2023 में एक सफल वर्चुअल इवेंट की मेजबानी कैसे करें

आभासी घटनाएं नए जमाने की घटना बन गई हैं, जो वैश्विक आंदोलन प्रतिबंधों के कारण 2020 में बड़े पैमाने पर प्रचार के लिए बढ़ी हैं।

2021 में भी, व्यवसायों का परीक्षण जारी रहेगा इवेंट मैनेजमेंट के लिए सर्वोत्तम इवेंट कैलेंडर चूँकि कुछ देश अभी भी COVID 19 महामारी के मद्देनजर लॉकडाउन का पालन कर रहे हैं।

 

डिजिटल मार्केटिंग हमेशा एक चीज थी। हालाँकि, अब यह सबसे महत्वपूर्ण व्यवसाय विपणन उपकरणों में से एक बन गया है।

इसलिए, आभासी कार्यक्रमों की मेजबानी निवेशकों और दर्शकों दोनों को जोड़ने का सही तरीका है। वे आपके ब्रांड का निर्माण कर सकते हैं, लीड उत्पन्न कर सकते हैं और खुद को उद्योग के नेता के रूप में स्थापित कर सकते हैं। आइए हम आभासी घटनाओं की अवधारणा से और अधिक परिचित हों।

 

 

एक आभासी घटना क्या है और इसके विविध प्रकार क्या हैं?

एक आभासी घटना एक संगठित गतिविधि को संदर्भित करती है जहां व्यक्ति व्यक्तिगत रूप से इकट्ठा होने के बजाय घटनाओं और उनकी सामग्री को ऑनलाइन अनुभव करते हैं।

ये कार्यक्रम बड़े पैमाने पर सम्मेलनों से लेकर उपस्थित लोगों की अधिकता या कुछ निवेशित लोगों के साथ छोटे क्यू एंड ए सत्रों तक हो सकते हैं। आभासी घटनाएं कई रूपों में होती हैं। उनमें से कुछ हैं:

 

आभासी सम्मेलन

आभासी सम्मेलन एक लाइव के आसपास बनते हैं, जटिल एजेंडा कीनोट्स, ब्रेकआउट्स, सत्र, और अधिक जैसे इन-पर्सन कॉन्फ्रेंस शामिल हैं। फर्क सिर्फ इतना है कि वे ऑनलाइन होस्ट किए जाते हैं। 

 

Webinars

एक वेबिनार एक आभासी सेमिनार को संदर्भित करता है विषयों जहां एक मेजबान डेमो या व्याख्यान प्रस्तुत करता है। व्यापक दर्शकों तक पहुंचने के लिए यह प्रारूप सबसे अच्छा विकल्प है। एक वेबिनार में, PowerPoint प्रस्तुतियाँ आपके विचारों को प्रदर्शित करने का सबसे अच्छा तरीका बन जाती हैं। आप अपने कर्मचारियों और दर्शकों दोनों के लिए एक वेबिनार की मेजबानी कर सकते हैं।

 

कैसे करें और ट्यूटोरियल

ये ट्यूटोरियल या कैसे-कैसे ईवेंट नए उत्पादों को लॉन्च करने, अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों के उत्तर देने, विभिन्न टिप्स, ट्रिक्स और निर्देशों को प्रकट करने के लिए एकदम सही रहते हैं।

 

आंतरिक संकर घटनाएँ

 ये आभासी घटनाएँ बिक्री की शुरुआत और कंपनी-व्यापी आयोजनों की मेजबानी कर सकती हैं। इसके अतिरिक्त, यह प्रशिक्षण और विभाग की बैठकों को भी पूरा करता है। यह विभिन्न देशों में कर्मचारियों वाली फर्मों के लिए उन्हें एक साथ लाने के लिए सबसे उपयुक्त है। 

 

अब जब हमने आभासी घटनाओं के बारे में ज्ञान प्राप्त कर लिया है तो आइए हम उन्हें रणनीतिक रूप से होस्ट करने के बारे में जानें।

 

उद्देश्य निर्धारित करें और एक गतिविधि मानचित्र का निर्माण करें

प्रत्येक ऑनलाइन या ऑफलाइन ईवेंट को सर्वोत्तम संभव तरीके से निष्पादित करने के लिए एक सुनियोजित रणनीति की आवश्यकता होती है।

अपने आभासी कार्यक्रम के आयोजन के उद्देश्य की पहचान करें और इसकी चरण-दर-चरण जानकारी शामिल करने के लिए एक गतिविधि मानचित्र बनाएं।

आप अपने लक्ष्यों को निम्नलिखित प्रश्नों के आसपास रख सकते हैं:

• आप अपने ईवेंट को कैसे होस्ट करना चाहते हैं- लाइव या ऑन-डिमांड?
• आप कौन सा प्लेटफॉर्म चुनना चाहते हैं?
• आपके वक्ता कौन होंगे?
• आपका आदर्श दर्शक कौन है?
• अपने ईवेंट का प्रचार कैसे करें?
• पंजीकरण के साथ कैसे आगे बढ़ें?
• आपके प्रायोजक कौन होंगे?
• आप KPI को कैसे ट्रैक करेंगे?

