Riunione virtuale 101: conduci riunioni come un professionista

Negli ultimi anni si sono verificate trasformazioni drammatiche nella comunicazione aziendale. L’avvento del lavoro a distanza e i progressi tecnologici hanno dato origine a riunioni virtuali, cambiando per sempre il modo in cui ci connettiamo, collaboriamo e comunichiamo. 

Studi recenti hanno dimostrato che ormai oltre l’80% dei lavoratori crede la videoconferenza è fondamentale per la loro vita lavorativa.

Le riunioni virtuali, che si svolgono su piattaforme come Microsoft Teams, offrono vantaggi unici come praticità, flessibilità e convenienza. Sono rapidamente passati dall'essere una modalità di comunicazione opzionale a una parte essenziale della nostra vita professionale. Le riunioni virtuali sono diventate un punto fermo in vari settori, dalle riunioni di piccoli team alle conferenze internazionali su larga scala.

Tuttavia, navigare in questo nuovo terreno può essere impegnativo. Con le giuste competenze e conoscenze, gli eventi virtuali possono rapidamente diventare esperienze produttive e divertenti. Ecco perché padroneggiare l'arte di condurre riunioni virtuali è fondamentale.

Questo post del blog fornirà una guida completa sulla corretta riunione virtuale. etichetta in "Riunioni virtuali 101", assicurandoti di poter condurre le tue riunioni come un professionista in questa era digitale.

Comprendere le riunioni virtuali

Le riunioni virtuali, note anche come riunioni online o remote, sono interazioni in tempo reale su Internet. I partecipanti provenienti da luoghi diversi possono connettersi e comunicare utilizzando mezzi audio, video e basati su testo. Questi incontri eliminano le barriere geografiche, consentendo a individui e aziende di interagire senza problemi indipendentemente da dove si trovino.

Diverse piattaforme facilitano eventi virtuali, ciascuna con caratteristiche uniche:

Componente aggiuntivo per eventi virtuali MEC

Uno strumento prezioso per la gestione di meeting ed eventi virtuali. Eventi online Il componente aggiuntivo semplifica il processo di pianificazione, invito dei partecipanti e gestione della riunione stessa. Grazie alla compatibilità con varie piattaforme di videoconferenza, garantisce l'accessibilità a tutti i partecipanti.

Inoltre, offre funzionalità cruciali come promemoria di eventi e gestione dei partecipanti, migliorando la produttività e l'efficacia. sfide.

Zoom

Noto per la sua interfaccia intuitiva, Zoom offre conferenze audio e video di alta qualità. Supporta la condivisione dello schermo e la registrazione delle riunioni e dispone di aree di lavoro per discussioni di gruppo più ristrette all'interno di una riunione più significativa.

Microsoft Squadre

Integrato con la suite Microsoft Office, Teams consente una facile collaborazione sui documenti durante le riunioni. Offre anche funzionalità di chat, condivisione di file e sfondi personalizzabili.

Google si incontrano

Come parte di Google Workspace, Meet si integra con strumenti come Google Calendar e Gmail. Offre sottotitoli in tempo reale, modalità scarsa illuminazione e funzionalità di cancellazione del rumore.

Miro

A differenza delle videoconferenze tradizionali, Miro è una piattaforma di collaborazione visiva con altri software per riunioni. Fornisce lavagne interattive perfette per sessioni di brainstorming e pianificazione di progetti.

Calendario da parete digitale

Questo strumento innovativo aiuta a organizzare e programmare facilmente riunioni virtuali. Integrato con varie piattaforme come Zoom, Microsoft Teams e Google Meet, mostra tutte le tue riunioni in un unico posto.

Il calendario da parete digitale invia anche promemoria per le prossime riunioni, assicurandoti di non perdere mai una discussione importante. È un strumento eccellente per i team che lavorano in remoto poiché rappresenta visivamente il programma di tutti, promuovendo un migliore coordinamento e una gestione efficiente del tempo.

Vantaggi delle riunioni virtuali

1. Convenienza: I partecipanti possono partecipare alla riunione da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, riducendo i tempi e le spese di viaggio.
2. Maggiore partecipazione: Le persone che di solito non parlano apertamente nelle riunioni dal vivo potrebbero sentirsi più a loro agio nel contribuire in un ambiente virtuale.
3. Economicamente vantaggioso: Le aziende possono risparmiare sui costi di viaggio, alloggio e sede.
4. Tenuta del registro: Maggior parte piattaforme di incontro virtuale consentire agli utenti di registrare e trascrivere rapidamente le riunioni per riferimento futuro.

