Как создать презентацию для спонсоров мероприятия (пошаговое руководство)

Вопрос: Что такое презентация для спонсоров мероприятия, и что она должна включать?

Презентация для спонсорства мероприятия — это краткая презентация, помогающая бренду решить, стоит ли спонсировать мероприятие. Она должна определять мероприятие и целевую аудиторию, объяснять, почему эта аудитория подходит спонсору, предлагать конкретные права и варианты активации, показывать цены на пакеты услуг или четкий порядок ценообразования, а также указывать, как будут измеряться результаты. Завершайте презентацию одним следующим шагом и указанием контактного лица. Постройте презентацию вокруг решения спонсора, а не вокруг потребности организатора в деньгах. Используйте проверенные данные об аудитории и результатах, называйте прогнозы приблизительными оценками и заменяйте общие преимущества, такие как «узнаваемость бренда», на количество, места размещения, сроки и методы отчетности. Адаптируйте начало, рекомендуемые пакеты услуг и идеи активации для каждого потенциального спонсора.

Вкратце: Докажите соответствие целевой аудитории, прежде чем показывать пакеты услуг. Опишите каждое преимущество как конечный результат. Сопоставьте каждую цель спонсора с методом измерения. Сделайте дизайн простым и укажите один конкретный следующий шаг.

Спонсор должен иметь возможность бегло просмотреть первые несколько слайдов вашей презентации для спонсоров мероприятия и понять суть предложения. Если презентация начинается с длинной истории создания, расплывчатых утверждений или сплошного размещения логотипов, то истинное предложение останется скрытым.

Это руководство содержит практический порядок слайдов, таблицу пакетов, которую можно адаптировать, план оценки и примеры текстов, содержащих полезную информацию. Презентация для спонсоров начинает переговоры о продажах. Подписанное соглашение должно определять окончательные права, сроки, условия оплаты, условия утверждения, условия отмены и обязательства по отчетности.

Что такое презентация для спонсоров мероприятия?

Презентация для спонсорства мероприятия — это визуальное предложение, которое продает определенное партнерство между мероприятием и спонсором. В ней объясняется, на кого ориентировано мероприятие, что спонсор может сделать или получить, какова стоимость сотрудничества и как обе стороны будут оценивать работу.

Для обозначения похожих документов используются разные названия, но акцент при этом меняется:

Документ	Основная работа	Типичное содержание
Презентация для спонсоров или презентация для спонсоров	Начните диалог со спонсором.	Аудитория, возможности, пакеты услуг, доказательства, следующий шаг
Презентация спонсорского предложения	Предложите более конкретные условия.	Рекомендуемый пакет услуг, цена, результаты, сроки, краткое описание условий.
Презентация по маркетингу мероприятий	Объясните, как мероприятие будет привлекать участников и взаимодействовать с ними.	Каналы, календарь кампании, креатив, бюджет, цели по регистрации.
Спонсорское соглашение	Зафиксируйте обязывающую сделку.	Права, оплата, обязанности, согласования, аннулирование, отчетность

Презентация для спонсоров мероприятия может включать в себя элементы маркетингового плана мероприятия, поскольку спонсор хочет знать, как мероприятие будет привлекать людей. Маркетинговая презентация может предоставить полезную информацию о кампании, но документ, предназначенный для спонсора, все равно должен содержать четко определенное предложение, цену, план оценки результатов и дальнейшие шаги. Она не должна превращаться в полный производственный план или договор.

Что должен узнать спонсор, прежде чем увидеть ваши посылки?

Прежде чем перечислять преимущества, спонсору необходимо доказать соответствие целевой аудитории. Даже тщательно продуманный пакет не сможет исправить несоответствие аудитории.

