بالنسبة للعديد من أصحاب الأعمال ومديري المشاريع، يظل تحقيق الإنتاجية العالية هدفًا غير مكتمل بين الأهداف الأخرى المنصوص عليها في خطة إدارة المشاريع الخاصة بهم.
قد تتساءلون لماذا؟ فبينما تُسجّل بعض المؤسسات إنتاجية عالية باستمرارية مذهلة، تُعاني مؤسسات أخرى من صعوبات في تحقيق ذلك. قد تكون هناك أسباب عديدة لفشل الشركات في تحقيق أقصى استفادة من موظفيها.
قبل أن نواصل هذا النقاش، دعوني أوضح أمرًا واحدًا. إن دفع موظفيك لتحقيق أهداف الإنتاجية المحددة لا يعني دفعهم إلى حافة الإرهاق. اتباع هذا النهج يعادل ""أطلق النار على قدمك."
بعبارة أخرى، لا ينبغي أن تأتي الإنتاجية العالية على حساب الصحة العقلية والجسدية لموظفيك.
وبالعودة إلى جوهر المسألة، فمن المعروف أن الموظفين المنخرطين يكونون أكثر إنتاجية، مما يؤدي إلى زيادة الأرباح بنسبة 21%.
نعم، ما قرأته صحيح. الموظفون السعداء أكثر إنتاجية. مع ذلك، لا يمكنك توقع أن موظفيك الملتزمين والمتحمسين سيحققون النتائج المرجوة دون تزويدهم بالأدوات المناسبة.
في عصر العمل عن بُعد هذا، حيث يعمل ملايين الأشخاص من مواقع جغرافية متنوعة، تواجه المؤسسات وأصحاب الأعمال ومديرو المنتجات والمشاريع مهامًا كثيرة. ليس من السهل الحفاظ على وحدة موظفيك عن بُعد لتحقيق أهداف مشتركة.
في حين أن بيئات العمل المكتبية تتيح للموظفين مشاركة مساحة العمل نفسها، مما يُسهّل التعاون بين أعضاء الفريق، قد يشعر العاملون عن بُعد بالعزلة والانفصال. ونتيجةً لذلك، من المرجح أن تلاحظ انخفاضًا ملحوظًا في أداء موظفيك.
والخبر السار هو أن التقدم في التكنولوجيا سمح للعاملين عن بعد المنتشرين على نطاق واسع بالبقاء على نفس الصفحة والتعاون بسلاسة، مما يؤدي إلى تنسيق أفضل وزيادة الإنتاجية وإدارة الإنفاق بكفاءة.
ما هي أدوات الإنتاجية التي نتحدث عنها هنا؟ كثرتها تجعل اختيار الأنسب مهمةً شاقة.
هذه معضلة شائعة يواجهها أصحاب الأعمال ومديرو المشاريع. غالبًا ما يقعون في حيرة عند البحث عن الاستثمار في أدوات الإنتاجية. غالبًا ما يفشلون في اختيار الأداة المناسبة التي تلبي متطلبات سير عملهم، مما لا يحقق لهم النتائج المرجوة.
لتسهيل مهمتك، قمتُ بإدراج خمس من أفضل أدوات الإنتاجية التي تتمتع بكافة الميزات والخصائص اللازمة لرفع إنتاجية فريقك إلى مستوى جديد. يمكن استخدام هذه الأدوات من قِبل فرق العمل في المكتب والعاملين عن بُعد على حدٍ سواء لتعزيز الإنتاجية من خلال إدارة أفضل للمهام والأنشطة اليومية. Webnus، Proofhub، Troop Messenger، Time Doctor، Chanty، وBrosix.
أفضل أدوات الإنتاجية المتاحة في عام 2023
دعونا نلقي نظرة عليها:
Webnus (قوالب ووردبريس المميزة وإضافات ووردبريس العملية)
Webnus هو مزود خدمة متميز مصمم خصيصًا لمصممي المواقع الإلكترونية لمساعدتهم على تقصير وتسريع عملية تصميم المواقع. Webnus تفتخر الشركة بامتلاكها أحد أفضل قوالب ووردبريس المتاحة، وتقدم لك مجموعة واسعة من أحدث قوالب ووردبريس وإضافات ووردبريس المميزة التي تُعد الخيار الأمثل للمحترفين والمبتدئين على حد سواء. عملاء بريميوم من Webnus احصل على خدمات "التخصيص" التي تشمل تحويل ملفات PSD المصممة مسبقًا إلى مواقع ويب كاملة الوظائف على منصة ووردبريس، وإجراء التغييرات المطلوبة، وما إلى ذلك.
