6 elementi importanti di un'e-mail di invito a un evento con esempi

Stai organizzando un evento e hai bisogno che partecipi il maggior numero di persone possibile? Ma come puoi riunire un vasto pubblico per partecipare alla tua riunione?

Quali aspetti di un invito via e-mail invogliano i destinatari a rispondere?

Dai un'occhiata alle sei parti principali di una buona email di invito a un evento per vedere come puoi utilizzare l'email marketing e strumenti simili Plugin per l'e-mail marketing di WordPress per attirare persone al tuo prossimo evento.

Prova a utilizzare questi sei diversi aspetti nella tua campagna e-mail di invito all'evento per acquisire la maggior quantità di visibilità e partecipanti.

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6 elementi principali di un'e-mail di invito a un evento

Quando si tratta di creare una newsletter via e-mail, che sia per un evento, per la vendita di prodotti o per un lancio, è necessario tenere a mente alcuni ottime strategie per creare un'e-mail convincente per agganciare i tuoi lettori.

Di seguito abbiamo menzionato 6 elementi principali che l'e-mail di invito all'evento deve possedere:

Elenco mirato	Usa funzionalità come la segmentazione geografica per segmentare i tuoi elenchi e consegnare la campagna solo a persone che potranno partecipare. Di conseguenza, otterrai disiscrizioni inferiori e tassi di apertura, clic e risposta migliori.
value Proposition	Prova a includere una proposta di valore che spieghi cos'è l'evento e in che modo la partecipazione ti gioverà. Di conseguenza, le persone saranno più motivate a fare clic e acquistare un biglietto o RSVP.
Descrizione dettagliata sull'evento	Include un resoconto completo dell'evento. Dovresti provare a rispondere a domande del tipo "Cosa accadrà all'evento?"   Cosa scopriranno? Da chi vedranno o sentiranno, e così via.
Ora, posizione e altri dettagli	Includi tutte le informazioni pertinenti sull'evento che le persone potrebbero dover conoscere.   Ad esempio, in caso di un incontro fisico, la sede, qualsiasi codice di abbigliamento, trasporto, orario, parcheggio, ecc. Oppure in caso di evento virtuale, URL, codici di accesso, numeri di accesso, tempistica, ecc.
Prove sociali	Includi prove sociali, come testimonianze di partecipanti precedenti, recensioni di esperti o persino dati dei partecipanti al tuo ultimo evento, per alleviare la preoccupazione e incoraggiare i lettori a spendere bene il loro tempo e denaro.
Pulsante CTA prominente	Includi un grande pulsante di invito all'azione che ti porta a una pagina di registrar o ticketing. Molti strumenti di email marketing rendilo semplice e, anche se la procedura di registrazione e di emissione dei biglietti è casuale, contribuirà ad aumentare il numero di persone che finiranno per partecipare al tuo evento.

7 migliori esempi di e-mail di invito a un evento

Vari eventi presentano punti di vendita e requisiti diversi e le e-mail che invii su di essi dovrebbero rifletterlo.

Noi abbiamo invito all'evento esempi di email per rendere le cose un po' più facili per il personale dei tuoi eventi. Con questi suggerimenti ed esempi di e-mail di invito all'evento, puoi essere certo di inviare il miglior invito all'evento possibile per ogni occasione.

Le conferenze si svolgono in genere nell'arco di più giorni, con più workshop o sessioni di approfondimento programmate durante l'evento. Di conseguenza, assicurati assolutamente la tua conferenza e-mail di invito menziona esplicitamente le date, l'ora e l'orario della tua conferenza (ad esempio, "Una conferenza gratuita di una settimana dal 12 al 16 ottobre"), nonché un riepilogo dei temi o delle sessioni che saranno trattati.

Dai un'occhiata all'esempio di un'e-mail di invito a una conferenza di seguito.

Puoi utilizzare questo modello di invito all'evento della conferenza anche per la tua conferenza. Questo esempio di avviso di conferenza fa diverse cose correttamente: attira il lettore con un linguaggio e immagini interessanti, spiega perché un partecipante potrebbe semplicemente voler partecipare a un evento all'inizio del corpo dell'e-mail e fornisce tutte le informazioni rilevanti prima di concludere con un potente invito all'azione e un importante link di registrazione per assicurarsi il loro posto.

Le vendite esclusive, condotte online o di persona, ti consentono di generare un senso di urgenza fornendo un'esperienza VIP ai tuoi clienti più fedeli. Tuttavia, e-mail di invito alla vendita deve sembrare molto più di uno stratagemma di marketing. Concentrati sull'esclusività dell'evento, sui vantaggi e sul risparmio.

Se stai facendo un regalo gratuito con i saldi o uno sconto del 50%, evidenziare questi elementi nell'e-mail di invito all'evento può garantire che più persone si presentino. Tieni presente che gli acquirenti preferiscono conoscere le specifiche e le esenzioni prima di fare acquisti, quindi non lesinare sulla stampa minuscola.

I webinar sono seminari collaborativi online che forniscono agli impiegati un metodo rapido per tenere sotto controllo materiale rilevante per il settore. Quando inviti i tuoi ospiti all'evento webinar, assicurati che comprendano perché vale la pena partecipare.

Assicurati di spiegare cosa otterranno gli ospiti dal tuo webinar nell'e-mail di invito. Concentrati sui risultati più importanti del tuo webinar, mettendo in evidenza esattamente ciò che gli iscritti riceveranno in cambio della loro permanenza di un'ora o due con il tuo team.

Tre aspetti fantastici possono essere trovati in questo esempio di e-mail di invito a un evento casuale: 1) materiale pertinente, 2) un invito all'azione convincente e 3) prova sociale La comunicazione aziendale è il miglior caso d'uso per tali inviti a eventi.

