バーチャル ミーティング 101: プロのようにミーティングを実施する

近年、ビジネスコミュニケーションには劇的な変化が起きています。リモートワークの出現とテクノロジーの進歩により、バーチャル会議が誕生し、私たちのつながり、コラボレーション、コミュニケーションの方法が永遠に変化しました。 

最近の研究によると、労働者の 80% 以上が現在次のように信じています。 ビデオ会議は彼らの仕事生活に不可欠です.

Microsoft Teams などのプラットフォーム上で行われる仮想会議には、利便性、柔軟性、費用対効果などの独自の利点があります。コミュニケーションはオプションのコミュニケーション手段から、私たちの職業生活の不可欠な部分へと急速に移行しました。バーチャル会議は、小規模なチームの集まりから大規模な国際会議に至るまで、さまざまな業界で定番となっています。

ただし、この新しい領域をナビゲートするのは困難な場合があります。適切なスキルと知識があれば、仮想イベントはすぐに生産的で楽しい体験になることができます。そのため、バーチャル会議を実施する技術を習得することが最も重要です。

このブログ投稿では、適切な仮想会議に関する包括的なガイドを提供します。 「バーチャル ミーティング 101」でエチケットを学び、このデジタル時代にプロのようにミーティングを実施できるようにします。

仮想会議について理解する

オンライン会議またはリモート会議とも呼ばれる仮想会議は、インターネットを介したリアルタイムの対話です。さまざまな場所からの参加者が、音声、ビデオ、テキストベースのメディアを使用して接続し、通信できます。これらの会議により地理的な障壁が排除され、個人と企業がどこにいてもシームレスに対話できるようになります。

仮想イベントを促進するプラットフォームがいくつかあり、それぞれに独自の機能があります。

MEC バーチャル イベント アドオン

仮想会議やイベントを管理するための貴重なツールです。 バーチャルイベント アドオンを使用すると、スケジュールの設定、出席者の招待、会議自体の管理のプロセスが簡素化されます。さまざまなビデオ会議プラットフォーム間での互換性により、すべての参加者が確実にアクセスできるようになります。

さらに、イベントリマインダーや出席者管理などの重要な機能を提供し、生産性と効率性を向上させます。課題。

Zoom

ユーザーフレンドリーなインターフェイスで知られる Zoom は、高品質のビデオ会議と音声会議を提供します。画面共有と会議の録画をサポートし、より重要な会議内で少人数のグループでディスカッションできるブレークアウト ルームを備えています。

マイクロソフトのチーム

Microsoft Office Suite と統合されている Teams を使用すると、会議中にドキュメントで簡単にコラボレーションできます。チャット機能、ファイル共有、カスタマイズ可能な背景も提供します。

Google Meet

Meet は Google Workspace の一部として、Google カレンダーや Gmail などのツールと統合されています。ライブキャプション、低照度モード、ノイズキャンセリング機能を提供します。

ミロ

従来のビデオ会議とは異なり、Miro は他の会議ソフトウェアとのビジュアル コラボレーション プラットフォームです。ブレーンストーミング セッションやプロジェクト計画に最適なインタラクティブなホワイトボードを提供します。

デジタル壁掛けカレンダー

この革新的なツールは、仮想会議を簡単に企画およびスケジュールするのに役立ちます。 Zoom、Microsoft Teams、Google Meet などのさまざまなプラットフォームと統合されており、すべての会議を 1 か所に表示します。

　 デジタル壁掛けカレンダー また、今後の会議のリマインダーも送信されるため、重要なディスカッションを見逃すことがなくなります。それは リモートで作業するチームに最適なツール 全員のスケジュールを視覚的に表すため、より良い調整と効率的な時間管理が促進されます。

バーチャルミーティングの利点

1. 利便性: 参加者はいつでもどこからでも会議に参加できるため、移動時間と経費が削減されます。
2. 参加者の増加: 普段、対面の会議では発言しない人でも、仮想環境ではより安心して参加できるかもしれません。
3. お財布に優しい：企業は旅費、宿泊費、会場費を節約できます。
4. 記録の保存：ほとんど 仮想会議プラットフォーム ユーザーは後で参照できるように、会議をすぐに記録して文字に起こすことができます。

