Le partage de fichiers est une nécessité dans le monde des affaires, car les entreprises doivent partager divers documents avec des partenaires commerciaux, des employés, des clients, des agences gouvernementales et des fournisseurs.
Mais face aux cyberattaques qui frappent les entreprises de toutes tailles 24h/24 et 7j/7, les sociétés ne peuvent pas se permettre de lésiner sur la sécurité du partage de fichiers.
Les pirates informatiques utilisent de plus en plus des techniques sophistiquées pour intercepter les données en transit, incorporer du code malveillant dans les fichiers et exploiter les vulnérabilités des applications de transfert de fichiers.
Façons de transférer des fichiers en toute sécurité
Comment protégez-vous votre entreprise face aux risques de sécurité qui augmentent et évoluent chaque jour ?
Nous allons voir ci-dessous comment votre entreprise peut partager des documents numériques :
Fax avec e-mail
Vous vous souvenez des télécopieurs ? Ces machines encombrantes dans lesquelles vous deviez alimenter vos documents et composer un numéro de fax de destinataire pour l'envoyer sur une ligne téléphonique ?
Il existe désormais une version numérique de ce système, et elle est aussi sûre et pratique que l'envoi et la réception de courriels, que ce soit via le système de messagerie de l'entreprise ou par fax Gmail.
Le fax Internet est une technologie moderne qui utilise une interface Web au lieu d'une machine physique.
Il offre un moyen efficace, peu coûteux et indolore d'envoyer des documents.
Il suffit de numériser un document papier ou de créer un document Word, de le joindre à un e-mail, d'entrer le numéro de fax du destinataire et le nom du service de fax dans la barre d'adresse et c'est parti.
Les services de fax en ligne réputés envoient des documents via des connexions cryptées et conservent un enregistrement de chaque transmission, ce qui explique pourquoi le fax reste courant dans les secteurs de la santé, du droit et de la finance.
Crypter votre message
Bien que la plupart des fournisseurs de stockage cloud proposent une forme de chiffrement, on ne peut pas toujours s'y fier pour sécuriser ses données.
Si un voleur ou un employé malhonnête s'empare de votre appareil, il peut facilement afficher et télécharger vos fichiers cloud, car la plupart des fournisseurs vous maintiennent connecté par défaut.
Pour les fichiers sensibles, privilégiez le chiffrement de bout en bout : les fichiers sont chiffrés sur votre appareil et seules les personnes avec lesquelles vous les partagez peuvent les déchiffrer. Plusieurs services cloud le proposent désormais, parfois uniquement dans leurs abonnements professionnels.
Heureusement, certaines applications vous permettent de déplacer vos fichiers cloud dans un dossier crypté.
Personne ne peut accéder à ce dossier sans entrer un mot de passe.
D'autres outils vous permettent de crypter vos dossiers avant de les télécharger en ligne.
Protocole de transfert de fichiers sécurisé (SFTP)
Bien qu'il existe des technologies plus récentes, une méthode de transfert de fichiers traditionnelle comme SFTP est moins susceptible d'être piratée et constitue une option plus fiable.
SFTP est un protocole qui exploite une connexion sécurisée pour charger et télécharger des données à partir d'un serveur.
Assurez-vous simplement de crypter vos données sur le serveur que vous utilisez car elles ne sont pas stockées dans un format crypté.
Utiliser la cryptographie à clé publique
Cette solution de sécurité des données est utilisée pour protéger les fichiers, les répertoires et les appareils contre les accès non autorisés.
Il utilise deux clés distinctes : une publique et une privée.
La clé publique est mise à la disposition du public, tandis que la clé privée est conservée en toute sécurité par vous.
Les fichiers verrouillés avec la clé publique ne peuvent être décodés qu'avec la clé privée, tandis que les fichiers verrouillés avec la clé privée ne sont accessibles qu'à l'aide de la clé publique.
Utilisez des liens de partage sécurisés avec des limites
Lorsque vous partagez des fichiers depuis un espace de stockage en ligne, n'envoyez pas simplement un lien. Limitez l'accès à des personnes nommément désignées, définissez une date d'expiration, ajoutez un mot de passe lorsque cela est possible et désactivez le téléchargement pour les documents qui doivent uniquement être consultés. Exigez une authentification à deux facteurs pour chaque compte ayant accès aux fichiers professionnels partagés ; un mot de passe volé ne suffit donc pas.
Grâce à cette solution, vous n'aurez plus à vous soucier de partager vos codes d'accès privés avec vos employés.
Former et éduquer les employés
L'intervention humaine est souvent impliquée dans les incidents de sécurité. Le rapport annuel de Verizon sur les enquêtes relatives aux violations de données a systématiquement révélé que la majorité des violations sont dues à un facteur humain, comme le phishing, le vol d'identifiants ou de simples erreurs.
Des erreurs telles que l'envoi de données sensibles à des destinataires incorrects, le téléchargement de fichiers malveillants, l'utilisation de mots de passe faibles, la mauvaise configuration des systèmes pour permettre un accès indésirable et le stockage de clés de chiffrement de manière non sécurisée créent toutes des vulnérabilités sur lesquelles les attaquants capitalisent.
Élaborez une politique de sécurité des données, formez vos employés à son sujet et tenez-les informés des dernières menaces, telles que les courriels d'hameçonnage générés par l'IA, afin de réduire les erreurs coûteuses.
Tout le monde doit savoir quelles procédures suivre lors du déplacement ou du stockage de fichiers et que faire en cas de violation.
Passez en revue votre approche de transfert de fichiers
Que vous partagiez des documents de travail avec un employé ou que vous transfériez des données client vers une plateforme sécurisée, vos méthodes de transfert de données doivent être infaillibles.
Les fichiers doivent être en sécurité pendant le transport et être protégés par des mesures de contrôle d'accès avancées lorsqu'ils sont stockés.
