5 modi per organizzare e ospitare una festa virtuale e festeggiare

Il distanziamento sociale e la quarantena hanno cambiato la vita delle persone in tutto il mondo in tantissimi aspetti.

Forse era ben oltre la nostra immaginazione che un giorno avremmo dovuto stare lontani dai nostri cari per il loro bene; per proteggerli.

Molti ora mancano ad incontri sociali, incontri, feste, celebrazioni, seminari, ecc. che un tempo erano parte integrante della vita quotidiana in modi diversi.

Tuttavia, essere separati non deve necessariamente impedirci di festeggiare! In effetti, festeggiare insieme in questi tempi di isolamento sembra essere ancora più importante di prima.

Invece di incontrarci di persona, possiamo continuare a organizzare eventi diversi virtualmente e avere la possibilità di entrare in contatto con i nostri amici e familiari.

Che si tratti di un incontro di lavoro o di una festa di compleanno, seguire il percorso virtuale ci aiuta a tenere traccia di tutti coloro che ci circondano.

Organizzare una festa virtuale è molto più comodo di quello che potrebbe sembrare in primo luogo.

Tutto ciò che serve è passare un po' di tempo a fare programmi e usare la tecnica corretta per farlo.

 

Come ospitare una festa virtuale?

Nei prossimi paragrafi esamineremo cinque modi in cui possiamo festeggiare meglio nella situazione attuale.

Inoltre, vi presentiamo MEC, che è uno dei migliori plugin per il calendario degli eventi di WordPress per lo svolgimento di eventi online che viene fornito con più componenti aggiuntivi aggiuntivi per ulteriori funzionalità.

 

Azienda remota

Mantenere i dipendenti impegnato durante il lock-down è il fattore chiave per il successo delle imprese.

Il lavoro a distanza non significa non vedersi, e dovremmo fare del nostro meglio per tenerci in contatto con i colleghi e passare un po' di tempo a socializzare.

Il seguente elenco può darti idee su come organizzare una festa virtuale e far divertire tutti nel migliore dei modi:

 

Rendilo speciale con costumi o decorazioni

Avere un tema è stato a lungo favorito da così tanti organizzatori di eventi e anche una festa virtuale non dovrebbe fare eccezione.

Vestirsi in modo diverso dagli abiti normali che usiamo ogni giorno può essere un modo divertente per iniziare una conversazione e mostrare creatività.

Prova a creare una sfida per le persone prima dell'inizio dell'evento e risveglia in loro lo spirito di competizione.

Se possibile, sarebbe fantastico acquistare loro alcuni oggetti speciali online e impostare ricompense per l'aspetto più impressionante.

Fare complimenti a chi ha seguito il tema davanti ad altri può essere anche un'ottima pratica per aumentare il coinvolgimento e la cooperazione.

Tutte queste pratiche rendono i tuoi eventi memorabili e alla fine creano risultati migliori.

 

Fornire alle persone cibo e bevande

Sappiamo che nella maggior parte delle riunioni, alle persone vengono serviti cibi e bevande, quindi perché non dovrebbe essere lo stesso per una festa virtuale?

Sebbene non sia possibile vederli e mangiare o bere insieme, puoi usare un paio di modi per aggirare questo problema.

Servizi di consegna online sono una combinazione perfetta per questo scopo e puoi programmarli in modo che tutti arrivino alle porte delle persone contemporaneamente.

Se non sei a conoscenza delle loro abitudini alimentari o non puoi semplicemente inviare cibi a tutti contemporaneamente, offrire uno stipendio per il pasto dà loro la possibilità di ordinare i loro preferiti.

Inoltre, può essere una buona idea inviare una ricetta speciale a tutti loro in anticipo e poi confrontare i risultati durante il tuo evento virtuale.

Per aggiungere più divertimento alla sessione e renderla pratica, puoi co-organizzare l'evento e chiedere a un cuoco o a un barista professionista di insegnare alle persone come preparare cibo o bevande.

In questo modo, lasci loro una migliore impressione e, ancora una volta, rendi l'evento indimenticabile.

 

Aggiungi intrattenimento alla tua festa virtuale

In questi giorni trascorriamo lunghe ore a casa e molti sono stanchi di sentirsi isolati. Pertanto, l'intrattenimento è ora più che mai accolto.

Con questo in mente, puoi svolgere diverse attività per rendere la sessione più divertente.

Ad esempio, chiedi a un artista o a un musicista che i membri del tuo team amano esibirsi online o insegna alle persone un'abilità interessante.