バーチャルミーティングのデメリット

1. 技術的な問題: インターネット接続が悪く、ハードウェアまたはソフトウェアに障害が発生すると、会議が中断される可能性があります。
2. 個人的な交流の欠如：仮想会議では非言語的な手がかりが失われる可能性があり、ミスコミュニケーションにつながる可能性があります。
3. 気晴らし: 参加者は、管理されたオフィス環境に比べて、自分の環境で気が散りやすい可能性があります。
4. タイムゾーンの違い: 異なるタイムゾーンにまたがる会議の時間を調整するのは難しい場合があります。

課題はあるものの、特に今日のビジネス環境では、バーチャル会議の利点が欠点を上回ることがよくあります。適切な戦略と 計画ツール、仮想会議は、従来の対面会議と同等か、それ以上に効果的です。

バーチャルミーティングの準備

従来の対面会議と同様、バーチャル会議を成功させるには準備が不可欠です。行う必要があるのは次のとおりです。

技術的なセットアップ

信頼できるインターネット接続: インターネット接続の不良ほど仮想イベントを中断するものはありません。会議中の中断を防ぐために、安定した高速接続を確保してください。

適切なハードウェアとソフトウェア: お使いのデバイス (ラップトップ、デスクトップ、タブレット、またはスマートフォン) が、 会議ソフトウェア スムーズに。これには、高品質のウェブカメラとマイクが含まれます。

プロフェッショナルな環境: 周囲の騒音が最小限の静かな場所を選択してください。あなたの背後にある環境は、あなたに与える全体的な印象を高めるため、プロフェッショナルに見える必要があります。環境が理想的でない場合は、バーチャル背景が良い選択肢になることがあります。

会議前のコミュニケーション

会議前の効果的なコミュニケーションにより、オフィス会議の雰囲気と期待が決まります。 より生産的なセッションにつながる.

招待状の送信: Google カレンダーや Outlook などのツールを使用して、リモート会議の招待状を送信します。日付、時刻 (必要に応じて別のタイムゾーンを考慮)、およびセッションに参加するためのリンクを含めます。

議題の共有: 事前に議題を送信します。これにより、参加者は何が予想されるのかがわかり、それに応じて準備することができます。 Trello または Asana を使用して、議題を作成し、リモートの出席者と共有できます。

会議前の資料: 会議の参加者が会議の前に確認する必要があるドキュメントやプレゼンテーションがある場合は、事前に共有してください。 Google ドライブや Dropbox などのツールを使用してファイルを共有します。 

適切な準備に時間を投資することで、仮想会議を主催する会議がスムーズに進行する可能性が高まり、参加者がディスカッションに十分に参加して貢献できるようになります。

バーチャルミーティングの実施

仮想会議を成功させるには、ログインして会話を開始するだけでは不十分です。

仮想通話に関して考慮すべき重要な側面をいくつか示します。

バーチャル会議のエチケット

時間どおりに開始し、スケジュールを遵守する: 対面での会議と同様に、仮想会議を時間どおりに開始および終了することが重要です。これは参加者の時間とスケジュールを尊重することを示しています。会議のスケジュールを設定すると、会議の議題のすべての重要なポイントが割り当てられた時間内で確実にカバーされるようになります。

基本ルールの設定: 参加と交流のための明確なガイドラインを確立します。たとえば、周囲の騒音を最小限に抑えるために発言しないときはマイクをミュートするように参加者に依頼したり、質問やコメントに対して「挙手」機能を使用したりするように依頼します。これらのルールは、秩序を維持し、全員が貢献する機会を確実に得るのに役立ちます。

ディスカッションの管理

参加を促す: 全員の参加を積極的に奨励します。個人に直接電話をかけたり、自由回答形式の質問をして議論を活性化することができます。

割り込みの処理: 中断された場合は、部屋を出るか、丁寧に会話を元の軌道に戻してください。誰かが議論を独占している場合は、巧みに介入して他の人に発言の機会を与えてください。

技術的な問題への対処: 参加者が技術的な問題に遭遇した場合は、辛抱強く理解してください。必要に応じて、ビデオに問題がある場合のダイヤルイン オプションなどのバックアップ プランを用意してください。