Svantaggi delle riunioni virtuali

1. Problemi tecnici: una connessione Internet scadente e guasti hardware o software possono interrompere le riunioni.
2. Mancanza di interazione personale: I segnali non verbali possono andare persi nelle riunioni virtuali, causando potenzialmente problemi di comunicazione.
3. Distrazioni: I partecipanti potrebbero essere più inclini alle distrazioni nel loro ambiente rispetto a un ambiente di ufficio controllato.
4. Differenze di fuso orario: Coordinare gli orari delle riunioni in diversi fusi orari può essere difficile.

Nonostante le sfide, i vantaggi delle riunioni virtuali spesso superano gli svantaggi, soprattutto nell’ambiente lavorativo odierno. Con le giuste strategie e strumenti di pianificazione, le riunioni virtuali possono essere altrettanto efficaci, se non di più, delle tradizionali riunioni in presenza.

Preparazione per una riunione virtuale

Proprio come le tradizionali riunioni in presenza, la preparazione è fondamentale per il successo delle riunioni virtuali. Ecco cosa devi fare:

Setup tecnico

Connessione Internet affidabile: Niente disturba un evento virtuale più di una scarsa connessione Internet. Assicurati di avere una connessione stabile e ad alta velocità per evitare eventuali interruzioni durante la riunione.

Hardware e software appropriati: assicurati che il tuo dispositivo (laptop, desktop, tablet o smartphone) disponga delle specifiche hardware necessarie per eseguire software per riunioni senza intoppi. Ciò include avere una webcam e un microfono di buona qualità.

Ambiente professionale: scegli una posizione tranquilla con un rumore di fondo minimo. L'ambiente dietro di te dovrebbe apparire professionale, poiché contribuisce a migliorare l'impressione generale che fai. Uno sfondo virtuale può essere una buona opzione se l'ambiente circostante non è l'ideale.

Comunicazione pre-riunione

Una comunicazione efficace prima della riunione può definire il tono e le aspettative delle riunioni d'ufficio, portando a sessioni più produttive.

Invio di inviti: utilizza uno strumento come Google Calendar o Outlook per inviare inviti a riunioni remote. Includi la data, l'ora (considerando se necessario fusi orari diversi) e il collegamento per partecipare alla sessione.

Condivisione dell'ordine del giorno: Inviare l'ordine del giorno in anticipo. Ciò dà ai partecipanti un'idea di cosa aspettarsi e consente loro di prepararsi di conseguenza. Puoi creare e condividere agende con partecipanti remoti utilizzando Trello o Asana.

Materiali pre-incontro: se alcuni documenti o presentazioni dei partecipanti alla riunione devono essere esaminati prima della riunione, condividili in anticipo. Condividi file con strumenti come Google Drive o Dropbox. 

Investendo tempo in una preparazione adeguata, aumenti le possibilità che la riunione che ospita la tua riunione virtuale funzioni senza intoppi e ti assicuri che i partecipanti possano impegnarsi pienamente e contribuire alla discussione.

Condurre la riunione virtuale

Gestire una riunione virtuale di successo implica molto più che accedere e avviare la conversazione.

Ecco alcuni aspetti critici di una chiamata virtuale da considerare:

Etichetta delle riunioni virtuali

Iniziare in orario e rispettare il programma: Proprio come per le riunioni di persona, è fondamentale avviare e terminare le riunioni virtuali in tempo. Ciò dimostra rispetto per il tempo e gli orari dei partecipanti. La pianificazione delle riunioni garantisce che tutti i punti critici all'ordine del giorno della riunione siano coperti entro il tempo assegnato.

Stabilire le regole di base: Stabilire linee guida chiare per la partecipazione e l’interazione. Ad esempio, chiedi ai partecipanti di disattivare i loro microfoni quando non parlano per ridurre al minimo il rumore di fondo o di utilizzare la funzione "alza la mano" per domande o commenti. Queste regole aiutano a mantenere l’ordine e garantiscono che tutti abbiano la possibilità di contribuire.

Gestione delle discussioni

Incoraggiare la partecipazione: incoraggiare attivamente tutti a partecipare. Puoi rivolgerti direttamente alle persone o porre domande aperte per stimolare la discussione.

Gestione delle interruzioni: In caso di interruzioni, lasciare la stanza o riportare educatamente la conversazione sul binario giusto. Se qualcuno domina la discussione, intervieni con tatto e dai agli altri la possibilità di parlare.

Affrontare problemi tecnici: Sii paziente e comprensivo se i partecipanti incontrano problemi tecnici. Se necessario, predisporre un piano di riserva, ad esempio un'opzione di accesso esterno per chi ha problemi con il video.

