Reunión virtual 101: realice reuniones como un profesional

En los últimos años se han producido transformaciones dramáticas en la comunicación empresarial. La llegada del trabajo remoto y los avances tecnológicos han dado lugar a reuniones virtuales, cambiando para siempre la forma en que nos conectamos, colaboramos y nos comunicamos. 

Estudios recientes han demostrado que más del 80% de los trabajadores creen ahora La videoconferencia es crucial para su vida laboral..

Las reuniones virtuales, que se llevan a cabo a través de plataformas como Microsoft Teams, ofrecen ventajas únicas como conveniencia, flexibilidad y rentabilidad. Han pasado rápidamente de ser un modo de comunicación opcional a una parte esencial de nuestra vida profesional. Las reuniones virtuales se han convertido en un elemento básico en diversas industrias, desde pequeños equipos hasta conferencias internacionales a gran escala.

Sin embargo, navegar por este nuevo terreno puede resultar un desafío. Con las habilidades y conocimientos adecuados, los eventos virtuales pueden convertirse rápidamente en experiencias productivas y agradables. Por eso es primordial dominar el arte de realizar reuniones virtuales.

Esta publicación de blog proporcionará una guía completa sobre la reunión virtual adecuada. etiqueta en 'Virtual Meetings 101', lo que garantiza que pueda llevar a cabo sus reuniones como un profesional en esta era digital.

Comprender las reuniones virtuales

Las reuniones virtuales, también conocidas como reuniones en línea o remotas, son interacciones en tiempo real a través de Internet. Los participantes de diferentes ubicaciones pueden conectarse y comunicarse utilizando medios de audio, video y texto. Estas reuniones eliminan las barreras geográficas, lo que permite a personas y empresas interactuar sin problemas independientemente de dónde se encuentren.

Varias plataformas facilitan eventos virtuales, cada una con características únicas:

Complemento de eventos virtuales MEC

Una valiosa herramienta para la gestión de reuniones y eventos virtuales. Eventos virtuales El complemento simplifica el proceso de programación, invitación a los asistentes y gestión de la reunión en sí. Con compatibilidad entre varias plataformas de videoconferencia, garantiza la accesibilidad para todos los participantes.

Además, ofrece funciones cruciales como recordatorios de eventos y gestión de asistentes, lo que mejora la productividad y la eficacia. desafíos.

Meet

Conocido por su interfaz fácil de usar, Zoom ofrece videoconferencias y audioconferencias de alta calidad. Admite compartir pantalla y grabar reuniones y tiene salas de descanso para discusiones en grupos más pequeños dentro de una reunión más importante.

Microsoft Teams

Integrado con Microsoft Office Suite, Teams permite una fácil colaboración en documentos durante las reuniones. También ofrece funcionalidad de chat, uso compartido de archivos y fondos personalizables.

Reunión de Google

Como parte de Google Workspace, Meet se integra con herramientas como Google Calendar y Gmail. Ofrece subtítulos en vivo, modo con poca luz y funciones de cancelación de ruido.

Miro

A diferencia de las videoconferencias tradicionales, Miro es una plataforma de colaboración visual con otro software para reuniones. Proporciona pizarras interactivas perfectas para sesiones de lluvia de ideas y planificación de proyectos.

Calendario de pared digital

Esta innovadora herramienta ayuda a organizar y programar reuniones virtuales fácilmente. Integrado con varias plataformas como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet, muestra todas sus reuniones en un solo lugar.

La calendario de pared digital También envía recordatorios de próximas reuniones, lo que garantiza que nunca se perderá una discusión importante. Se trata de un excelente herramienta para equipos que trabajan de forma remota ya que representa visualmente el horario de todos, promoviendo una mejor coordinación y una gestión eficiente del tiempo.

Ventajas de las reuniones virtuales

1. Conveniencia: Los participantes pueden unirse a la reunión desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que reduce el tiempo y los gastos de viaje.
2. Mayor participación: Las personas que normalmente no hablan en reuniones cara a cara pueden sentirse más cómodas contribuyendo en un entorno virtual.
3. Económico: Las empresas pueden ahorrar en costos de viaje, alojamiento y sede.
4. Mantenimiento de Registros: Más plataformas de reuniones virtuales Permitir a los usuarios grabar y transcribir reuniones rápidamente para referencia posterior.

