Comment créer une présentation de parrainage d'événement (diapositive par diapositive)

Question : Qu’est-ce qu’un dossier de présentation pour le parrainage d’un événement, et que doit-il contenir ?

Un dossier de présentation pour le sponsoring d'un événement est une courte présentation commerciale destinée à aider une marque à décider de sponsoriser ou non un événement. Il doit identifier l'événement et son public cible, expliquer en quoi ce public correspond à l'image du sponsor, proposer des droits et des activations spécifiques, présenter les tarifs des différentes formules ou une méthode claire pour les calculer, et indiquer comment les résultats seront mesurés. Concluez en proposant une prochaine étape et en mentionnant un contact précis. Concevez le dossier en fonction de la décision du sponsor, et non en fonction des besoins financiers de l'organisateur. Utilisez des données vérifiées sur l'audience et les performances, précisez que les prévisions sont des estimations et remplacez les avantages génériques tels que « visibilité de la marque » par des chiffres concrets : quantités, emplacements, calendrier et méthodes de reporting. Personnalisez l'introduction, la formule recommandée et les idées d'activation pour chaque prospect sérieux.

En résumé : assurez-vous de l’adéquation avec votre public cible avant de présenter les offres. Décrivez chaque avantage comme un livrable. Associez chaque objectif du sponsor à une méthode de mesure. Privilégiez un design simple et demandez une action concrète pour la suite.

Un sponsor devrait pouvoir parcourir rapidement les premières diapositives de votre présentation de sponsoring et en comprendre l'opportunité. Si la présentation s'ouvre sur une longue histoire, des affirmations vagues ou une profusion de logos, l'offre réelle restera cachée.

Ce guide vous propose un ordre de présentation pratique, un tableau des offres adaptable, un plan de mesure et des exemples de textes percutants. La présentation de sponsoring amorce la discussion commerciale. L'accord signé doit définir les droits définitifs, les échéances, les modalités de paiement, les approbations, les conditions d'annulation et les obligations de reporting.

Qu'est-ce qu'un dossier de sponsoring événementiel ?

Un dossier de présentation pour le parrainage d'un événement est une proposition visuelle qui met en avant un partenariat défini entre un événement et un sponsor. Il explique le public cible de l'événement, les avantages et les contreparties pour le sponsor, le coût d'opportunité et les critères d'évaluation de la collaboration.

Plusieurs noms peuvent être utilisés pour désigner des documents similaires, mais l'accent change :

Documents	Emploi principal	Contenu typique
Présentation de commanditaires ou présentation de commanditaires	Entamer une conversation avec un sponsor	Public cible, opportunité, offres, preuve, prochaine étape
Présentation de la proposition de parrainage	Présentez une offre plus précise	Résumé de l'offre recommandée : prix, livrables, échéancier, conditions
Présentation marketing événementielle	Expliquez comment l'événement attirera les participants et communiquera avec eux.	Canaux, calendrier de campagne, création, budget, objectifs d'inscription
Accord de parrainage	Consignez l'accord contraignant	Droits, paiement, responsabilités, approbations, annulation, signalement

Votre dossier de présentation aux sponsors peut inclure des éléments du plan marketing de l'événement, car un sponsor souhaite savoir comment l'événement touchera le public. Un dossier marketing peut fournir des informations utiles sur la campagne, mais le document destiné aux sponsors doit impérativement présenter une offre claire, un prix, un plan de mesure et les prochaines étapes. Il ne doit en aucun cas constituer un plan de production complet ni un contrat.

Que doit savoir un sponsor avant de voir vos dossiers de candidature ?

Le commanditaire a besoin de preuves d'adéquation avant de dresser une liste des avantages. Un emballage soigné ne peut compenser une inadéquation avec le public cible.

