Hur man är värd för ett framgångsrikt virtuellt evenemang 2023

Virtuella evenemang har blivit det nya tidsfenomenet som steg till en massiv hype 2020 på grund av globala rörelsebegränsningar.

Även under 2021 fortsätter företag att testas med bästa evenemangskalendern för evenemangshantering eftersom vissa länder fortfarande observerar låsningar i kölvattnet av covid 19-pandemin.

 

Digital marknadsföring har alltid varit en grej. Men nu poserar det som ett av de mest avgörande marknadsföringsverktygen för företag.

Så att hålla virtuella evenemang är det perfekta sättet att engagera både investerare och tittare. De kan bygga ditt varumärke, generera leads och etablera dig som en branschledare. Låt oss bekanta oss mer med konceptet virtuella händelser.

 

 

Vad är ett virtuellt evenemang och dess olika typer?

En virtuell händelse hänvisar till en organiserad aktivitet där individer upplever händelser och deras innehåll online istället för att samlas personligen.

Dessa evenemang kan sträcka sig från storskaliga kongresser med en uppsjö av deltagare eller små frågestunder med några få investerade personer. Virtuella evenemang äger rum i många former. Några av dem är:

 

Virtuella konferenser

Virtuella konferenser bildas kring en live, komplex agenda inklusive keynotes, breakouts, sessioner och mer som personliga konferenser. Den enda skillnaden är att de blir värd online. 

 

Webbseminarier

Ett webbseminarium avser ett virtuellt seminarium om ämnen där en värd presenterar en demo eller föreläsning. Det här formatet är det bästa alternativet för att nå en bredare publik. I ett webinar, PowerPoint presentationer blir det bästa sättet att visa upp dina idéer. Du kan vara värd för ett webbseminarium för både dina anställda och publik.

 

Hur man gör och handledning

Dessa tutorials eller How-to-evenemang förblir perfekta för att lansera nya produkter, svara på vanliga frågor, avslöja olika tips, tricks och instruktioner.

 

Interna hybridhändelser

 Dessa virtuella evenemang kan vara värd för försäljningsstarter och företagsomfattande evenemang. Dessutom vänder den sig till utbildning och avdelningsmöten. Det är bäst lämpat för företag med anställda i olika länder att sammanföra dem. 

 

Nu när vi har skaffat oss kunskap om virtuella evenemang, låt oss ta reda på hur det är att arrangera dem strategiskt.

 

Sätt upp mål och konstruera en aktivitetskarta

Varje online- eller offlinehändelse kräver en välplanerad strategi för att genomföras på bästa möjliga sätt.

Identifiera syftet med att organisera ditt virtuella evenemang och skapa en aktivitetskarta som inkluderar steg-för-steg-information.

Du kan sätta dina mål kring följande frågor:

• Hur vill du vara värd för ditt evenemang - live eller on-demand?
• Vilken plattform vill du välja?
• Vilka kommer att vara dina talare?
• Vem är din idealpublik?
• Hur marknadsför du ditt evenemang?
• Hur går man vidare med registreringen?
• Vilka blir dina sponsorer?
• Hur kommer du att spåra KPI:er?

 

Välj datum och tid 

Ställ in rätt datum och tid för dina evenemang oavsett storlek eller plattform för att samla maximala deltagare. Se till att inga konkurrerande evenemang eller helgdagar stör dina kunders närvaro.

Var uppmärksam på tidszonsöverväganden om du siktar på globala deltagare. Gör efterforskningar i förväg samtidigt som du väljer tid och datum för ditt evenemang. 

 

Ställ in budgetar

Att beskriva budgeten för ditt virtuella evenemang är ett måste innan du använder rätt teknik. Det hjälper dig att bestämma kostnaden för allt för att vara värd för ditt evenemang.

Kärninvesteringen med virtuella evenemang ligger i att finansiera rätt virtuella evenemangskampanjer och plattformar. Fortsätt segmentera budgeten därefter innan du fortsätter med aktiviteterna.

 

Välj rätt plattform

Webbseminarier

 Ett webbseminarium är en onlinepresentation som hålls i realtid. En presentatör delar sin skärm för att gå igenom skjutdäck medan du berättar om händelsen.

Designa presentationer med professionella PowerPoint -mallar för att göra dem mer tilltalande och iögonfallande. Zoom, Google Meet, Cisco Webex är några bra plattformar för webbseminarier. Du kan också hitta några andra bra webbinarplattformar för dig att välja mellan på marknaden också.

