Jak zorganizować udane wirtualne wydarzenie w 2023 r

Wirtualne wydarzenia stały się zjawiskiem nowej ery, które w 2020 r. osiągnęło ogromny rozgłos z powodu globalnych ograniczeń w przemieszczaniu się.

Nawet w 2021 r. firmy będą nadal poddawane testom najlepszy kalendarz wydarzeń do zarządzania wydarzeniami ponieważ w niektórych krajach nadal obowiązują blokady w następstwie pandemii Covid 19.

 

Marketing cyfrowy zawsze był czymś. Jednak teraz stanowi jedno z najważniejszych narzędzi marketingu biznesowego.

Organizowanie wirtualnych wydarzeń to doskonały sposób na zaangażowanie zarówno inwestorów, jak i widzów. Mogą budować Twoją markę, generować leady i zyskać pozycję lidera w branży. Zapoznajmy się bliżej z koncepcją wydarzeń wirtualnych.

 

 

Czym jest wydarzenie wirtualne i jakie są jego rodzaje?

Wydarzenie wirtualne odnosi się do zorganizowanej działalności, w ramach której poszczególne osoby doświadczają wydarzeń i ich treści online, zamiast gromadzić się osobiście.

Wydarzenia te mogą obejmować duże konwencje z mnóstwem uczestników lub małe sesje pytań i odpowiedzi z kilkoma zaangażowanymi osobami. Wirtualne wydarzenia odbywają się w wielu formach. Niektórzy z nich są:

 

Wirtualne Konferencje

Wirtualne konferencje tworzą się wokół żywej, złożony porządek obrad w tym przemówienia, wybuchy, sesje i inne konferencje osobiste. Jedyną różnicą jest to, że są hostowane online. 

 

Seminaria

Webinarium oznacza wirtualne seminarium na temat ilość tematów gdzie gospodarz przedstawia demonstrację lub wykład. Ten format stanowi najlepszą opcję dotarcia do szerszego grona odbiorców. Podczas webinaru pt. PowerPoint prezentacje stają się najlepszym sposobem na zaprezentowanie swoich pomysłów. Możesz zorganizować webinar dla swoich pracowników i odbiorców.

 

Poradniki i samouczki

Te samouczki lub wydarzenia typu How-to są idealne do wprowadzania nowych produktów, odpowiadania na często zadawane pytania, ujawniania różnych wskazówek, sztuczek i instrukcji.

 

Wewnętrzne zdarzenia hybrydowe

 Te wirtualne wydarzenia mogą być gospodarzem inauguracji sprzedaży i wydarzeń w całej firmie. Ponadto obsługuje również szkolenia i spotkania działów. Najlepiej nadaje się do łączenia firm zatrudniających pracowników w różnych krajach. 

 

Teraz, gdy zdobyliśmy wiedzę na temat wirtualnych wydarzeń, dowiedzmy się, jak strategicznie je organizować.

 

Wyznacz cele i zbuduj mapę aktywności

Każde wydarzenie online lub offline wymaga dobrze zaplanowanej strategii, aby została zrealizowana w najlepszy możliwy sposób.

Zidentyfikuj cel zorganizowania wirtualnego wydarzenia i stwórz mapę działań zawierającą informacje krok po kroku.

Możesz określić swoje cele wokół następujących pytań:

• Jak chcesz zorganizować wydarzenie – na żywo czy na żądanie?
• Którą platformę chcesz wybrać?
• Kto będzie Twoim mówcą?
• Kto jest twoją idealną publicznością?
• Jak wypromować swoje wydarzenie?
• Jak postępować z rejestracją?
• Kto będzie twoim sponsorem?
• Jak będziesz śledzić KPI?

 

Wybierz datę i godzinę 

Ustaw odpowiednią datę i godzinę dla swoich wydarzeń, niezależnie od ich wielkości lub platformy, aby zgromadzić maksymalną liczbę uczestników. Upewnij się, że żadne konkurencyjne wydarzenia ani święta nie zakłócają obecności Twoich klientów.

Pamiętaj o strefach czasowych, jeśli chcesz kierować reklamy do uczestników z całego świata. Przeprowadź wcześniej badania, wybierając czas i datę wydarzenia. 

 

Ustaw budżety

Nakreślenie budżetu wirtualnego wydarzenia jest koniecznością przed wykorzystaniem odpowiedniej technologii. Pomoże Ci to zdecydować o kosztach wszystkiego, co związane jest z organizacją Twojego wydarzenia.

Podstawowa inwestycja w wydarzenia wirtualne polega na finansowaniu odpowiednich promocji i platform wydarzeń wirtualnych. Kontynuuj odpowiednią segmentację budżetu przed kontynuowaniem działań.

 

Wybierz odpowiednią platformę

Seminaria

 Webinar to prezentacja online prowadzona w czasie rzeczywistym. Prezenter udostępnia swój ekran, aby przejść dalej ślizgacze podczas opowiadania wydarzenia.

Projektuj prezentacje z profesjonalne szablony PowerPoint aby były bardziej atrakcyjne i przyciągające wzrok. Zoom, Google Meet, Cisco Webex to świetne platformy do prowadzenia seminariów internetowych. Można też znaleźć inne świetne platformy do webinarów do wyboru również na rynku.

 

Historie w mediach społecznościowych

Technologie integrują różne ekscytujące i interaktywne elementy, takie jak relacje na żywo z mediów społecznościowych, z wirtualnym wydarzeniem, czyniąc je wciągającym.

