Виртуальная встреча 101: проводите встречи как профессионал

За последние годы в деловом общении произошли кардинальные преобразования. Появление удаленной работы и технологических достижений привело к появлению виртуальных встреч, которые навсегда изменили то, как мы общаемся, сотрудничаем и общаемся. 

Недавние исследования показали, что более 80% работников теперь верят видеоконференции имеют решающее значение для их трудовой жизни.

Виртуальные встречи, проводимые на таких платформах, как Microsoft Teams, предлагают уникальные преимущества, такие как удобство, гибкость и экономичность. Они быстро превратились из необязательного способа общения в важную часть нашей профессиональной жизни. Виртуальные встречи стали основным продуктом в различных отраслях: от небольших групповых совещаний до крупномасштабных международных конференций.

Однако ориентироваться в этой новой местности может быть непросто. При наличии необходимых навыков и знаний виртуальные мероприятия могут быстро стать продуктивными и приятными занятиями. Вот почему овладение искусством проведения виртуальных встреч имеет первостепенное значение.

Этот пост в блоге предоставит подробное руководство по правильной виртуальной встрече. этикет в «Виртуальных собраниях 101», гарантируя, что вы сможете проводить встречи как профессионал в эту цифровую эпоху.

Понимание виртуальных встреч

Виртуальные собрания, также известные как онлайновые или удаленные собрания, представляют собой взаимодействие в реальном времени через Интернет. Участники из разных мест могут подключаться и общаться, используя аудио, видео и текстовые средства. Эти встречи устраняют географические барьеры, позволяя частным лицам и предприятиям беспрепятственно взаимодействовать независимо от того, где они находятся.

Несколько платформ проводят виртуальные мероприятия, каждая из которых обладает уникальными функциями:

Дополнение MEC Virtual Events

Ценный инструмент для управления виртуальными встречами и событиями. Виртуальные события Аддон упрощает процесс планирования, приглашения участников и управления самой встречей. Благодаря совместимости с различными платформами видеоконференций он обеспечивает доступность для всех участников.

Кроме того, он предлагает такие важные функции, как напоминания о мероприятиях и управление участниками, повышающие производительность и эффективность. вызовы.

Zoom

Zoom, известный своим удобным интерфейсом, предлагает высококачественные видео- и аудиоконференции. Он поддерживает совместное использование экрана и запись собраний, а также имеет комнаты для обсуждения в небольших группах в рамках более значимого собрания.

Microsoft Команды

Благодаря интеграции с пакетом Microsoft Office Suite Teams упрощает совместную работу над документами во время собраний. Он также предлагает функции чата, обмен файлами и настраиваемый фон.

Google Meet

Являясь частью Google Workspace, Meet интегрируется с такими инструментами, как Календарь Google и Gmail. Он предлагает живые субтитры, режим при слабом освещении и функции шумоподавления.

Миро

В отличие от традиционных видеоконференций, Miro представляет собой платформу для визуального сотрудничества с другим программным обеспечением для проведения встреч. Он предоставляет интерактивные доски, идеально подходящие для мозговых штурмов и планирования проектов.

Цифровой настенный календарь

Этот инновационный инструмент помогает легко организовывать и планировать виртуальные встречи. Интегрированный с различными платформами, такими как Zoom, Microsoft Teams и Google Meet, он отображает все ваши встречи в одном месте.

Ассоциация цифровой настенный календарь также отправляет напоминания о предстоящих встречах, гарантируя, что вы никогда не пропустите важное обсуждение. Это отличный инструмент для команд, работающих удаленно поскольку он визуально представляет график каждого, способствуя лучшей координации и эффективному управлению временем.

Преимущества виртуальных встреч

1. Удобство: участники могут присоединиться к встрече из любого места и в любое время, что сокращает время и расходы на дорогу.
2. Увеличение участия: Люди, которые обычно не высказываются на личных встречах, могут чувствовать себя более комфортно в виртуальной обстановке.
3. Экономичное: Компании могут сэкономить на проезде, проживании и месте проведения.
4. Делопроизводство: Наиболее виртуальные платформы для встреч позволяют пользователям быстро записывать и расшифровывать собрания для дальнейшего использования.

