Virtuellt möte 101: Genomför möten som ett proffs

Under de senaste åren har dramatiska förändringar skett inom affärskommunikation. Tillkomsten av distansarbete och tekniska framsteg har gett upphov till virtuella möten, som för alltid förändrat hur vi ansluter, samarbetar och kommunicerar. 

Nyligen genomförda studier har visat att över 80 % av arbetarna nu tror videokonferenser är avgörande för deras arbetsliv.

Virtuella möten, som äger rum över plattformar som Microsoft Teams, erbjuder unika fördelar som bekvämlighet, flexibilitet och kostnadseffektivitet. De har snabbt gått från att vara ett valfritt kommunikationssätt till en viktig del av våra yrkesliv. Virtuella möten har blivit en häftklammer i olika branscher, från små grupper till storskaliga internationella konferenser.

Att navigera i denna nya terräng kan dock vara utmanande. Med rätt kompetens och kunskap kan virtuella evenemang snabbt bli produktiva och roliga upplevelser. Det är därför det är ytterst viktigt att behärska konsten att genomföra virtuella möten.

Det här blogginlägget kommer att ge en omfattande guide om det korrekta virtuella mötet. etikett i "Virtual Meetings 101", vilket säkerställer att du kan genomföra dina möten som ett proffs i denna digitala era.

Förstå virtuella möten

Virtuella möten, även kända som online- eller fjärrmöten, är interaktioner i realtid över Internet. Deltagare från olika platser kan ansluta och kommunicera med hjälp av ljud, video och textbaserade medier. Dessa möten eliminerar geografiska barriärer, vilket gör det möjligt för individer och företag att interagera sömlöst oavsett var de befinner sig.

Flera plattformar underlättar virtuella evenemang, var och en med unika funktioner:

MEC Virtual Event Addon

Ett värdefullt verktyg för att hantera virtuella möten och evenemang. Virtuella händelser addon förenklar processen med att schemalägga, bjuda in deltagare och hantera själva mötet. Med kompatibilitet över olika videokonferensplattformar säkerställer det tillgänglighet för alla deltagare.

Dessutom erbjuder det viktiga funktioner som påminnelser om evenemang och deltagarehantering, vilket ökar produktiviteten och effektiviteten. utmaningar.

Zoom

Zoom är känd för sitt användarvänliga gränssnitt och erbjuder högkvalitativa video- och ljudkonferenser. Den stöder skärmdelning och inspelning av möten och har grupprum för mindre gruppdiskussioner under ett mer betydelsefullt möte.

Microsoft-lag

Integrerat med Microsoft Office Suite möjliggör Teams enkelt samarbete kring dokument under möten. Den erbjuder också chattfunktioner, fildelning och anpassningsbara bakgrunder.

Google träffas

Som en del av Google Workspace integreras Meet med verktyg som Google Kalender och Gmail. Den erbjuder livetextning, svagt ljusläge och brusreducerande funktioner.

Miro

Till skillnad från traditionella videokonferenser är Miro en visuell samarbetsplattform med annan mötesprogramvara. Den tillhandahåller interaktiva whiteboards perfekta för brainstorming och projektplanering.

Digital väggkalender

Detta innovativa verktyg hjälper till att organisera och schemalägga virtuella möten enkelt. Den är integrerad med olika plattformar som Zoom, Microsoft Teams och Google Meet och visar alla dina möten på ett ställe.

Smakämnen digital väggkalender skickar också påminnelser för kommande möten, så att du aldrig missar en viktig diskussion. Det är en utmärkt verktyg för team som arbetar på distans eftersom det visuellt representerar allas schema, främjar bättre samordning och effektiv tidshantering.

Fördelar med virtuella möten

1. Convenience: Deltagare kan gå med i mötet var som helst, när som helst, vilket minskar restiden och kostnaderna.
2. Ökat deltagande: Människor som kanske inte brukar säga ifrån i möten ansikte mot ansikte kan känna sig mer bekväma med att bidra i en virtuell miljö.
3. Kostnadseffektiv: Företag kan spara på kostnader för resor, boende och lokaler.
4. Journalföring: Mest virtuella mötesplattformar tillåter användare att spela in och transkribera möten snabbt för senare referens.