Se la tua squadra è composta da donne, può essere estremamente soddisfacente avere un truccatore online e insegnare loro alcune tecniche utili in questo senso.

Streaming video online è un altro grande intrattenimento per una festa virtuale.

Puoi utilizzare la funzione Guarda la festa di Netflix o altre piattaforme e inizia a guardare qualcosa di interessante con il gruppo.

Se hai problemi a prendere una decisione sul film giusto, fai sondaggi e chiedi informazioni alle persone.

I giochi divertenti sono anche perfetti per gli eventi virtuali. Includi giochi da tavolo, quiz, notte a quiz, o qualsiasi altra attività interessante che scaldi la concorrenza.

Ci sono molte app e giochi online gratuiti disponibili da utilizzare per questo scopo.

Se i tuoi giochi richiedono team più piccoli, sale di strumenti per eventi online come il I gruppi di lavoro di Zoom spianare la strada anche a loro.

Qualunque sia l'intrattenimento che metti nel tuo programma, assicurati che inizi al momento giusto e informa i tuoi dipendenti in anticipo.

 

Chiedi aiuto se necessario

Se è la prima volta che organizzi un evento virtuale o non sai esattamente quali passi intraprendere, non vergognarti di chiedere aiuto ad altri.

Con l'avvento del COVID-19, gli eventi virtuali sono diventati una nuova tendenza e, allo stesso tempo, sono aumentati i consulenti di eventi online.

Queste persone possono aiutarti a rendere gli eventi più interessanti e fornirti soluzioni per coinvolgere maggiormente il pubblico.

O vuoi coordinare le consegne di cibo o trovare un animatore, possono gestire le cose nel modo migliore per te.

Altrimenti, se hai un budget limitato e non puoi dedicare del tempo ad avere un organizzatore di eventi professionale, puoi sempre chiedere a un amico e affidargli alcune delle responsabilità.

Ad esempio, il tuo partner può occuparsi di controllare la connessione a Internet e farti concentrare sull'evento principale.

 

Compleanni virtuali

Oltre agli affari, gli eventi virtuali si sono rivelati adatti anche alle feste di compleanno. Può essere divertente e non devi fare le pulizie dopo!

I principi fondamentali per organizzare un compleanno virtuale sono simili a quelli discussi nella sezione precedente.

Tuttavia, seguire i prossimi suggerimenti può darti molto conforto per una festa virtuale:

 

Dai istruzioni alle persone

Questo passaggio è necessario poiché stai invitando amici e familiari e alcuni potrebbero non avere familiarità con la tecnologia e gli strumenti di chat video.

Fornisci suggerimenti per l'utilizzo dello strumento che utilizzerai insieme agli inviti che invii.

Puoi persino rendere le cose molto più comprensibili registrando lo schermo del desktop per un tutorial dall'inizio alla fine su come installare l'applicazione e creare o unire stanze.

 

Pianifica una durata adeguata

Fissare uno schermo durante una videochiamata per un lungo periodo può essere frustrante. La durata ideale per un compleanno virtuale è di circa un'ora, ma assicurati di accedere al tuo account prima degli altri.

Inoltre, non dimenticare i diversi fusi orari poiché tu e gli altri partecipanti non siete vincolati dalla geografia.

Se hai amici che vivono in paesi con una differenza di fuso orario significativa, ti conviene tenere più di una sessione per quella festa virtuale.

Inoltre, non dimenticare di utilizzare le tue capacità di hosting durante la festa virtuale, proprio come fai per le riunioni di persona. Nella vita reale, cercheresti di renderlo un momento fantastico per tutti e di attirare le persone nella conversazione, se necessario.

Le stesse condizioni si applicano a un evento virtuale e può diventare più imbarazzante poiché alcuni partecipanti potrebbero non essere abituati.

In generale, sei la persona che conduce la sessione. Mantieni viva la conversazione e, nel caso ci siano nuovi arrivati ​​tra i partecipanti, chiedi a tutti di presentarsi.

Per rompere il ghiaccio, inizia con il modo in cui le persone stanno affrontando l'attuale pandemia e poni domande sulla loro esperienza o, eventualmente, consigli.

 

Imposta la scena

Tu, in qualità di organizzatore di eventi, dovresti fare del tuo meglio per trasformare una tipica videochiamata in una festa di compleanno.

Quindi indossa abiti da festa, installa striscioni, crea alcune decorazioni e prepara una torta di compleanno con le candele in cima e soffiale durante la festa.

Prima di ciò, installa la tua webcam in un posto appropriato e testala in modo che permetta agli altri di vedere la tua stanza e le decorazioni con la giusta angolazione.