Недостатки виртуальных встреч

1. Технические неисправности: Плохое подключение к Интернету, а также сбои оборудования или программного обеспечения могут привести к срыву совещаний.
2. Отсутствие личного взаимодействия: Невербальные сигналы могут быть потеряны во время виртуальных встреч, что может привести к недопониманию.
3. Отвлечение: Участники могут быть более склонны к отвлекающим факторам в своей среде по сравнению с контролируемой офисной обстановкой.
4. Различия часовых поясов: Согласование времени встреч в разных часовых поясах может оказаться сложной задачей.

Несмотря на проблемы, преимущества виртуальных встреч часто перевешивают недостатки, особенно в современной бизнес-среде. При наличии правильных стратегий и инструменты планированияВиртуальные встречи могут быть столь же эффективными, если не более эффективными, чем традиционные личные встречи.

Подготовка к виртуальной встрече

Как и в случае с традиционными личными встречами, подготовка жизненно важна для успеха виртуальных встреч. Вот что вам нужно сделать:

Технические настройки

Надежное интернет-соединение: Ничто так не мешает виртуальному мероприятию, как плохое подключение к Интернету. Убедитесь, что у вас стабильное и высокоскоростное соединение, чтобы избежать сбоев во время встречи.

Соответствующее оборудование и программное обеспечение: Убедитесь, что ваше устройство (ноутбук, настольный компьютер, планшет или смартфон) имеет необходимые аппаратные характеристики для запуска программное обеспечение для встреч плавно. Это включает в себя наличие качественной веб-камеры и микрофона.

Профессиональная среда: выберите тихое место с минимальным фоновым шумом. Окружающая среда позади вас должна выглядеть профессионально, поскольку она усиливает общее впечатление, которое вы производите. Виртуальный фон может быть хорошим вариантом, если ваше окружение не идеально.

Общение перед встречей

Эффективное общение перед встречей может задать тон и ожидания от офисных встреч. что приводит к более продуктивным сессиям.

Рассылка приглашений: используйте такой инструмент, как Календарь Google или Outlook, для рассылки приглашений на удаленные встречи. Укажите дату, время (при необходимости с учетом различных часовых поясов) и ссылку для присоединения к сеансу.

Делимся повесткой дня: Разошлите повестку дня заранее. Это дает участникам представление о том, чего ожидать, и позволяет им подготовиться соответствующим образом. Вы можете создавать программы и делиться ими с удаленными участниками с помощью Trello или Asana.

Материалы перед встречей: Если участникам собрания необходимо просмотреть некоторые документы или презентации перед собранием, поделитесь ими заранее. Делитесь файлами с помощью таких инструментов, как Google Drive или Dropbox. 

Потратив время на правильную подготовку, вы увеличиваете шансы на то, что собрание, в котором будет организовано ваше виртуальное собрание, пройдет гладко, а участники смогут в полной мере участвовать в обсуждении и вносить свой вклад в него.

Проведение виртуальной встречи

Проведение успешной виртуальной встречи требует большего, чем просто вход в систему и начало разговора.

Вот некоторые важные аспекты виртуального звонка, которые следует учитывать:

Этикет виртуальных встреч

Начинайте вовремя и соблюдайте график: Как и в случае с личными встречами, решающее значение имеет своевременное начало и завершение виртуальных встреч. Это демонстрирует уважение к времени и расписанию участников. Планирование встреч гарантирует, что все важные пункты повестки дня встречи будут охвачены в отведенное время.

Установление основных правил: Установите четкие правила участия и взаимодействия. Например, попросите участников выключать микрофоны, когда они не разговаривают, чтобы минимизировать фоновый шум, или используйте функцию «поднять руку» для вопросов или комментариев. Эти правила помогают поддерживать порядок и гарантируют, что каждый получит возможность внести свой вклад.

Управление обсуждениями

Поощрение участия: Активно поощряйте всех к участию. Вы можете напрямую обращаться к людям или задавать открытые вопросы, чтобы стимулировать дискуссию.

Обработка прерываний: если вас перебивают, выйдите из комнаты или вежливо верните разговор в нужное русло. Если кто-то доминирует в дискуссии, тактично вмешайтесь и дайте другим возможность высказаться.

Решение технических проблем: Проявите терпение и понимание, если участники столкнутся с техническими проблемами. При необходимости имейте запасной план, например возможность подключения по телефонной линии для тех, у кого проблемы с видео.

