Como hospedar um evento virtual de sucesso em 2023

Os eventos virtuais se tornaram o fenômeno da nova era que se tornou um grande hype em 2020 devido às restrições globais de movimento.

Mesmo em 2021, as empresas continuam a ser testadas com o melhor calendário de eventos para gerenciamento de eventos uma vez que alguns países ainda observam confinamentos na sequência da pandemia da COVID 19.

 

O marketing digital sempre foi uma coisa. No entanto, agora ele se apresenta como uma das ferramentas de marketing de negócios mais importantes.

Portanto, hospedar eventos virtuais é a maneira perfeita de envolver investidores e espectadores. Eles podem construir sua marca, gerar leads e se estabelecer como um líder do setor. Vamos nos familiarizar mais com o conceito de eventos virtuais.

 

 

O que é um evento virtual e seus diversos tipos?

Um evento virtual refere-se a uma atividade organizada em que os indivíduos vivenciam os eventos e seu conteúdo online, em vez de montá-los pessoalmente.

Esses eventos podem variar de convenções de grande escala com uma infinidade de participantes ou pequenas sessões de perguntas e respostas com algumas pessoas interessadas. Os eventos virtuais ocorrem de várias formas. Alguns deles são:

 

Conferências Virtuais

As conferências virtuais se formam em torno de uma agenda complexa incluindo palestras, breakouts, sessões e muito mais, como conferências presenciais. A única diferença é que eles ficam hospedados online. 

 

Webinars

Um webinar refere-se a um seminário virtual sobre Tópicos onde um anfitrião apresenta uma demonstração ou palestra. Este formato representa a melhor opção para atingir um público mais amplo. Em um webinário, PowerPoint as apresentações se tornam a melhor maneira de mostrar suas ideias. Você pode hospedar um webinar para seus funcionários e público.

 

Instruções e Tutoriais

Esses tutoriais ou eventos de instruções permanecem perfeitos para lançar novos produtos, responder perguntas frequentes, revelar diferentes dicas, truques e instruções.

 

Eventos Híbridos Internos

 Esses eventos virtuais podem hospedar lançamentos de vendas e eventos para toda a empresa. Além disso, atende a treinamentos e reuniões de departamento. É mais adequado para empresas com funcionários em países diferentes reuni-los. 

 

Agora que adquirimos conhecimento sobre eventos virtuais, vamos descobrir como hospedá-los de forma estratégica.

 

Definir objetivos e construir um mapa de atividades

Todo evento online ou offline requer uma estratégia bem planejada para ser executado da melhor maneira possível.

Identifique o propósito de organizar seu evento virtual e crie um mapa de atividades para incluir suas informações passo a passo.

Você pode definir seus objetivos em torno das seguintes questões:

• Como você deseja hospedar seu evento - ao vivo ou sob demanda?
• Qual plataforma você deseja escolher?
• Quem serão seus palestrantes?
• Quem é seu público ideal?
• Como divulgar seu evento?
• Como proceder com o registro?
• Quem serão seus patrocinadores?
• Como você rastreará os KPIs?

 

Escolha a data e hora 

Defina a data e hora certa para seus eventos, independentemente do seu tamanho ou plataforma para reunir o máximo de participantes. Certifique-se de que nenhum evento concorrente ou feriado interfira no atendimento de seus clientes.

Esteja atento às considerações de fuso horário se seu objetivo for o público-alvo global. Faça pesquisas com antecedência enquanto seleciona a hora e a data do seu evento. 

 

Definir orçamentos

Definir o orçamento do seu evento virtual é fundamental antes de utilizar a tecnologia certa. Isso o ajudará a decidir o custo de tudo para sediar seu evento.

O principal investimento em eventos virtuais consiste em financiar as promoções e plataformas de eventos virtuais certas. Continue segmentando o orçamento de acordo antes de prosseguir com as atividades.

 

Escolha a plataforma certa

Webinars

 Um webinar é uma apresentação online realizada em tempo real. Um apresentador compartilha sua tela para percorrer decks de slides ao narrar o evento.

Apresentações de design com modelos profissionais de PowerPoint para torná-los mais atraentes e atraentes. Zoom, Google Meet, Cisco Webex são algumas ótimas plataformas para hospedar webinars. Além disso, você pode encontrar alguns outros ótimas plataformas de webinar para você escolher no mercado também.

