6 ważnych elementów e-maila z zaproszeniem na wydarzenie z przykładami

Planujesz wydarzenie i chcesz, aby wzięło w nim udział jak najwięcej osób? Ale jak zgromadzić liczną publiczność, która zasiada na zebraniu?

Które aspekty zaproszenia e-mail zachęcają odbiorców do odpowiedzi?

Przyjrzyj się sześciu głównym częściom dobrego e-maila z zaproszeniem na wydarzenie, aby zobaczyć, jak możesz wykorzystać marketing e-mailowy i narzędzia takie jak Wtyczki e-mail marketingowe WordPress aby przyciągnąć ludzi na następne wydarzenie.

Spróbuj wykorzystać te sześć różnych aspektów w kampanii e-mailowej z zaproszeniami na wydarzenia, aby uzyskać jak największą ekspozycję i uczestników.

Sprawdź nasz artykuł na temat najlepszych usług e-mail marketingu: Ponad 20 najlepszych usług e-mail marketingu .

6 głównych elementów e-maila z zaproszeniem na wydarzenie

Jeśli chodzi o tworzenie biuletynu e-mailowego, czy to z okazji wydarzenia, sprzedaży produktu czy premiery, musisz pamiętać o kilku świetne strategie tworzenia atrakcyjnego e-maila przykuć czytelników.

Poniżej wymieniliśmy 6 głównych elementów, które musi posiadać e-mail z zaproszeniem na wydarzenie:

Lista docelowa	Korzystaj z funkcji, takich jak segmentacja geograficzna, aby segmentować swoje listy i wyświetlać kampanię tylko osobom, które będą mogły w niej uczestniczyć. W rezultacie uzyskasz mniejsze rezygnacje z subskrypcji i lepsze wskaźniki otwarć, kliknięć i odpowiedzi.
Propozycja wartości	Spróbuj dołączyć propozycję wartości, która wyjaśnia, czym jest wydarzenie i jakie korzyści przyniesie ci uczestnictwo. Dzięki temu ludzie będą bardziej zmotywowani do klikania i kupowania biletu lub RSVP.
Szczegółowy opis wydarzenia	Zawiera dokładny opis zdarzenia. Powinieneś spróbować odpowiedzieć na pytania typu: „Co będzie się działo na wydarzeniu?”   Co odkryją? Kogo zobaczą lub usłyszą, i tak dalej.
Czas, lokalizacja i inne szczegóły	Dołącz wszelkie istotne informacje o wydarzeniu, które ludzie mogą znać.   Na przykład w przypadku fizycznego spotkania miejsce, wszelkie zasady ubioru, transport, czas, parking itp. Lub w przypadku wydarzenia wirtualnego, adresy URL, kody dostępu, numery telefoniczne, czas itp.
Dowody społeczne	Dołącz dowody społecznościowe, takie jak referencje poprzednich uczestników, recenzje ekspertów, a nawet liczby uczestników z ostatniego wydarzenia, aby złagodzić obawy i zachęcić czytelników, że ich czas i pieniądze zostaną dobrze wydane.
Wyraźny przycisk CTA	Dołącz duży przycisk wezwania do działania, który przeniesie Cię do rejestratora lub strony z biletami. Wiele narzędzia marketingu e-mail Uprość to, a nawet jeśli procedura rejestracji i sprzedaży biletów jest przypadkowa, pomoże to zwiększyć liczbę osób, które ostatecznie wezmą udział w Twoim wydarzeniu.

7 najlepszych przykładów e-maili z zaproszeniami na wydarzenia

Różne wydarzenia mają różne punkty sprzedaży i wymagania, a e-maile, które wysyłasz na ich temat, powinny to odzwierciedlać.

Mamy zaproszenie na wydarzenie przykłady e-maili, aby nieco ułatwić personelowi wydarzeń. Dzięki tym wskazówkom i przykładom wiadomości e-mail z zaproszeniami na wydarzenia możesz mieć pewność, że wysyłasz najlepsze możliwe zaproszenie na wydarzenie na każdą okazję.

Konferencje odbywają się zwykle przez kilka dni, z wieloma warsztatami lub sesjami grupowymi zaplanowanymi na całe wydarzenie. Dzięki temu zapewnisz sobie absolutną pewność swojej konferencji e-mail z zaproszeniem wyraźnie wymienia daty, godzinę i ramy czasowe Twojej konferencji (na przykład „Bezpłatna, tygodniowa konferencja od 12 do 16 października”), a także podsumowanie tematów lub sesji, które zostaną omówione.

