Réunion virtuelle 101 : Menez des réunions comme un pro

Ces dernières années, des transformations spectaculaires se sont produites dans la communication d’entreprise. L'avènement du travail à distance et les progrès technologiques ont donné naissance à des réunions virtuelles, changeant à jamais la façon dont nous nous connectons, collaborons et communiquons. 

Des études récentes ont montré que plus de 80 % des travailleurs croient désormais la visioconférence est cruciale dans leur vie professionnelle.

Les réunions virtuelles, qui se déroulent sur des plateformes telles que Microsoft Teams, offrent des avantages uniques tels que la commodité, la flexibilité et la rentabilité. Ils sont rapidement passés d'un mode de communication optionnel à un élément essentiel de notre vie professionnelle. Les réunions virtuelles sont devenues un incontournable dans divers secteurs, des petites réunions d'équipe aux conférences internationales à grande échelle.

Cependant, naviguer sur ce nouveau terrain peut s’avérer difficile. Avec les compétences et connaissances appropriées, les événements virtuels peuvent rapidement devenir des expériences productives et agréables. C'est pourquoi il est primordial de maîtriser l'art de mener des réunions virtuelles.

Cet article de blog fournira un guide complet sur la bonne réunion virtuelle. l'étiquette dans « Virtual Meetings 101 », vous garantissant de pouvoir mener vos réunions comme un pro à l'ère numérique.

Comprendre les réunions virtuelles

Les réunions virtuelles, également appelées réunions en ligne ou à distance, sont des interactions en temps réel sur Internet. Les participants de différents endroits peuvent se connecter et communiquer à l’aide de supports audio, vidéo et textuels. Ces réunions éliminent les barrières géographiques, permettant aux particuliers et aux entreprises d'interagir de manière transparente, où qu'ils se trouvent.

Plusieurs plateformes facilitent les événements virtuels, chacune avec des fonctionnalités uniques :

Module complémentaire d'événements virtuels MEC

Un outil précieux pour gérer des réunions et des événements virtuels. Événement virtuels Le module complémentaire simplifie le processus de planification, d'invitation de participants et de gestion de la réunion elle-même. Grâce à la compatibilité entre diverses plates-formes de vidéoconférence, il garantit l'accessibilité à tous les participants.

De plus, il offre des fonctionnalités cruciales telles que les rappels d'événements et la gestion des participants, améliorant ainsi la productivité et l'efficacité. défis.

Zoom

Connu pour son interface conviviale, Zoom propose des conférences vidéo et audio de haute qualité. Il prend en charge le partage d'écran et l'enregistrement des réunions et dispose de salles de sous-commission pour les discussions en petits groupes au sein d'une réunion plus importante.

Microsoft Teams

Intégré à la suite Microsoft Office, Teams permet une collaboration facile sur des documents lors des réunions. Il offre également des fonctionnalités de chat, de partage de fichiers et d'arrière-plans personnalisables.

Google Meet

Dans le cadre de Google Workspace, Meet s'intègre à des outils tels que Google Agenda et Gmail. Il offre des fonctionnalités de sous-titrage en direct, de mode faible luminosité et de suppression du bruit.

Miro

Contrairement à la visioconférence traditionnelle, Miro est une plateforme de collaboration visuelle avec d'autres logiciels de réunion. Il fournit des tableaux blancs interactifs parfaits pour les séances de brainstorming et la planification de projets.

Calendrier mural numérique

Cet outil innovant permet d'organiser et de planifier facilement des réunions virtuelles. Intégré à diverses plateformes comme Zoom, Microsoft Teams et Google Meet, il affiche toutes vos réunions en un seul endroit.

La calendrier mural numérique envoie également des rappels pour les réunions à venir, vous assurant de ne jamais manquer une discussion importante. C'est un excellent outil pour les équipes travaillant à distance car il représente visuellement l'emploi du temps de chacun, favorisant une meilleure coordination et une gestion efficace du temps.

Avantages des réunions virtuelles

1. Pratique: Les participants peuvent rejoindre la réunion de n'importe où et à tout moment, réduisant ainsi le temps et les dépenses de déplacement.
2. Participation accrue: Les personnes qui ne s'expriment généralement pas lors de réunions en face à face peuvent se sentir plus à l'aise de contribuer dans un environnement virtuel.
3. Rentable: Les entreprises peuvent économiser sur les frais de déplacement, d’hébergement et de lieu.
4. Tenue de dossiers: Les plus plateformes de réunion virtuelle permettre aux utilisateurs d'enregistrer et de transcrire rapidement des réunions pour référence ultérieure.

