Віртуальна нарада 101: проводите наради як професіонал

За останні роки в діловому спілкуванні відбулися кардинальні зміни. Поява віддаленої роботи та технологічний прогрес породили віртуальні зустрічі, назавжди змінивши спосіб підключення, співпраці та спілкування. 

Останні дослідження показали, що більше 80% працівників зараз вірять відеоконференції мають вирішальне значення для їхнього робочого життя.

Віртуальні зустрічі, які проводяться на таких платформах, як Microsoft Teams, пропонують такі унікальні переваги, як зручність, гнучкість і економічна ефективність. Вони швидко перейшли від необов’язкового способу спілкування до важливої ​​частини нашого професійного життя. Віртуальні зустрічі стали основним елементом у різних галузях, від невеликих командних зустрічей до масштабних міжнародних конференцій.

Однак орієнтуватися на цій новій місцевості може бути складно. З відповідними навичками та знаннями віртуальні події можуть швидко стати продуктивними та приємними враженнями. Ось чому оволодіння мистецтвом проведення віртуальних зустрічей має першочергове значення.

Ця публікація в блозі надасть вичерпний посібник щодо правильної віртуальної зустрічі. етикету у «Virtual Meetings 101», що гарантує, що ви можете проводити свої зустрічі як професіонал у цю цифрову еру.

Розуміння віртуальних зустрічей

Віртуальні зустрічі, також відомі як онлайнові або віддалені зустрічі, — це взаємодія в режимі реального часу через Інтернет. Учасники з різних місць можуть підключатися та спілкуватися за допомогою аудіо-, відео- та текстових носіїв. Ці зустрічі усувають географічні бар’єри, дозволяючи окремим особам і компаніям безперешкодно взаємодіяти незалежно від того, де вони знаходяться.

Кілька платформ сприяють віртуальним подіям, кожна з яких має унікальні функції:

Аддон віртуальних подій MEC

Цінний інструмент для керування віртуальними зустрічами та подіями. Віртуальні події addon спрощує процес планування, запрошення учасників і керування самою зустріччю. Завдяки сумісності з різними платформами відеоконференцій, він забезпечує доступність для всіх учасників.

Крім того, він пропонує такі важливі функції, як нагадування про події та керування учасниками, що підвищує продуктивність і ефективність. виклики.

Zoom

Zoom, відомий своїм зручним інтерфейсом, пропонує високоякісні відео- та аудіоконференції. Він підтримує спільний доступ до екрана та запис зустрічей, а також має кімнати для обговорень менших груп під час більш важливої ​​зустрічі.

Microsoft Teams

Інтегрований із Microsoft Office Suite, Teams дозволяє легко співпрацювати над документами під час зустрічей. Він також пропонує функції чату, обміну файлами та налаштування фону.

Google зустрітися

Як частина Google Workspace Meet інтегрується з такими інструментами, як Google Календар і Gmail. Він пропонує живі субтитри, режим слабкого освітлення та функції шумозаглушення.

Miro

На відміну від традиційних відеоконференцій, Miro є візуальною платформою для співпраці з іншим програмним забезпеченням для зустрічей. Він пропонує інтерактивні дошки, ідеальні для мозкового штурму та планування проектів.

Цифровий настінний календар

Цей інноваційний інструмент допомагає легко організовувати та планувати віртуальні зустрічі. Завдяки інтеграції з різними платформами, такими як Zoom, Microsoft Teams і Google Meet, він відображає всі ваші зустрічі в одному місці.

Команда цифровий настінний календар також надсилає нагадування про майбутні зустрічі, гарантуючи, що ви ніколи не пропустите важливу дискусію. Це є відмінний інструмент для команд, що працюють віддалено оскільки він візуально представляє розклад кожного, сприяючи кращій координації та ефективному управлінню часом.

Переваги віртуальних зустрічей

1. Зручність: Учасники можуть приєднатися до зустрічі будь-де та будь-коли, скорочуючи час і витрати на дорогу.
2. Збільшення участі: люди, які зазвичай не говорять під час особистих зустрічей, можуть відчувати себе зручніше, беручи участь у віртуальному середовищі.
3. Економічне: Компанії можуть заощадити на проїзді, проживанні та витратах на місце проведення.
4. Облік: Більшість платформи віртуальних зустрічей дозволяють користувачам швидко записувати та транскрибувати зустрічі для подальшого використання.

