5 sätt att arrangera och vara värd för en virtuell fest och fira

Social distansering och karantän har förändrat livet för människor runt om i världen i så många aspekter.

Kanske var det långt bortom vår fantasi att vi en dag skulle behöva hålla oss borta från våra nära och kära för deras eget bästa; att skydda dem.

Många saknar nu sociala sammankomster, möten, fester, fester, seminarier etc. som en gång i tiden var en integrerad del av det dagliga livet på olika sätt.

Men att vara ifrån varandra behöver inte nödvändigtvis hindra oss från att festa! Faktum är att att fira tillsammans under dessa tider av isolering verkar vara ännu viktigare än tidigare.

Istället för att träffa varandra personligen kan vi fortsätta hålla olika evenemang virtuellt och ha chansen att få kontakt med våra vänner och familjemedlemmar.

Låt det vara ett affärsrelaterat möte eller en födelsedagsfest, att gå den virtuella vägen hjälper oss att hålla reda på alla runt omkring oss.

Att vara värd för en virtuell fest är mycket bekvämare än vad det kan tyckas vara i första hand.

Allt som krävs är att lägga lite tid på att göra scheman och använda rätt teknik för det.

 

Hur arrangerar man en virtuell fest?

I nästa stycke kommer vi att gå igenom fem sätt vi kan fira bättre i den nuvarande situationen.

Vi introducerar också MEC, som är en av de bästa WordPress-evenemangskalenderplugins för att hålla onlineevenemang som kommer med flera ytterligare tillägg för ytterligare funktioner.

 

Fjärrföretag

Att behålla anställda ingrepp under låsningstid är nyckelfaktorn för företagens framgång.

Att arbeta på distans betyder inte att vi inte ses, och vi bör göra vårt bästa för att hålla kontakten med kollegor och spendera lite tid på att umgås.

Följande lista kan ge dig idéer om hur du arrangerar en virtuell fest och låter alla njuta av det på bästa sätt:

 

Gör det speciellt med kostymer eller dekorationer

Att ha ett tema har länge varit gynnat av så många evenemangsvärdar, och en virtuell fest borde inte heller vara något undantag.

Att klä ut sig på ett annat sätt än de vanliga kläderna vi använder varje dag kan vara ett roligt sätt att starta en konversation och visa kreativitet.

Försök att göra en utmaning för människor innan evenemanget börjar och väcka tävlingsandan hos dem.

Om möjligt skulle det vara bra att köpa några speciella föremål till dem online och belöna dem för det mest imponerande utseendet.

Att berömma dem som har följt temat inför andra kan likaså vara en utmärkt praxis för att öka engagemanget och samarbetet.

Alla dessa metoder gör dina evenemang minnesvärda och skapar i slutändan bättre resultat.

 

Förse människor med mat och dryck

Vi vet att vid de flesta sammankomster serveras människor med mat och dryck, så varför skulle det inte vara samma sak för en virtuell fest?

Även om det inte är möjligt att se dem och äta eller dricka tillsammans, kan du använda ett par sätt runt detta.

Online leveranstjänster är en perfekt match för detta ändamål, och du kan schemalägga dem så att alla kommer till folks dörrar samtidigt.

Om du är omedveten om deras matvanor eller inte bara kan skicka mat till dem alla samtidigt, erbjuder ett måltidsstipendium dem möjlighet att beställa sina favoriter.

Det kan också vara en bra idé att skicka ett specialrecept till alla i förväg och sedan jämföra resultaten under din virtuell händelse.

För att göra sessionen mer rolig och praktisk kan du vara värd för evenemanget och be en professionell kock eller bartender att lära folk hur man gör mat eller dryck.

På så sätt lämnar du ett bättre intryck på dem och återigen gör evenemanget oförglömligt.

 

Lägg till underhållning till din virtuella fest

Vi tillbringar många timmar hemma nu för tiden, och många är trötta på att känna sig isolerade. Därför välkomnas nu underhållning mer än någonsin.

Med det i åtanke kan du göra olika aktiviteter för att göra sessionen mer underhållande.

Fråga till exempel en artist eller en musiker som dina teammedlemmar gillar att uppträda online eller lära folk en intressant färdighet.