Inconvénients des réunions virtuelles

1. Problèmes techniques: Une mauvaise connexion Internet et des pannes matérielles ou logicielles peuvent perturber les réunions.
2. Manque d'interaction personnelle: Les signaux non verbaux peuvent être perdus lors des réunions virtuelles, conduisant potentiellement à une mauvaise communication.
3. Les distractions: Les participants peuvent être plus sujets aux distractions dans leur environnement que dans un bureau contrôlé.
4. Différences de fuseau horaire: Coordonner les heures de réunion sur différents fuseaux horaires peut s'avérer difficile.

Malgré les défis, les avantages des réunions virtuelles l'emportent souvent sur les inconvénients, en particulier dans l'environnement commercial actuel. Avec les bonnes stratégies et outils de planification, les réunions virtuelles peuvent être tout aussi efficaces, sinon plus, que les réunions traditionnelles en face à face.

Préparation d'une réunion virtuelle

Tout comme les réunions traditionnelles en face à face, la préparation est essentielle au succès des réunions virtuelles. Voici ce que vous devez faire :

Configuration technique

Connexion Internet fiable: Rien ne perturbe plus un événement virtuel qu'une mauvaise connexion Internet. Assurez-vous de disposer d'une connexion stable et haut débit pour éviter toute interruption pendant la réunion.

Matériel et logiciels appropriés : assurez-vous que votre appareil (ordinateur portable, ordinateur de bureau, tablette ou smartphone) dispose des spécifications matérielles nécessaires pour exécuter le logiciel de réunion doucement. Cela inclut une webcam et un microphone de bonne qualité.

Environnement professionnel: Choisissez un endroit calme avec un minimum de bruit de fond. L’environnement derrière vous doit avoir l’air professionnel, car il ajoute à l’impression générale que vous faites. Un arrière-plan virtuel peut être une bonne option si votre environnement n'est pas idéal.

Communication préalable à la réunion

Une communication efficace avant la réunion peut donner le ton et les attentes des réunions de bureau, conduisant à des sessions plus productives.

Envoi d'invitations: utilisez un outil comme Google Agenda ou Outlook pour envoyer des invitations à des réunions à distance. Incluez la date, l'heure (en tenant compte des différents fuseaux horaires si nécessaire) et le lien pour rejoindre la session.

Partager l'ordre du jour: Envoyez l'ordre du jour à l'avance. Cela donne aux participants une idée de ce à quoi s'attendre et leur permet de se préparer en conséquence. Vous pouvez créer et partager des agendas avec des participants distants à l'aide de Trello ou Asana.

Documents préalables à la réunion: Si certains documents ou présentations doivent être examinés par les participants à la réunion avant la réunion, partagez-les au préalable. Partagez des fichiers avec des outils comme Google Drive ou Dropbox. 

En investissant du temps dans une bonne préparation, vous augmentez les chances que la réunion accueillant votre réunion virtuelle se déroule sans problème et vous garantissez que les participants peuvent pleinement s'engager et contribuer à la discussion.

Conduite de la réunion virtuelle

Organiser une réunion virtuelle réussie implique bien plus que se connecter et démarrer la conversation.

Voici quelques aspects critiques d’un appel virtuel à prendre en compte :

Étiquette des réunions virtuelles

Commencer à l’heure et respecter l’horaire: Tout comme pour les réunions en personne, il est crucial de commencer et de terminer les réunions virtuelles à temps. Cela montre le respect du temps et des horaires des participants. La planification des réunions garantit que tous les points critiques de l’ordre du jour de la réunion sont traités dans le temps imparti.

Établir des règles de base: Établir des lignes directrices claires pour la participation et l’interaction. Par exemple, demandez aux participants de couper leur microphone lorsqu'ils ne parlent pas afin de minimiser le bruit de fond ou d'utiliser la fonction « lever la main » pour des questions ou des commentaires. Ces règles aident à maintenir l’ordre et garantissent à chacun la possibilité de contribuer.

Gérer les discussions

Encourager la participation: Encouragez activement tout le monde à participer. Vous pouvez faire appel directement à des individus ou poser des questions ouvertes pour stimuler la discussion.

Gestion des interruptions: En cas d'interruption, quittez la salle ou remettez poliment la conversation sur les bons rails. Si quelqu’un domine la discussion, intervenez avec tact et donnez aux autres la possibilité de s’exprimer.

Gérer les problèmes techniques: Soyez patient et compréhensif si les participants rencontrent des problèmes techniques. Si nécessaire, disposez d'un plan de sauvegarde, tel qu'une option de connexion pour ceux qui rencontrent des problèmes avec la vidéo.