Используйте этот тест из пяти вопросов при составлении презентации для спонсоров мероприятия :

Вопрос спонсора	Доказательства для включения	Слабая альтернатива, чтобы избежать
Имеет ли это событие для нас какое-либо отношение?	Цель, формат, дата, место проведения и тема мероприятия.	Широкое описание миссии
Достигаете ли вы откликов у людей, которые нам небезразличны?	Полученные данные об участниках, подписчиках, клиентах или представителях сообщества.	«Высоко заинтересованная аудитория»
Что может сделать здесь наш бренд?	Конкретные мероприятия, доступ, контент или гостеприимство	Список логотипов
Что вы будете измерять?	Метрика, метод сбора данных, сроки и ответственный за отчет.	«Высокая окупаемость инвестиций»
Какое решение вам от нас нужно?	Пакет услуг, цена, наличие, сроки и контактная информация.	"Связаться"

Презентация для спонсоров мероприятия должна отвечать на эти вопросы именно в таком порядке. Стандартная презентация , игнорирующая соответствие целевой аудитории, заставляет потенциального клиента искать причину для заинтересованности. В этом и заключается главное отличие презентации для спонсоров от брошюры мероприятия.

Не заполняйте пробелы в доказательствах оптимистичными цифрами. Если мероприятие новое, покажите подтвержденный охват аудитории, например, подписчиков новостной рассылки, членов сообщества, прошлые мероприятия, проведенные той же командой, подтвержденных партнеров по распространению или вместимость площадки. Укажите прогнозируемую посещаемость и охват в СМИ как приблизительные оценки и объясните, как вы их рассчитали.

Как создать презентацию для спонсоров мероприятия, шаг за шагом?

Составляйте презентацию для спонсоров мероприятия в порядке, в котором спонсор оценивает возможности. Десяти слайдов достаточно для многих первых переговоров, хотя для сложного мероприятия может потребоваться приложение с подробным перечнем необходимых элементов, планами помещений, методами исследования или условиями. Этот план презентации для спонсоров мероприятия является отправной точкой, а не правилом, согласно которому для каждого мероприятия требуется десять слайдов.

Слайд-шоу	На какой вопрос он должен ответить	Что включить	Пример для заполнения
1. Покрытие	Какая возможность?	Название мероприятия, дата, место проведения или формат, краткое обещание, контактная информация.	«[Мероприятие] связывает [аудиторию] с [результатом] в [месте/дате]».
2. Открытие, предназначенное для конкретного спонсора.	Зачем вы с нами связываетесь?	Одна подтвержденная точка соприкосновения с перспективой	«[Спонсор] расширяет [инициативу]. Наши участники — [целевая аудитория]».
3. Событие вкратце	Что случится?	Формат, программа, место проведения, даты, ожидаемый масштаб, организатор	Используйте пять фактов, а не историю компании.
4. Доказательства, полученные от аудитории	Кто там будет?	Демографические данные, роли, география, интересы, факторы, влияющие на принятие решения о покупке, источник данных.	«На основании [источник/дата], [доля или количество] нашей аудитории соответствует [релевантная характеристика]».
5. Охват аудитории и продвижение	Как люди смогут узнать о мероприятии и найти спонсоров?	Электронная почта, сайт, социальные сети, партнеры, пресса, поверхности на месте проведения мероприятия, подтвержденный и прогнозируемый охват.	Отдельный охват аудитории, охват аудитории партнеров и прогнозы.
6. Идеи для активации	Что может сделать спонсор?	Две-три идеи, связанные с целью бренда.	Демонстрация продукта, организованная сессия, серия контента, лаунж-зона, дегустация или сбор лидов.
7. Пакеты услуг и цены	Что можно купить?	Результаты работ, объемы, эксклюзивность, цена, наличие, дополнительные услуги.	Порекомендуйте один вариант, а затем покажите альтернативные.
8. Доказательства и готовность	Сможет ли эта команда добиться успеха?	Подтвержденные результаты прошлых мероприятий, место проведения или спикеры, производственный план, реальные отзывы.	Используйте метки источников и даты. Новые события могут отражать историю команды.
9. Измерение и составление отчета	Как мы узнаем, что произошло?	Ключевые показатели эффективности (KPI), метод, исходный уровень, период сбора данных, дата отчета.	«Отчет спонсора будет предоставлен в течение [сроков] после мероприятия».
10. Следующий шаг	Что нам теперь делать?	Один запрос, дата принятия решения, ответственное лицо, адрес электронной почты и ссылка на встречу.	«Ознакомьтесь с рекомендованным пакетом услуг и запишитесь на 20-минутную консультацию до [дата]».

Если презентация является частью более масштабного плана конференции, сначала определите цели мероприятия, аудиторию, бюджет, место проведения и расписание. Полное руководство по планированию конференции охватывает все эти аспекты.