ツールと機能

ほとんどの仮想会議プラットフォームは、会議を強化するためのさまざまなツールと機能を提供します。

• 画面共有: これにより、他のユーザーと画面を共有でき、プレゼンテーション、プロセスのデモンストレーション、またはドキュメントについてのディスカッションに役立ちます。
• 仮想背景: これらはあなたの自然な背景を隠し、会議にプロフェッショナルな雰囲気やちょっとした楽しみを加えることができます。
• 小会議室: Zoom などのプラットフォームでは、会議を小さなグループに分割して、より集中したディスカッションを行い、全員を再び集めることができます。
• チャット機能: 参加者はこれを使用して、講演を中断することなく質問したり、リンクを共有したりできます。

これらのガイドラインに従うことで、仮想会議を確実に行うことができます。 チームメンバーの生産性が高い しかし、すべての参加者にとって魅力的で包括的でもあります。

バーチャル会議での効果的なコミュニケーション

効果的なコミュニケーション はバーチャル イベントをまとめる要です。それはただはっきりと話すだけではありません。また、他の人の話を積極的に聞き、関与することもできます。

仮想会議中のコミュニケーションを改善するためのヒントをいくつか紹介します。

言語的および非言語的コミュニケーション

はっきりと話す: 仮想設定では、あなたの声はコミュニケーションのための主要なツールの 1 つです。マイクが適切に機能していることを確認しながら、適度なペースではっきりと話してください。参加者を混乱させる可能性のある専門用語や複雑な用語の使用は避けてください。

適切なボディランゲージを使用する: 物理的にその場にいない場合でも、顔の表情、ジェスチャー、姿勢などの非言語的な手がかりは依然として重要です。カメラを見つめたり、ジェスチャーを使用してポイントを強調したり、姿勢が注意深さを反映していることを確認したりすることで、アイコンタクトを維持します。

積極的な傾聴とエンゲージメント

積極的傾聴: これには、誰かの言っている内容を聞いて理解し、解釈することが含まれます。うなずいたり、言葉で肯定したり、フォローアップの質問をしたりすることで、注意を払っていることを示します。

エンゲージメント: 交流と参加を奨励します。相手に呼びかけるときは名前を使用し、意見を求め、コメントや質問に答えます。これはできる 会議をより魅力的で生産的なものにする.

Q&Aセッションの処理

Q&A セッションは、多くの場合、仮想会議の中で最もインタラクティブな部分となります。それらを効果的に処理するためのヒントをいくつか紹介します。

• 明確なガイドラインを設定する: 会議の開始時に、いつどのように質問できるかを参加者に知らせます (チャット ボックスを使用する、挙手する、指定された Q&A 時間まで待つなど)。
• 中程度 かなり: 全員に質問の機会を与えるようにしてください。 1 人が優勢な場合は、他の人が機会を得るまで質問を保留するよう丁寧に頼みます。
• 準備して: 会議の議題に基づいて予想される質問を予想し、回答を準備します。質問の答えがわからない場合は、その旨を伝え、後でフォローすることを約束しても問題ありません。

これらの領域に焦点を当てることで、仮想会議での効果的なコミュニケーションを促進し、すべての参加者にとって会議をより生産的で楽しいものにすることができます。

会議後のフォローアップ

バーチャル会議が終了しても、責任が終了するわけではありません。プロセスの重要な部分には、会議自体の有効性と生産性を確保するための会議後のフォローアップが含まれます。

会議後のフォローアップの重要性

会議後のフォローアップは、いくつかの重要な目的に役立ちます。

• これらにより、会議中に行われた決定と割り当てられたタスクに関して、すべての参加者が確実に同意するようになります。
• 将来の参考のために会議の記録を提供します。
• 彼らは勢いを維持し、会議で議論されたアイデアや行動が実際の仕事に確実に引き継がれるようにします。

議事録とアクションアイテムの送信

会議議事録: これらの会議メモは、会議中に議論された内容、決定事項、割り当てられたアクション アイテムの詳細な記録です。会議後、すべてがまだ新鮮なうちに、できるだけ早くこれらを送信するのが最善です。 Google ドキュメントや Microsoft Word などのツールを使用して議事録を作成し、共有します。 