Strumenti e funzionalità

La maggior parte delle piattaforme per riunioni virtuali offre una gamma di strumenti e funzionalità per migliorare le tue riunioni:

• Condivisione schermo: consente di condividere lo schermo con altri, utile per presentazioni, dimostrazione di un processo o discussione di un documento.
• Sfondi Virtuali: Questi possono mascherare il tuo background naturale, aggiungendo un tocco professionale o un po' di divertimento alle tue riunioni.
• Stanze di gruppo: su piattaforme come Zoom, puoi dividere la riunione in gruppi più piccoli per discussioni più mirate e riunire tutti.
• Funzionalità di chat: i partecipanti possono utilizzarlo per porre domande o condividere collegamenti senza interrompere l'oratore.

Seguendo queste linee guida, puoi garantire i tuoi incontri virtuali con i membri del team sono produttivi ma anche coinvolgente e inclusivo per tutti i partecipanti.

Comunicazione efficace nelle riunioni virtuali

Comunicazione efficace è il fulcro che tiene insieme un evento virtuale. È molto più che parlare chiaramente; è anche ascoltare attivamente e interagire con gli altri.

Ecco alcuni suggerimenti per migliorare la comunicazione durante le riunioni virtuali:

Comunicazione verbale e non verbale

Parlando chiaramente: In un ambiente virtuale, la tua voce è uno dei principali strumenti di comunicazione. Parla chiaramente e a un ritmo moderato, assicurandoti che il microfono funzioni bene. Evitare l'uso di termini gergali o complessi che potrebbero confondere i partecipanti.

Usare il Linguaggio del Corpo Appropriato: Anche se non sei fisicamente presente, i segnali non verbali come le espressioni facciali, i gesti e la postura del corpo sono comunque importanti. Mantieni il contatto visivo guardando nella fotocamera, usando i gesti per enfatizzare i punti e assicurandoti che la tua postura rifletta l'attenzione.

Ascolto attivo e coinvolgimento

Ascolto attivo: Ciò implica ascoltare, comprendere e interpretare ciò che qualcuno sta dicendo. Dimostra che stai prestando attenzione annuendo, facendo affermazioni verbali e ponendo domande di follow-up.

Coinvolgimento: Incoraggiare l'interazione e la partecipazione. Usa i nomi delle persone quando ti rivolgi a loro, chiedi le loro opinioni e rispondi ai loro commenti o domande. Questo può rendere l'incontro più coinvolgente e produttivo.

Gestione delle sessioni di domande e risposte

Le sessioni di domande e risposte possono spesso rappresentare la parte più interattiva di una riunione virtuale. Ecco alcuni suggerimenti per gestirli in modo efficace:

• Imposta linee guida chiare: all'inizio della riunione, fai sapere ai partecipanti come e quando possono porre domande (ad esempio, utilizzando la casella di chat, alzando la mano o aspettando un orario di domande e risposte designato).
• Moderato Abbastanza: Assicurati che tutti abbiano la possibilità di porre la propria domanda. Se una persona è dominante, chiedile educatamente di trattenere le domande finché gli altri non ne avranno avuto l'opportunità.
• Essere preparato: Anticipare possibili domande in base all'ordine del giorno della riunione e preparare le risposte. Se non conosci la risposta a una domanda, puoi dirlo e promettere di rispondere più tardi.

Concentrandoti su queste aree, puoi favorire una comunicazione efficace nelle riunioni virtuali, rendendole più produttive e divertenti per tutti i partecipanti.

Follow-up post-riunione

Il completamento di una riunione virtuale non significa la fine delle responsabilità. Una parte cruciale del processo prevede i follow-up post-riunione che garantiscono l’efficacia e la produttività dell’intera riunione stessa.

Importanza dei follow-up post-riunione

I follow-up post-riunione hanno diversi scopi essenziali:

• Garantiscono che tutti i partecipanti siano d'accordo riguardo alle decisioni prese e ai compiti assegnati durante la riunione.
• Forniscono una registrazione dell'incontro per riferimento futuro.
• Mantengono lo slancio, garantendo che le idee e le azioni discusse durante la riunione vengano portate avanti nel lavoro reale.

Invio di verbali di riunione e azioni da intraprendere

Riunione dei verbali: queste note della riunione sono una registrazione dettagliata di ciò che è stato discusso, delle decisioni prese e delle azioni assegnate durante la riunione. È meglio inviarli il prima possibile dopo la riunione quando tutto è ancora fresco. Crea e condividi i verbali con strumenti come Google Docs o Microsoft Word. 

Elementi di azione: Si tratta di compiti specifici assegnati ai singoli individui durante la riunione. Indicare chiaramente l'azione, chi è responsabile e la scadenza. Tieni facilmente traccia delle funzioni con Trello o Asana. 

