Come ospitare un evento virtuale di successo nel 2023

Gli eventi virtuali sono diventati il ​​fenomeno new age che è salito a un enorme clamore nel 2020 a causa delle restrizioni ai movimenti globali.

Anche nel 2021, le aziende continuano a mettersi alla prova con miglior calendario eventi per la gestione degli eventi poiché alcuni paesi stanno ancora osservando il lockdown a seguito della pandemia di COVID 19.

 

Il marketing digitale è sempre stato una cosa. Tuttavia, ora si pone come uno degli strumenti di marketing aziendale più importanti.

Quindi, ospitare eventi virtuali è il modo perfetto per coinvolgere sia gli investitori che gli spettatori. Possono costruire il tuo marchio, generare lead e affermarti come leader del settore. Conosciamo meglio il concetto di eventi virtuali.

 

 

Che cos'è un evento virtuale e le sue diverse tipologie?

Un evento virtuale si riferisce a un'attività organizzata in cui le persone sperimentano eventi e i loro contenuti online piuttosto che riunirsi di persona.

Questi eventi possono variare da convegni su larga scala con una pletora di partecipanti o piccole sessioni di domande e risposte con poche persone coinvolte. Gli eventi virtuali si svolgono in molte forme. Alcuni di loro sono:

 

Conferenze virtuali

Le conferenze virtuali si formano attorno a un live, agenda complessa inclusi keynote, breakout, sessioni e altro come conferenze di persona. L'unica differenza è che vengono ospitati online. 

 

Webinars

Un webinar si riferisce a un seminario virtuale su Argomenti dove un host presenta una demo o una conferenza. Questo formato rappresenta l’opzione migliore per raggiungere un pubblico più ampio. In un webinar, PowerPoint le presentazioni diventano il modo migliore per mostrare le tue idee. Puoi ospitare un webinar sia per i tuoi dipendenti che per il pubblico.

 

Istruzioni e tutorial

Questi tutorial o eventi pratici rimangono perfetti per lanciare nuovi prodotti, rispondere alle domande frequenti, rivelare diversi suggerimenti, trucchi e istruzioni.

 

Eventi ibridi interni

 Questi eventi virtuali possono ospitare kick-off di vendita ed eventi a livello aziendale. Inoltre, si occupa anche di formazione e riunioni di reparto. È più adatto per le aziende con dipendenti in paesi diversi per riunirli. 

 

Ora che abbiamo acquisito conoscenze sugli eventi virtuali, scopriamo come ospitarli strategicamente.

 

Imposta obiettivi e costruisci una mappa delle attività

Ogni evento online o offline richiede una strategia ben pianificata per essere eseguito nel miglior modo possibile.

Identifica lo scopo dell'organizzazione del tuo evento virtuale e crea una mappa delle attività per includerne le informazioni passo dopo passo.

Puoi impostare i tuoi obiettivi attorno alle seguenti domande:

• Come vuoi ospitare il tuo evento, dal vivo o on-demand?
• Quale piattaforma vuoi scegliere?
• Chi saranno i tuoi relatori?
• Chi è il tuo pubblico ideale?
• Come promuovere il tuo evento?
• Come procedere con la registrazione?
• Chi saranno i tuoi sponsor?
• Come traccerai i KPI?

 

Scegli la data e l'ora 

Imposta la data e l'ora corrette per i tuoi eventi indipendentemente dalle dimensioni o dalla piattaforma per raccogliere il numero massimo di partecipanti. Assicurati che nessun evento o festività in competizione interferisca con la partecipazione dei tuoi clienti.

Tieni presente le considerazioni sul fuso orario se intendi rivolgerti a partecipanti globali. Conduci la ricerca in anticipo mentre selezioni l'ora e la data per il tuo evento. 

 

Imposta budget

Delineare il budget per il tuo evento virtuale è un must prima di sfruttare la giusta tecnologia. Ti aiuterà a decidere il costo di tutto per ospitare il tuo evento.

L'investimento principale con gli eventi virtuali consiste nel finanziare le giuste promozioni e piattaforme di eventi virtuali. Continua a segmentare il budget di conseguenza prima di procedere ulteriormente con le attività.

 

Scegli la piattaforma giusta

Webinars

 Un webinar è una presentazione online tenuta in tempo reale. Un relatore condivide il proprio schermo per passare attraverso mazzi di diapositive durante la narrazione dell'evento.

Presentazioni di design con modelli PowerPoint professionali per renderli più accattivanti e accattivanti. Zoom, Google Meet, Cisco Webex sono alcune ottime piattaforme per ospitare webinar. Inoltre, puoi trovarne altri grandi piattaforme di webinar per te da scegliere anche sul mercato.

 

Storie sui social media

Le tecnologie integrano vari elementi interessanti e interattivi come storie di social media dal vivo al tuo evento virtuale, rendendolo coinvolgente.