Outils et fonctionnalités

La plupart des plateformes de réunions virtuelles offrent une gamme d'outils et de fonctionnalités pour améliorer vos réunions :

• Partage d'écran: Cela vous permet de partager votre écran avec d'autres, utile pour les présentations, la démonstration d'un processus ou la discussion d'un document.
• Arrière-plans virtuels: Ceux-ci peuvent masquer votre arrière-plan naturel, ajoutant une touche professionnelle ou un peu de plaisir à vos réunions.
• Salles de sous-commission: Sur des plateformes comme Zoom, vous pouvez diviser votre réunion en petits groupes pour des discussions plus ciblées et réunir tout le monde.
• Fonction de chat: Les participants peuvent l'utiliser pour poser des questions ou partager des liens sans interrompre l'orateur.

En suivant ces directives, vous pouvez assurer vos réunions virtuelles avec les membres de l'équipe sont productifs mais aussi engageant et inclusif pour tous les participants.

Communication efficace dans les réunions virtuelles

Une communication efficace est la cheville ouvrière qui organise un événement virtuel ensemble. Il ne suffit pas de parler clairement ; c'est aussi écouter activement et s'engager avec les autres.

Voici quelques conseils pour améliorer votre communication lors de réunions virtuelles :

Communication verbale et non verbale

Parler clairement: Dans un environnement virtuel, votre voix est l'un de vos principaux outils de communication. Parlez clairement et à un rythme modéré, en vous assurant que votre microphone fonctionne bien. Évitez d’utiliser du jargon ou des termes complexes qui pourraient dérouter les participants.

Utiliser un langage corporel approprié: Même si vous n'êtes pas physiquement présent, les indices non verbaux tels que les expressions faciales, les gestes et la posture du corps sont toujours importants. Maintenez le contact visuel en regardant la caméra, en utilisant des gestes pour souligner les points et en vous assurant que votre posture reflète l'attention.

Écoute active et engagement

L'écoute active: Cela implique d'entendre, de comprendre et d'interpréter ce que quelqu'un dit. Montrez que vous êtes attentif en hochant la tête, en faisant des affirmations verbales et en posant des questions de suivi.

L’engagement: Encourager l’interaction et la participation. Utilisez le nom des personnes lorsque vous vous adressez à elles, demandez-leur leur avis et répondez à leurs commentaires ou à leurs questions. Ceci peut rendre la réunion plus engageante et productive.

Gestion des sessions de questions-réponses

Les séances de questions-réponses peuvent souvent constituer la partie la plus interactive d’une réunion virtuelle. Voici quelques conseils pour les gérer efficacement :

• Définir des directives claires: Au début de la réunion, indiquez aux participants comment et quand ils peuvent poser des questions (par exemple, en utilisant la boîte de discussion, en levant la main ou en attendant une heure de questions-réponses désignée).
• Modéré Assez: Assurez-vous que chacun ait la possibilité de poser sa question. Si une personne domine, demandez-lui poliment de poser ses questions jusqu'à ce que les autres en aient l'occasion.
• Être préparé: Anticipez les éventuelles questions en fonction de l’ordre du jour de la réunion et préparez vos réponses. Si vous ne connaissez pas la réponse à une question, vous pouvez le dire et promettre d'y donner suite plus tard.

En vous concentrant sur ces domaines, vous pouvez favoriser une communication efficace lors des réunions virtuelles, les rendant plus productives et plus agréables pour tous les participants.

Suivi après la réunion

La fin d'une réunion virtuelle ne signifie pas la fin des responsabilités. Une partie cruciale du processus implique des suivis post-réunion qui garantissent l'efficacité et la productivité de l'ensemble de la réunion elle-même.

Importance des suivis après la réunion

Les suivis post-réunion répondent à plusieurs objectifs essentiels :

• Ils veillent à ce que tous les participants soient d'accord sur les décisions prises et les tâches assignées au cours de la réunion.
• Ils fournissent un compte rendu de la réunion pour référence future.
• Ils maintiennent l’élan en veillant à ce que les idées et les actions discutées lors de la réunion se traduisent en travaux réels.

Envoi des procès-verbaux des réunions et des mesures à prendre

Comptes rendus des réunions: Ces notes de réunion sont un compte rendu détaillé de ce qui a été discuté, des décisions prises et des mesures à prendre assignées au cours de la réunion. Il est préférable de les envoyer le plus tôt possible après la réunion, lorsque tout est encore frais. Créez et partagez les procès-verbaux avec des outils comme Google Docs ou Microsoft Word. 

Éléments d'action: Ce sont des tâches spécifiques assignées à des individus lors de la réunion. Indiquez clairement la mesure à prendre, le responsable et la date limite. Suivez facilement les fonctions avec Trello ou Asana. 

