Совместное использование файлов является необходимостью в деловом мире, поскольку компании должны предоставлять доступ к различным документам деловым партнерам, сотрудникам, клиентам, государственным учреждениям и поставщикам.
Но поскольку кибератаки круглосуточно затрагивают предприятия всех размеров, компаниям нельзя позволять себе экономить на безопасности обмена файлами.
Хакеры все чаще используют изощренные методы для перехвата передаваемых данных, встраивания вредоносного кода в файлы и использования уязвимостей в приложениях для передачи файлов.
Способы безопасной передачи файлов
Как защитить свой бизнес от растущих и развивающихся с каждым днем угроз безопасности?
Ниже мы рассмотрим, как ваша компания может обмениваться цифровыми документами :
Факс с электронной почтой
Помните факсимильные аппараты? Эти громоздкие машины, в которые вам приходилось загружать документы и набирать номер факса получателя, чтобы отправить его по телефонной линии?
Теперь существует цифровая версия этой системы, и она так же безопасна и удобна, как отправка и получение электронных писем, будь то через корпоративную почтовую систему или факс через Gmail.
Интернет-факс - это современная технология, в которой вместо физического устройства используется веб-интерфейс.
Он предлагает эффективный, недорогой и безболезненный способ отправки документов.
Просто отсканируйте бумажный документ или создайте текстовый документ, прикрепите его к сообщению электронной почты, введите номер факса получателя и название службы факсов в адресной строке, и все готово.
Надежные онлайн-сервисы факсимильной связи отправляют документы по зашифрованным соединениям и ведут учет каждой передачи, поэтому факс до сих пор широко используется в здравоохранении, юриспруденции и финансах.
Зашифровать ваше сообщение
Хотя большинство поставщиков облачного хранилища предлагают ту или иную форму шифрования, на защиту данных на это нельзя полагаться.
Если вор или злоумышленник завладеет вашим устройством, они могут легко просмотреть и загрузить ваши облачные файлы, поскольку большинство провайдеров по умолчанию оставляют вас в системе.
Для конфиденциальных файлов ищите сквозное шифрование, при котором файлы шифруются на вашем устройстве, и расшифровать их могут только те, с кем вы ими поделились. Сейчас многие облачные сервисы предлагают такую функцию, иногда только в рамках бизнес-планов.
К счастью, некоторые приложения позволяют перемещать облачные файлы в зашифрованную папку.
Никто не может получить доступ к этой папке без ввода пароля.
Другие инструменты позволяют зашифровать папки перед их загрузкой в Интернет.
Протокол безопасной передачи файлов (SFTP)
Несмотря на наличие более современных технологий, традиционный метод передачи файлов, такой как SFTP, менее подвержен взлому и является более надежным вариантом.
SFTP - это протокол, который использует безопасное соединение для загрузки и выгрузки данных с сервера.
Просто убедитесь, что вы зашифровали свои данные на сервере, который вы используете, поскольку они не хранятся в зашифрованном формате.
Использовать криптографию с открытым ключом
Это решение для защиты данных используется для защиты файлов, каталогов и устройств от несанкционированного доступа.
Он использует два отдельных ключа: открытый и частный.
Открытый ключ становится общедоступным, а закрытый ключ хранится у вас в безопасности.
Файлы, заблокированные с помощью открытого ключа, могут быть декодированы только с помощью закрытого ключа, в то время как файлы, заблокированные с помощью закрытого ключа, могут быть доступны только с помощью открытого ключа.
Используйте безопасные ссылки для обмена данными с ограничениями.
При обмене файлами из облачного хранилища не следует просто отправлять открытую ссылку. Ограничьте доступ определенным лицам, установите срок действия, добавьте пароль, где это возможно, и отключите загрузку документов, которые нужно только просматривать. Требуйте двухфакторную аутентификацию для каждой учетной записи, имеющей доступ к общим деловым файлам, чтобы одного украденного пароля было недостаточно.
Благодаря этому решению вам не нужно беспокоиться о передаче ваших личных кодов доступа сотрудникам.
Обучать и обучать сотрудников
В большинстве инцидентов, связанных с безопасностью, замешаны люди. Ежегодный отчет Verizon о расследованиях утечек данных неизменно показывает, что большинство утечек связаны с человеческим фактором, таким как фишинг, кража учетных данных или простые ошибки.
Такие ошибки, как отправка конфиденциальных данных неправильным получателям, загрузка вредоносных файлов, использование слабых паролей, неправильная настройка систем для разрешения нежелательного доступа и небезопасное хранение ключей шифрования - все это создает уязвимости, на которых злоумышленники извлекают выгоду.
Разработайте политику защиты данных и обучите по ней своих сотрудников, а также постоянно информируйте всех о последних угрозах, таких как фишинговые электронные письма, генерируемые искусственным интеллектом, чтобы снизить количество дорогостоящих ошибок.
Каждый должен знать, какие процедуры следует соблюдать при перемещении или хранении файлов и что делать в случае взлома.
Проверьте свой подход к передаче файлов
Независимо от того, передаете ли вы рабочие документы сотруднику или передаете данные клиентов на защищенную платформу, ваши методы передачи данных должны быть надежными.
Файлы должны быть безопасны при транспортировке и защищены расширенными мерами контроля доступа при хранении.
