5 façons d'organiser et d'organiser une fête virtuelle et de célébrer

La distance sociale et la quarantaine ont changé la vie des gens du monde entier à bien des égards.

Peut-être que c'était bien au-delà de notre imagination qu'un jour nous devions rester loin de nos proches pour leur propre bien; pour les protéger.

Beaucoup manquent maintenant de rassemblements sociaux, réunions, fêtes, célébrations, séminaires, etc. qui faisaient autrefois partie intégrante de la vie quotidienne de différentes manières.

Cependant, être séparé ne doit pas forcément nous empêcher de faire la fête! En fait, célébrer ensemble pendant ces périodes d'isolement semble être encore plus important qu'avant.

Plutôt que de nous rencontrer en personne, nous pouvons continuer à organiser virtuellement différents événements et avoir la chance de communiquer avec nos amis et les membres de notre famille.

Que ce soit une réunion professionnelle ou une fête d'anniversaire, emprunter la voie virtuelle nous aide à suivre tout le monde autour de nous.

Organiser une fête virtuelle est bien plus confortable que ce que cela peut sembler être en premier lieu.

Tout ce qu'il faut, c'est passer du temps à faire des horaires et à utiliser la bonne technique.

 

Comment héberger une fête virtuelle?

Dans les paragraphes suivants, nous passerons en revue cinq façons dont nous pouvons mieux célébrer la situation actuelle.

Aussi, nous introduisons MEC, qui est l'un des meilleurs plugins de calendrier d'événements WordPress pour la tenue d'événements en ligne, livré avec plusieurs addons supplémentaires pour d'autres fonctionnalités.

 

Entreprise à distance

Garder les employés engagé pendant la période de verrouillage est le facteur clé du succès des entreprises.

Travailler à distance ne signifie pas ne pas se voir, et nous devons faire de notre mieux pour rester en contact avec nos collègues et passer du temps à socialiser.

La liste suivante peut vous donner des idées sur la façon d'organiser une fête virtuelle et permettre à tout le monde d'en profiter de la meilleure façon:

 

Rendez-le spécial avec des costumes ou des décorations

Avoir un thème a longtemps été favorisé par tant d'organisateurs d'événements, et une fête virtuelle ne devrait pas non plus faire exception.

S'habiller d'une manière différente des tenues habituelles que nous utilisons tous les jours peut être une façon amusante d'entamer une conversation et de faire preuve de créativité.

Essayez de lancer un défi aux gens avant le début de l'événement et de réveiller l'esprit de compétition en eux.

Si possible, ce serait bien de leur acheter des objets spéciaux en ligne et de définir des récompenses pour l'apparence la plus impressionnante.

Féliciter ceux qui ont suivi le thème devant les autres peut également être une excellente pratique pour accroître l'engagement et la coopération.

Toutes ces pratiques rendent vos événements mémorables et créent finalement de meilleurs résultats.

 

Fournir aux gens de la nourriture et des boissons

Nous savons que dans la plupart des réunions, les gens sont servis avec des aliments et des boissons, alors pourquoi ne devrait-il pas en être de même pour une fête virtuelle?

Bien qu'il ne soit pas possible de les voir et de manger ou de boire ensemble, vous pouvez utiliser plusieurs moyens pour contourner ce problème.

Services de livraison en ligne correspondent parfaitement à cet objectif, et vous pouvez les programmer pour que tous arrivent aux portes des gens en même temps.

Si vous n'êtes pas au courant de leurs habitudes alimentaires ou si vous ne pouvez pas simplement leur envoyer des aliments simultanément, leur offrir une allocation de repas leur donne la possibilité de commander leurs plats préférés.

De plus, il peut être judicieux d'envoyer une recette spéciale à chacun d'eux au préalable, puis de comparer les résultats pendant votre événement virtuel.

Pour ajouter plus de plaisir à la session et la rendre pratique, vous pouvez co-organiser l'événement et demander à un cuisinier professionnel ou à un barman d'enseigner aux gens comment préparer des aliments ou des boissons.

De cette façon, vous laissez une meilleure impression sur eux, et encore une fois, rendez l'événement inoubliable.

 

Ajoutez du divertissement à votre fête virtuelle

Nous passons de longues heures à la maison ces jours-ci, et beaucoup sont las de se sentir isolés. Par conséquent, le divertissement est maintenant plus que jamais le bienvenu.

Dans cet esprit, vous pouvez faire différentes activités pour rendre la session plus divertissante.

Par exemple, demandez à un artiste ou à un musicien que les membres de votre équipe aiment jouer en ligne ou enseigner aux gens une compétence intéressante.

Si votre équipe est composée de femmes, il peut être extrêmement satisfaisant d'avoir un maquilleur en ligne et de leur enseigner quelques techniques utiles à cet égard.