Ricerca di feedback per il miglioramento continuo

Per migliorare la qualità delle riunioni future, è utile chiedere il feedback dei partecipanti. Puoi chiedere feedback su vari aspetti, come la durata dell'incontro, l'efficacia della comunicazione, l'utilità dei contenuti discussi, ecc. Questo feedback può essere raccolto tramite un rapido sondaggio utilizzando strumenti come Google Forms o SurveyMonkey.

Ricorda, l'obiettivo di un follow-up post-riunione è facilitare una comunicazione efficace, garantire la responsabilità e migliorare continuamente le regole e i processi dell'etichetta della riunione virtuale. Facendolo diligentemente, puoi migliorare in modo significativo la produttività e l'efficacia delle tue riunioni virtuali.

Suggerimenti e trucchi per riunioni virtuali di successo

Sebbene le basi per condurre un'eccellente etichetta per le riunioni virtuali siano semplici, molti suggerimenti e trucchi aggiuntivi possono trasformare le tue riunioni da buone a eccellenti. Ecco qui alcuni di loro:

1. Metti alla prova la tua tecnologia: prima di iniziare, verifica la connessione Internet, l'audio, il video e qualsiasi altra tecnologia che intendi utilizzare. Assicurati che la tua piattaforma per riunioni sia aggiornata e compatibile con i dispositivi di tutti i partecipanti.
2. Creare un'agenda: Un'agenda ben strutturata può rendere la riunione più produttiva. Condividilo in anticipo in modo che i partecipanti sappiano cosa aspettarsi e arrivino preparati.
3. Usa video: incoraggia tutti ad accendere la fotocamera ogni volta che è possibile. Vedere i volti degli altri può rendere l'incontro più coinvolgente e favorire connessioni migliori.
4. Ridurre al minimo le distrazioni: scegli un luogo tranquillo per la riunione e disattiva l'audio di tutte le notifiche che potrebbero interrompere il flusso. Chiedi ai partecipanti di fare lo stesso.
5. Sii inclusivo: Garantire che tutti abbiano l'opportunità di partecipare. Ciò rende l'incontro più interattivo e garantisce che tutte le prospettive siano ascoltate.
6. Registra la riunione: Se la tua piattaforma lo consente, registra l'incontro. Questo può essere utile per coloro che non hanno potuto partecipare o hanno bisogno di fare riferimento alla discussione.
7. Utilizza funzionalità interattive: molte piattaforme offrono funzionalità come sondaggi, quiz e lavagne che possono rendere la riunione più interattiva e coinvolgente.
8. Pause per riunioni più lunghe: se la riunione durerà più di un'ora, programma brevi pause per prevenire l'affaticamento e mantenere la concentrazione.
9. Aspetto professionale: Vestirsi come se partecipasse a una riunione di persona. Ciò dimostra rispetto per gli altri partecipanti e dà un tono professionale.
10. Supporto per nuovi strumenti: se stai utilizzando un nuovo strumento o funzionalità, fornisci un breve tutorial o materiale di supporto per aiutare i partecipanti ad aggiornarsi.

Incorporando questi suggerimenti e trucchi, puoi aumentare l'efficacia delle tue riunioni virtuali, rendendole più coinvolgenti, produttive e inclusive.

Conclusione

Le riunioni virtuali sono diventate vitali per la collaborazione e il processo decisionale. Ci consentono di connetterci con colleghi, partner e clienti a distanza, abbattendo le barriere geografiche. Tuttavia, per sfruttare appieno i vantaggi di questa modalità di comunicazione, è fondamentale condurre questi incontri online in modo efficace.

Dall'assicurare una chiara comunicazione verbale e non verbale, alla pratica dell'ascolto attivo e del coinvolgimento, alla gestione efficiente delle sessioni di domande e risposte, ai diligenti follow-up post-riunione e all'applicazione di vari suggerimenti e trucchi sull'etichetta degli eventi virtuali, ogni aspetto contribuisce in modo significativo al successo delle tue riunioni virtuali. .

I vantaggi di riunioni virtuali efficaci sono numerosi. Risparmiano tempo e risorse, migliorano la produttività, promuovono una migliore collaborazione e garantiscono che tutti siano allineati verso obiettivi comuni. Inoltre, offrono l’opportunità di migliorare continuamente attraverso il feedback e l’apprendimento iterativo.

Quindi, mentre ti prepari per il tuo prossimo incontro virtuale, ricorda di applicare queste strategie e tecniche. Renderanno le tue riunioni più efficaci e le trasformeranno in un potente strumento per guidare le prestazioni e i risultati del tuo team. Brindiamo alle prossime riunioni virtuali più produttive e coinvolgenti.