Nackdelar med virtuella möten

1. Tekniska problem: Dålig internetanslutning och hårdvaru- eller mjukvarufel kan störa möten.
2. Brist på personlig interaktion: Icke-verbala ledtrådar kan gå förlorade i virtuella möten, vilket kan leda till felaktig kommunikation.
3. distraktioner: Deltagare kan vara mer benägna att distrahera sin miljö jämfört med en kontrollerad kontorsmiljö.
4. Tidszonsskillnader: Att samordna mötestider över olika tidszoner kan vara utmanande.

Trots utmaningarna uppväger fördelarna med virtuella möten ofta nackdelarna, särskilt i dagens affärsmiljö. Med rätt strategier och planeringsverktyg, virtuella möten kan vara lika effektiva, om inte mer så, än traditionella möten ansikte mot ansikte.

Förbereder för ett virtuellt möte

Precis som traditionella möten ansikte mot ansikte är förberedelser avgörande för framgången med virtuella möten. Här är vad du behöver göra:

Teknisk installation

Tillförlitlig Internetanslutning: Ingenting stör en virtuell händelse mer än en dålig internetanslutning. Se till att du har en stabil och höghastighetsanslutning för att förhindra eventuella störningar under mötet.

Lämplig hårdvara och mjukvara: Se till att din enhet (bärbar dator, stationär, surfplatta eller smartphone) har de nödvändiga hårdvaruspecifikationerna för att köra mötesprogramvara mjukt. Detta inkluderar att ha en webbkamera och mikrofon av god kvalitet.

Professionell miljö: Välj en lugn plats med minimalt bakgrundsljud. Miljön bakom dig ska se professionell ut, eftersom den bidrar till helhetsintrycket du gör. En virtuell bakgrund kan vara ett bra alternativ om din omgivning inte är idealisk.

Kommunikation före möte

Effektiv kommunikation innan mötet kan sätta tonen och förväntningarna på kontorsmöten, leder till mer produktiva sessioner.

Skickar ut inbjudningar: Använd ett verktyg som Google Kalender eller Outlook för att skicka inbjudningar till fjärrmöten. Inkludera datum, tid (med hänsyn till olika tidszoner vid behov) och länken för att gå med i sessionen.

Dela agendan: Skicka ut agendan i förväg. Detta ger deltagarna en uppfattning om vad de kan förvänta sig och låter dem förbereda sig därefter. Du kan skapa och dela agendor med fjärrdeltagare med hjälp av Trello eller Asana.

Material inför mötet: Om vissa dokument eller presentationer mötesdeltagare behöver granska innan mötet, dela dem i förväg. Dela filer med verktyg som Google Drive eller Dropbox. 

Genom att investera tid i ordentliga förberedelser ökar du chanserna att mötet som är värd för ditt virtuella möte fungerar smidigt och säkerställer att deltagarna kan engagera sig fullt ut och bidra till diskussionen.

Genomförande av det virtuella mötet

Att köra ett framgångsrikt virtuellt möte innebär mer än att logga in och starta konversationen.

Här är några viktiga aspekter av ett virtuellt samtal att överväga:

Virtuell mötesetikett

Börja i tid och respektera schemat: Precis som med personliga möten är det avgörande att starta och avsluta virtuella möten i tid. Detta visar respekt för deltagarnas tid och scheman. Schemaläggning av möten säkerställer att alla kritiska punkter på mötesagendan täcks inom utsatt tid.

Att sätta grundregler: Upprätta tydliga riktlinjer för delaktighet och interaktion. Be till exempel deltagarna att stänga av sina mikrofoner när de inte pratar för att minimera bakgrundsljud eller använd funktionen för att räcka upp handen för frågor eller kommentarer. Dessa regler hjälper till att upprätthålla ordningen och se till att alla får en chans att bidra.

Hantera diskussioner

Uppmuntrande deltagande: Uppmuntra aktivt alla att delta. Du kan ringa privatpersoner direkt eller ställa öppna frågor för att stimulera till diskussion.

Hantering av avbrott: Vid avbrott, lämna rummet eller artigt styra konversationen tillbaka på rätt spår. Om någon dominerar diskussionen, ingrip taktfullt och ge andra en chans att komma till tals.

Hantering av tekniska problem: Ha tålamod och förståelse om deltagarna stöter på tekniska problem. Om det behövs, ha en reservplan, till exempel ett uppringningsalternativ för dem som har problem med video.