Desventajas de las reuniones virtuales

1. Problemas técnicos: Una mala conexión a Internet y fallas de hardware o software pueden interrumpir las reuniones.
2. Falta de interacción personal: Las señales no verbales pueden perderse en las reuniones virtuales, lo que podría provocar una falta de comunicación.
3. Las distracciones: Los participantes pueden ser más propensos a distracciones en su entorno en comparación con un entorno de oficina controlado.
4. Diferencias de zona horaria: Coordinar los horarios de las reuniones en diferentes zonas horarias puede resultar un desafío.

A pesar de los desafíos, las ventajas de las reuniones virtuales a menudo superan las desventajas, especialmente en el entorno empresarial actual. Con las estrategias adecuadas y herramientas de planificación, las reuniones virtuales pueden ser tan efectivas, si no más, que las reuniones tradicionales cara a cara.

Preparándose para una reunión virtual

Al igual que las reuniones tradicionales cara a cara, la preparación es vital para el éxito de las reuniones virtuales. Esto es lo que debes hacer:

Configuración técnica

Conexión a internet confiable: Nada interrumpe más un evento virtual que una mala conexión a Internet. Asegúrese de tener una conexión estable y de alta velocidad para evitar interrupciones durante la reunión.

Hardware y software apropiados: Asegúrese de que su dispositivo (computadora portátil, computadora de escritorio, tableta o teléfono inteligente) tenga las especificaciones de hardware necesarias para ejecutar el software para reuniones suavemente. Esto incluye tener una cámara web y un micrófono de buena calidad.

Ambiente profesional: Elija un lugar tranquilo con un mínimo de ruido de fondo. El entorno detrás de usted debe verse profesional, ya que contribuye a la impresión general que da. Un fondo virtual puede ser una buena opción si tu entorno no es el ideal.

Comunicación previa a la reunión

La comunicación eficaz antes de la reunión puede marcar el tono y las expectativas de las reuniones de oficina. lo que lleva a sesiones más productivas.

Enviar invitaciones: utilice una herramienta como Google Calendar o Outlook para enviar invitaciones a reuniones remotas. Incluye la fecha, la hora (considerando diferentes zonas horarias si es necesario) y el enlace para unirte a la sesión.

Compartiendo la agenda: Envíe la agenda con antelación. Esto les da a los asistentes una idea de qué esperar y les permite prepararse en consecuencia. Puedes crear y compartir agendas con asistentes remotos usando Trello o Asana.

Materiales previos a la reunión: Si algunos documentos o presentaciones los participantes de la reunión necesitan revisar antes de la reunión, compártalos de antemano. Comparte archivos con herramientas como Google Drive o Dropbox. 

Al invertir tiempo en la preparación adecuada, aumenta las posibilidades de que la reunión virtual se desarrolle sin problemas y garantiza que los participantes puedan participar plenamente y contribuir a la discusión.

Realización de la reunión virtual

Llevar a cabo una reunión virtual exitosa implica más que iniciar sesión e iniciar la conversación.

A continuación se presentan algunos aspectos críticos a considerar de una convocatoria virtual:

Etiqueta de la reunión virtual

Comenzar a tiempo y respetar el horario: Al igual que con las reuniones en persona, iniciar y finalizar las reuniones virtuales a tiempo es fundamental. Esto demuestra respeto por el tiempo y los horarios de los participantes. La programación de reuniones garantiza que todos los puntos críticos de la agenda de la reunión se cubran dentro del tiempo asignado.

Establecer reglas básicas: Establecer pautas claras de participación e interacción. Por ejemplo, pida a los participantes que silencien sus micrófonos cuando no estén hablando para minimizar el ruido de fondo o utilice la función "levantar la mano" para preguntas o comentarios. Estas reglas ayudan a mantener el orden y garantizan que todos tengan la oportunidad de contribuir.

Gestión de debates

Fomentar la participación: Aliente activamente a todos a participar. Puede llamar a las personas directamente o hacer preguntas abiertas para estimular el debate.

Manejo de interrupciones: En caso de interrupciones, abandone la habitación o cortésmente retome la conversación. Si alguien domina la discusión, intervenga con tacto y dé a los demás la oportunidad de hablar.

Tratar problemas técnicos: Sea paciente y comprensivo si los participantes encuentran problemas técnicos. Si es necesario, tenga un plan de respaldo, como una opción de acceso telefónico para quienes tengan problemas con el video.

