6 maneras de transferir archivos de forma segura

El intercambio de archivos es una necesidad en el mundo de los negocios, ya que las empresas tienen que compartir varios documentos con socios comerciales, empleados, clientes, agencias gubernamentales y proveedores.

Pero con los ciberataques que afectan a empresas de todos los tamaños las 24 horas del día, las compañías no pueden permitirse el lujo de escatimar en la seguridad del intercambio de archivos.

Los piratas informáticos utilizan cada vez más técnicas sofisticadas para interceptar datos en tránsito, incorporar códigos maliciosos en los archivos y explotar vulnerabilidades en las aplicaciones de transferencia de archivos.

Formas de transferir archivos de forma segura

¿Cómo protege su negocio con los riesgos de seguridad que aumentan y evolucionan cada día?

A continuación, veremos cómo su empresa puede compartir documentos digitales :

Fax con correo electrónico

¿Recuerdas las máquinas de fax? ¿Esas máquinas voluminosas en las que tenía que introducir sus documentos y marcar el número de fax de un destinatario para enviarlo a través de una línea telefónica?

Ahora existe una versión digital de este sistema, y ​​es tan segura y cómoda como enviar y recibir correos electrónicos, ya sea a través del sistema de correo electrónico de una empresa o del fax de Gmail.

El fax por Internet es una tecnología moderna que utiliza una interfaz web en lugar de una máquina física.

Ofrece una forma eficiente, económica e indolora de enviar documentos.

Simplemente escanee un documento en papel o cree un documento de Word, adjúntelo a un mensaje de correo electrónico, ingrese el número de fax del destinatario y el nombre del servicio de fax en la barra de direcciones y listo.

Los servicios de fax en línea de buena reputación envían documentos a través de conexiones encriptadas y mantienen un registro de cada transmisión, razón por la cual el fax sigue siendo común en el ámbito sanitario, jurídico y financiero.

Cifre su mensaje

Aunque la mayoría de los proveedores de almacenamiento en la nube ofrecen algún tipo de cifrado, no siempre se puede confiar en él para proteger los datos.

Si un ladrón o un empleado deshonesto se apodera de su dispositivo, podría ver y descargar fácilmente sus archivos en la nube, ya que la mayoría de los proveedores lo mantienen conectado de forma predeterminada.

Para archivos confidenciales, busca el cifrado de extremo a extremo, donde los archivos se cifran en tu dispositivo y solo las personas con las que los compartes pueden descifrarlos. Varios servicios en la nube ya lo ofrecen, a veces solo en planes empresariales.

Afortunadamente, algunas aplicaciones le permiten mover sus archivos en la nube a una carpeta cifrada.

Nadie puede acceder a esa carpeta sin ingresar una contraseña.

Otras herramientas le permiten encriptar sus carpetas antes de cargarlas en línea.

Protocolo seguro de transferencia de archivos (SFTP)

Aunque existen tecnologías más recientes, un método tradicional de transferencia de archivos como SFTP no es tan susceptible a ser pirateado con éxito y es una opción más fiable.

SFTP es un protocolo que aprovecha una conexión segura para cargar y descargar datos de un servidor.

Solo asegúrese de cifrar sus datos en el servidor que utiliza, ya que no se almacenan en un formato cifrado.

Usar criptografía de clave pública

Esta solución de seguridad de datos se utiliza para proteger archivos, directorios y dispositivos del acceso no autorizado.

Utiliza dos claves separadas: una pública y una privada.

La clave pública se pone a disposición del público, mientras que usted conserva la clave privada de forma segura.

Los archivos bloqueados con la clave pública solo se pueden decodificar con la clave privada, mientras que los archivos bloqueados con la clave privada solo se pueden acceder con la clave pública.

Utilice enlaces de uso compartido seguro con limitaciones.

Al compartir archivos desde la nube, no envíe simplemente un enlace abierto. Restrinja el acceso a usuarios específicos, establezca una fecha de caducidad, añada una contraseña siempre que sea posible y desactive la descarga de documentos que solo necesiten ser visualizados. Exija la autenticación de dos factores en todas las cuentas que puedan acceder a archivos empresariales compartidos, de modo que una contraseña robada no sea suficiente.

Con esta solución, no tendrá que preocuparse por compartir sus códigos de acceso privados con los empleados.

Capacitar y educar a los empleados

En la mayoría de los incidentes de seguridad, las personas están involucradas. El informe anual de Verizon sobre investigaciones de filtraciones de datos ha constatado sistemáticamente que la mayoría de las filtraciones implican un factor humano, como el phishing, el robo de credenciales o simples errores.

Errores como el envío de datos confidenciales a destinatarios incorrectos, la descarga de archivos maliciosos, el uso de contraseñas débiles, la configuración incorrecta de los sistemas para permitir el acceso no deseado y el almacenamiento de claves de cifrado de forma insegura crean vulnerabilidades que los atacantes aprovechan.

Cree una política de seguridad de datos y capacite a sus empleados al respecto, y mantenga a todos informados sobre las últimas amenazas, como los correos electrónicos de phishing generados por IA, para reducir los costosos errores.

Todos deben saber qué procedimientos seguir al mover o almacenar archivos y qué hacer en caso de incumplimiento.

Revise su enfoque de transferencia de archivos

Ya sea que comparta documentos de trabajo con un empleado o transfiera datos de clientes a una plataforma segura, sus métodos de transferencia de datos deben ser infalibles.

Los archivos deben estar seguros en tránsito y estar protegidos con medidas avanzadas de control de acceso cuando estén almacenados.