Verktyg och funktioner

De flesta virtuella mötesplattformar erbjuder en rad verktyg och funktioner för att förbättra dina möten:

• Skärmdelning: Detta låter dig dela din skärm med andra, användbart för presentationer, demonstrera en process eller diskutera ett dokument.
• Virtuella bakgrunder: Dessa kan maskera din naturliga bakgrund, lägga till en professionell touch eller lite roligt till dina möten.
• Breakout Rum: På plattformar som Zoom kan du dela upp mötet i mindre grupper för mer fokuserade diskussioner och samla alla igen.
• Chattfunktion: Deltagare kan använda detta för att ställa frågor eller dela länkar utan att avbryta talaren.

Genom att följa dessa riktlinjer kan du säkerställa dina virtuella möten med gruppmedlemmarna är produktiva men också engagerande och inkluderande för alla deltagare.

Effektiv kommunikation i virtuella möten

Effektiv kommunikation är nyckeln som håller ihop en virtuell händelse. Det är mer än att bara tala tydligt; det är också att aktivt lyssna och engagera sig i andra.

Här är några tips för att förbättra din kommunikation under virtuella möten:

Verbal och icke-verbal kommunikation

Talar tydligt: I en virtuell miljö är din röst ett av dina viktigaste verktyg för kommunikation. Tala tydligt och i en måttlig takt, se till att din mikrofon fungerar bra. Undvik att använda jargong eller komplexa termer som kan förvirra deltagarna.

Använd lämpligt kroppsspråk: Även om du inte är fysiskt närvarande spelar icke-verbala signaler som ansiktsuttryck, gester och kroppshållning fortfarande roll. Behåll ögonkontakt genom att titta in i kameran, använda gester för att betona punkter och se till att din hållning återspeglar uppmärksamhet.

Aktivt lyssnande och engagemang

Aktivt lyssnande: Detta innebär att höra och förstå och tolka vad någon säger. Visa att du är uppmärksam genom att nicka, ge verbala bekräftelser och ställa följdfrågor.

Engagemang: Uppmuntra interaktion och delaktighet. Använd personers namn när du tilltalar dem, fråga efter deras åsikter och svara på deras kommentarer eller frågor. Detta kan göra mötet mer engagerande och produktivt.

Hantera Q&A-sessioner

Frågestunder kan ofta vara den mest interaktiva delen av ett virtuellt möte. Här är några tips för att hantera dem effektivt:

• Sätt tydliga riktlinjer: I början av mötet, låt deltagarna veta hur och när de kan ställa frågor (t.ex. använda chattrutan, räcka upp handen eller vänta tills en viss tid för frågor och svar).
• Måttlig Ganska: Se till att alla får en chans att ställa sin fråga. Om en person dominerar, be dem artigt att hålla sina frågor tills andra har haft en möjlighet.
• Var redo: Förutse möjliga frågor utifrån mötesagendan och förbered dina svar. Om du inte vet svaret på en fråga är det okej att säga det och lova att följa upp senare.

Genom att fokusera på dessa områden kan du främja effektiv kommunikation i virtuella möten, vilket gör dem mer produktiva och roligare för alla deltagare.

Uppföljning efter mötet

Genomförandet av ett virtuellt möte betyder inte slutet på ansvaret. En avgörande del av processen är uppföljningar efter mötet som säkerställer effektiviteten och produktiviteten för hela mötet.

Vikten av uppföljningar efter mötet

Uppföljningar efter mötet tjänar flera viktiga syften:

• De säkerställer att alla deltagare är överens om beslut som fattas och uppgifter som tilldelas under mötet.
• De ger ett referat från mötet för framtida referens.
• De håller farten igång och säkerställer att de idéer och åtgärder som diskuterades på mötet förs vidare till det faktiska arbetet.

Skicka ut mötesprotokoll och åtgärdspunkter

Möte protokoll: Dessa mötesanteckningar är en detaljerad förteckning över vad som diskuterades, fattade beslut och åtgärdspunkter som tilldelats under mötet. Det är bäst att skicka ut dessa så snart som möjligt efter mötet när allt fortfarande är färskt. Skapa och dela protokollen med verktyg som Google Docs eller Microsoft Word. 