Herramientas y características

La mayoría de las plataformas de reuniones virtuales ofrecen una variedad de herramientas y funciones para mejorar sus reuniones:

• Compartir pantalla: Esto le permite compartir su pantalla con otras personas, lo que resulta útil para presentaciones, demostrar un proceso o discutir un documento.
• Fondos de pantalla virtuales: Estos pueden enmascarar su fondo natural, añadiendo un toque profesional o un poco de diversión a sus reuniones.
• Salas de descanso: En plataformas como Zoom, puede dividir su reunión en grupos más pequeños para discusiones más centradas y reunir a todos nuevamente.
• Característica de chat: Los participantes pueden usar esto para hacer preguntas o compartir enlaces sin interrumpir al orador.

Siguiendo estas pautas, podrá asegurar sus reuniones virtuales con Los miembros del equipo son productivos. pero también atractivo e inclusivo para todos los participantes.

Comunicación efectiva en reuniones virtuales

Comunicación efectiva es el eje que mantiene unido un evento virtual. Es más que simplemente hablar con claridad; también es escuchar activamente e interactuar con los demás.

A continuación se ofrecen algunos consejos para mejorar su comunicación durante las reuniones virtuales:

Comunicación verbal y no verbal

Hablar con claridad: En un entorno virtual, tu voz es una de tus principales herramientas de comunicación. Hable con claridad y a un ritmo moderado, asegurándose de que su micrófono funcione bien. Evite el uso de jerga o términos complejos que puedan confundir a los participantes.

Usar un lenguaje corporal apropiado: Aunque no esté físicamente presente, las señales no verbales, como las expresiones faciales, los gestos y la postura corporal, siguen siendo importantes. Mantenga el contacto visual mirando a la cámara, utilizando gestos para enfatizar los puntos y asegurándose de que su postura refleje atención.

Escucha activa y compromiso

Escucha Activa: Esto implica escuchar, comprender e interpretar lo que alguien dice. Demuestre que está prestando atención asintiendo, dando afirmaciones verbales y haciendo preguntas de seguimiento.

Compromiso: Fomentar la interacción y la participación. Utilice los nombres de las personas cuando se dirija a ellas, pídales su opinión y responda a sus comentarios o preguntas. Esto puede hacer que la reunión sea más atractiva y productiva.

Manejo de sesiones de preguntas y respuestas

Las sesiones de preguntas y respuestas suelen ser la parte más interactiva de una reunión virtual. A continuación se ofrecen algunos consejos para manejarlos de forma eficaz:

• Establecer directrices claras: Al comienzo de la reunión, informe a los participantes cómo y cuándo pueden hacer preguntas (por ejemplo, usando el cuadro de chat, levantando la mano o esperando hasta un momento designado para preguntas y respuestas).
• Moderado Bastante: Asegúrese de que todos tengan la oportunidad de hacer sus preguntas. Si una persona domina, pídale cortésmente que no haga sus preguntas hasta que los demás hayan tenido la oportunidad.
• Estar preparado: Anticipa posibles preguntas en función de la agenda de la reunión y prepara tus respuestas. Si no sabe la respuesta a una pregunta, está bien decirlo y prometer hacer un seguimiento más tarde.

Al centrarse en estas áreas, puede fomentar una comunicación eficaz en las reuniones virtuales, haciéndolas más productivas y agradables para todos los participantes.

Seguimiento posterior a la reunión

La realización de una reunión virtual no significa el fin de responsabilidades. Una parte crucial del proceso implica seguimientos posteriores a la reunión que garantizan la eficacia y productividad de toda la reunión.

Importancia de los seguimientos posteriores a las reuniones

Los seguimientos posteriores a las reuniones sirven para varios propósitos esenciales:

• Se aseguran de que todos los participantes estén de acuerdo con respecto a las decisiones tomadas y las tareas asignadas durante la reunión.
• Proporcionan un registro de la reunión para referencia futura.
• Mantienen el impulso y garantizan que las ideas y acciones discutidas en la reunión se lleven al trabajo real.

Envío de actas de reuniones y puntos de acción

Acta de la Reunión: Estas notas de la reunión son un registro detallado de lo que se discutió, las decisiones tomadas y las acciones asignadas durante la reunión. Es mejor enviarlos lo antes posible después de la reunión, cuando todo esté fresco. Crea y comparte las actas con herramientas como Google Docs o Microsoft Word. 

Elementos de acción: Estas son tareas específicas asignadas a individuos durante la reunión. Indique claramente el elemento de acción, quién es el responsable y la fecha límite. Realice un seguimiento fácil de las funciones con Trello o Asana. 

