باعتبارك مالكًا للأعمال، يجب عليك التأكد من أنك قادر على قضاء وقتك مركّزًا على المجالات التي تحتاج إليك أكثر.
ومع ذلك، ففي كثير من الأحيان تأتي في إطار ذلك أمور تافهة تبدو وكأنها تعمل على تحويل وقتك واهتمامك.
بغض النظر عن مدى تفاهتها، فإنها قد تكون أيضًا مهمة بشكل لا يصدق لشركتك بشكل عام.
قد يكون من الجيد الاستعانة بمصادر خارجية لبعض هذه المسؤوليات لوكالات أو شركات أخرى حتى تتمكن من التركيز على ما تفعله بشكل أفضل.
ولهذا السبب قمنا بإعداد هذه القائمة للمهام التي يجب عليك أن تفكر في الاستعانة بمصادر خارجية لتنفيذها.
باختصار: استعن بمصادر خارجية للأعمال التي تتطلب خبرة متخصصة لا تملكها (مثل الشؤون القانونية والمحاسبية وأمن المعلومات)، والمهام المتكررة التي تستغرق وقتًا طويلاً (مثل مسك الدفاتر وصيانة المواقع الإلكترونية والدعم الفني المباشر)، وأي شيء تحتاجه من حين لآخر (مثل عمليات الإنتاج ومشاريع التصميم). احتفظ داخل الشركة بالأمور التي تُحدد جوهر عملك: استراتيجيتك، ومنتجك، وعلاقاتك الرئيسية مع العملاء، ورسالة علامتك التجارية.
المهام التي يجب عليك الاستعانة بمصادر خارجية للقيام بها في عملك
كل عمل تجاري فريد من نوعه، ولكن هذه الأفكار يجب أن تمنحك الإلهام وتساعدك في العثور على أفضل الطرق لتوفير الوقت لنفسك:
المسائل القانونية
إذا كان لديك أي شيء قانوني على الإطلاق يحتاج إلى معالجة، فيجب عليك عرضه على محامٍ مؤهل بدلاً من محاولة التعامل معه بنفسك.
هناك طريقة صحيحة للتعامل مع المسائل القانونية، وهناك أيضًا طرق خاطئة كثيرة للتعامل معها.
إذا لم تكن محترفًا قانونيًا، فلا ينبغي لك أن تبحث في هذه الأمور.
بدلاً من ذلك، اعمل مع فريق من المحامين ذوي الخبرة أو وكيل مسجل يفهم تخصصك لضمان حصولك على مشورة قانونية سليمة تفيد عملك بشكل جيد.
بمجرد إنشاء عملك، يجب أن تكون مستعدًا للعثور على محامٍ سيعمل معك.
وسوف يكونون بجانبك طوال مدة شركتك وربما حتى أبعد من ذلك إذا اخترت فتح المزيد.
توجه إليهم لإجراء تغييرات على عقودك، والحصول على المشورة بشأن مسائل معينة، والعلامات التجارية، وإدارة الصناديق الاستئمانية ، وغير ذلك الكثير.
إذا لم يتمكنوا من التعامل مع المشكلة بأنفسهم، فمن المؤكد أنهم سيكونون قادرين على وضعك على اتصال بشخص قادر على ذلك.
المحاسبة
كما هو الحال مع المسائل القانونية، لا ينبغي لك أيضًا المساس بحساباتك إلا إذا كان لديك خلفية في المحاسبة بنفسك.
هذه منطقة مهمة للغاية وتحتاج إلى التأكد من أنك تسجل بشكل صحيح إنفاقك ونفقاتك العامة لضمان أن تكون مالية العمل صحية.
بإمكان المحاسبين الاهتمام بالصحة المالية لشركتك، بالإضافة إلى الاهتمام بأمور مهمة مثل قسائم الرواتب ومدفوعات الضرائب.
وبما أن هذا قد يكون أحد المجالات التي تستغرق وقتاً طويلاً، فإن العثور على محاسب جدير بالثقة أمر لا بد منه أيضاً للمساعدة في الحفاظ على استمرارية عملك.
وسوف يتمكنون من إخبارك على وجه التحديد بالمعلومات التي يجب عليك إرسالها إليهم للمساعدة في الحفاظ على العمل بشكل جيد.
التسويق
يعد التسويق مهمًا لأي عمل تجاري لأنه العملية المستخدمة للمساعدة في جذب عملائك.
ومع ذلك، هناك جوانب من هذا الأمر يمكن الاستعانة بمصادر خارجية للقيام بها لتسهيل التعامل مع الأمور عليك إلى حد ما.
على سبيل المثال، تحب العديد من العلامات التجارية النشر يوميًا على وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بها للمساعدة في الحفاظ على مستوى عالٍ من التفاعل بينها وبين عملائها.
ومع ذلك، قد يستغرق هذا الأمر وقتًا طويلاً، وهذا يعني أنك قد تفقد بعض الوقت الثمين في اليوم عندما ينبغي أن تقوم بمهمة قد تكون أكثر فائدة للشركة بشكل عام.
وبالمثل، عندما يتعلق الأمر بالتسويق، هناك أشياء معينة يمكنك القيام بها بنفسك.
على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في إرسال رسائل إخبارية عبر البريد الإلكتروني، يمكنك البحث عن خدمات التسويق عبر البريد الإلكتروني التي ستساعدك على القيام بذلك بسرعة.
يمكنك أيضًا الاستعانة بوكالة خارجية لإنجاز جزء من هذه المهمة - وطلب المساعدة منهم في كتابة النص والرسومات الخاصة بالمشروع - قبل تجميع كل شيء معًا وإرساله إلى العملاء المعنيين.