Недоліки віртуальних зустрічей

1. Технічні проблеми: Погане підключення до Інтернету та збої апаратного чи програмного забезпечення можуть перервати зустрічі.
2. Відсутність особистої взаємодії: Невербальні сигнали можуть бути втрачені під час віртуальних зустрічей, що потенційно може призвести до неправильного спілкування.
3. Відволікання: учасники можуть бути більш схильні до відволікань у своєму оточенні порівняно з контрольованим офісним середовищем.
4. Різниці часових поясів: Координувати час зустрічі в різних часових поясах може бути складно.

Незважаючи на труднощі, переваги віртуальних зустрічей часто переважують недоліки, особливо в сучасному бізнес-середовищі. За допомогою правильних стратегій і інструменти планування, віртуальні зустрічі можуть бути настільки ж ефективними, якщо не більш ефективними, ніж традиційні зустрічі віч-на-віч.

Підготовка до віртуальної зустрічі

Як і традиційні особисті зустрічі, підготовка має життєво важливе значення для успіху віртуальних зустрічей. Ось що вам потрібно зробити:

Технічне налаштування

Надійне підключення до Інтернету: Ніщо так не заважає віртуальній події, як погане підключення до Інтернету. Переконайтеся, що у вас є стабільне та високошвидкісне з’єднання, щоб запобігти перебоям під час зустрічі.

Відповідне апаратне та програмне забезпечення: Переконайтеся, що ваш пристрій (ноутбук, настільний комп’ютер, планшет або смартфон) має необхідні апаратні характеристики для запуску програмне забезпечення для зустрічей плавно. Це включає наявність якісної веб-камери та мікрофона.

Професійне середовище: Виберіть тихе місце з мінімальним фоновим шумом. Оточення позаду вас повинно виглядати професійно, оскільки воно додає загального враження, яке ви справляєте. Віртуальний фон може бути хорошим варіантом, якщо ваше оточення не ідеальне.

Спілкування перед зустріччю

Ефективне спілкування перед зустріччю може задати тон і очікування для офісних зустрічей, що призводить до більш продуктивних сеансів.

Розсилання запрошень: використовуйте такий інструмент, як Календар Google або Outlook, щоб надсилати запрошення на віддалені зустрічі. Додайте дату, час (за потреби враховуючи різні часові пояси) і посилання для приєднання до сеансу.

Обмін порядком денним: Розішліть порядок денний заздалегідь. Це дає учасникам уявлення про те, чого очікувати, і дозволяє їм відповідно підготуватися. За допомогою Trello або Asana можна створювати розпорядки дня та ділитися ними з віддаленими учасниками.

Матеріали до зустрічі: якщо деякі документи чи презентації учасникам зустрічі потрібно переглянути перед зустріччю, поділіться ними заздалегідь. Діліться файлами за допомогою таких інструментів, як Google Drive або Dropbox. 

Витративши час на належну підготовку, ви збільшуєте шанси на безперебійне проведення наради та гарантуєте, що учасники зможуть повною мірою брати участь у обговоренні та робити свій внесок.

Проведення віртуальної зустрічі

Проведення успішної віртуальної зустрічі передбачає більше, ніж увійти в систему та почати розмову.

Ось кілька важливих аспектів віртуального дзвінка, які слід враховувати:

Етикет віртуальної зустрічі

Починаємо вчасно та дотримуємося розкладу: Як і під час особистих зустрічей, вчасно починати та завершувати віртуальні зустрічі є вирішальним. Це свідчить про повагу до часу та розкладу учасників. Планування зустрічей гарантує, що всі критичні питання порядку денного зустрічі розглядаються протягом відведеного часу.

Встановлення основних правил: Встановіть чіткі вказівки щодо участі та взаємодії. Наприклад, попросіть учасників вимкнути мікрофони, коли вони не говорять, щоб мінімізувати фоновий шум, або скористайтеся функцією «підняти руку» для запитань чи коментарів. Ці правила допомагають підтримувати порядок і гарантують, що кожен отримає можливість зробити свій внесок.

Керування обговореннями

Заохочення до участі: активно заохочуйте всіх до участі. Ви можете зателефонувати окремим особам безпосередньо або поставити відкриті запитання, щоб стимулювати обговорення.

Обробка переривань: у разі переривання вийдіть із кімнати або ввічливо поверніть розмову на потрібне русло. Якщо хтось домінує в дискусії, тактовно втрутитесь і дайте іншим можливість висловитися.

Вирішуємо технічні проблеми: Будьте терплячими та з розумінням, якщо учасники стикаються з технічними проблемами. У разі потреби майте резервний план, як-от можливість телефонного підключення для тих, хто має проблеми з відео.