Rechercher des commentaires pour une amélioration continue

Pour améliorer la qualité des réunions futures, il est utile de solliciter les commentaires des participants. Vous pouvez demander des commentaires sur divers aspects, tels que la durée de la réunion, l'efficacité de la communication, l'utilité du contenu discuté, etc. Ces commentaires peuvent être collectés via une enquête rapide à l'aide d'outils comme Google Forms ou SurveyMonkey.

N'oubliez pas que l'objectif d'un suivi post-réunion est de faciliter une communication efficace, de garantir la responsabilité et d'améliorer continuellement les règles et processus d'étiquette de votre réunion virtuelle. En faisant cela avec diligence, vous pouvez améliorer considérablement la productivité et l'efficacité de vos réunions virtuelles.

Trucs et astuces pour des réunions virtuelles réussies

Bien que les bases pour mener une excellente étiquette de réunion virtuelle soient simples, de nombreux trucs et astuces supplémentaires peuvent faire passer vos réunions de bonnes à excellentes. En voici quelques uns:

1. Testez votre technologie: Avant de commencer, testez votre connexion Internet, audio, vidéo et toute autre technologie que vous envisagez d'utiliser. Assurez-vous que votre plateforme de réunion est à jour et compatible avec les appareils de tous les participants.
2. Créer un ordre du jour: Un ordre du jour bien structuré peut rendre votre réunion plus productive. Partagez-le à l’avance afin que les participants sachent à quoi s’attendre et se préparent.
3. Utiliser la vidéo: Encouragez tout le monde à allumer son appareil photo autant que possible. Voir les visages des uns et des autres peut rendre la réunion plus engageante et favoriser de meilleures relations.
4. Minimiser les distractions: choisissez un endroit calme pour votre réunion et désactivez toutes les notifications qui pourraient interrompre le flux. Demandez aux participants de faire de même.
5. Soyez inclusif: Assurez-vous que tout le monde a la possibilité de participer. Cela rend la réunion plus interactive et garantit que tous les points de vue sont entendus.
6. Enregistrer la réunion: Si votre plateforme le permet, enregistrez la réunion. Cela peut être utile pour ceux qui n'ont pas pu assister à la discussion ou qui ont besoin de se référer à la discussion.
7. Utiliser les fonctionnalités interactives: De nombreuses plateformes proposent des fonctionnalités telles que des sondages, des quiz et des tableaux blancs qui peuvent rendre votre réunion plus interactive et engageante.
8. Pauses pour des réunions plus longues: Si votre réunion dure plus d'une heure, prévoyez de courtes pauses pour éviter la fatigue et rester concentré.
9. Apparence professionnelle: Habillez-vous comme si vous assistiez à une réunion en personne. Cela montre du respect pour les autres participants et donne un ton professionnel.
10. Prise en charge de nouveaux outils: Si vous utilisez un nouvel outil ou une nouvelle fonctionnalité, fournissez un bref didacticiel ou du matériel d'assistance pour aider les participants à se mettre au courant.

En intégrant ces trucs et astuces, vous pouvez augmenter l'efficacité de vos réunions virtuelles, les rendant plus engageantes, productives et inclusives.

Conclusion

Les réunions virtuelles sont devenues vitales pour la collaboration et la prise de décision. Ils nous permettent de communiquer avec des collègues, des partenaires et des clients à distance, en éliminant les barrières géographiques. Cependant, pour profiter pleinement des avantages de ce mode de communication, il est crucial de mener efficacement ces réunions en ligne.

Qu'il s'agisse d'assurer une communication verbale et non verbale claire, de pratiquer l'écoute et l'engagement actifs, de gérer efficacement les sessions de questions-réponses, de suivre diligentement après la réunion et d'appliquer divers trucs et astuces sur l'étiquette des événements virtuels, chaque aspect contribue de manière significative au succès de vos réunions virtuelles. .

Les avantages de réunions virtuelles efficaces sont nombreux. Ils permettent d'économiser du temps et des ressources, d'améliorer la productivité, de favoriser une meilleure collaboration et de garantir que tout le monde est aligné sur des objectifs communs. De plus, ils offrent la possibilité de s’améliorer continuellement grâce au feedback et à l’apprentissage itératif.

Ainsi, alors que vous vous préparez pour votre prochaine réunion virtuelle, n’oubliez pas d’appliquer ces stratégies et techniques. Ils rendront vos réunions plus réussies et les transformeront en un outil puissant pour piloter la performance et les résultats de votre équipe. En route pour des réunions virtuelles plus productives et plus engageantes.