 

दिनांक और समय चुनें 

अधिकतम प्रतिभागियों को इकट्ठा करने के लिए अपने आयोजनों के आकार या मंच की परवाह किए बिना उनके लिए सही तिथि और समय निर्धारित करें। सुनिश्चित करें कि कोई प्रतिस्पर्धी कार्यक्रम या छुट्टियां आपके ग्राहकों की उपस्थिति में हस्तक्षेप न करें।

यदि आप वैश्विक उपस्थित लोगों को लक्षित करना चाहते हैं तो समय क्षेत्र के विचारों से सावधान रहें। अपने कार्यक्रम के लिए समय और तारीख का चयन करते समय पहले से शोध करें। 

 

बजट निर्धारित करें

सही तकनीक का लाभ उठाने से पहले अपने वर्चुअल इवेंट के लिए बजट की रूपरेखा तैयार करना जरूरी है। यह आपको अपने कार्यक्रम की मेजबानी करने के लिए हर चीज की लागत तय करने में मदद करेगा।

वर्चुअल इवेंट्स के साथ मुख्य निवेश सही वर्चुअल इवेंट प्रमोशन और प्लेटफॉर्म को फंड करने में निहित है। आगे की गतिविधियों के साथ आगे बढ़ने से पहले बजट को तदनुसार विभाजित करते रहें।

 

सही प्लेटफ़ॉर्म चुनें

Webinars

 एक वेबिनार वास्तविक समय में आयोजित एक ऑनलाइन प्रस्तुति है। एक प्रस्तुतकर्ता आगे बढ़ने के लिए अपनी स्क्रीन साझा करता है स्लाइड डेक घटना सुनाते समय।

डिजाइन प्रस्तुतियों के साथ पेशेवर पावरपॉइंट टेम्पलेट्स उन्हें और अधिक आकर्षक और आकर्षक बनाने के लिए। जूम, गूगल मीट, सिस्को वीबेक्स वेबिनार होस्ट करने के लिए कुछ बेहतरीन प्लेटफॉर्म हैं। इसके अलावा, आप कुछ और पा सकते हैं महान वेबिनार मंच आपके लिए बाजार से भी चुनने के लिए।

 

सोशल मीडिया कहानियां

प्रौद्योगिकियां विभिन्न रोमांचक और इंटरैक्टिव तत्वों को एकीकृत करती हैं जैसे लाइव सोशल मीडिया कहानियां आपके वर्चुअल इवेंट में इसे आकर्षक बनाती हैं।

आप अपने दर्शकों के साथ वीडियो और ट्यूटोरियल साझा कर सकते हैं या यहां तक ​​कि लाइव इंटरैक्टिव सत्र भी होस्ट कर सकते हैं। विशेष प्रभाव जोड़ें, प्रश्न लें, या एक प्रभावशाली व्यक्ति को किराए पर लें।

 

सोशल मीडिया के माध्यम से लाइवस्ट्रीम

इन दिनों हर सोशल मीडिया प्लेटफॉर्म में एक लाइव वीडियो फीचर शामिल है। लाइवस्ट्रीम नियमित वीडियो की तुलना में अधिक जुड़ाव बढ़ाते हैं।

आप कोई भी सोशल मीडिया प्लेटफॉर्म चुन सकते हैं और अपनी सेवाओं को बढ़ावा देने के लिए लाइव सत्र आयोजित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, इंस्टाग्राम लाइव, फेसबुक लाइव, ट्विटर लाइव और लिंक्डइन लाइव।

 

एक इवेंट कैलेंडर का लाभ उठाएं

क्या आप इतनी सारी इवेंट प्लानिंग को व्यवस्थित तरीके से हैंडल करने को लेकर चिंतित हैं? एक सफल वर्चुअल ईवेंट को एंकर करने के लिए ईवेंट कैलेंडर रखना आपकी कुंजी है। Modern Events Calendar (MEC) वेबन्स द्वारा सर्वश्रेष्ठ वर्डप्रेस इवेंट कैलेंडर प्लगइन्स में से एक है। 

 

एक ईवेंट कैलेंडर आपके ईवेंट को तेज़ और निर्बाध तरीके से प्रबंधित करने में आपकी सहायता करेगा। इसके उपयोग में आसान इंटरफ़ेस, बुकिंग, भुगतान और 50+ डिस्प्ले लेआउट जैसी विभिन्न सुविधाओं का अन्वेषण करें।

यह सर्व-समावेशी ईवेंट कैलेंडर आपको किसी भी वर्चुअल ईवेंट को परेशानी मुक्त तरीके से व्यवस्थित करने देता है। 

 

अपने वर्चुअल ईवेंट का प्रचार करें

प्रभावी प्रचार मुख्य कारकों में से एक है जो आपके ऑनलाइन ईवेंट की सफलता को काफी हद तक निर्धारित करता है। डिजिटल चैनलों के माध्यम से अपने लक्षित दर्शकों तक पहुंचना अनिवार्य है।