アクションアイテム: これらは、会議中に各個人に割り当てられる特定のタスクです。実施項目、責任者、期限を明確に記載します。 Trello または Asana を使用すると、機能を簡単に追跡できます。 

継続的な改善のためのフィードバックを求める

今後の会議の質を向上させるには、参加者のフィードバックを求めることが重要です。会議の長さ、コミュニケーションの有効性、議論された内容の有用性など、さまざまな側面に関するフィードバックを求めることができます。このフィードバックは、Google Forms や SurveyMonkey などのツールを使用した簡単なアンケートを通じて収集できます。

会議後のフォローアップの目標は、効果的なコミュニケーションを促進し、説明責任を確保し、仮想会議のエチケット ルールとプロセスを継続的に改善することであることを忘れないでください。これを熱心に行うことで、仮想会議の生産性と有効性を大幅に向上させることができます。

バーチャル会議を成功させるためのヒントとコツ

優れた仮想会議を実施するための基本的なエチケットは簡単ですが、その他にも多くのヒントやコツがあれば、会議を良好な状態から素晴らしいものに変えることができます。その一部を次に示します。

1. あなたの技術をテストする: 開始する前に、インターネット接続、オーディオ、ビデオ、および使用する予定のその他のテクノロジをテストしてください。会議プラットフォームが最新であり、すべての参加者のデバイスと互換性があることを確認してください。
2. 議題を作成する: 議題が適切に構成されていれば、会議の生産性が高まります。事前に共有して、参加者が何を期待するかを把握し、準備を整えてください。
3. ビデオを使用: 可能な限り全員にカメラをオンにするよう奨励します。お互いの顔が見えることで、会議がより魅力的になり、より良いつながりが育まれます。
4. 気を散らすものを最小限に抑える: 会議には静かな場所を選択し、会議の流れを中断する可能性のある通知をミュートしてください。参加者にも同じことをしてもらいます。
5. 包括的: 全員に参加の機会があることを確認します。これにより、会議がよりインタラクティブになり、あらゆる意見が確実に聞かれるようになります。
6. 会議を記録する: プラットフォームで許可されている場合は、会議を録画します。これは、参加できなかった人やディスカッションを参照する必要がある人にとって役立ちます。
7. インタラクティブ機能を使用する: 多くのプラットフォームは、会議をよりインタラクティブで魅力的なものにする、アンケート、クイズ、ホワイトボードなどの機能を提供しています。
8. 長時間の会議のための休憩: 会議が 1 時間以上続く場合は、疲労を防ぎ集中力を維持するために短い休憩を予定してください。
9. プロフェッショナルな外観: 対面会議に出席するような服装でください。これは他の参加者への敬意を表し、プロフェッショナルな雰囲気を醸し出します。
10. 新しいツールのサポート: 新しいツールや機能を使用している場合は、参加者がすぐに理解できるように、簡単なチュートリアルやサポート資料を提供します。

これらのヒントとコツを組み込むことで、仮想会議の効果を高め、より魅力的で生産的、そして包括的な会議にすることができます。

まとめ

バーチャル会議はコラボレーションと意思決定に不可欠なものとなっています。これにより、地理的な障壁を取り除き、遠く離れた同僚、パートナー、クライアントとつながることができます。ただし、このコミュニケーション モードの利点を最大限に活用するには、オンライン会議を効果的に実施することが重要です。

明確な口頭および非言語コミュニケーションの確保、積極的な傾聴と関与の実践、Q&A セッションの効率的な処理、会議後の熱心なフォローアップ、さまざまなバーチャル イベント エチケットのヒントやテクニックの適用に至るまで、それぞれの側面がバーチャル ミーティングの成功に大きく貢献します。 。

効果的なバーチャル会議の利点は数多くあります。これらにより、時間とリソースが節約され、生産性が向上し、より良いコラボレーションが促進され、全員が共通の目標に向かって確実に足並みをそろえることができます。さらに、フィードバックと反復学習を通じて継続的に改善する機会も提供します。

したがって、次のバーチャル会議に向けて準備を整える際には、これらの戦略とテクニックを忘れずに適用してください。これらは会議をより成功させ、チームのパフォーマンスと結果を促進するための強力なツールに変えます。より生産的で魅力的な仮想会議が実現します。