Puoi condividere video e tutorial o persino ospitare sessioni interattive dal vivo con il tuo pubblico. Aggiungi effetti speciali, rispondi alle domande o assumi un influencer.

 

Streaming live tramite social media

Ogni piattaforma di social media in questi giorni comprende una funzione video in diretta. I livestream generano un coinvolgimento maggiore rispetto ai video normali.

Puoi scegliere qualsiasi piattaforma di social media e condurre sessioni dal vivo per promuovere i tuoi servizi. Ad esempio, Instagram Live, Facebook Live, Twitter Live e LinkedIn Live.

 

Sfrutta un calendario di eventi

Sei preoccupato di gestire così tanta pianificazione di eventi in modo sistematico? Tenere un calendario degli eventi è la chiave per ancorare un evento virtuale di successo. Modern Events Calendar (MEC) di Webuns è uno dei migliori plugin per il calendario degli eventi di WordPress. 

 

Un calendario degli eventi ti aiuterà a gestire i tuoi eventi in modo rapido e senza interruzioni. Esplora la sua interfaccia facile da usare, varie funzionalità come prenotazione, pagamenti e oltre 50 layout di visualizzazione.

Questo calendario degli eventi all-inclusive ti consente di organizzare qualsiasi evento virtuale in modo semplice. 

 

Promuovi il tuo evento virtuale

Una promozione efficace è uno dei fattori principali che determinano in gran parte il successo del tuo evento online. È imperativo raggiungere il tuo pubblico di destinazione tramite i canali digitali.

Puoi utilizzare pubblicità a pagamento o pubblicare sui tuoi canali di social media i dettagli del tuo evento. 

 

Inoltre, assicurati di includere la registrazione o il link di partecipazione per il tuo evento per garantire la massima partecipazione ed esposizione. Ecco alcuni consigli d'oro per promuovere il tuo evento virtuale: 

• Seleziona i tuoi migliori talenti in quanto rappresentano il tuo punto di forza
• Promuovi il tuo evento su pagine e siti di eventi popolari
• Crea creatività accattivanti
• Mercato attraverso i giusti influencer e canali
• Sfrutta le parole chiave per l'ottimizzazione SEO
• Conduci buzz pre-evento per entusiasmare il tuo pubblico con quiz e sondaggi
• Inviare emails 

 

Prepara il tuo team per eventuali problemi tecnici

Preparati con un piano B se il tuo piano A si imbatte in problemi tecnici prima di dare il via al tuo evento virtuale. Anche gli eventi online possono causare problemi tecnici dell'ultimo minuto.

Potrebbe essere possibile perdere la connettività Internet o lo schermo si blocca. Conduci sempre una prova a secco per identificare ed eliminare i problemi per garantire un'esperienza fluida ai tuoi partecipanti.

 

Importanza dello stress sul coinvolgimento del pubblico 

Gli eventi virtuali dovrebbero essere il più accessibili e coinvolgenti possibile. È due volte più difficile mantenere l'attenzione del pubblico virtuale rispetto a quella offline a causa delle distrazioni.

Pertanto, mantieni il flusso di interazione per mantenere il tuo pubblico agganciato ai loro schermi. Segui questi suggerimenti per un proficuo coinvolgimento del pubblico:

• Mazzi di diapositive stupendi
• Caratteri funzionali con caratteri di grandi dimensioni
• Alto contrasto di colore
• Didascalie, immagini e narrazione ove necessario
• Sondaggi e quiz
• Sessioni di domande e risposte tra e dopo l'evento 

 

Raccogli il feedback del pubblico 

Raccogli feedback dal pubblico una volta terminato il tuo evento virtuale. Ti aiuterà a ottenere la loro risposta genuina riguardo al successo o alle carenze del tuo evento.

Invia sondaggi di follow-up tramite e-mail o fornisci loro un collegamento ai moduli di Google o altre alternative per condividere le loro intuizioni su ciò che deteneva il loro interesse e quant'altro.

 

Conclusione

Gli eventi virtuali sono modi utili e arricchenti per raggiungere persone in tutto il mondo. Il modo in cui il panorama si sta evolvendo, le piattaforme digitali continuano a condurre eventi virtuali.

Puoi ospitare eventi online di successo utilizzando una pianificazione adeguata, il pensiero strategico e le capacità di marketing con i suggerimenti per gli eventi virtuali sopra menzionati. 

 

Eventi virtuali ben congegnati possono tracciare una linea di demarcazione tra iniziative imprenditoriali di successo e opportunità mancate.

Crea splendide presentazioni e imposta i calendari degli eventi con MEC per un'esperienza memorabile.

Segui questi suggerimenti e offri oggi eventi digitali indimenticabili.