Om ditt team består av kvinnor kan det vara oerhört tillfredsställande att ha en makeupartist online och lära dem några användbara tekniker i detta avseende.

Online videoströmning är en annan fantastisk underhållning för en virtuell fest.

Du kan använda funktionen Watch Party Netflix eller andra plattformar och börja titta på något coolt med gruppen.

Om du har problem med att bestämma dig för rätt film, gör undersökningar och fråga folk om det.

Roliga spel passar också bra för virtuella evenemang. Inkludera brädspel, frågesporter, trivia natt, eller andra intressanta aktiviteter som hettar upp konkurrensen.

Det finns många gratis appar och spel online som kan användas för detta ändamål.

Om dina spel kräver mindre lag, rum med onlineevenemangsverktyg som t.ex Zooms grupprum bana väg för dem också.

Oavsett vilken underhållning du lägger i ditt schema, se till att den börjar vid rätt tidpunkt och låt dina anställda veta om det i förväg.

 

Be om hjälp om det behövs

Om det är första gången du är värd för ett virtuellt evenemang, eller om du inte vet exakt vilka steg du ska vidta, skäms du inte över att be andra om hjälp.

När covid-19 slog till blev virtuella evenemang en ny trend, och samtidigt ökade konsulterna för onlineevenemang.

Dessa personer kan hjälpa dig att göra evenemang mer intressanta och ge dig lösningar för att göra publiken mer engagerad.

Antingen vill du samordna matleveranser eller hitta en underhållare, de kan hantera saker på bästa sätt för dig.

Annars, om du har en budget och inte kan lägga tid på att ha en professionell evenemangsplanerare, kan du alltid fråga en vän och ge dem en del av ansvaret.

Till exempel kan din partner ta hand om att kontrollera internetuppkopplingen och låta dig fokusera på huvudevenemanget.

 

Virtuella födelsedagar

Bortsett från affärer har virtuella evenemang visat sig vara lämpliga för födelsedagsfester också. Det kan vara roligt, och du behöver inte städa efter det!

Huvudprinciperna för att kasta en virtuell födelsedag liknar det vi diskuterade i föregående avsnitt.

Men att följa nästa tips kan ge dig mycket tröst för en virtuell fest:

 

Ge instruktioner till människor

Detta steg är nödvändigt eftersom du bjuder in vänner och familjemedlemmar, och vissa kanske inte är bekanta med teknik och videochattverktyg.

Ge tips om hur du använder verktyget du ska använda tillsammans med inbjudningarna du skickar.

Du kan till och med göra saker mycket mer begripliga genom att spela in din skrivbordsskärm för en handledning från början till slut om hur du installerar programmet och skapar eller går med i rum.

 

Schemalägg en lämplig varaktighet

Att stirra på en skärm under ett videosamtal under lång tid kan vara frustrerande. Den idealiska längden för en virtuell födelsedag är ungefär en timme, men se till att du loggar in på ditt konto före andra.

Dessutom, glöm inte bort olika tidszoner eftersom du och andra deltagare inte är bundna av geografi.

Om du har vänner som bor i länder med en betydande tidsskillnad, passar det dig bäst att hålla mer än en session för den virtuella festen.

Glöm inte heller att använda dina värdfärdigheter under den virtuella festen, precis som vad du gör för personliga möten. I verkliga livet skulle du försöka göra det till en bra tid för alla och dra in folk i konversationen om det skulle behövas.

Samma villkor gäller för ett virtuellt evenemang, och det kan bli mer besvärligt eftersom vissa deltagare kanske inte är vana vid det.

Generellt sett är du den person som leder sessionen. Fortsätt bara samtalet, och om det finns nyanlända bland deltagarna, be alla att presentera sig.

För att bryta isen, börja med hur människor hanterar den nuvarande pandemin och ställ frågor om deras erfarenheter, eller möjligen, råd.

 

Ställ in scenen

Du som evenemangsvärd bör göra ditt bästa för att förvandla ett typiskt videosamtal till en födelsedagsfest.

Så bär festkläder, installera banderoller, gör lite dekorationer och förbered en födelsedagstårta med ljus ovanpå och blås dem under festen.

Innan det installerar du din webbkamera på en lämplig plats och testar den så att den låter andra se ditt rum och dekorationer i rätt vinkel.

