Hur man skapar en integritetspolicy för din WordPress-webbplats 2024

Som ett litet företag bör du överväga datasekretess. Sekretesspolicyer kallas även integritetsmeddelanden. De skyddar dina användares lagliga rättigheter samtidigt som de tillåter dig att följa integritetslagar. 

Sekretesspolicyer är också ett utmärkt sätt att visa din trovärdighet som företag. De visar att du respekterar dina användares integritet. När du visar detta är det mer sannolikt att konsumenter gör affärer med dig.

Med andra ord, om du är ett litet företag bör du skapa en integritetspolicy för din WordPress-webbplats. I den här artikeln kommer du att lära dig de olika komponenterna som din integritetspolicy bör ha.

Men först:

Varför du behöver en integritetspolicy

En integritetspolicy är ett juridiskt krav om du verkar i specifika jurisdiktioner. De Europeiska unionens allmänna dataskyddslag, till exempel gäller EU-ämnen i två fall: när ett företag erbjuder varor eller tjänster eller övervakar beteende online. Detta innebär att även om du är baserad i USA om du säljer varor till en person baserad i Tyskland, omfattas du av lagen. Lagen kräver att du behandlar uppgifter enligt sju dataskyddsprinciper:

• Laglighet, rättvisa och transparens
• Syftesbegränsning
• Minimering av data
• Noggrannhet
• Lagringsbegränsning
• Datasäkerhet, integritet och konfidentialitet 
• Ansvarighet

Kravet på en datasekretesspolicy faller under GDPR:s laglighet, rättvisa och transparens samt datasäkerhet, integritet och konfidentialitetsprinciper. Du ska inte bara utöva transparens när det gäller din registrerade. Du måste också säkerställa datasäkerhet genom att inkludera en integritetspolicy i din personalhandbok, som en del av organisationens datasäkerhet.

Bortsett från de juridiska kraven, att ha en datasekretesspolicy kan också hjälpa dig som företag. När allt kommer omkring, när du har en datasekretesspolicy på plats, kan du visa dina potentiella kunder att de kan lita på dig med deras data. Det kan betyda bra affärer för dig.   

Hur man skapar en integritetspolicy för din webbplats

Som sagt, så här skapar du en sekretesspolicy för din webbplats:

Ge information om datainsamling och användning

Din integritetspolicy måste beskriva vilken typ av personlig information du kommer att samla in. Dina användare måste förstå den specifika personliga information du behöver, såsom postadress, civilstånd, socialförsäkring, personligt namn och e-postadress. Beroende på din verksamhetstyp kan du också behöva kontaktuppgifter och kreditkortsinformation.

Ange så mycket detaljer som möjligt för att undvika missförstånd. Till exempel listar Palo Alto Software den specifika informationen om sina datainsamlingsmetoder. De ger också exempel på vad de behöver:

Källa

När du har angett uppgifterna, förklara hur ditt företag kommer att använda den insamlade informationen. Se till att du tillhandahåller tydlig information om den specifika data du delar också.

Låt dina kunder veta hur du fick dem personlig information, antingen från en tjänsteleverantör, en affärspartner eller cookies. 

Din sekretesspolicy för småföretag måste också informera din publik om hur länge du kommer att lagra deras information. Ange hur du kommer att hantera konsumentdata om den inte längre används, dvs genom att anonymisera eller radera den.

Förklara personuppgiftsrättigheter

Användare har rätt att få tillgång till sina personuppgifter, begära att deras personuppgifter korrigeras eller raderas och motsätta sig att deras personuppgifter används för specifika ändamål. De har också rätt att få en kopia av de uppgifter du har på dem när de ber om det.

Så när du skapar en integritetspolicy för din webbplats, beskriv dina kunders rättigheter till personuppgifter. Gör det enkelt för kunder att utöva sina rättigheter genom att tillhandahålla relevanta länkar i uttalandet.

Nämn också vilka åtgärder de behöver vidta för att göra korrigeringar. Du kan ange en e-postadress och använda en insamlingsprogramvara för att underlätta en smidigare process för kunder om hur man skickar dokument säkert via e-post eller skapa ett formulär som användare kan fylla i för att dra tillbaka sitt samtycke.

Formuläret kan också ge dem tillgång till, redigera och radera deras data.

Inkludera säkerhetsrutiner

I det här avsnittet måste du ta itu med den känsliga balansen mellan integritet och säkerhet. Förklara hur du säkerställer att dina användares personuppgifter skyddas, samtidigt som du respekterar deras integritetsrättigheter.

Så inkludera de strategier du implementerar för att säkerställa att dataöverföring sker på ett säkert sätt. Detta avslöjande krävs enligt EU:s och australiensiska lagar, särskilt när det gäller gränsöverskridande dataöverföring.

Du kan också ange att du informerar användare om eventuella överträdelser, omedelbart efter, inte senare än 72 timmar. Du måste naturligtvis se till att denna specifika bestämmelse efterlevs i sådana fall. Annars skulle du bryta mot dataskyddslagar såsom GDPR.