إن نقل التسويق الخاص بك إلى الداخل قد يكون مكلفًا ويتطلب الكثير من الاستثمار الطويل الأجل في الأدوات والتطوير الشخصي.
ولهذا السبب فإن الاستعانة بمصادر خارجية للتسويق قد يكون طريقة مثالية لتوفير المال والحصول في الوقت نفسه على حلول التسويق التي تحتاجها شركتك لتزدهر.
تكنولوجيا المعلومات، صيانة المواقع الإلكترونية، والأمن السيبراني
من السهل تأجيل تحديث موقعك الإلكتروني، وحفظ نسخ احتياطية منه، وتأمينه، إلى أن يتعطل. يمكن لمزود خدمات تكنولوجيا المعلومات المُدارة أو خدمة صيانة المواقع الإلكترونية أن تتولى تحديثات البرامج، والنسخ الاحتياطية، ومراقبة وقت التشغيل، وفحوصات الأمان مقابل رسوم شهرية ثابتة. إذا كنت تدير موقعًا على منصة ووردبريس، فإن العديد من الوكالات تقدم خطط رعاية شاملة تغطي كل ذلك، ما يجنبك عناء إصلاح الإضافات المعطلة في منتصف الليل.
دعم العملاء
مع نموّك، يصبح الردّ على كلّ بريد إلكتروني ورسالة نصية بنفسك أمرًا غير واقعي. بإمكان فرق الدعم الخارجية تغطية أوقات المساء وعطلات نهاية الأسبوع، بالإضافة إلى توفّر لغات أخرى، كما يمكن لمساعدي الدردشة المدعومين بالذكاء الاصطناعي التعامل مع العديد من الأسئلة البسيطة والمتكررة. احتفظ بالمسائل المعقدة أو الحساسة للأشخاص الذين لديهم معرفة جيدة بمنتجك، وراجع المحادثات بانتظام لضمان جودة عالية.
تصنيع
في بعض الأحيان، قد يكون لدينا منتج يتطلب عملية متخصصة لإنشائه.
في حين أن الهدف قد يكون يومًا ما القيام بذلك داخليًا، فإن لديك فرصة رائعة لمساعدة شركة أخرى من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لبعض الأعمال لهم هنا.
قد يكون الأمر بسيطًا مثل مطالبتهم بطباعة نموذج أولي ثلاثي الأبعاد لك، أو قد يكون مشروعًا أطول بكثير حيث ستعملون معًا في شراكة.
تأكد من عدم الوقوع في فخ صياغة المنتجات التي تم إنشاؤها من خلال هذا النوع من العلاقات.
على سبيل المثال، لن تتمكن من وضع علامة على مثل هذه المنتجات باعتبارها "منتجة داخليًا"، على الرغم من أنه قد يكون بوسعك تجميع بعضها.
إذا كنت تحاول الحصول على نوع معين من الشهادات لمنتجك، فيجب عليك التأكد من قراءة الشروط والأحكام المقدمة معه بعناية.
إن الاستعانة بمصادر خارجية لتصنيع منتجاتك يمكن أن يوفر عليك الكثير من المتاعب، ويضمن حصول عملائك على المنتجات عالية الجودة التي يحتاجون إليها.
تأكد من إجراء البحث للعثور على شريك التصنيع المناسب وتأكد من أنه ينتج مستوى البضائع الذي تتوقعه.
كيفية اختيار الشريك المناسب للاستعانة بمصادر خارجية
- تبدأ صغيرة. اختبر شريكك بمشروع واحد محدد المعالم قبل تسليم العمل المستمر إليه.
- تحقق من النتائج الحقيقية. اطلب مراجع وأمثلة لأعمال شركات مماثلة لشركتك.
- اتفقوا على شروط واضحة. يجب توثيق نطاق العمل، والمواعيد النهائية، والتكاليف، وحماية البيانات، ومن يملك العمل كتابياً.
- احمِ وصولك. امنح الشركاء حساباتهم الخاصة مع الصلاحيات التي يحتاجونها فقط، وقم بإزالة الوصول عند انتهاء العمل.
- احتفظ بالمعرفة. تأكد من توثيق العمليات وكلمات المرور، حتى لا تكون مقيدًا بمورد واحد.
الحد الأدنى
في نهاية المطاف، يعد الاستعانة بمصادر خارجية موردًا رائعًا تستخدمه العديد من الشركات لتوفير الوقت والسماح لها بالتركيز على إدارة أعمالها.
فهو يسمح لك ببناء علاقات رائعة في جميع أنحاء عالم الأعمال، مع ضمان قدرتك على تحقيق الأهداف التي تحتاجها شركتك للنجاح.
إذا كنت تشعر بأنك تقضي وقتًا طويلاً جدًا في مهام تافهة دون أن تتمكن أبدًا من العمل بدقة على العمليات الفعلية لشركتك، فقد ترغب في البحث في الاستعانة بمصادر خارجية.
هناك العديد من الأيدي المختلفة التي تنتظر أن تقدم لك مساعدتها.
في عالم الأعمال، لن تكون وحيدًا أبدًا، ويساعد الاستعانة بمصادر خارجية في إثبات ذلك.
بغض النظر عن صناعتك، يجب أن تكون قادرًا على العثور على بعض الأشخاص الرائعين الذين ينتظرون مساعدتك في تلبية احتياجات شركتك.
استخدم هذه المقالة كدليل لمساعدتك في تحديد المهام التي يجب الاستعانة بمصادر خارجية لتنفيذها والمهام التي يجب عليك الاحتفاظ بها داخل الشركة لضمان إنفاق وقتك وجهدك بحكمة.