تشمل الخدمات الرئيسية ما يلي:
- تركيب Deep وورد موضوع
- تحسين السرعة
- وضع العلامات البيضاء
- تحسين نتائج البحث SEO
- تحويل PDS إلى موقع ويب
- إنشاء موقع الويب وتحسينه
- تصميم خاص
- تطوير مخصص
التسعير: انقر هنا للتحقق من خطط التسعير المختلفة لتلبية متطلبات المستخدم المختلفة.
ProofHub (إدارة المشاريع والتعاون الجماعي)
يستخدمه أكثر من 85,000 فريق وشركة حول العالم، ProofHub يقدم ProofHub قائمة طويلة من الميزات القوية في مكان واحد، مما يُمكّن المستخدمين من التخطيط والتعاون والتنظيم وتسليم المشاريع بجميع أحجامها بسهولة وفي الوقت المحدد. لن تحتاج إلى استخدام أدوات منفصلة، مما يُساعد على توفير الكثير من الوقت. تُعزز ميزات مثل إدارة المهام مسؤولية الفريق، بينما يُتيح لك تتبع الوقت وضع تقديرات للوقت وتسجيل الوقت المُستغرق في إنجاز المهام. تجعل خطط التسعير الثابتة، والواجهة سهلة الاستخدام، ومنحنى التعلم البسيط من ProofHub خيارًا مثاليًا للفرق التي تبحث عن طريقة أفضل لإدارة العمل والتخلص من الأنشطة المُضيعة للوقت أثناء العمل.
تشمل الميزات الرئيسية ما يلي:
- الحقول المخصصة
- الجداول الزمنية
- عرض جدول
- التدقيق عبر الإنترنت
- مجموعة الدردشة
- مناقشات
- أدوار مخصصة
- إدارة الملفات
- جدولة التقويم
التسعير: تبلغ تكلفة خطة Ultimate Control 89 دولارًا أمريكيًا شهريًا، ويتم دفع الفاتورة سنويًا.
TimeCamp (تتبع الوقت والحضور التلقائي)
يضمن التتبع التلقائي للوقت دقة عمليات الحضور والرواتب. وهنا يأتي TimeCamp للمساعدة، متتبع الحضور مجاني الذي يوفر الميزتين في تطبيق واحد سهل الاستخدام ومتاح لمنصات وأجهزة متعددة.
يتتبع TimeCamp الوقت تلقائيًا في الخلفية، مما يقلل الوقت المستغرق في ملء جداول العمل إلى أدنى حد. كما يوفر عرضًا أسبوعيًا مفيدًا لمن يحتاجون إلى تسجيل الوقت المستغرق في المهام دون القلق بشأن ساعات بدء العمل وانتهائه. علاوة على ذلك، يتيح لنا نسخ إدخالات الوقت من الأيام السابقة بسهولة، وهو أمر مفيد بشكل خاص لهؤلاء المستخدمين الذين يعملون عادةً على نفس المهمة يوميًا.
يمكن استخدام جميع البيانات المُجمعة لأغراض مُختلفة، مثل تسجيل الوقت لقياس الأداء، أو إنشاء الفواتير وإرسالها مباشرةً إلى العملاء. كما تُستخدم أيضًا كسجلات حضور وانصراف، مما يُسرّع عمليات الرواتب ويُغني عن الورق.
تشمل الميزات الرئيسية ما يلي:
- التتبع التلقائي للوقت للويب وسطح المكتب والهاتف المحمول، وكذلك لمتصفحي Chrome وEdge
- إدارة الحضور
- موافقات جدول العمل
- إعداد التقارير الزمنية (مع التقارير المعدة مسبقًا والمخصصة)،
- الميزانية مع التقديرات
- أسعار الفواتير المرنة
- الفواتير
- 30+ تكامل أصلي
WebWork Time Tracker (تتبع الوقت وإدارة المهام)
لا يمكن أن تكون أدوات الإنتاجية كاملة بدون أفضل متتبع وقت للمشروع. ويتم استخدامها اليوم على نطاق واسع من قبل الفرق والأفراد لتحسين إدارة الوقت والأداء.
ويب وورك أداة لإدارة الوقت، تعمل أيضًا كمنصة لإدارة المهام. يمكن للمستخدمين معرفة ما يقضونه من وقت بدقة، وخاصةً في مكان العمل. لا يقتصر WebWork على تتبع الوقت فحسب، بل يتتبع أيضًا مستويات الإنتاجية، واستخدام التطبيقات والمواقع الإلكترونية، والحضور، وغيرها. كما أنه منصة لإدارة المهام، حيث يمكن للمستخدمين العمل على المشاريع والمهام.