Інструменти та функції

Більшість платформ віртуальних зустрічей пропонують низку інструментів і функцій для покращення ваших зустрічей:

• Обмін екраном: Це дозволяє вам ділитися своїм екраном з іншими, корисно для презентацій, демонстрації процесу або обговорення документа.
• Віртуальні фони: вони можуть маскувати ваше природне походження, додаючи професійного відтінку або трохи веселощів вашим зустрічам.
• Номери прориву: на таких платформах, як Zoom, ви можете розділити зустріч на менші групи для більш зосереджених обговорень і зібрати всіх разом.
• Функція чату: учасники можуть використовувати це, щоб ставити запитання чи ділитися посиланнями, не перебиваючи доповідача.

Дотримуючись цих вказівок, ви можете забезпечити свої віртуальні зустрічі з члени команди продуктивні але також захоплюючим та інклюзивним для всіх учасників.

Ефективне спілкування під час віртуальних зустрічей

Ефективне спілкування це стрижень, який утримує віртуальну подію разом. Це більше, ніж просто говорити чітко; це також активне слухання та взаємодія з іншими.

Ось кілька порад щодо покращення спілкування під час віртуальних зустрічей:

Вербальне та невербальне спілкування

Чітко говорити: у віртуальному середовищі ваш голос є одним із основних інструментів спілкування. Говоріть чітко та в помірному темпі, переконавшись, що мікрофон працює добре. Уникайте використання жаргону чи складних термінів, які можуть заплутати учасників.

Використання відповідної мови тіла: Навіть якщо ви фізично відсутні, невербальні сигнали, такі як міміка, жести та поза тіла, все одно мають значення. Підтримуйте зоровий контакт, дивлячись у камеру, використовуючи жести, щоб підкреслити точки, і переконавшись, що ваша поза відображає уважність.

Активне слухання та залучення

Активне слухання: Це передбачає слухання, розуміння та інтерпретацію того, що хтось говорить. Покажіть, що ви уважні, киваючи, даючи усні підтвердження та ставлячи додаткові запитання.

заручини: Заохочуйте взаємодію та участь. Використовуйте імена людей, звертаючись до них, запитуйте їхню думку та відповідайте на їхні коментарі чи запитання. Це може зробити зустріч більш цікавою та продуктивною.

Ведення сеансів запитань і відповідей

Сеанси запитань і відповідей часто можуть бути найбільш інтерактивною частиною віртуальної зустрічі. Ось кілька порад, як ефективно впоратися з ними:

• Встановіть чіткі вказівки: на початку зустрічі повідомте учасникам, як і коли вони можуть ставити запитання (наприклад, за допомогою вікна чату, підняттям руки або дочекавшись призначеного часу запитань і відповідей).
• Помірно Справедливо: переконайтеся, що кожен має можливість поставити своє запитання. Якщо одна особа домінує, ввічливо попросіть її затримати свої запитання, поки інші не матимуть такої можливості.
• Будь готовий: Передбачте можливі запитання на основі порядку денного зустрічі та підготуйте свої відповіді. Якщо ви не знаєте відповіді на запитання, можна сказати про це та пообіцяти відповісти пізніше.

Зосередившись на цих сферах, ви можете сприяти ефективній комунікації під час віртуальних зустрічей, роблячи їх більш продуктивними та приємними для всіх учасників.

Подальші дії після зустрічі

Завершення віртуальної зустрічі не означає закінчення обов'язків. Вирішальною частиною процесу є подальші дії після зустрічі, які забезпечують ефективність і продуктивність усієї зустрічі.

Важливість подальших заходів після зустрічі

Подальші дії після зустрічі служать кільком важливим цілям:

• Вони гарантують, що всі учасники погоджуються щодо прийнятих рішень і поставлених завдань під час зустрічі.
• Вони надають запис зустрічі для подальшого використання.
• Вони зберігають динаміку, гарантуючи, що ідеї та дії, обговорені на зустрічі, втілюються в реальну роботу.

Надсилання протоколів наради та завдань

Протокол зустрічей: Ці нотатки до наради є детальним записом того, що обговорювалося, прийнятих рішень і завдань, призначених під час наради. Найкраще надіслати їх якнайшвидше після зустрічі, коли все ще свіже. Створюйте протоколи та діліться ними за допомогою таких інструментів, як Google Docs або Microsoft Word. 