Utilisez ce test en cinq questions lors de la création d'une présentation sur le parrainage d'un événement :

Question du commanditaire	Preuves à inclure	Substitut médiocre à éviter
Cet événement nous concerne-t-il ?	Objectif, format, date, lieu et thème de l'événement	Un énoncé de mission général
Touchez-vous les personnes qui nous sont chères ?	Données provenant des participants, des abonnés, des clients ou de la communauté	« Un public très engagé »
Que peut faire notre marque ici ?	Activations, accès, contenu ou hospitalité spécifiques	Liste de logos
Que mesurerez-vous ?	Métrique, méthode de collecte, calendrier et propriétaire du rapport	« Excellent retour sur investissement »
De quelle décision avez-vous besoin de notre part ?	Offre, prix, disponibilité, date limite et contact	"Entrer en contact"

Le dossier de présentation du sponsoring de l'événement doit répondre à ces questions dans cet ordre. Un dossier générique qui néglige l'adéquation avec le public cible oblige le sponsor potentiel à chercher lui-même la raison de s'intéresser à l'événement. C'est là la principale différence entre une présentation destinée aux sponsors et une brochure événementielle.

Ne comblez pas les lacunes en matière de données avec des chiffres optimistes. S'il s'agit d'un nouvel événement, présentez des données de portée vérifiées, telles que le nombre d'abonnés à votre newsletter, de membres de la communauté, d'événements précédents organisés par la même équipe, de partenaires de distribution confirmés ou la capacité d'accueil de la salle. Indiquez clairement que les prévisions de fréquentation et de portée médiatique sont des estimations et précisez votre méthode de calcul.

Comment construire une présentation de sponsoring événementiel diapositive par diapositive ?

Concevez votre présentation de sponsoring en suivant l'ordre d'évaluation des opportunités par un sponsor. Dix diapositives suffisent généralement pour les premières discussions, mais un événement complexe peut nécessiter une annexe détaillant l'inventaire, les plans, les méthodes de recherche ou les conditions. Ce modèle de présentation est un point de départ ; il ne s'agit pas d'une règle imposant systématiquement dix diapositives à chaque événement.

Glissement	Ce à quoi elle doit répondre	Ce qu'il faut comprendre	Exemple à compléter
1. Couverture	Quelle est l'opportunité ?	Nom, date, lieu ou format de l'événement, promesse en une phrase, contact	« [L’événement] met [le public] en relation avec [le résultat] à [lieu/date]. »
2. Ouverture spécifique au sponsor	Pourquoi nous contactez-vous ?	Un point d'alignement vérifié avec le prospect	« [Le sponsor] développe [l’initiative]. Nos participants constituent [le public cible]. »
3. Aperçu de l'événement	Que va-t-il arriver?	Format, programme, lieu, dates, ampleur prévue, organisateur	Utilisez cinq faits, pas l'historique de l'entreprise.
4. Témoignages du public	Qui sera là?	Données démographiques, rôles, situation géographique, centres d'intérêt, influence sur les achats, source des données	« D’après [source/date], [part ou nombre] de notre audience est [caractéristique pertinente]. »
5. Portée et promotion	Comment les gens découvriront-ils l'événement et le sponsor ?	Courriel, site web, réseaux sociaux, partenaires, presse, supports physiques, portée confirmée et projetée	Portée propre, portée des partenaires et prévisions distinctes.
6. Idées d'activation	Que peut faire le sponsor ?	Deux ou trois idées liées à l'objectif de la marque	Démonstration de produit, session animée, série de contenus, espace détente, échantillonnage ou génération de prospects
7. Forfaits et prix	Que pouvons-nous acheter?	Livrables, quantités, exclusivité, prix, disponibilité, options supplémentaires	Recommandez un forfait, puis présentez des alternatives.
8. Preuve et préparation	Cette équipe est-elle à la hauteur ?	Résultats antérieurs vérifiés, lieu ou intervenants confirmés, plan de production, témoignages authentiques	Utilisez les étiquettes et les dates sources. Les nouveaux événements peuvent illustrer les performances de l'équipe.
9. Mesure et rapport	Comment saurons-nous ce qui s'est passé ?	Indicateur clé de performance (KPI), méthode, valeur de référence, période de collecte, date du rapport	« Rapport du sponsor remis dans les délais impartis après l’événement. »
10. Étape suivante	Que devons-nous faire maintenant?	Une demande, une date de décision, un nom de personne, une adresse e-mail et un lien de réunion	« Veuillez consulter le forfait recommandé et réserver un appel d'évaluation de 20 minutes avant le [date]. »

Si la présentation s'inscrit dans le cadre d'une conférence plus vaste, définissez d'abord les objectifs, le public cible, le budget, le lieu et le programme. Le guide complet de planification de conférence aborde ces points.