Możesz udostępniać filmy i samouczki, a nawet organizować interaktywne sesje na żywo ze swoimi odbiorcami. Dodaj efekty specjalne, zadawaj pytania lub zatrudnij influencera.

 

Transmisja na żywo za pośrednictwem mediów społecznościowych

Każda platforma mediów społecznościowych obejmuje obecnie funkcję wideo na żywo. Transmisje na żywo zwiększają zaangażowanie niż zwykłe filmy.

Możesz wybrać dowolną platformę mediów społecznościowych i prowadzić sesje na żywo, aby promować swoje usługi. Na przykład Instagram Live, Facebook Live, Twitter Live i LinkedIn Live.

 

Wykorzystaj kalendarz wydarzeń

Czy martwisz się systematyczną obsługą tak wielu wydarzeń? Prowadzenie kalendarza wydarzeń jest kluczem do zakotwiczenia udanego wirtualnego wydarzenia. Modern Events Calendar (MEC) firmy Webuns to jedna z najlepszych wtyczek kalendarza wydarzeń WordPress. 

 

Kalendarz wydarzeń pomoże Ci w szybkim i bezproblemowym zarządzaniu wydarzeniami. Poznaj jego łatwy w użyciu interfejs, różne funkcje, takie jak rezerwacje, płatności i ponad 50 układów wyświetlania.

Ten kompleksowy kalendarz wydarzeń pozwala bezproblemowo zorganizować dowolne wirtualne wydarzenie. 

 

Promuj swoje wirtualne wydarzenie

Skuteczna promocja to jeden z głównych czynników, które w dużej mierze decydują o sukcesie Twojego wydarzenia online. Konieczne jest dotarcie do docelowych odbiorców za pośrednictwem kanałów cyfrowych.

Możesz wykorzystać płatne reklamy lub posty na swoich kanałach społecznościowych ze szczegółami wydarzenia. 

 

Pamiętaj również, aby dołączyć rejestrację lub link do uczestnictwa w wydarzeniu, aby zapewnić maksymalną frekwencję i ekspozycję. Oto kilka złotych wskazówek, jak promować swoje wirtualne wydarzenie: 

• Wybierz swój największy talent, ponieważ przedstawiają one Twoją zaletę sprzedaży
• Promuj swoje wydarzenie na popularnych stronach i witrynach wydarzeń
• Twórz przyciągające wzrok kreacje
• Sprzedawaj za pośrednictwem odpowiednich influencerów i kanałów
• Wykorzystaj słowa kluczowe do optymalizacji SEO
• Przeprowadź buzz przed wydarzeniem, aby ekscytować publiczność quizami i ankietami
• Wysyłać emaile 

 

Przygotuj swój zespół na wszelkie usterki techniczne

Przygotuj się na plan B, jeśli Twój plan A napotka usterki techniczne przed rozpoczęciem wirtualnego wydarzenia. Nawet wydarzenia online mogą powodować problemy techniczne w ostatniej chwili.

Może się zdarzyć, że utracisz połączenie z Internetem lub ekran się zawiesi. Zawsze przeprowadzaj próbę próbną, aby zidentyfikować i wyeliminować problemy, aby zapewnić bezproblemową obsługę uczestników.

 

Podkreśl znaczenie zaangażowania odbiorców 

Wirtualne wydarzenia powinny być jak najbardziej dostępne i angażujące. Utrzymanie uwagi wirtualnej publiczności jest dwa razy trudniejsze niż offline ze względu na czynniki rozpraszające.

W ten sposób utrzymuj przepływ interakcji, aby Twoi widzowie byli przywiązani do swoich ekranów. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby skutecznie zaangażować odbiorców:

• Oszałamiające pokłady slajdów
• Funkcjonalne czcionki o dużym rozmiarze czcionki
• Wysoki kontrast kolorów
• Podpisy, elementy wizualne i narracja w razie potrzeby
• Ankiety i quizy
• Sesje pytań i odpowiedzi w trakcie i po wydarzeniu 

 

Zbieraj opinie odbiorców 

Zbierz opinie od publiczności po zakończeniu wirtualnego wydarzenia. Pomoże Ci to uzyskać ich autentyczną odpowiedź dotyczącą sukcesu lub niedociągnięć Twojego wydarzenia.

Wysyłaj ankiety uzupełniające za pośrednictwem e-maili lub udostępniaj im link do formularzy Google lub inne alternatywy podzielić się swoimi spostrzeżeniami na temat tego, co ich zainteresowało, a co nie.

 

Podsumowanie

Wirtualne wydarzenia to przydatne i wzbogacające sposoby docierania do ludzi na całym świecie. W miarę ewolucji krajobrazu platformy cyfrowe nadal przewodzą wirtualnym wydarzeniom.

Możesz organizować dobrze prosperujące wydarzenia online, korzystając z odpowiedniego planowania, myślenia strategicznego i umiejętności marketingowych dzięki wyżej wymienionym wskazówkom dotyczącym wydarzeń wirtualnych. 

 

Dobrze przemyślane wydarzenia wirtualne mogą wyznaczać granicę między udanymi przedsięwzięciami biznesowymi a straconymi szansami.

Twórz piękne prezentacje i konfiguruj kalendarze wydarzeń z MEC, aby zapewnić niezapomniane wrażenia.

Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami i organizuj niezapomniane wydarzenia cyfrowe już dziś.