Buscar comentarios para la mejora continua

Para mejorar la calidad de futuras reuniones, es valioso buscar comentarios de los participantes. Puede solicitar comentarios sobre varios aspectos, como la duración de la reunión, la eficacia de la comunicación, la utilidad del contenido discutido, etc. Estos comentarios se pueden recopilar a través de una encuesta rápida utilizando herramientas como Google Forms o SurveyMonkey.

Recuerde, el objetivo de un seguimiento posterior a la reunión es facilitar la comunicación efectiva, garantizar la responsabilidad y mejorar continuamente las reglas y procesos de etiqueta de su reunión virtual. Si hace esto con diligencia, podrá mejorar significativamente la productividad y eficacia de sus reuniones virtuales.

Consejos y trucos para reuniones virtuales exitosas

Si bien los conceptos básicos para llevar a cabo una excelente etiqueta en una reunión virtual son sencillos, muchos consejos y trucos adicionales pueden hacer que sus reuniones pasen de ser buenas a excelentes. Éstos son algunos de ellos:

1. Pon a prueba tu tecnología: Antes de comenzar, prueba tu conexión a Internet, audio, vídeo y cualquier otra tecnología que planees utilizar. Asegúrese de que su plataforma de reuniones esté actualizada y sea compatible con los dispositivos de todos los participantes.
2. Crear una agenda: Una agenda bien estructurada puede hacer que su reunión sea más productiva. Compártalo con anticipación para que los participantes sepan qué esperar y vengan preparados.
3. Usar video: Anime a todos a encender sus cámaras siempre que sea posible. Verse las caras puede hacer que la reunión sea más interesante y fomentar mejores conexiones.
4. Minimizar distracciones: elija un lugar tranquilo para su reunión y silencie cualquier notificación que pueda interrumpir el flujo. Pida a los participantes que hagan lo mismo.
5. Ser inclusivo: Asegúrese de que todos tengan la oportunidad de participar. Esto hace que la reunión sea más interactiva y garantiza que se escuchen todas las perspectivas.
6. Grabar la reunión: Si tu plataforma lo permite, graba la reunión. Esto puede ser útil para aquellos que no pudieron asistir o necesitan consultar la discusión.
7. Usar funciones interactivas: Muchas plataformas ofrecen funciones como encuestas, cuestionarios y pizarras que pueden hacer que su reunión sea más interactiva y atractiva.
8. Descansos para reuniones más largas: Si su reunión durará más de una hora, programe descansos breves para evitar la fatiga y mantener la concentración.
9. Apariencia profesional: Vístase como si asistiera a una reunión en persona. Esto muestra respeto por los demás participantes y establece un tono profesional.
10. Soporte para nuevas herramientas: si está utilizando una nueva herramienta o función, proporcione un breve tutorial o materiales de apoyo para ayudar a los participantes a ponerse al día.

Al incorporar estos consejos y trucos, puede aumentar la eficacia de sus reuniones virtuales, haciéndolas más atractivas, productivas e inclusivas.

Conclusión

Las reuniones virtuales se han vuelto vitales para la colaboración y la toma de decisiones. Nos permiten conectarnos con colegas, socios y clientes a través de distancias, rompiendo barreras geográficas. Sin embargo, para aprovechar todos los beneficios de este modo de comunicación, es fundamental llevar a cabo estas reuniones en línea de manera efectiva.

Desde garantizar una comunicación verbal y no verbal clara, practicar la escucha activa y la participación, manejar las sesiones de preguntas y respuestas de manera eficiente, hacer un seguimiento diligente después de la reunión y aplicar varios consejos y trucos de etiqueta en eventos virtuales, cada aspecto contribuye significativamente al éxito de sus reuniones virtuales. .

Los beneficios de las reuniones virtuales efectivas son numerosos. Ahorran tiempo y recursos, mejoran la productividad, fomentan una mejor colaboración y garantizan que todos estén alineados hacia objetivos comunes. Además, brindan la oportunidad de mejorar continuamente a través de la retroalimentación y el aprendizaje iterativo.

Entonces, mientras se prepara para su próxima reunión virtual, recuerde aplicar estas estrategias y técnicas. Harán que sus reuniones sean más exitosas y las transformarán en una poderosa herramienta para impulsar el desempeño y los resultados de su equipo. Brindemos por que se avecinan reuniones virtuales más productivas y atractivas.