Un exemple d'ouverture personnalisable

Voici un exemple hypothétique. Remplacez chaque élément entre crochets par des données issues de votre événement et de vos recherches sur le prospect :

L'événement [Nom de l'événement] réunit [description du public cible] autour de [objectif spécifique] le [date] à [lieu ou format]. Nous contactons [Sponsor] car [un point d'accord démontré]. Le partenariat recommandé offre à votre équipe [activation principale], [livrable complémentaire] et un rapport post-événement couvrant [indicateurs convenus].

Ce paragraphe incite le commanditaire à poursuivre sa lecture. Il n'avance aucun résultat que l'événement ne peut encore prouver.

Comment les offres de sponsoring doivent-elles être structurées et tarifées ?

Un dossier de sponsoring doit regrouper les droits et les actions qui soutiennent l'objectif du sponsor. Indiquez les quantités, les lieux, les dates, l'exclusivité et les limites afin que le sponsor sache ce qui est inclus et que votre équipe sache ce qu'elle doit fournir. Le dossier de sponsoring doit être suffisamment détaillé pour permettre de comparer les options sans dissimuler les principales limitations dans un document ultérieur.

Les niveaux de métaux génériques sont faciles à repérer, mais les options axées sur un objectif précis rendent souvent le choix plus évident. Vous pouvez toujours les appeler Or ou Argent dans l'accord final si cela convient à l'événement.

Forfait	Meilleur pour	livrables inclus	Mesure	Prix ​​et disponibilité
Conscience et rigueur.	Atteindre un public pertinent	Logo sur les pages et panneaux spécifiés ; emplacements d’e-mails nominatifs ; mention sur scène ; publications approuvées sur les réseaux sociaux	Vues, ​​impressions, délivrabilité des e-mails, clics sur les liens	[price]; [number] disponibles
Engagement des équipes	Créer une interaction entre les participants	Session ou espace de marque ; démonstration de produit ; sondage ; collaboration de contenu ; accès du personnel formé	Présence, interactions, temps passé sur la page, engagement du contenu	[price]; clauses d'exclusivité
Lead Generation	Collecte d'intérêts qualifiés avec consentement	Réunions réservées, séances à accès restreint, numérisation ou formulaire, suivi inclus	Prospects qualifiés, réunions tenues, réponses qualifiées	[price]; conditions relatives aux données et au consentement
Encadrement Sur Mesure	Répondre à un besoin spécifique du prospect	Droits sélectionnés et travaux de production	Accord conclu avant la signature du contrat	Cité après appel de portée

Commencez par un inventaire. Comptez chaque stand, session, emplacement d'email, position de bannière, badge d'accès et espace d'accueil disponible. seat, publication sur les réseaux sociaux et catégorie exclusive. Enregistrez le temps de travail du personnel et le coût de production nécessaires pour chaque élément. Tout ce que vous ne pouvez pas fournir de manière fiable ne doit pas apparaître dans la catégorie. présentation de proposition de parrainage. Lorsque l' présentation du sponsor Les noms des produits en stock limité doivent correspondre aux mêmes quantités figurant sur la feuille de suivi des commandes.

Ensuite, tenez compte de la valeur ajoutée pour le sponsor : adéquation avec l’audience, accessibilité, visibilité, rareté, exclusivité, droits de contenu et durée de la visibilité. Des événements comparables peuvent vous aider à vérifier la pertinence de votre offre, mais copier les prix d’un autre événement ne tient pas compte des différences de qualité de l’audience ni des coûts d’organisation. Les modèles de propositions de sponsoring de Smartsheet sont utiles pour étudier la présentation de l’offre, mais pas pour fixer votre prix.

Évitez de créer une urgence artificielle. Ne mentionnez « un seul partenaire exclusif disponible pour cette catégorie » que lorsque les stocks et le contrat imposent réellement cette limite.

Comment démontrer la valeur d'un sponsor sans promettre de retour sur investissement ?

Présentez un plan de mesure, et non un retour sur investissement garanti. Chaque résultat promis doit être assorti d'un indicateur, d'une méthode de collecte, d'un responsable et d'une date de rapport. Veillez à la cohérence de ces définitions lors de la transformation de la proposition de parrainage en accord, puis en rapport post-événement.