 

Smakämnen Modern Events Calendar Wordpress Plugin

Om du använder en WordPress-webbplats och vill skapa och hantera ditt onlineevenemang av något slag, Modern Events Calendar plugin är packad till brädden för dina behov.

Denna funktionsrika plugin förenklar evenemangshantering online för dig med sina avancerade funktioner och moderna design.

Massor av praktiska funktioner i kombination med olika visningsalternativ finns i gratisversionen som gör det till det bästa valet för budgetmedvetna även värdar. Dessutom, om du behöver mer djupgående funktioner för en virtuell händelse, uppgradera till Pro Version för en enskild licens kostar endast 75 USD.

Utvecklarteamet har gjort sitt bästa genom att tillhandahålla skräddarsydda addons för MEC.

Under de senaste två åren har mer än 12 tillägg publicerats, och var och en av dem hjälper dig att hantera dina virtuella händelser mycket enklare.

 

Virtual Event Addon

Virtuella händelser är en professionell förlängning av MEC som syftar till att förenkla sådana händelser under dessa tider av karantän.

För att sätta i perspektiv, låt oss granska några av dess framhävningsfunktioner.

Ibland behöver du sälja biljetter till ditt evenemang och be folk att säkra sin OSA i första hand.

Detta tillägg ger dig alternativ för att skydda din livestream från de som inte har köpt en biljett. Det tillåter inte dem att delta i evenemanget om de inte gör en reservation.

Dessutom, om du håller flera evenemang, framhäver det automatiskt de virtuella i kalendern och hjälper människor att hitta dem mycket snabbare.

Du kan också visa direktlänken till livestreamen på varje evenemang så att folk går med i det genom ett enkelt klick, eller dölja det tills det börjar.

Om du använder YouTube- eller Facebook-videor i ditt företag kan du bädda in dem direkt i varje event med detta tillägg.

Med tanke på uppdateringarna av Google angående schemamarkeringarna är detta tillägg helt integrerat med dem för bättre SEO.

Det betyder att ditt virtuella evenemang blir bättre synligt på SERPs eftersom dess koder följer de senaste uppdateringarna av Google.

Dessutom gör det att du kan söka efter de virtuella händelserna i kortkoderna du använder för din webbplats och göra de nödvändiga ändringarna mycket enklare än tidigare.

 

Zapier Integration Addon

Zapier är en automationsplattform som låter internetanvändare ansluta olika appar och tjänster för att spara tid på att utföra uppgifter. De automatiserade arbetsflödena kallas Zap som kopplar ihop en app med den tjänst som krävs.

Använda Zapier integrationstillägg, kommer du att kunna skapa en egen Zap med andra appar du använder.

Mailchimp, Meetup, Active Campaign och Eventbrite är några av de brett använda plattformarna som kan integreras med din evenemangskalender genom detta tillägg.

För att vara mer specifik stöder den för närvarande cirka 2,000 XNUMX appar som är extremt användbara för att automatisera uppgifter och spara tid.

Det kan vara den bästa matchningen för repetitiva händelser eftersom du inte behöver skapa dem igen varje gång intervallen kommer.

Om du behöver hjälp med att använda Zapier för dina evenemang, finns det en omfattande uppsättning av dokumentation tillgängliga för att guida dig genom processen att skapa anpassade Zaps.

 

Slutsats

Virtuella evenemang är ett smart sätt att få kontakt med människor i tider av osäkerhet.

Eran av virtuella evenemang har precis börjat, och de kommer utan tvekan att bli mer och mer populära med tiden.

Vi vet att det här året inte blev som många hoppades att det skulle bli, men genom att utnyttja onlineevenemang kan vi få ut det mesta av vår tid och ansträngningar.

Följ tipsen i den här artikeln för att din virtuella fest ska fungera smidigast.

Dessutom, om du behöver hantera dina evenemang online, gå till den fullt fungerande MEC-plugin. Det ger en värld av användbara funktioner för att förenkla uppgifterna relaterade till evenemang och är den bästa matchningen för din WordPress-webbplats.

Glöm inte att att vara avlägsen inte betyder att vara isolerad.

Oavsett hur långt dina kollegor och vänner befinner sig för närvarande, kan du komma närmare dem genom att hoppa på vagnen av virtuella evenemang idag.