 

Berättelser om sociala medier

Teknologier integrerar olika spännande och interaktiva element som liveberättelser i sociala medier till ditt virtuella evenemang vilket gör det engagerande.

Du kan dela videor och tutorials eller till och med vara värd för interaktiva livesessioner med din publik. Lägg till specialeffekter, svara på frågor eller anlita en influencer.

 

Livestream via sociala medier

Varje social medieplattform omfattar nuförtiden en livevideofunktion. Livestreams skapar mer engagemang än vanliga videor.

Du kan välja vilken social mediaplattform som helst och genomföra livesessioner för att marknadsföra dina tjänster. Till exempel Instagram Live, Facebook Live, Twitter Live och LinkedIn Live.

 

Utnyttja en evenemangskalender

Är du orolig för att hantera så mycket evenemangsplanering systematiskt? Att hålla en evenemangskalender är nyckeln till att förankra ett framgångsrikt virtuellt evenemang. Modern Events Calendar (MEC) av Webuns är en av de bästa plugins för WordPress-evenemangskalender. 

 

En evenemangskalender hjälper dig att hantera dina evenemang på ett snabbt och smidigt sätt. Utforska dess lättanvända gränssnitt, olika funktioner som bokning, betalningar och 50+ skärmlayouter.

Denna all-inclusive evenemangskalender låter dig organisera alla virtuella evenemang på ett problemfritt sätt. 

 

Marknadsför ditt virtuella evenemang

Effektiv marknadsföring är en av de viktigaste faktorerna som till stor del avgör framgången för ditt onlineevenemang. Det är absolut nödvändigt att nå ut till din målgrupp via digitala kanaler.

Du kan använda betalda annonser eller lägga upp på dina sociala mediekanaler med information om ditt evenemang. 

 

Se också till att införliva registreringen eller deltagarlänken för ditt evenemang för att säkerställa maximal närvaro och exponering. Här är några gyllene tips för att marknadsföra ditt virtuella evenemang: 

• Välj din bästa talang eftersom de skildrar ditt försäljningsargument
• Marknadsför ditt evenemang på populära evenemangssidor och webbplatser
• Skapa iögonfallande annonsmaterial
• Marknadsför genom rätt influencers och kanaler
• Utnyttja nyckelord för SEO-optimering
• Gör buzz före evenemanget för att hetsa din publik med frågesporter och omröstningar
• Skicka e-mail 

 

Förbered ditt team för eventuella tekniska fel

Gör dig redo med en plan B om din plan A råkar ut för tekniska fel innan du kickstartar ditt virtuella evenemang. Även onlineevenemang kan resultera i tekniska problem i sista minuten.

Det kan vara möjligt att du tappar internetanslutningen eller att skärmen fryser. Gör alltid en torrkörning för att identifiera och eliminera problem för att säkerställa en smidig upplevelse för dina deltagare.

 

Betona betydelsen av publikengagemang 

Virtuella evenemang bör vara så tillgängliga och engagerande som möjligt. Det är dubbelt så utmanande att behålla din virtuella publiks uppmärksamhet än offline på grund av distraktioner.

Behåll därför flödet av interaktion för att hålla din publik ansluten till deras skärmar. Följ dessa tips för ett fruktbart publikengagemang:

• Fantastiska rutschkanor
• Funktionella typsnitt med stor teckenstorlek
• Hög färgkontrast
• Bildtexter, bilder och berättarröst där det behövs
• Omröstningar och frågesporter
• Frågor och svar-sessioner mellan och efter eventet 

 

Samla in publikfeedback 

Samla in feedback från publiken när ditt virtuella evenemang är över. Det kommer att hjälpa dig att få deras genuina svar angående framgången eller bristerna med ditt evenemang.

Skicka uppföljningsenkäter via e-post eller ge dem en länk till Google-formulär eller andra alternativ att dela med sig av sina insikter om vad som höll deras intresse och vad inte.

 

Bottom Line

Virtuella evenemang är användbara och berikande sätt att nå människor runt om i världen. Hur landskapet utvecklas fortsätter digitala plattformar att leda virtuella evenemang.

Du kan vara värd för blomstrande onlineevenemang med hjälp av korrekt planering, strategiskt tänkande och marknadsföringsfärdigheter med de ovan nämnda tipsen om virtuella evenemang. 

 

Genomtänkta virtuella evenemang kan dra en gräns mellan framgångsrika affärssatsningar och missade möjligheter.

Skapa vackra presentationer och ställ in dina evenemangskalendrar med MEC för en minnesvärd upplevelse.

Följ dessa tips och leverera oförglömliga digitala evenemang idag.