Примерный вариант проема, который можно настроить под себя.

Вот гипотетический пример. Замените каждый пункт в скобках доказательствами с вашего мероприятия и результатами исследования потенциального клиента:

[Название мероприятия] объединяет [подтвержденное описание аудитории] для достижения [конкретной цели] [дата] в [место или формат]. Мы обращаемся к [Спонсору], потому что [одна из подтвержденных точек соприкосновения]. Рекомендуемое партнерство обеспечит вашей команде [основное мероприятие], [вспомогательный результат] и отчет по итогам мероприятия, охватывающий [согласованные показатели].

Этот абзац дает спонсору повод продолжить чтение. В нем не утверждается результат, который мероприятие еще не может доказать.

Как следует структурировать и оценивать спонсорские пакеты?

Пакет спонсорских услуг должен объединять права и работу, поддерживающие цель спонсора. Перечислите объемы, места проведения, даты, эксклюзивность и ограничения, чтобы спонсор знал, что включено, а ваша команда — что она должна выполнить. Презентация спонсорского соглашения должна содержать достаточно подробную информацию для сравнения вариантов, не скрывая ключевые ограничения в последующем документе.

Стандартные уровни металлов легко понять, но варианты, основанные на целях, часто делают выбор более очевидным. В окончательном соглашении вы все еще можете называть их «Золотой» или «Серебряный», если это соответствует событию.

Упаковка	Лучше всего	Включенные результаты работы	Измерения	Цена и доступность
Awareness	Охват целевой аудитории	Размещение логотипа на указанных страницах и вывесках; размещение информации в электронных письмах с указанием имени автора; благодарность зрителю; утвержденные публикации в социальных сетях.	Просмотры, показы, доставка электронных писем, переходы по ссылкам	[price]; [number] доступен
Вовлеченность	Создание условий для взаимодействия участников	Фирменная зона или площадка; демонстрация продукта; опрос; совместная работа над контентом; доступ для обученного персонала.	Посещаемость, взаимодействие, время пребывания, вовлеченность в контент.	[price]; условия эксклюзивности
Лидогенерация	Сбор информации о заинтересованности с согласия.	Забронированные встречи, сессия с ограниченным доступом, сканирование или заполнение формы, последующее включение.	Получено согласие потенциальных клиентов, проведены встречи, получены квалифицированные ответы.	[price]; условия обработки данных и согласия
На заказ	Решение конкретной потребности потенциального клиента.	Избранные права и производственные работы	Согласовано до заключения договора.	Цитата после обсуждения объема работ.

Начните с инвентаризации. Подсчитайте каждое доступное место для стенда, место для проведения сессии, место для размещения электронных писем, позицию для баннера, пропуск, место для приема гостей. seatпубликации в социальных сетях и эксклюзивные категории. Запишите время работы персонала и производственные затраты, необходимые для выполнения каждого заказа. Все, что вы не можете надежно доставить, не должно фигурировать в списке. презентация с предложением о спонсорстве. Когда спонсорская презентация В случае ограниченного количества товара, в рабочем листе выполнения заказа должны быть указаны те же самые количества.

Затем оцените ценность предложения для спонсора: соответствие аудитории, доступность, известность, дефицитность, эксклюзивность, права на контент и продолжительность показа. Сравнение с аналогичными мероприятиями поможет проверить, насколько ваше предложение соответствует действительности, но копирование цен с другого мероприятия игнорирует различия в качестве аудитории и стоимости реализации. Шаблоны предложений по спонсорству Smartsheet полезны для изучения презентации пакета, а не для определения цены.

Избегайте искусственного давления. Говорите «доступен только один эксклюзивный партнер в данной категории» только в том случае, если наличие товара и условия контракта фактически позволят соблюдать это ограничение.

Как продемонстрировать ценность спонсора, не обещая окупаемости инвестиций?

Представьте план измерений, а не гарантированную прибыль. Для каждого обещанного результата необходимо указать метрику, метод сбора данных, ответственного за результат и дату отчета. Сохраняйте эти определения согласованными, когда презентация спонсорского предложения превратится в соглашение, а затем и в отчет по итогам мероприятия.