Streaming vidéo en ligne est un autre excellent divertissement pour une fête virtuelle.

Vous pouvez utiliser la fonction Watch Party de Netflix ou d'autres plates-formes et commencez à regarder quelque chose de cool avec le groupe.

Si vous avez un problème à vous décider sur le bon film, faites des sondages et interrogez les gens à ce sujet.

Les jeux amusants conviennent également parfaitement aux événements virtuels. Incluez des jeux de société, des quiz, trivia nuit, ou toute autre activité intéressante qui réchauffe la compétition.

Il existe de nombreuses applications et jeux en ligne gratuits pouvant être utilisés à cette fin.

Si vos jeux nécessitent des équipes plus petites, des salles d'outils d'événements en ligne tels que Salles de sous-commission de Zoom leur ouvrir la voie aussi.

Quel que soit le divertissement que vous mettez dans votre emploi du temps, assurez-vous qu'il commence au bon moment et informez vos employés à l'avance.

 

Demandez de l'aide si nécessaire

Si c'est la première fois que vous organisez un événement virtuel ou si vous ne savez pas exactement quelles mesures prendre, n'hésitez pas à demander de l'aide aux autres.

Avec le succès du COVID-19, les événements virtuels sont devenus une nouvelle tendance et, dans le même temps, les consultants d'événements en ligne ont augmenté.

Ces personnes peuvent vous aider à rendre les événements plus intéressants et vous proposer des solutions pour engager davantage le public.

Que vous souhaitiez coordonner les livraisons de nourriture ou trouver un animateur, ils peuvent gérer les choses de la meilleure façon pour vous.

Sinon, si vous avez un budget limité et que vous ne pouvez pas passer du temps à avoir un organisateur d'événements professionnel, vous pouvez toujours demander à un ami et lui confier certaines des responsabilités.

Par exemple, votre partenaire peut se charger de vérifier la connexion Internet et vous permettre de vous concentrer sur l'événement principal.

 

Anniversaires virtuels

En dehors des affaires, les événements virtuels se sont également avérés appropriés pour les fêtes d'anniversaire. Cela peut être amusant et vous n'avez pas à faire de nettoyage après cela!

Les grands principes de l'organisation d'un anniversaire virtuel sont similaires à ce que nous avons discuté dans la section précédente.

Pourtant, suivre les conseils suivants peut vous apporter beaucoup de confort pour une fête virtuelle:

 

Donner des instructions aux gens

Cette étape est nécessaire car vous invitez des amis et des membres de votre famille, et certains peuvent ne pas être familiarisés avec la technologie et les outils de chat vidéo.

Fournissez des conseils sur l'utilisation de l'outil que vous allez utiliser avec les invitations que vous envoyez.

Vous pouvez même rendre les choses beaucoup plus compréhensibles en enregistrant l'écran de votre bureau pour un didacticiel du début à la fin sur la façon d'installer l'application et de créer ou de rejoindre des salles.

 

Planifiez une durée appropriée

Regarder un écran pendant un appel vidéo pendant une longue durée peut être frustrant. La durée idéale d'un anniversaire virtuel est d'environ une heure, mais assurez-vous de vous connecter à votre compte avant les autres.

De plus, n'oubliez pas les différents fuseaux horaires car vous et les autres participants n'êtes pas liés par la géographie.

Si vous avez des amis qui vivent dans des pays avec un décalage horaire important, il vous conviendra mieux d'organiser plus d'une session pour cette fête virtuelle.

De plus, n'oubliez pas d'utiliser vos compétences en hébergement lors de la fête virtuelle, tout comme ce que vous faites pour les réunions en personne. Dans la vraie vie, vous essayez d'en faire un moment idéal pour tout le monde et d'attirer les gens dans la conversation si nécessaire.

Les mêmes conditions s'appliquent à un événement virtuel, et cela peut devenir plus gênant car certains participants peuvent ne pas y être habitués.

De manière générale, vous êtes la personne qui dirige la session. Continuez simplement la conversation, et au cas où il y aurait de nouveaux venus parmi les participants, demandez à chacun de se présenter.

Pour briser la glace, commencez par la façon dont les gens font face à la pandémie actuelle et posez des questions sur leur expérience, ou éventuellement, des conseils.

 

Mettre en scène

En tant qu'hôte d'événements, vous devez faire de votre mieux pour transformer un appel vidéo typique en une fête d'anniversaire.

Alors, portez des vêtements de fête, installez des bannières, faites des décorations et préparez un gâteau d'anniversaire avec des bougies et soufflez-les pendant la fête.

Avant cela, installez votre webcam au bon endroit et testez-la pour qu'elle permette aux autres de voir votre pièce et vos décorations sous le bon angle.