Инструменты и особенности

Большинство платформ виртуальных встреч предлагают ряд инструментов и функций для улучшения ваших встреч:

• Общий доступ к экрану: позволяет вам делиться своим экраном с другими, что полезно для презентаций, демонстрации процесса или обсуждения документа.
• Виртуальные фоны: они могут замаскировать ваше естественное происхождение, придав вашим встречам профессиональный оттенок или немного веселья.
• Комнаты для обсуждения: на таких платформах, как Zoom, вы можете разделить собрание на более мелкие группы для более целенаправленного обсуждения и собрать всех вместе.
• Функция чата: участники могут использовать это, чтобы задавать вопросы или делиться ссылками, не прерывая говорящего.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете гарантировать, что ваши виртуальные встречи члены команды продуктивны но также привлекательным и инклюзивным для всех участников.

Эффективное общение на виртуальных встречах

Эффективные коммуникации является стержнем, который объединяет виртуальное мероприятие. Это больше, чем просто ясно говорить; это также активное слушание и взаимодействие с другими.

Вот несколько советов, которые помогут улучшить ваше общение во время виртуальных встреч:

Вербальное и невербальное общение

Говоря ясно: В виртуальной среде ваш голос является одним из основных инструментов общения. Говорите четко и в умеренном темпе, следя за тем, чтобы микрофон работал хорошо. Избегайте использования жаргона или сложных терминов, которые могут сбить с толку участников.

Использование подходящего языка тела: даже если вы физически не присутствуете, невербальные сигналы, такие как выражение лица, жесты и поза тела, по-прежнему имеют значение. Поддерживайте зрительный контакт, глядя в камеру, используя жесты, чтобы подчеркнуть моменты, и следите за тем, чтобы ваша поза отражала внимательность.

Активное слушание и вовлечение

Активное слушание: Это предполагает слушание, понимание и интерпретацию того, что кто-то говорит. Покажите, что вы внимательны, кивая, давая устные подтверждения и задавая уточняющие вопросы.

Вовлеченность: Поощряйте взаимодействие и участие. Обращайтесь к людям по имени, спрашивайте их мнение и отвечайте на их комментарии или вопросы. Это может сделать встречу более интересной и продуктивной.

Обработка сессий вопросов и ответов

Сессии вопросов и ответов часто могут быть наиболее интерактивной частью виртуальной встречи. Вот несколько советов, как эффективно с ними справиться:

• Установите четкие правила: В начале встречи сообщите участникам, как и когда они могут задавать вопросы (например, используя окно чата, поднимая руку или дожидаясь назначенного времени для вопросов и ответов).
• Умеренно Достаточно: Убедитесь, что у каждого есть возможность задать свой вопрос. Если один человек доминирует, вежливо попросите его придержать вопросы, пока у других не появится такая возможность.
• Приготовься: Предусмотрите возможные вопросы, исходя из повестки дня встречи, и подготовьте ответы. Если вы не знаете ответа на вопрос, можно сказать об этом и пообещать ответить позже.

Сосредоточившись на этих областях, вы сможете способствовать эффективному общению на виртуальных встречах, делая их более продуктивными и приятными для всех участников.

Последующие действия после встречи

Завершение виртуальной встречи не означает прекращения ответственности. Важнейшая часть процесса включает в себя последующие действия после встречи, которые обеспечивают эффективность и продуктивность всей встречи.

Важность последующих действий после встречи

Последующие действия после встречи служат нескольким важным целям:

• Они обеспечивают согласие всех участников относительно принятых решений и задач, поставленных в ходе собрания.
• Они предоставляют протокол встречи для дальнейшего использования.
• Они поддерживают темп, обеспечивая воплощение идей и действий, обсуждавшихся на встрече, в реальную работу.

Рассылка протоколов встреч и действий

Протокол заседаний: Эти заметки о встрече представляют собой подробную запись того, что обсуждалось, принятых решений и действий, назначенных во время встречи. Лучше всего разослать их как можно скорее после встречи, пока все еще свежее. Создавайте протоколы и делитесь ими с помощью таких инструментов, как Google Docs или Microsoft Word. 