Цель спонсора	Возможная мера	Метод сбора	Важная квалификация
Awareness	Просмотры страниц, доставка электронных писем, просмотры видео, присутствие на месте.	Веб-аналитика, платформа электронной почты, отчеты по платформе, подсчеты.	По возможности указывайте охват и частоту отдельно.
трафик	Переходы по спонсорским ссылкам, посещения QR-кодов, посещения целевых страниц.	Уникальная ссылка или QR-код с тегами кампании.	Обеспечьте единообразие названий во всех каналах.
Вовлеченность	Посещаемость сессий, ответы на опросы, взаимодействие с демонстрационными материалами.	Сканирование регистрационных данных, инструмент для проведения опросов, подсчет голосов с участием персонала.	Определите, что считается взаимодействием, до начала события.
Лидогенерация	Получено согласие на контакты, назначены встречи, квалифицированные лиды.	Форма подписки, сканер, инструмент планирования, CRM	В соглашении необходимо указать правила получения согласия, доступа и хранения данных.
Влияние на продажи	Использование промокода или начисление конверсий	Уникальный код, помеченная целевая страница, отслеживание результатов через CRM-систему спонсора.	Приписывание причинно-следственной связи может быть частичным; не следует обещать причинно-следственную связь.

В документации Google Analytics указано, что UTM-параметры позволяют идентифицировать источник, канал и кампанию, по которой был осуществлен переход трафика. Используйте согласованный подход. utm_source, utm_medium и utm_campaign значения для спонсорских ссылок и их использование utm_content для различения мест размещения, когда это необходимо. официальные рекомендации по созданию URL-адресов поясняет поля и предупреждает о несоответствии фрагментов имен при составлении отчетов.

Опишите метод в презентации. Например: «Каждое электронное письмо и размещение на странице мероприятия будут содержать уникальную помеченную ссылку. Мы будем сообщать о сессиях и переходах по ссылкам в течение 14 дней после мероприятия». Это звучит убедительнее, чем «Ваш бренд охватит тысячи людей».

Для более широкой системы измерений используйте Webnus Руководство по ROI мероприятия и KPIВыбирайте только те показатели, которые соответствуют цели спонсора и которые могут быть собраны с помощью ваших инструментов.

Как разработать презентацию для спонсоров без команды дизайнеров?

Простой дизайн работает, когда доказательства убедительны. Презентация для спонсоров не нуждается в сложной анимации, чтобы выглядеть убедительно. Используйте одну идею на слайде, единую визуальную иерархию и материалы с реальных событий вместо декоративных стоковых изображений.

• Задайте один размер заголовка, один размер основного текста и один стиль подписи.
• Используйте два фирменных цвета, а также нейтральные цвета текста и фона.
• Основной текст должен быть достаточно крупным, чтобы его можно было читать на ноутбуке без... zoomIng.
• Для сложных сравнений используйте таблицу, а не абзац текста.
• Используйте фотографии с вашего мероприятия, места проведения, аудитории или проверенных макетов рекламных акций, если у вас есть права на их публикацию.
• Подпишите диаграммы, указав источник, дату, единицу измерения и тип данных: исторические или прогнозные.
• Подробные исследования, планы помещений и опись имущества следует поместить в приложение.
• Экспортируйте PDF-файл и проверьте каждую ссылку перед отправкой.

Не позволяйте ИИ изобретать сложные вещи. Он может помочь сократить предложение, предложить макет или создать первый визуальный вариант, но информация об аудитории, согласованности со спонсорами, доступности пакетов услуг, ценах и результатах должна исходить из ваших собственных записей. Если вашей команде нужна помощь в редактировании или верстке, сравните инструменты ИИ для организаторов мероприятий и проверяйте каждый результат, прежде чем он попадет к спонсору.

Как следует отправлять презентацию и как отслеживать дальнейшие действия?

Отправьте короткое сообщение, адресованное конкретному потенциальному клиенту, с доступным PDF-файлом или стабильной ссылкой только для просмотра. Дайте файлу понятное имя, например: [Event]-[Sponsor]-event-sponsorship-pitch-deck.pdf и удалите старые черновики из общей папки. Письмо должно заслужить дальнейшее обсуждение, а не повторять каждый слайд.