 

I Modern Events Calendar WordPress Plugin

Se utilizzi un sito Web WordPress e desideri creare e gestire il tuo evento online di qualsiasi tipo, il Modern Events Calendar plugin è pieno zeppo per le tue esigenze.

Questo plug-in ricco di funzionalità semplifica la gestione degli eventi online grazie alle sue capacità avanzate e al design moderno.

Un sacco di funzionalità pratiche combinate con varie opzioni di visualizzazione sono disponibili nella versione gratuita che lo rende la scelta migliore anche per gli host attenti al budget. Inoltre, se hai bisogno di funzionalità più approfondite per un evento virtuale, passa a Versione Pro per una singola licenza costa solo $75.

Il team di sviluppatori ha fatto del suo meglio fornendo prodotti su misura addons per MEC.

Negli ultimi due anni sono stati pubblicati più di 12 componenti aggiuntivi e ognuno di essi ti aiuta a gestire i tuoi eventi virtuali in modo molto più semplice.

 

Addon per eventi virtuali

Eventi online è un'estensione professionale di MEC che mira a semplificare tali eventi durante questi tempi di quarantena.

Per mettere in prospettiva, esaminiamo alcune delle sue caratteristiche di evidenziazione.

A volte devi vendere i biglietti per il tuo evento e chiedere alle persone di assicurarsi il loro RSVP in primo luogo.

Questo componente aggiuntivo ti offre opzioni per proteggere il tuo live streaming da coloro che non hanno acquistato un biglietto. Non consente loro di partecipare all'evento a meno che non prenotino.

Inoltre, se organizzi più eventi, evidenzia automaticamente quelli virtuali sul calendario e aiuta le persone a trovarli molto più velocemente.

Puoi anche visualizzare il link diretto del live streaming su ogni evento in modo che le persone vi si uniscano con un semplice clic o nasconderlo fino al momento in cui inizia.

Se utilizzi i video di YouTube o Facebook nella tua attività, puoi incorporarli direttamente in ogni evento utilizzando questo componente aggiuntivo.

Considerando gli aggiornamenti di Google per quanto riguarda i markup dello schema, questo addon è completamente integrato con loro per una migliore SEO.

Significa che il tuo evento virtuale ottiene una migliore visibilità sulle SERP poiché i suoi codici seguono gli ultimi aggiornamenti di Google.

Inoltre, ti consente di cercare gli eventi virtuali negli shortcode che utilizzi per il tuo sito e di apportare le modifiche richieste molto più facilmente di prima.

 

Addon di integrazione di Zapier

Zapier è una piattaforma di automazione che consente agli utenti di Internet di connettere diverse app e servizi per risparmiare tempo nell'esecuzione delle attività. I flussi di lavoro automatizzati sono chiamati Zap che collega un'app con il servizio richiesto.

Usando il Componente aggiuntivo per l'integrazione di Zapier, sarai in grado di creare un tuo Zap con altre app che usi.

Mailchimp, Meetup, Active Campaign ed Eventbrite sono alcune delle piattaforme ampiamente utilizzate che possono essere integrate con il calendario degli eventi tramite questo componente aggiuntivo.

Per essere più precisi, attualmente supporta circa 2,000 app estremamente utili per l'automazione delle attività e il risparmio di tempo.

Può essere la migliore corrispondenza per eventi ripetitivi poiché non è necessario crearli di nuovo ogni volta che arrivano gli intervalli.

Se hai bisogno di assistenza nell'utilizzo di Zapier per i tuoi eventi, c'è un set completo di documentazione disponibile per guidarti attraverso il processo di creazione di Zap personalizzati.

 

Conclusione

Gli eventi virtuali sono un modo intelligente di connettersi con le persone in tempi di incertezza.

L'era degli eventi virtuali è appena iniziata e senza dubbio diventeranno sempre più popolari con il passare del tempo.

Sappiamo che quest'anno non è andato come molti speravano, ma sfruttare gli eventi online ci consente di sfruttare al meglio il nostro tempo e i nostri sforzi.

Segui i suggerimenti forniti in questo articolo per far funzionare la tua festa virtuale nel modo più fluido.

Inoltre, se hai bisogno di gestire i tuoi eventi online, scegli il plug-in MEC completamente funzionale. Offre un mondo di funzioni utili per semplificare le attività relative agli eventi ed è la migliore corrispondenza per il tuo sito WordPress.

Non dimenticare che essere lontani non significa essere isolati.

Non importa quanto lontano si trovino attualmente i tuoi colleghi e amici, puoi avvicinarti a loro saltando sul carro degli eventi virtuali oggi.