ما يجعل WebWork أداة إنتاجية حقيقية هو ميزة مراقبة الإنتاجية. بناءً على نشاط المستخدم على جهاز معين، واستخدامه للتطبيقات ومواقع الويب، يقيس WebWork الإنتاجية. تذكر أنه يجب ضبط الإعدادات الصحيحة ليعمل المتتبع بأقصى دقة ممكنة.
تشمل الميزات الرئيسية ما يلي:
- تتبع الوقت
- مراقبة الإنتاجية
- استخدام التطبيق والموقع الإلكتروني
- ادارة المهام
- دردشة الفريق
- مراقبة الحضور
- التقارير
- أوضاع لقطة الشاشة
- ساعات للفوترة
التسعير: فترة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا، وخطة أساسية بتكلفة 2.99 دولارًا أمريكيًا شهريًا لكل مستخدم. كما تتوفر خطة Enterprise للفرق الكبيرة بسعر مخصص.
Troop Messenger (برنامج تعاون الفريق)
رسول القوات برنامج تعاون جماعي رائد، يوفر خدمات المراسلة الفورية، ومؤتمرات الصوت والفيديو، ومشاركة سطح المكتب، ومشاركة الملفات، وغيرها. صُمم Troop Messenger ليمنح الشركات بديلاً بسيطًا وسهل الاستخدام لأدوات التعاون المعقدة. Troop Messenger تطبيق صغير الحجم مزود بمجموعة واسعة من الميزات المفيدة. يوفر للمستخدمين تواصلًا آمنًا مع سهولة الوصول وملكية IP. بالإضافة إلى ذلك، تعمل الأداة على معظم أنظمة التشغيل الشائعة، بما في ذلك Windows وMac وLinux وAndroid وiOS.
تشمل الميزات الرئيسية ما يلي:
- مجموعة الاتصال
- إنضم الان
- مشاركة الشاشة والتحكم بها عن بعد
- التراسل الفوري
- دعوة
- المجموعات
- خلفيات
- الرسائل الصوتية
التسعير: يتوفر إصدار مجاني. يقدم Troop Messenger فترة تجريبية مجانية. يبدأ سعر Troop Messenger من دولار واحد شهريًا لكل مستخدم.
بصيرة
تقدم Insightful خدمة سهلة الاستخدام وموثوقة متتبع الموظفينسيساعدك هذا البرنامج على تحليل وتحسين وقت الشركة المُستغرق في المشاريع بدقة تصل إلى ثانية واحدة. يُعد برنامج تتبع وقت الموظفين سهل الاستخدام لتنظيم المشاريع، وإثبات العمل، وإعداد الميزانيات. إنه أحد أفضل الحلول التي ستحتاجها لتتبع وقت المشاريع والمهام، وزيادة الإنتاجية، والفعالية، بغض النظر عن قطاع عملك.
يتيح لك برنامج تتبع الوقت المتطور تتبع الوقت والأنشطة ومستويات الإنتاجية والميزانيات وأي شيء آخر تحتاجه لتحقيق أقصى استفادة من جهود فريقك.
الميزات الرئيسية ما يلي:
- تتبع الوقت ومراقبة الموظفين
- لقطة الشاشة ووضع التخفي
- الميزانية وتقارير البيانات
- رسم الخرائط الزمنية التلقائية
- استخدام التطبيق والموقع
- تتبع الحضور والرواتب
التسعير: تبلغ تكلفة خطة مراقبة الموظفين 6.40 دولارًا، وتبلغ تكلفة خطة تتبع الوقت 8.00 دولارًا، وتبلغ تكلفة خطة تتبع الوقت التلقائي 12.00 دولارًا، وتتضمن خطة المؤسسة كل ما تم ذكره.
تايم دكتور (تتبع الوقت والإنتاجية)
يعد تتبع الوقت الدقيق جزءًا لا يتجزأ من أي خطة لإدارة المشروع. تايم دكتور تطبيق سحابي موثوق وفعال لتتبع وإدارة الوقت، يستخدمه عدد كبير من المؤسسات لمتابعة إنتاجية القوى العاملة. يوفر تايم دكتور أدوات مفيدة مثل مراقبة نشاط الويب، وتتبع الوقت، وإدارة الرواتب، وإعداد التقارير. يُمكّن تايم دكتور المستخدمين من تسجيل الوقت المُستغرق في كل مشروع، وحساب ساعات العمل المدفوعة وغير المدفوعة. تتتبع ميزة مراقبة الشاشة نشاط الموظفين وتُبلغ عنه من خلال لقطات شاشة. كما يُساعد هذا الحل المُحسّن للإنتاجية المستخدمين على تتبع الوقت المُستغرق في المكالمات والاجتماعات والمحادثات واستخدام الإنترنت وغيرها من الأنشطة.