 

Histórias de mídia social

As tecnologias integram vários elementos interessantes e interativos, como histórias de mídia social ao vivo, ao seu evento virtual, tornando-o envolvente.

Você pode compartilhar vídeos e tutoriais ou até mesmo hospedar sessões interativas ao vivo com seu público. Adicione efeitos especiais, tire dúvidas ou contrate um influenciador.

 

Transmissão ao vivo via mídia social

Cada plataforma de mídia social hoje em dia inclui um recurso de vídeo ao vivo. As transmissões ao vivo geram mais engajamento do que os vídeos normais.

Você pode escolher qualquer plataforma de mídia social e conduzir sessões ao vivo para promover seus serviços. Por exemplo, Instagram Live, Facebook Live, Twitter Live e LinkedIn Live.

 

Aproveite um calendário de eventos

Você está preocupado em lidar com tanto planejamento de eventos de forma sistemática? Manter um calendário de eventos é a chave para ancorar um evento virtual de sucesso. Modern Events Calendar (MEC) da Webuns é um dos melhores plug-ins de calendário de eventos do WordPress. 

 

Um calendário de eventos irá ajudá-lo a gerenciar seus eventos de maneira rápida e contínua. Explore sua interface fácil de usar, vários recursos como reservas, pagamentos e mais de 50 layouts de exibição.

Este calendário de eventos com tudo incluído permite que você organize qualquer evento virtual de uma maneira descomplicada. 

 

Promova o seu evento virtual

A promoção eficaz é um dos principais fatores que determinam em grande parte o sucesso do seu evento online. É fundamental alcançar seu público-alvo por meio de canais digitais.

Você pode utilizar anúncios pagos ou postar em seus canais de mídia social com os detalhes do seu evento. 

 

Além disso, certifique-se de incorporar o registro ou o link de participação para o seu evento para garantir o máximo de participação e exposição. Aqui estão algumas dicas de ouro para promover seu evento virtual: 

• Selecione o seu talento mais importante, conforme eles descrevem o seu argumento de venda
• Promova seu evento em sites e páginas de eventos populares
• Crie criativos atraentes
• Comercialize por meio dos influenciadores e canais certos
• Aproveite palavras-chave para otimização de SEO
• Faça comentários antes do evento para entusiasmar seu público com questionários e enquetes
• Mande emails 

 

Prepare sua equipe para quaisquer falhas técnicas

Prepare-se com um plano B se seu plano A tropeçar em falhas técnicas antes de iniciar seu evento virtual. Até mesmo eventos online podem resultar em soluços técnicos de última hora.

Pode ser que você perca a conexão com a Internet ou a tela congele. Sempre faça uma simulação para identificar e eliminar problemas para garantir uma experiência tranquila para os participantes.

 

Importância do estresse no envolvimento do público 

Os eventos virtuais devem ser tão acessíveis e envolventes quanto possível. É duas vezes mais desafiador reter a atenção do seu público virtual do que offline devido às distrações.

Portanto, mantenha o fluxo de interação para manter o público ligado às telas. Siga estas dicas para um engajamento frutífero do público:

• Apresentações de slides impressionantes
• Fontes funcionais com um tamanho de fonte grande
• Alto contraste de cor
• Legendas, imagens e narração quando necessário
• Enquetes e questionários
• Sessões de perguntas e respostas entre e após o evento 

 

Colete feedback do público 

Reúna o feedback do público assim que seu evento virtual terminar. Isso o ajudará a obter uma resposta genuína em relação ao sucesso ou às deficiências de seu evento.

Envie pesquisas de acompanhamento por e-mail ou forneça um link para formulários do Google ou outras alternativas para compartilhar suas percepções sobre o que despertou seu interesse e outros enfeites.

 

ponto de partida

Os eventos virtuais são maneiras úteis e enriquecedoras de alcançar pessoas em todo o mundo. Da forma como o cenário está evoluindo, as plataformas digitais continuam a liderar eventos virtuais.

Você pode hospedar eventos online prósperos usando planejamento adequado, pensamento estratégico e habilidades de marketing com as dicas de eventos virtuais mencionadas acima. 

 

Eventos virtuais bem planejados podem estabelecer uma linha entre empreendimentos comerciais bem-sucedidos e oportunidades perdidas.

Faça belas apresentações e configure seus calendários de eventos com o MEC para uma experiência memorável.

Siga essas dicas e entregue eventos digitais inesquecíveis hoje.