आप भुगतान किए गए विज्ञापनों का उपयोग कर सकते हैं या अपने ईवेंट के विवरण के साथ अपने सोशल मीडिया चैनलों पर पोस्ट कर सकते हैं। 

 

साथ ही, अधिकतम उपस्थिति और प्रदर्शन सुनिश्चित करने के लिए अपने कार्यक्रम के लिए पंजीकरण या भाग लेने वाले लिंक को शामिल करना सुनिश्चित करें। अपने वर्चुअल इवेंट को बढ़ावा देने के लिए यहां कुछ सुनहरे सुझाव दिए गए हैं: 

• अपनी सर्वोच्च प्रतिभा का चयन करें क्योंकि वे आपके विक्रय बिंदु को दर्शाती हैं
• लोकप्रिय ईवेंट पेजों और साइटों पर अपने ईवेंट का प्रचार करें
• आकर्षक क्रिएटिव बनाएं
• सही प्रभावकों और चैनलों के माध्यम से बाजार
• एसईओ अनुकूलन के लिए लीवरेज कीवर्ड
• क्विज़ और पोल के साथ अपने दर्शकों को उत्साहित करने के लिए प्री-इवेंट बज़ आयोजित करें
• ईमेल भेजिए 

 

किसी भी तकनीकी गड़बड़ी के लिए अपनी टीम को तैयार करें

योजना बी के साथ तैयार रहें यदि आपका प्लान ए आपके वर्चुअल इवेंट को किकस्टार्ट करने से पहले तकनीकी गड़बड़ियों पर ठोकर खाता है। यहां तक ​​कि ऑनलाइन ईवेंट के परिणामस्वरूप अंतिम समय में तकनीकी दिक्कतें आ सकती हैं।

यह संभव हो सकता है कि आप इंटरनेट कनेक्टिविटी खो दें या स्क्रीन फ्रीज हो जाए। अपने उपस्थित लोगों के लिए एक सहज अनुभव सुनिश्चित करने के लिए समस्याओं की पहचान करने और उन्हें समाप्त करने के लिए हमेशा ड्राई रन आयोजित करें।

 

दर्शकों की व्यस्तता पर तनाव का महत्व 

आभासी घटनाओं को जितना संभव हो उतना सुलभ और आकर्षक होना चाहिए। विकर्षणों के कारण अपने वर्चुअल ऑडियंस का ध्यान ऑफ़लाइन की तुलना में बनाए रखना दोगुना चुनौतीपूर्ण है।

इस प्रकार, अपने दर्शकों को उनकी स्क्रीन से जोड़े रखने के लिए बातचीत का प्रवाह बनाए रखें। एक उपयोगी ऑडियंस जुड़ाव के लिए इन युक्तियों का पालन करें:

• आश्चर्यजनक स्लाइड डेक
• बड़े फ़ॉन्ट आकार के साथ कार्यात्मक फ़ॉन्ट
• उच्च रंग-विपरीत
• जहां आवश्यक हो, कैप्शन, दृश्य और विवरण
• मतदान और प्रश्नोत्तरी
• घटना के बीच और बाद में क्यू एंड ए सत्र 

 

दर्शकों की प्रतिक्रिया लीजिए 

एक बार आपका वर्चुअल ईवेंट समाप्त हो जाने पर दर्शकों से प्रतिक्रिया प्राप्त करें। यह आपकी घटना की सफलता या कमियों के बारे में उनकी वास्तविक प्रतिक्रिया प्राप्त करने में आपकी सहायता करेगा।

ईमेल के माध्यम से अनुवर्ती सर्वेक्षण भेजें या उन्हें Google फ़ॉर्म का लिंक प्रदान करें या अन्य विकल्प उनकी रुचि क्या थी और क्या नहीं, इस बारे में अपनी अंतर्दृष्टि साझा करने के लिए।

 

नीचे पंक्ति

आभासी घटनाएं दुनिया भर के लोगों तक पहुंचने के लिए उपयोगी और समृद्ध तरीके हैं। जिस तरह से परिदृश्य विकसित हो रहा है, डिजिटल प्लेटफॉर्म आभासी घटनाओं का नेतृत्व करना जारी रखते हैं।

आप उपर्युक्त आभासी घटना युक्तियों के साथ उचित योजना, रणनीतिक सोच और विपणन कौशल का उपयोग करके समृद्ध ऑनलाइन कार्यक्रमों की मेजबानी कर सकते हैं। 

 

सुविचारित आभासी घटनाएँ सफल व्यावसायिक उपक्रमों और छूटे हुए अवसरों के बीच एक रेखा खींच सकती हैं।

एक यादगार अनुभव के लिए MEC के साथ सुंदर प्रस्तुतियाँ तैयार करें और अपने ईवेंट कैलेंडर सेट करें।

इन युक्तियों का पालन करें और आज अविस्मरणीय डिजिटल ईवेंट वितरित करें।