تشمل الميزات الرئيسية ما يلي:
- تتبع الوقت ومراقبة الموظفين
- جداول العمل والرواتب عبر الإنترنت
- إدارة المشروع والميزانية
- تنبيهات الإلهاء
- لقطات الشاشة ومستويات النشاط
- التكامل و API
- تتبع الوقت دون اتصال
- سهولة الإعداد والدعم
التسعير: سعر الخطة الأساسية ٧ دولارات أمريكية لمستخدم واحد شهريًا، وسعر الخطة المميزة ٢٠ دولارًا أمريكيًا لمستخدم واحد شهريًا.
شانتي (برنامج التواصل والتعاون الجماعي)
Chanty برنامج شائع للتواصل والتعاون الجماعي قائم على السحابة، يُمكّن العاملين في المكاتب والعاملين عن بُعد من العمل معًا بفعالية وسلاسة. يُعجب المستخدمون بواجهته البسيطة، وجميع رسائلكم مُزامنة عبر تطبيقات Chanty للجوال والويب. الرسائل الجماعية المجانية غير المحدودة، ومشاركة الشاشة، ومؤتمرات الصوت والفيديو، وإدارة المهام، ومقاطع الأكواد البرمجية، والإشعارات الذكية، تجعل Chanty أداةً فعّالة لتعزيز الإنتاجية والتعاون بين أعضاء الفريق.
تشمل الميزات الرئيسية ما يلي:
- فريق
- مقتطفات التعليمات البرمجية والدبابيس
- ادارة المهام
- عرض لوحة كانبان
- تكامل تطبيقات الطرف الثالث
- مؤتمرات الفيديو والصوت
- المناقشات القائمة على السياق
التسعير: تتوفر خطة مجانية للأبد. تبدأ الخطة المدفوعة من ٣ دولارات أمريكية شهريًا للمستخدم.
Brosix
Brosix منصة مراسلة فورية فعّالة وسهلة الاستخدام، مصممة خصيصًا لتعزيز التواصل بين أعضاء الفريق. توفر Brosix للشركات شبكات آمنة وخاصة للفرق، مما يساعدها على إدارة اتصالاتها الداخلية من خلال مجموعة من الميزات الإدارية والتعاونية.
قنوات غنية بالنصوص والصوت والفيديو تُمكّن من التواصل بوضوح في أي وقت أو مناسبة. زامن سجلات الدردشة عبر الأجهزة، وابحث عن المحادثات حسب التاريخ أو الكلمة المفتاحية دون قيود. مساحات دردشة مخصصة تُلبي احتياجات المجموعات الخاصة. تطبيق جوال سهل الاستخدام يُتيح التعاون عبر الإنترنت من أي مكان.
من خلال شبكة فريق Brosix الخاصة، يمكنك مشاركة شاشتك وإعطاء الوصول إلى سطح المكتب البعيد، قم بإنشاء مؤتمرات السبورة البيضاء الديناميكية، والتقط لقطات شاشة فورية، وأرسل ملفات غير محدودة الحجم والعدد.
استخدم ميزات الإدارة الفعّالة لتفويض مهام الإدارة، وتخصيص مساحات الدردشة الجماعية والتعاون، وإدارة قوائم جهات الاتصال والميزات وغيرها لكل مستخدم. كل هذا يجعله حلاً ممتازًا للشركات التي تسعى إلى تحسين إنتاجيتها.
تشمل الميزات الرئيسية ما يلي:
- نقل الملفات من نظير إلى نظير بشكل غير محدود
- مشاركة الشاشة
- لقطة شاشة
- السبورة
- الرسائل النصية غير المتصلة بالإنترنت
- غرف الدردشة للمجموعات
- تاريخ الدردشة
- واجهة برمجة تطبيقات الإشعارات
التسعير: توفر Brosix شبكة مجانية إلى الأبد للفرق الصغيرة التي تبدأ العمل (حتى 3 مستخدمين) وخطط مدفوعة تبدأ من 4 دولارات أمريكية لكل مستخدم شهريًا.
خاتمة
تسعى كل شركة إلى تحقيق أعلى مستويات الإنتاجية لموظفيها. فكلما زادت إنتاجية الموظفين، زادت إيرادات الشركة. إلا أن العمل الجاد وحده لا يضمن زيادة الإنتاجية، بل يكمن السر في الجمع بين العمل الجاد واستخدام أدوات الإنتاجية الذكية، ما يمكّن موظفيك العاملين عن بُعد من تحقيق إنتاجية أعلى دون إرهاق أنفسهم.
أنا متأكد من أن واحدة أو أكثر من أدوات الإنتاجية المذكورة في هذه المدونة ستساعدك أنت وفريقك في المكتب والفرق البعيدة على تنظيم العمل والتعاون بطريقة أفضل.