1. Изучите текущую целевую аудиторию потенциального клиента, его кампании, партнерства и заявленные приоритеты.
2. Настройте параметры открытия, рекомендуемой активации и упаковки. Не просто меняйте логотип.
3. Задайте один конкретный вопрос или предложите провести краткий звонок для обсуждения конкретного вопроса.
4. Указывайте дату принятия решения только в том случае, если она отражает реальные запасы или сроки производства.
5. Записывайте, что было отправлено, кому и когда. Поддерживайте связь, предоставляя новую информацию, а не просто «проверяя, как дела».

Пример электронного письма:

Предмет: Идея партнерства [Название мероприятия] для [Спонсор]
Привет [Имя],
Мы собираем [аудиторию] для [цель мероприятия] [дата]. Я обратил внимание на [конкретную инициативу спонсора], поэтому я разработал предложение, которое предоставит вашей команде [соответствующую возможность]. Прилагаемая презентация для спонсоров включает информацию об источниках аудитории, результатах, цене и плане отчетности.
Полезно ли будет провести 20-минутный звонок по [двум вариантам], чтобы проверить, подходят ли они?
[Имя и контактные данные]

В рекомендациях Eventbrite по подготовке презентаций также предлагается преобразовать предложение в PDF-файл или поделиться ссылкой, к которой получателю будет легко получить доступ. Перед отправкой ссылки на облачное хранилище проверьте права доступа в приватном окне браузера.

Как ваш веб-сайт мероприятия может помочь в привлечении спонсоров?

На сайте вашего мероприятия должны публиковаться только те спонсорские места, которые вы продали и одобрили. Создайте контрольный список выполнения, в котором каждое обещание по размещению презентации будет соотнесено со страницей, материалом, владельцем, сроком выполнения, статусом утверждения и действующим URL-адресом.

Для мероприятий WordPress Modern Events Calendar программное обеспечение для управления событиями Включает модуль «Спонсоры» для страниц мероприятий. Документация модуля событий MEC В нем объясняется, как добавлять спонсоров с указанием имен, описаний, ссылок и логотипов. Это делает его полезным для размещения спонсорских материалов на странице мероприятия.

MEC может отображать информацию о спонсорах, но не заменяет собой исследования спонсоров, переговоры, заключение контрактов, управление согласием или отчетность по кампании. Используйте продукт для выполнения тех задач на месте проведения мероприятия, для которых он действительно предназначен.

Что следует проверить перед отправкой колоды?

Используйте этот контрольный список в PDF-файле презентации для спонсоров или в ссылке для просмотра, которую получит спонсор:

• Название мероприятия, дата, место проведения или формат, а также контактная информация указаны верно.
• В начале объясняется, почему этот вариант подходит.
• Для каждого показателя зрительской аудитории указаны источник и дата.
• Прогнозы обозначены, и указан метод.
• В описании товаров, поставляемых в упаковке, указаны количество, место доставки, сроки и наличие.
• В стоимость входит работа, необходимая для выполнения заказа.
• Условия эксклюзивности являются конкретными и доступны для ознакомления.
• Для каждой цели спонсора существует практический метод измерения.
• Отзывы и результаты являются реальными, подтвержденными и достоверными.
• Ссылки, QR-коды, ссылки на встречи и права доступа к файлам работают.
• В колоде предлагается следующий шаг.
• Окончательное соглашение будет охватывать права, согласования, оплату, аннулирование и отчетность.

Наилучшие улучшения обычно происходят до этапа проектирования: удалите все утверждения, которые вы не можете доказать, и все преимущества, которые ваша команда не может реализовать. Затем сделайте оставшееся предложение легко видимым.

Сначала соберите доказательства, а затем дорабатывайте слайды.

Убедительная презентация для спонсоров мероприятия должна содержать ограниченное количество обещаний и точно показывать, как каждое из них будет выполнено и оценено. Сначала составьте заголовки для десяти слайдов. Заполните разделы «Аудитория», «Пакет услуг» и «Отчетность» проверенными данными. Только после этого уделите время визуальной составляющей. Готовая презентация для спонсоров должна четко показывать рекомендуемое решение, не скрывая при этом альтернативы.

Часто задаваемые вопросы