Objectif du sponsor	Mesure possible	Méthode de collecte	Qualification importante
Conscience et rigueur.	Pages vues, distribution d'e-mails, visionnages de vidéos, fréquentation sur site	Analyse du site web, plateforme de messagerie, rapports de plateforme, statistiques	Indiquez la portée et la fréquence séparément lorsque cela est possible.
Traffic	Clics sur les liens des sponsors, visites de QR codes, sessions sur les pages de destination	Lien unique ou code QR avec étiquettes de campagne	Veillez à conserver une dénomination cohérente sur tous les canaux.
Engagement des équipes	Participation aux sessions, réponses aux sondages, interactions avec les démonstrations	Numérisation des inscriptions, outil de sondage, dénombrement du personnel	Définir ce qui constitue une interaction avant l'événement.
Lead Generation	Contacts consentis, réunions planifiées, prospects qualifiés	Formulaire d'inscription, scanner, outil de planification, CRM	Règles de consentement, d'accès et de conservation des données de l'État dans l'accord.
Influence des ventes	Utilisation de codes promotionnels ou conversions attribuées	Code unique, page de destination balisée, suivi CRM du sponsor	L'attribution peut être partielle ; elle ne garantit pas la causalité.

Google Analytics indique que les paramètres UTM permettent d'identifier la source, le support et la campagne ayant généré le trafic. Utilisez des paramètres cohérents. utm_source, utm_medium et utm_campaign valeurs pour les liens sponsorisés et utilisation utm_content pour distinguer les emplacements lorsque cela est utile. Guide officiel pour les générateurs d'URL explique les champs et avertit que des noms incohérents peuvent entraîner des rapports fragmentés.

Décrivez la méthode dans votre présentation. Par exemple : « Chaque e-mail et chaque publication sur la page de l’événement utilisera un lien unique et balisé. Nous vous communiquerons le nombre de sessions et de clics sur les liens dans les 14 jours suivant l’événement. » Cette formulation est plus crédible que « Votre marque touchera des milliers de personnes. »

Pour un cadre de mesure plus large, utilisez le Webnus Guide de Retour sur investissement et indicateurs clés de performance (KPI) de l'événementChoisissez uniquement les indicateurs qui correspondent à l'objectif du commanditaire et que vos outils peuvent collecter.

Comment concevoir un dossier de sponsoring sans équipe de conception ?

Un design simple est efficace lorsque les preuves sont solides. Une présentation destinée aux sponsors n'a pas besoin d'animations complexes pour paraître crédible. Privilégiez une idée par diapositive, une hiérarchie visuelle claire et des éléments authentiques de l'événement plutôt que des images génériques.

• Définissez une taille de titre, une taille de corps et un style de légende.
• Utilisez deux couleurs de marque, ainsi que des couleurs neutres pour le texte et le fond.
• Veillez à ce que le corps du texte soit suffisamment grand pour être lu sur un ordinateur portable sans zoomING.
• Transformez les comparaisons denses en tableau, et non en paragraphe.
• Utilisez des photos de votre événement, du lieu, de votre public ou de vos maquettes d'activation testées lorsque vous disposez des droits de publication.
• Indiquez sur les graphiques la source, la date, l'unité et si la valeur est historique ou projetée.
• Placez les recherches détaillées, les plans d'étage et l'inventaire en annexe.
• Exportez un PDF et testez chaque lien avant de l'envoyer.

Ne laissez pas l'IA prendre en charge les aspects les plus complexes. Elle peut certes raccourcir une phrase, proposer une mise en page ou créer une première ébauche visuelle, mais les informations sur le public cible, l'adhésion des sponsors, la disponibilité des offres, les prix et les résultats doivent impérativement provenir de vos sources. Si votre équipe a besoin d'aide pour la rédaction ou la mise en page, comparez les outils d'IA destinés aux organisateurs d'événements et vérifiez chaque élément avant de le transmettre à un sponsor.

Comment devez-vous envoyer le jeu de cartes et assurer le suivi ?

Envoyez un message court et ciblé au prospect, accompagné d'un PDF accessible ou d'un lien stable en lecture seule. Donnez au fichier un nom clair, par exemple : [Event]-[Sponsor]-event-sponsorship-pitch-deck.pdf et supprimez les anciens brouillons du dossier partagé. Le courriel doit justifier une prochaine discussion plutôt que de répéter chaque diapositive.