Пункты действий: Это конкретные задачи, поручаемые отдельным лицам во время собрания. Четко укажите задачу, ответственного и крайний срок. Легко отслеживайте функции с помощью Trello или Asana. 

Поиск обратной связи для постоянного улучшения

Чтобы улучшить качество будущих встреч, важно получать отзывы участников. Вы можете запросить отзывы по различным аспектам, таким как продолжительность встречи, эффективность общения, полезность обсуждаемого контента и т. д. Эту обратную связь можно собрать с помощью быстрого опроса с использованием таких инструментов, как Google Forms или SurveyMonkey.

Помните, что цель последующих действий после встречи — облегчить эффективное общение, обеспечить подотчетность и постоянно совершенствовать правила и процессы этикета виртуальных собраний. Делая это усердно, вы сможете значительно повысить продуктивность и эффективность своих виртуальных встреч.

Советы и рекомендации для успешных виртуальных встреч

Хотя основы проведения отличных этикетов виртуальных встреч просты, множество дополнительных советов и приемов могут превратить ваши встречи из хороших в отличные. Вот некоторые из них:

1. Проверьте свои технологии: Прежде чем начать, проверьте подключение к Интернету, аудио, видео и любые другие технологии, которые вы планируете использовать. Убедитесь, что ваша платформа для встреч обновлена ​​и совместима с устройствами всех участников.
2. Создайте повестку дня: Хорошо структурированная повестка дня может сделать вашу встречу более продуктивной. Расскажите об этом заранее, чтобы участники знали, чего ожидать, и подготовились.
3. Использовать видео: Поощряйте всех включать камеры, когда это возможно. Видение лиц друг друга может сделать встречу более интересной и способствовать укреплению связей.
4. Минимизация отвлекающих факторов: выберите тихое место для встречи и отключите все уведомления, которые могут нарушить ее ход. Попросите участников сделать то же самое.
5. Быть инклюзивным: Убедитесь, что у каждого есть возможность принять участие. Это делает встречу более интерактивной и гарантирует, что все точки зрения будут услышаны.
6. Запишите встречу: Если ваша платформа позволяет, запишите встречу. Это может быть полезно для тех, кто не смог присутствовать или хочет обратиться к обсуждению.
7. Используйте интерактивные функции: многие платформы предлагают такие функции, как опросы, викторины и виртуальные доски, которые могут сделать вашу встречу более интерактивной и увлекательной.
8. Перерывы для длительных встреч: Если ваша встреча продлится более часа, запланируйте короткие перерывы, чтобы не утомляться и сохранять концентрацию.
9. Профессиональный вид: Оденьтесь так, как будто вы идете на личную встречу. Это демонстрирует уважение к другим участникам и задает профессиональный тон.
10. Поддержка новых инструментов: если вы используете новый инструмент или функцию, предоставьте краткое руководство или вспомогательные материалы, которые помогут участникам освоиться.

Используя эти советы и рекомендации, вы сможете повысить эффективность своих виртуальных встреч, сделав их более увлекательными, продуктивными и инклюзивными.

Заключение

Виртуальные встречи стали жизненно важными для сотрудничества и принятия решений. Они позволяют нам общаться с коллегами, партнерами и клиентами на расстоянии, преодолевая географические барьеры. Однако, чтобы воспользоваться всеми преимуществами этого способа общения, крайне важно эффективно проводить эти онлайн-встречи.

Каждый аспект вносит значительный вклад в успех ваших виртуальных встреч: от обеспечения четкого вербального и невербального общения, практики активного слушания и взаимодействия, эффективного проведения сеансов вопросов и ответов, тщательного выполнения последующих действий после встречи и применения различных советов и приемов по этикету виртуальных мероприятий. .

Преимущества эффективных виртуальных встреч многочисленны. Они экономят время и ресурсы, повышают производительность, способствуют улучшению сотрудничества и гарантируют, что все будут стремиться к общим целям. Более того, они дают возможность постоянно совершенствоваться посредством обратной связи и итеративного обучения.

Итак, готовясь к следующей виртуальной встрече, не забудьте применить эти стратегии и методы. Они сделают ваши встречи более успешными и превратят их в мощный инструмент повышения производительности и результатов вашей команды. Впереди более продуктивные и увлекательные виртуальные встречи.