Як організувати успішну віртуальну подію у 2023 році

Віртуальні події стали явищем нового віку, яке викликало масовий ажіотаж у 2020 році через глобальні обмеження пересування.

Навіть у 2021 році підприємства продовжують тестувати найкращий календар подій для організації подій оскільки деякі країни все ще дотримуються карантину через пандемію COVID 19.

 

Цифровий маркетинг завжди був актуальним. Однак зараз він виступає як один із найважливіших інструментів бізнес-маркетингу.

Отже, проведення віртуальних подій є ідеальним способом залучити як інвесторів, так і глядачів. Вони можуть побудувати ваш бренд, залучити потенційних клієнтів і стати лідером галузі. Давайте ближче познайомимося з поняттям віртуальних подій.

 

 

Що таке віртуальна подія та її різноманітні типи?

Віртуальна подія означає організовану діяльність, коли люди бачать події та їхній вміст онлайн, а не збираються особисто.

Ці події можуть варіюватися від великомасштабних конференцій із великою кількістю відвідувачів до невеликих сесій запитань і відповідей із кількома зацікавленими людьми. Віртуальні події відбуваються в багатьох формах. Деякі з них:

 

Віртуальні конференції

Віртуальні конференції формуються навколо живих, складний порядок денний включаючи основні доповіді, секції, сесії тощо, як особисті конференції. Єдина відмінність полягає в тому, що вони розміщені в Інтернеті. 

 

Вебінари

Вебінар – це віртуальний семінар на тему Теми де ведучий представляє демонстрацію або лекцію. Цей формат є найкращим варіантом для охоплення ширшої аудиторії. На вебінарі PowerPoint презентації стають найкращим способом продемонструвати свої ідеї. Ви можете організувати вебінар як для своїх співробітників, так і для аудиторії.

 

Інструкції та навчальні посібники

Ці навчальні посібники чи практичні заходи залишаються ідеальними для запуску нових продуктів, відповідей на поширені запитання, розкриття різноманітних порад, хитрощів та інструкцій.

 

Внутрішні гібридні події

 На цих віртуальних подіях можуть проводитись стартові розпродажі та заходи для всієї компанії. Крім того, він обслуговує навчання та зустрічі відділу. Він найкраще підходить для компаній, які мають працівників у різних країнах, щоб об’єднати їх. 

 

Тепер, коли ми набули знань про віртуальні події, давайте дізнаємось про їх стратегічне розміщення.

 

Поставте цілі та побудуйте карту діяльності

Будь-яка подія онлайн або офлайн потребує добре спланованої стратегії, щоб провести її найкращим чином.

Визначте мету організації вашої віртуальної події та створіть карту діяльності, щоб включити її покрокову інформацію.

Ви можете поставити свої цілі навколо таких питань:

• Як ви хочете організувати свою подію - наживо чи на замовлення?
• Яку платформу ви хочете вибрати?
• Хто буде вашими спікерами?
• Хто ваша ідеальна аудиторія?
• Як просувати свій захід?
• Як продовжити реєстрацію?
• Хто буде вашими спонсорами?
• Як ви відстежуватимете KPI?

 

Виберіть дату та час 

Щоб зібрати якомога більше учасників, установіть правильну дату й час для своїх подій незалежно від їх розміру чи платформи. Переконайтесь, що жодні конкуруючі події чи свята не завадять відвідуванню ваших клієнтів.

Пам’ятайте про часовий пояс, якщо ви націлюєтеся на відвідувачів із усього світу. Проведіть дослідження заздалегідь, вибираючи час і дату для вашої події. 

 

Установіть бюджети

Перш ніж використовувати правильну технологію, необхідно визначити бюджет віртуальної події. Це допоможе вам визначити вартість усього для проведення вашої події.

Основна інвестиція у віртуальні події полягає у фінансуванні відповідних рекламних акцій і платформ віртуальних подій. Продовжуйте відповідно сегментувати бюджет, перш ніж продовжувати діяльність.

 

Виберіть правильну платформу

Вебінари

 Вебінар – це онлайн-презентація, яка проводиться в режимі реального часу. Ведучий ділиться своїм екраном, щоб пройти розсувні колоди під час розповіді про подію.

Дизайн презентацій с професійні шаблони PowerPoint щоб зробити їх більш привабливими та привабливими. Zoom, Google Meet, Cisco Webex – чудові платформи для проведення вебінарів. Крім того, ви можете знайти деякі інші чудові платформи для вебінарів для вас також на вибір на ринку.