Spójrz na poniższy przykład e-maila z zaproszeniem na konferencję.

Możesz użyć tego szablonu zaproszenia na konferencję również do własnej konferencji. Ta próbka zawiadomienia o konferencji robi kilka rzeczy poprawnie: przyciąga czytelnika ciekawym językiem i obrazami, wyjaśnia, dlaczego uczestnik może po prostu chcieć wziąć udział w wydarzeniu na wczesnym etapie treści e-maila i dostarcza wszystkich istotnych informacji przed zakończeniem za pomocą potężnego wezwania do działania oraz widoczny link do rejestracji, aby zapewnić sobie miejsce.

Wyprzedaż na wyłączność, prowadzona online lub osobiście, pozwala wywołać poczucie pilności, zapewniając jednocześnie doświadczenie VIP najbardziej lojalnym klientom. Jednakże, e-maile z zaproszeniami do sprzedaży musi wyglądać na coś więcej niż chwyt marketingowy. Skoncentruj się na ekskluzywności wydarzenia, korzyściach i oszczędnościach.

Jeśli w ramach wyprzedaży dajesz prezent lub 50% zniżki, podkreślenie tych elementów w e-mailu z zaproszeniem na wydarzenie może sprawić, że pojawi się więcej osób. Pamiętaj, że kupujący wolą znać szczegóły i wyjątki, zanim zrobią zakupy, więc nie oszczędzaj na drobnej czcionce.

Webinaria to internetowe seminaria oparte na współpracy, które zapewniają pracownikom biurowym szybką metodę śledzenia materiałów istotnych dla branży. Zapraszając gości na webinarium, upewnij się, że rozumieją, dlaczego warto wziąć w nim udział.

W e-mailu z zaproszeniem wyjaśnij, co goście zyskają na webinarze. Skoncentruj się na najważniejszych wywodach z webinaru, podkreślając dokładnie, co rejestrujący otrzymają w zamian za spędzenie godziny lub dwóch z Twoim zespołem.

W tym przykładowym e-mailu z zaproszeniem na wydarzenie można znaleźć trzy fantastyczne aspekty: 1) odpowiedni materiał, 2) przekonujące wezwanie do działania oraz 3) dowód społeczny Komunikacja biznesowa to najlepszy przypadek wykorzystania takich zaproszeń na wydarzenia.

Podczas gdy Buffer był skierowany do tych, którzy byli zainteresowani ich produktem, dobrym pomysłem było przedstawienie jasnej propozycji wartości, a także referencji klientów w sekcji „Czego się dowiesz”.

Przykład e-maila z zaproszeniem na imprezę zespołową

Team trips, unlike other Działania związane z budowaniem zespołu, require employees to leave the office. This is an excellent opportunity to highlight the unique offsite location you've picked for the event. Much of this may be done with the graphic style of your szablon wiadomości e-mail, ale treść e-maila powinna odzwierciedlać Twój entuzjazm dla miejsca i starań, które zorganizowałeś na potrzeby wydarzenia.

Zaproszenie powinno nadać wyraźny ton, tak jak w przypadku wydarzenia związanego z rozwojem zespołu. Poniższy przykładowy e-mail przedstawia doskonałe połączenie układu i treści, które sprawią, że każda grupa robocza będzie podekscytowana zbliżającym się wydarzeniem:

Dla każdej firmy zaprezentowanie światu nowego produktu może być zarówno ekscytujące, jak i niepokojące. Wydanie produktu może być trudnym zadaniem, gdy zaangażowana jest publiczność. Niezależnie od tego, czy zapraszasz ludzi do osobistego udziału, czy za pośrednictwem transmisji na żywo, będziesz chciał wzbudzić zainteresowanie w e-mailach z zaproszeniami, nie zdradzając zbyt wiele.

Podczas gdy seminaria i ekskluzywne wyprzedaże wymagają wyjaśnienia, dlaczego uczestnicy powinni przyjść, premiery produktów wymagają odrobiny napięcia. Pamiętaj, że celem wydania jest wygłoszenie ogromnego, efektownego ogłoszenia. Spójrz na ten szablon zaproszenia e-mail:

Innowacyjne wykorzystanie koloru w e-mailu promuje cel wydarzenia: zwiększenie sprzedaży artykułów Guess Eco, czyli produktów Guess stworzonych z materiałów przyjaznych dla środowiska. Chociaż czerwień jest odcieniem emblematu Guess (widocznego na podkoszulku modelki), w e-mailu dominuje zieleń.