Åtgärdsposter: Detta är specifika uppgifter som tilldelas enskilda personer under mötet. Ange tydligt åtgärdspunkten, vem som är ansvarig och deadline. Håll enkelt reda på funktionerna med Trello eller Asana. 

Söker feedback för ständig förbättring

För att förbättra kvaliteten på framtida möten är det värdefullt att söka feedback från deltagarna. Du kan be om feedback om olika aspekter, såsom mötets längd, kommunikationseffektivitet, användbarheten av det diskuterade innehållet etc. Denna feedback kan samlas in genom en snabb undersökning med hjälp av verktyg som Google Forms eller SurveyMonkey.

Kom ihåg att målet med en uppföljning efter mötet är att underlätta effektiv kommunikation, säkerställa ansvarsskyldighet och kontinuerligt förbättra dina virtuella mötesetikettregler och processer. Genom att göra detta flitigt kan du förbättra produktiviteten och effektiviteten av dina virtuella möten avsevärt.

Tips och tricks för framgångsrika virtuella möten

Även om grunderna för att genomföra en utmärkt virtuell mötesetikett är okomplicerad, kan många ytterligare tips och tricks ta dina möten från bra till bra. Här är några av dem:

1. Testa din teknik: Innan du börjar, testa din internetanslutning, ljud, video och annan teknik du planerar att använda. Se till att din mötesplattform är uppdaterad och kompatibel med alla deltagares enheter.
2. Skapa en agenda: En välstrukturerad agenda kan göra ditt möte mer produktivt. Dela det i förväg så att deltagarna vet vad de kan förvänta sig och kommer förberedda.
3. Använd video: Uppmuntra alla att slå på sina kameror när det är möjligt. Att se varandras ansikten kan göra mötet mer engagerande och skapa bättre kontakter.
4. Minimera distraktioner: Välj en lugn plats för ditt möte och stäng av alla aviseringar som kan störa flödet. Be deltagarna att göra detsamma.
5. Var inkluderande: Se till att alla har möjlighet att delta. Detta gör mötet mer interaktivt och säkerställer att alla perspektiv hörs.
6. Spela in mötet: Om din plattform tillåter, spela in mötet. Detta kan vara användbart för dem som inte kunde närvara eller behöver hänvisa till diskussionen.
7. Använd interaktiva funktioner: Många plattformar erbjuder funktioner som omröstningar, frågesporter och whiteboards som kan göra ditt möte mer interaktivt och engagerande.
8. Pauser för längre möten: Om ditt möte kommer att pågå i mer än en timme, schemalägg korta pauser för att förhindra trötthet och behålla fokus.
9. Professionellt utseende: Klä dig som om du deltar i ett personligt möte. Detta visar respekt för de andra deltagarna och sätter en professionell ton.
10. Stöd för nya verktyg: Om du använder ett nytt verktyg eller en ny funktion, tillhandahåll en kort handledning eller supportmaterial för att hjälpa deltagarna att komma igång.

Genom att införliva dessa tips och tricks kan du höja effektiviteten i dina virtuella möten och göra dem mer engagerande, produktiva och inkluderande.

Slutsats

Virtuella möten har blivit avgörande för samarbete och beslutsfattande. De tillåter oss att få kontakt med kollegor, partners och kunder över avstånd, och bryter ner geografiska barriärer. Men för att dra full nytta av detta kommunikationssätt är det avgörande att genomföra dessa onlinemöten effektivt.

Från att säkerställa tydlig verbal och icke-verbal kommunikation, öva aktivt lyssnande och engagemang, hantera frågestunder effektivt, flitig uppföljning efter mötet och tillämpa olika tips och tricks för virtuella eventetiketter, varje aspekt bidrar väsentligt till framgången för dina virtuella möten .

Fördelarna med effektiva virtuella möten är många. De sparar tid och resurser, förbättrar produktiviteten, främjar bättre samarbete och säkerställer att alla är inriktade mot gemensamma mål. Dessutom ger de en möjlighet att kontinuerligt förbättra genom feedback och iterativt lärande.

Så när du förbereder dig för ditt nästa virtuella möte, kom ihåg att tillämpa dessa strategier och tekniker. De kommer att göra dina möten mer framgångsrika och förvandla dem till ett kraftfullt verktyg för att driva ditt teams prestationer och resultat. Nu väntar mer produktiva och engagerande virtuella möten.