 

Історії соціальних медіа

Технології інтегрують різноманітні захоплюючі та інтерактивні елементи, такі як живі історії в соціальних мережах, у вашу віртуальну подію, що робить її привабливою.

Ви можете ділитися відео та навчальними посібниками або навіть проводити живі інтерактивні сесії зі своєю аудиторією. Додайте спецефекти, відповідайте на запитання або найміть впливову особу.

 

Пряма трансляція через соціальні мережі

Кожна платформа соціальних медіа в наші дні містить функцію живого відео. Прямі трансляції залучають більше, ніж звичайні відео.

Ви можете вибрати будь-яку соціальну медіа-платформу та проводити живі сесії для просування своїх послуг. Наприклад, Instagram Live, Facebook Live, Twitter Live і LinkedIn Live.

 

Використовуйте календар подій

Вас турбує систематичне планування такої кількості заходів? Ведення календаря подій є ключем до успішної віртуальної події. Modern Events Calendar (MEC) від Webuns — один із найкращих плагінів календаря подій WordPress. 

 

Календар подій допоможе вам швидко та безперебійно керувати своїми подіями. Ознайомтеся з його простим у використанні інтерфейсом, різноманітними функціями, такими як бронювання, платежі та понад 50 макетів дисплея.

Цей всеохоплюючий календар подій дає змогу без зайвих зусиль організувати будь-яку віртуальну подію. 

 

Рекламуйте свою віртуальну подію

Ефективне просування є одним із головних факторів, які багато в чому визначають успіх вашого онлайн-заходу. Вкрай важливо охопити свою цільову аудиторію через цифрові канали.

Ви можете використовувати платну рекламу або опублікувати у своїх каналах соціальних мереж інформацію про свою подію. 

 

Крім того, переконайтеся, що ви включили реєстрацію або посилання для відвідування вашої події, щоб забезпечити максимальну відвідуваність і показ. Ось кілька золотих порад щодо просування вашої віртуальної події: 

• Виберіть свій найбільший талант, оскільки він відображає вашу перевагу
• Рекламуйте свою подію на популярних сторінках і сайтах подій
• Створюйте привабливі оголошення
• Ринок через відповідних впливових осіб і канали
• Використовуйте ключові слова для оптимізації SEO
• Проводьте ажіотаж перед подією, щоб зацікавити аудиторію вікторинами та опитуваннями
• Надіслати електронні листи 

 

Підготуйте свою команду до будь-яких технічних збоїв

Будьте готові до плану Б, якщо ваш план А наткнеться на технічні збої перед початком віртуальної події. Навіть онлайн-події можуть призвести до технічних збоїв в останню хвилину.

Можливо, ви втратили підключення до Інтернету або екран завис. Завжди проводите пробну перевірку, щоб виявити та усунути проблеми, щоб забезпечити безперебійний досвід для ваших відвідувачів.

 

Підкресліть важливість залучення аудиторії 

Віртуальні заходи мають бути максимально доступними та цікавими. Утримувати увагу віртуальної аудиторії удвічі важче, ніж офлайн, через відволікання.

Таким чином, підтримуйте потік взаємодії, щоб ваша аудиторія була прив’язана до своїх екранів. Дотримуйтесь цих порад для плідного залучення аудиторії:

• Приголомшливі слайди
• Функціональні шрифти з великим розміром
• Високий колірний контраст
• Підписи, візуальні матеріали та текст, де це необхідно
• Опитування та вікторини
• Сеанси запитань і відповідей між і після події 

 

Збирайте відгуки аудиторії 

Збирайте відгуки від аудиторії після завершення віртуальної події. Це допоможе вам отримати їх правдиву реакцію щодо успіху чи недоліків вашого заходу.

Надсилайте повторні опитування електронною поштою або надсилайте їм посилання на форми Google або інші альтернативи поділитися своїми думками про те, що їх цікавить, а що ні.

 

Bottom Line

Віртуальні події – це корисний і збагачувальний спосіб охопити людей у ​​всьому світі. Оскільки ландшафт розвивається, цифрові платформи продовжують керувати віртуальними подіями.

Ви можете організувати процвітаючі онлайн-події, використовуючи належне планування, стратегічне мислення та маркетингові навички, використовуючи вищезазначені поради щодо віртуальних подій. 

 

Добре продумані віртуальні події можуть провести межу між успішними бізнес-починками та втраченими можливостями.

Створюйте красиві презентації та створюйте свої календарі подій за допомогою MEC, щоб незабутні враження.

Дотримуйтесь цих порад і влаштуйте незабутні цифрові події сьогодні.