Sebbene Buffer si rivolgesse a coloro che erano interessati al loro prodotto, era una buona idea fornire una proposta di valore chiara e una testimonianza del cliente nella sezione "Cosa imparerai".

Esempio di e-mail di invito all'evento di uscita della squadra

Viaggi di squadra, a differenza di altri attività di team building, obbligano i dipendenti a lasciare l'ufficio. Questa è un'eccellente opportunità per mettere in risalto la location fuori sede unica che hai scelto per l'evento. Gran parte di questo può essere fatto con lo stile grafico del tuo modello di email, ma il contenuto nel corpo dell'email dovrebbe trasmettere il tuo entusiasmo per la sede e gli sforzi che hai organizzato per l'evento.

Avrai voglia di dare un tono distinto al tuo invito, proprio come faresti con un evento di sviluppo del team. L'esempio di posta elettronica di seguito mostra un'eccellente combinazione di layout e contenuto che renderebbe entusiasta qualsiasi gruppo di lavoro per l'evento imminente:

Per qualsiasi azienda, presentare un nuovo prodotto al mondo può essere sia eccitante che preoccupante. Il rilascio di un prodotto può essere un compito difficile quando è coinvolto un pubblico. Sia che tu stia invitando le persone a partecipare fisicamente o tramite un live streaming, ti consigliamo di creare anticipazione nelle tue e-mail di invito senza rivelare troppo.

Mentre i seminari e le vendite esclusive richiedono di spiegare perché i partecipanti dovrebbero venire, le versioni dei prodotti richiedono un po' di suspense. Tieni presente che lo scopo del rilascio è fare un annuncio enorme e appariscente. Dai un'occhiata a questo modello di invito via email:

L'uso innovativo del colore nell'e-mail promuove l'obiettivo dell'evento: aumentare le vendite degli articoli Guess Eco, che sono prodotti Guess creati con materiali eco-compatibili. Sebbene il rosso sia la tonalità dell'emblema Guess (come si vede sulla canotta del modello), l'e-mail è dominata dal verde.

L'evento pubblicitario si rivolge a un pubblico specifico, come dimostrano le borse tote, le piante succulente, i DJ in negozio e la gamma di abbigliamento ecologico.

E-mail di invito all'evento online

Gli eventi online sono più popolari che mai. Di conseguenza, c'è molta più competizione per l'attenzione dei tuoi potenziali ospiti di quanto tu possa immaginare. Per assicurarti che l'e-mail di invito al tuo evento web risplenda su tutti, vendi l'argomento o il tema del tuo evento in modo intrigante e coinvolgente e rendi l'RSVP il più semplice possibile.

Dovresti sempre includere un file integrato RSVP link nella tua email di invito, ma dovresti anche considerare di incorporare un meccanismo che aggiunga immediatamente l'evento al calendario di Google dei tuoi partecipanti o a un servizio simile. Ciò mantiene il tuo evento online fresco nella mente dei tuoi partecipanti anche dopo che hanno eliminato il tuo invito e-mail.

Gainsight ha pubblicizzato il suo evento online in modo simile a Netflix, con un aspetto semplice e molte foto. Anche il titolo e il pulsante CTA sembrano più una sessione di streaming che un evento del business tecnologico, e la formulazione dell'e-mail rende ovvio che ci sono molte informazioni tra cui scegliere.

Quando si tratta di design, prenditi il ​​tuo tempo. Non devi essere sempre elegante, ma una semplice disposizione estetica farà risaltare l'e-mail di invito all'evento nella posta in arrivo.

E-mail di invito a feste o feste di benvenuto

Tutti gli affari e nessun divertimento possono rendere infelici sia i tuoi dipendenti che i tuoi clienti. Assicurati che le tue e-mail di invito siano adeguatamente eccitanti quando stai celebrando una vacanza, un anniversario o una pietra miliare.

Sentiti libero di essere più fantasioso con queste e-mail di invito. Ad esempio, cosa potrebbe esserci di più divertente di una festa di benvenuto? Dai un'occhiata all'esempio di e-mail di invito di seguito. Puoi vedere che l'azienda ha inviato l'e-mail al suo nuovo abbonato per farlo entrare in azione e iniziare a utilizzare il loro servizio.

Un'e-mail di invito a una festa dovrebbe comunicare l'entusiasmo della tua azienda per l'evento imminente, sia che tu sia nuovo nella zona e desideri suscitare l'interesse locale per la tua attività o che tu stia inserendo nuovi assunti. Dai un'occhiata al tipo di invito via email di un'altra festa che ricorda ai loro iscritti che mancano solo pochi giorni alla grande festa da non perdere.

Conclusione

Un invito ben progettato può suscitare un senso di anticipazione e gioia e spesso può essere il fattore determinante se qualcuno conferma o meno la propria partecipazione. Il tuo primo passo dovrebbe essere quello di capire chi è il tuo pubblico di destinazione o, meglio ancora, che aspetto ha il tuo "visitatore ideale". Quindi dovresti creare la tua e-mail di invito all'evento che soddisfi le richieste e le esigenze del tuo potenziale pubblico e clienti.

Un invito e-mail fa parte di un quadro molto ampio noto come e-mail marketing, una strategia definitiva non solo per aumentare gli iscritti ma anche per convertirli in lead. Puoi trovarne più strumenti di email marketing come SendX che può aiutarti a creare i modelli di newsletter insieme a molte altre importanti funzionalità come l'automazione della posta elettronica, la segmentazione della posta elettronica, ecc.

Quindi, per ora c'è. Questi sono alcuni dei migliori esempi di email di invito a un evento che puoi utilizzare anche per aumentare il pubblico e gli ospiti del tuo evento.