1. Analysez le public cible actuel du prospect, ses campagnes, ses partenariats et ses priorités déclarées.
2. Personnalisez le message d'ouverture, l'activation recommandée et l'emballage. Ne vous contentez pas de changer le logo.
3. Posez une question concrète ou proposez une brève réunion de cadrage.
4. N’indiquez la date de décision que lorsqu’elle correspond à des échéances réelles en matière de stocks ou de production.
5. Consignez ce qui a été envoyé, à qui et quand. Assurez un suivi avec les nouvelles informations, et non pas un simple « contact ».

Exemple d'e-mail :

Sujet: [Nom de l'événement] : idée de partenariat pour [Sponsor]
Salut [nom],
Nous réunissons [public] pour [objectif de l'événement] le [date]. J'ai remarqué [initiative spécifique du sponsor], et j'ai donc conçu une activation qui offrirait à votre équipe [opportunité pertinente]. Le dossier sponsor ci-joint comprend la source du public, les livrables, le prix et le plan de reporting.
Un appel de 20 minutes sur [deux options] serait-il utile pour vérifier l'adéquation ?
[Nom et coordonnées]

Les instructions d'Eventbrite concernant les présentations recommandent également de convertir la proposition en PDF ou de partager un lien facilement accessible au destinataire. Vérifiez les autorisations dans une fenêtre de navigation privée avant d'envoyer un lien cloud.

Comment le site web de votre événement peut-il faciliter la livraison par vos sponsors ?

Le site de votre événement ne doit afficher que les espaces publicitaires que vous avez vendus et approuvés. Créez une liste de contrôle des actions à entreprendre, associant chaque promesse de présentation à une page, un élément, un responsable, une date d'échéance, un statut d'approbation et une URL active.

Pour les événements WordPress, Modern Events Calendar logiciel de gestion d'événements Inclut un module Sponsors pour les pages d'événements. Documentation du module d'événements MEC Ce guide explique comment ajouter des sponsors avec leurs noms, descriptions, liens et logos. Il est donc utile pour optimiser le placement des sponsors sur la page d'un événement.

MEC peut afficher les informations sur les sponsors, mais ne remplace pas la recherche de sponsors, la négociation, la contractualisation, la gestion des consentements ni le reporting de campagne. Utilisez le produit pour les tâches sur le lieu de l'événement pour lesquelles il est conçu.

Que devez-vous vérifier avant d'envoyer le jeu de cartes ?

Utilisez cette liste de contrôle sur le document PDF de présentation du parrainage ou sur le lien en lecture seule que le parrain recevra :

• Le nom, la date, le lieu ou le format de l'événement et les coordonnées sont corrects.
• L'introduction explique pourquoi ce candidat est pertinent.
• Chaque chiffre d'audience comporte une source et une date.
• Les prévisions sont étiquetées et la méthode est indiquée.
• Les éléments livrables d'un colis comprennent des quantités, des lieux, des délais et des disponibilités.
• Les prix couvrent le travail nécessaire à la réalisation du forfait.
• Les conditions d'exclusivité sont spécifiques et disponibles.
• Chaque objectif de sponsor possède une méthode de mesure pratique.
• Les témoignages et les résultats sont authentiques, approuvés et attribuables.
• Les liens, les codes QR, les liens de réunion et les autorisations d'accès aux fichiers fonctionnent.
• Le jeu demande une prochaine étape.
• L'accord final portera sur les droits, les approbations, le paiement, l'annulation et les rapports.

L'amélioration la plus efficace intervient généralement avant la phase de conception : supprimez toute affirmation que vous ne pouvez pas prouver et tout avantage que votre équipe ne peut pas tenir. Ensuite, assurez-vous que l'offre restante soit bien visible.

Constituez les preuves avant de peaufiner les diapositives.

Un argumentaire crédible pour un parrainage événementiel se limite à un nombre restreint d'engagements et détaille précisément leur mise en œuvre et leur évaluation. Commencez par rédiger les titres des dix diapositives. Renseignez ensuite les sections relatives au public cible, à l'offre et aux rapports avec des informations vérifiées. Ce n'est qu'ensuite que vous pourrez vous consacrer aux visuels. L' argumentaire final doit clairement indiquer la décision recommandée, sans pour autant occulter les alternatives.

Foire aux questions