaten Schlüssel gesperrte Dateien nur mit dem öffentlichen Schlüssel zugegriffen werden kann.

Sichere Freigabelinks mit Einschränkungen verwenden

Wenn Sie Dateien aus einem Cloud-Speicher freigeben, senden Sie nicht einfach einen offenen Link. Beschränken Sie den Zugriff auf bestimmte Personen, legen Sie ein Ablaufdatum fest, fügen Sie nach Möglichkeit ein Passwort hinzu und deaktivieren Sie den Download für Dokumente, die nur angezeigt werden sollen. Erzwingen Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für jedes Konto, das auf freigegebene Geschäftsdateien zugreifen kann, damit ein gestohlenes Passwort allein nicht ausreicht.

Mit dieser Lösung müssen Sie sich keine Gedanken mehr darüber machen, Ihre privaten Zugangscodes mit Mitarbeitern zu teilen.

Mitarbeiter schulen und weiterbilden

Menschen sind an den meisten Sicherheitsvorfällen beteiligt. Der jährliche Bericht von Verizon zu Datenschutzverletzungen hat wiederholt gezeigt, dass die Mehrzahl der Verstöße auf menschliches Versagen zurückzuführen ist, beispielsweise durch Phishing, gestohlene Zugangsdaten oder einfache Fehler.

Fehler wie das Senden vertraulicher Daten an falsche Empfänger, das Herunterladen schädlicher Dateien, die Verwendung schwacher Passwörter, die Fehlkonfiguration von Systemen, um unerwünschten Zugriff zu ermöglichen, und die unsichere Speicherung von Verschlüsselungsschlüsseln schaffen Schwachstellen, die Angreifer ausnutzen.

Erstellen Sie eine Datensicherheitsrichtlinie, schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin und halten Sie alle über die neuesten Bedrohungen, wie z. B. KI-generierte Phishing-E-Mails, auf dem Laufenden, um kostspielige Fehler zu vermeiden.

Jeder sollte wissen, welche Verfahren beim Verschieben oder Speichern von Dateien zu befolgen sind und was im Falle eines Verstoßes zu tun ist.

Überprüfen Sie Ihren Ansatz zur Dateiübertragung

Unabhängig davon, ob Sie Arbeitsdokumente mit einem Mitarbeiter teilen oder Kundendaten auf eine sichere Plattform übertragen, müssen Ihre Datenübertragungsmethoden absolut sicher sein.

Die Dateien sollten während des Transports sicher sein und bei der Speicherung durch erweiterte Zugriffskontrollmaßnahmen geschützt werden.