Wydarzenie reklamowe jest skierowane do określonej grupy odbiorców, o czym świadczą torby na zakupy, sukulenty, sklepowy DJ i asortyment odzieży przyjaznej dla środowiska.

E-mail z zaproszeniem na wydarzenie online

Wydarzenia online cieszą się większą popularnością niż kiedykolwiek. W rezultacie rywalizacja o uwagę potencjalnych gości jest znacznie większa, niż możesz sobie wyobrazić. Aby upewnić się, że e-mail z zaproszeniem na wydarzenie internetowe błyszczy wszystkim, sprzedaj temat lub temat wydarzenia w intrygujący, wciągający sposób i spraw, aby RSVP było jak najłatwiejsze.

Zawsze powinieneś dołączyć zintegrowany RSVP link w e-mailu z zaproszeniem, ale warto też rozważyć włączenie mechanizmu, który natychmiast doda wydarzenie do Kalendarza Google uczestników lub podobnej usługi. Dzięki temu Twoje wydarzenie online pozostanie w pamięci uczestników nawet po usunięciu zaproszenia e-mail.

Gainsight reklamował swoje wydarzenie online w sposób podobny do Netflixa, z prostym wyglądem i dużą ilością zdjęć. Nawet nagłówek i przycisk wezwania do działania bardziej przypominają sesję streamingową niż wydarzenie z branży technologicznej, a treść e-maila wyraźnie wskazuje, że jest wiele informacji do wyboru.

Jeśli chodzi o projektowanie, nie spiesz się. Nie musisz cały czas wyglądać elegancko, ale prosta, estetyczna aranżacja sprawi, że Twój e-mail z zaproszeniem na wydarzenie będzie wyróżniał się w skrzynce odbiorczej.

E-mail z zaproszeniem na przyjęcie lub przyjęcia

Wszystkie interesy i brak zabawy mogą unieszczęśliwić zarówno Twoich pracowników, jak i klientów. Upewnij się, że e-maile z zaproszeniami są odpowiednio ekscytujące, gdy świętujesz święto, rocznicę lub kamień milowy.

Możesz wykazać się większą pomysłowością dzięki tym e-mailom z zaproszeniami. Na przykład, co może być bardziej zabawne niż przyjęcie powitalne? Spójrz na przykładowy e-mail z zaproszeniem poniżej. Możesz zobaczyć, że firma wysłała wiadomość e-mail do swojego nowego subskrybenta, aby zachęcić go do działania i rozpoczęcia korzystania z ich usług.

Wiadomość e-mail z zaproszeniem na imprezę powinna wyrażać podekscytowanie Twojej firmy zbliżającym się wydarzeniem, niezależnie od tego, czy jesteś nowy w okolicy i chcesz wzbudzić lokalne zainteresowanie swoją firmą, czy też wprowadzasz nowych pracowników. Przyjrzyj się innym typom e-maili z zaproszeniami na imprezę, przypominających swoim subskrybentom, że zostało tylko kilka dni wielkiej imprezy, której nie powinni przegapić.

Podsumowanie

Dobrze zaprojektowane zaproszenie może wywołać uczucie oczekiwania i zachwytu, a często może być czynnikiem decydującym o tym, czy ktoś potwierdzi swój udział. Twoim pierwszym krokiem powinno być ustalenie, kim są Twoi odbiorcy docelowi, a jeszcze lepiej, jak wygląda Twój „idealny gość”. Następnie powinieneś przygotować wiadomość e-mail z zaproszeniem na wydarzenie, odpowiadającą wymaganiom i potrzebom potencjalnych odbiorców i klientów.

Zaproszenie e-mail jest częścią bardzo dużego obrazu znanego jako marketing e-mailowy, ostatecznej strategii nie tylko zwiększania liczby subskrybentów, ale także przekształcania ich w potencjalnych klientów. Możesz znaleźć wiele narzędzia marketingu e-mail jak SendX, który może pomóc w tworzeniu szablonów biuletynów wraz z wieloma innymi ważnymi funkcjami, takimi jak automatyzacja poczty e-mail, segmentacja e-maili itp.

Więc na razie jest. Oto niektóre z najlepszych przykładów e-maili z zaproszeniami na wydarzenia, których możesz również użyć, aby zwiększyć liczbę odbiorców i gości na swoim wydarzeniu.