Елементи дії: Це конкретні завдання, призначені окремим особам під час зустрічі. Чітко вкажіть пункт дії, відповідального та кінцевий термін. Легко відстежуйте функції за допомогою Trello або Asana. 

Потрібні відгуки для постійного вдосконалення

Щоб покращити якість майбутніх зустрічей, дуже важливо отримати відгуки учасників. Ви можете запитати відгук про різні аспекти, такі як тривалість зустрічі, ефективність спілкування, корисність обговорюваного вмісту тощо. Цей відгук можна зібрати за допомогою швидкого опитування за допомогою таких інструментів, як Google Forms або SurveyMonkey.

Пам’ятайте, що мета подальших дій після зустрічі – сприяти ефективній комунікації, забезпечити підзвітність і постійно вдосконалювати правила та процеси етикету віртуальної зустрічі. Роблячи це старанно, ви можете значно підвищити продуктивність і ефективність своїх віртуальних зустрічей.

Поради та підказки для успішних віртуальних зустрічей

Хоча основи етикету проведення відмінної віртуальної зустрічі прості, багато додаткових порад і підказок можуть перетворити ваші зустрічі з хороших на чудові. Ось деякі з них:

1. Перевірте свою техніку: перед початком перевірте підключення до Інтернету, аудіо, відео та будь-які інші технології, які ви плануєте використовувати. Переконайтеся, що ваша платформа зустрічі оновлена ​​та сумісна з пристроями всіх учасників.
2. Створіть порядок денний: добре структурований порядок денний може зробити вашу зустріч більш продуктивною. Поділіться цим заздалегідь, щоб учасники знали, чого очікувати, і прийшли підготовленими.
3. Використовуйте відео: Заохочуйте всіх увімкнути камери, коли це можливо. Бачити обличчя один одного може зробити зустріч більш захоплюючою та сприяти кращим зв’язкам.
4. Мінімізуйте відволікання: виберіть тихе місце для зустрічі та вимкніть будь-які сповіщення, які можуть перервати хід. Попросіть учасників зробити те саме.
5. Будьте інклюзивними: Переконайтеся, що кожен має можливість взяти участь. Це робить зустріч більш інтерактивною та забезпечує почуття всіх точок зору.
6. Запис зустрічі: якщо ваша платформа дозволяє, запишіть зустріч. Це може бути корисно для тих, хто не зміг бути присутнім або потребує посилання на обговорення.
7. Використовуйте інтерактивні функції: багато платформ пропонують такі функції, як опитування, вікторини та дошки, які можуть зробити вашу зустріч більш інтерактивною та цікавою.
8. Перерви для тривалих зустрічей: якщо ваша зустріч триватиме більше години, заплануйте короткі перерви, щоб запобігти втомі та зберегти концентрацію.
9. Професійний вигляд: Одягніться так, ніби берете участь у особистій зустрічі. Це демонструє повагу до інших учасників і задає професійний тон.
10. Підтримка нових інструментів: якщо ви використовуєте новий інструмент або функцію, надайте короткий посібник або допоміжні матеріали, щоб допомогти учасникам прискоритися.

Використовуючи ці поради та підказки, ви можете підвищити ефективність своїх віртуальних зустрічей, зробивши їх більш захоплюючими, продуктивними та інклюзивними.

Висновок

Віртуальні зустрічі стали життєво важливими для співпраці та прийняття рішень. Вони дозволяють нам спілкуватися з колегами, партнерами та клієнтами на відстані, долаючи географічні бар’єри. Однак, щоб отримати повну користь від цього способу спілкування, дуже важливо ефективно проводити ці онлайн-зустрічі.

Від забезпечення чіткої вербальної та невербальної комунікації, практики активного слухання та взаємодії, ефективного проведення сеансів запитань і відповідей, ретельного спостереження після зустрічі та застосування різноманітних порад і хитрощів щодо етикету віртуальних подій, кожен аспект значно сприяє успіху ваших віртуальних зустрічей. .

Переваги ефективних віртуальних зустрічей численні. Вони економлять час і ресурси, підвищують продуктивність, сприяють кращій співпраці та гарантують, що всі налаштовані на спільні цілі. Крім того, вони дають можливість постійно вдосконалюватися за допомогою зворотного зв’язку та ітеративного навчання.

Отже, коли ви готуєтеся до наступної віртуальної зустрічі, не забудьте застосувати ці стратегії та техніки. Вони зроблять ваші зустрічі успішнішими та перетворять їх на потужний інструмент для підвищення продуктивності та результатів вашої команди. Попереду ще більше продуктивних і цікавих віртуальних зустрічей.