 

Les Modern Events Calendar WordPress Plugin

Si vous utilisez un site Web WordPress et souhaitez créer et gérer votre événement en ligne de quelque nature que ce soit, le Modern Events Calendar plugin est emballé à ras bord pour vos besoins.

Ce plugin riche en fonctionnalités simplifie la gestion des événements en ligne pour vous avec ses capacités avancées et sa conception moderne.

De nombreuses fonctionnalités pratiques combinées à diverses options d'affichage sont disponibles dans la version gratuite, ce qui en fait le meilleur choix pour les hôtes même soucieux de leur budget. De plus, si vous avez besoin de capacités plus approfondies pour un événement virtuel, la mise à niveau vers Version Pro pour une seule licence ne coûte que 75 $.

L'équipe de développeurs a fait de son mieux en fournissant des addons pour MEC.

Au cours des deux dernières années, plus de 12 addons ont été publiés, et chacun d'eux vous aide à gérer vos événements virtuels beaucoup plus facilement.

 

Module complémentaire d'événements virtuels

Événement virtuels est une extension professionnelle de MEC qui vise à simplifier de tels événements pendant ces périodes de quarantaine.

Pour mettre en perspective, passons en revue certaines de ses fonctionnalités de mise en évidence.

Parfois, vous devez vendre des billets pour votre événement et demander aux gens de sécuriser leur RSVP en premier lieu.

Cet addon vous offre des options pour protéger votre diffusion en direct de ceux qui n'ont pas acheté de billet. Cela ne leur permet pas d'assister à l'événement à moins de faire une réservation.

De plus, si vous organisez plusieurs événements, il met automatiquement en évidence les événements virtuels sur le calendrier et aide les gens à les trouver beaucoup plus rapidement.

Vous pouvez également afficher le lien direct du flux en direct sur chaque événement afin que les gens le rejoignent d'un simple clic, ou le masquer jusqu'au moment où il commence.

Si vous utilisez des vidéos YouTube ou Facebook dans votre entreprise, vous pouvez les intégrer directement dans chaque événement à l'aide de cet addon.

Compte tenu des mises à jour de Google concernant les balises de schéma, cet addon est entièrement intégré avec eux pour un meilleur référencement.

Cela signifie que votre événement virtuel obtient une meilleure visibilité sur les SERPs puisque ses codes suivent les dernières mises à jour de Google.

De plus, il vous permet de rechercher les événements virtuels dans les codes courts que vous utilisez pour votre site et d'effectuer les modifications requises beaucoup plus facilement qu'auparavant.

 

Module complémentaire d'intégration Zapier

Zapier est une plateforme d'automatisation qui permet aux internautes de connecter différentes applications et services pour gagner du temps dans l'exécution des tâches. Les flux de travail automatisés sont appelés Zap qui connecte une application au service requis.

Le Module complémentaire d'intégration Zapier, vous pourrez créer votre propre Zap avec d'autres applications que vous utilisez.

Mailchimp, Meetup, Active Campaign et Eventbrite sont quelques-unes des plates-formes largement utilisées qui peuvent être intégrées à votre calendrier d'événements via cet addon.

Pour être plus précis, il prend actuellement en charge environ 2,000 applications extrêmement pratiques pour l'automatisation des tâches et le gain de temps.

Cela peut être la meilleure correspondance pour les événements répétitifs, car vous n'avez pas à les recréer à chaque fois que les intervalles arrivent.

Si vous avez besoin d'aide pour utiliser Zapier pour vos événements, il existe un ensemble complet de Documentation disponible pour vous guider tout au long du processus de création de Zaps personnalisés.

 

Conclusion

Les événements virtuels sont un moyen intelligent de se connecter avec les gens en période d'incertitude.

L'ère des événements virtuels ne fait que commencer, et ils deviendront sans aucun doute de plus en plus populaires avec le temps.

Nous savons que cette année ne s'est pas déroulée comme beaucoup le souhaitaient, mais capitaliser sur les événements en ligne nous permet de tirer le meilleur parti de notre temps et de nos efforts.

Suivez les conseils fournis dans cet article pour que votre groupe virtuel puisse l'exécuter le plus facilement possible.

De plus, si vous avez besoin de gérer vos événements en ligne, optez pour le plugin MEC entièrement fonctionnel. Il apporte un monde de fonctionnalités utiles pour simplifier les tâches liées aux événements et correspond le mieux à votre site WordPress.

N'oubliez pas qu'être éloigné ne signifie pas être isolé.

Quelle que soit la distance actuelle de vos collègues et amis, vous pouvez vous rapprocher d'eux en sautant sur le chariot des événements virtuels dès aujourd'hui.