Avslöjande av dessa datasäkerhetsmetoder är ett juridiskt krav i vissa jurisdiktioner. Men även om det inte är juridiskt obligatoriskt, kan du vara transparent om dessa genom att inkludera dem i din WordPress-webbplats sekretesspolicy försäkra dina potentiella kunder att de kan göra affärer med dig.

Infoga data om policyändringar och uppdateringar

När du skapar en integritetspolicy för din webbplats, beskriv när din integritetspolicy för småföretag sannolikt kommer att ändras och hur du planerar att kommunicera den. Uppdateringar kan omfatta datainsamlingsmetoder, lagring och användningsändringar. Som en del av din integritetspolicy bör du också förklara hur du kommer att informera dina användare, särskilt om du planerar att använda deras data för andra ändamål.

Palo Alto Software gör det enkelt. De uppger att den kan uppdatera sin integritetspolicy när som helst. De ber också användarna att granska och bekräfta ändringarna:

Källa

Det räcker dock inte för dig att inkludera dessa ändringar på din sekretesspolicysida. Du måste se till att dina användare också är medvetna om att du gjorde dessa ändringar från början. MeWe, till exempel, använder också sin sekretesspolicysida för att informera webbplatsbesökare från början om vad som händer om det finns uppdateringar av policyn:

Källa

Använd ett popup-meddelande på din WordPress-webbplats för att informera din publik om uppdateringar av sekretesspolicyn. Du kan även meddela på sociala medier. Se bara till att du följer en bra social media så att fler kan se ditt inlägg. Så om du gör ditt tillkännagivande på Instagram, skaffa IG-följare först. Om du lägger upp det på Facebook, se till att du ökar dina Facebook-följare också. Gör samma sak för de andra sociala medieplattformarna du bestämmer dig för att annonsera på. Alternativt kan du skicka e-postmeddelanden till dina användare om uppdateringar av sekretesspolicyn. För att säkerställa att dessa e-postmeddelanden når dina avsedda mottagare, måste du göra det verifiera e-postadresser.

Källa

Detta är precis vad Reddit gör. I ditt e-postmeddelande bör du inkludera datumet då den uppdaterade integritetspolicyn äger rum, länken till den uppdaterade integritetspolicyn och en lista över de viktigaste ändringarna i den gamla integritetspolicyn.

Inkludera en opt-out

Din integritetspolicy bör innehålla ett opt-out-alternativ för konsumenter som inte vill att deras personuppgifter säljs. California Consumer Privacy Act, till exempel, kräver uttryckligen att företag ska ha avsnittet "Sälj inte min personliga information" i företagens sekretesspolicyer på sina webbplatser.

Du bör också inkludera ett avsnitt i din integritetspolicy som diskuterar din användning av cookies (om du använder dem) och hur användare kan välja bort dessa.

Enkelt uttryckt är en cookie en fil som skickas till en användares dator när de besöker din WordPress-webbplats. När användaren går tillbaka till din webbplats kan servern hämta denna cookie från den lokala datorn och informera den om användarens tidigare aktivitet på webbplatsen. Cookies kan hjälpa företag som ditt att fastställa en användares surfhistorik på webbplatsen och vilken typ av information de tittade på.

I din integritetspolicy, inklusive de specifika sätt som användare kan inaktivera dessa cookies eller spårare om de väljer att göra det.

Anta att din WordPress-webbplats tillåter besökare som är yngre än 13. Enligt US Children's Online Privacy Protection Act bör din integritetspolicy även innehålla instruktioner om hur föräldrar kan visa, redigera eller ta bort information som deras barn delar på webbplatsen.

Enligt gällande integritetslagar har konsumenter rätt att få tillgång till och uppdatera sina personuppgifter. Din integritetspolicy bör inte bara informera kunderna om denna rätt utan bör också förklara hur man kan se, korrigera och till och med radera deras information. Detta blir viktigare, särskilt om din affärsmodell kräver att användare skapar ett konto, verifierar e-postadresser och godkänner datavillkor.

Skriv på ett enkelt språk

Konsumenter blir medvetna om hur företag använder informationen de delar. Onödigt komplexa eller vaga sekretesspolicyer kan avskräcka användare. Svårlästa policyer kan minska sannolikheten för att de gör transaktioner med dig.

Använd därför klarspråk för att förklara för kunder vilken typ av information du behöver. Här är några tips för att skriva en lättläst sekretesspolicy:

• Skriv för din målgrupp:
• Håll dina meningar enkla och undvik jargong
• Dela upp din policy i lättsmälta sektioner
• Prata i en konversationston och använd den aktiva rösten

AI används av några av de största varumärkena för att skriva deras SaaS-innehåll. På samma sätt kan du använda en innehållsgenerator för att hjälpa dig att skapa din WordPress-webbplats sekretesspolicy.

Slutsats

En integritetspolicy är avgörande för ett litet företag som samlar in kunddata. Att följa sekretesspolicyer är ofta ett lagkrav.

Tänk på dessa tips när du skapar en integritetspolicy för din WordPress-webbplats. Erbjud information om datainsamling och förklara personuppgiftsrättigheter. Ge information om policyändringar och uppdateringar, bortval och datasäkerhetspraxis. Skriv också i klartext.

I slutändan skyddar denna integritetspolicy dina kunders privata information och dig från ansvar.