الاجتماع الافتراضي 101: عقد الاجتماعات مثل المحترفين

على مدى السنوات الأخيرة، حدثت تحولات جذرية في مجال الاتصالات التجارية. لقد أدى ظهور العمل عن بعد والتقدم التكنولوجي إلى ظهور اجتماعات افتراضية، مما أدى إلى تغيير طريقة تواصلنا وتعاوننا وتواصلنا إلى الأبد. 

أظهرت الدراسات الحديثة أن أكثر من 80٪ من العمال يؤمنون الآن تعد مؤتمرات الفيديو أمرًا بالغ الأهمية لحياتهم العملية.

توفر الاجتماعات الافتراضية، التي تُعقد عبر منصات مثل Microsoft Teams، مزايا فريدة مثل الراحة والمرونة والفعالية من حيث التكلفة. لقد انتقلت بسرعة من كونها وسيلة اتصال اختيارية إلى جزء أساسي من حياتنا المهنية. أصبحت الاجتماعات الافتراضية عنصرًا أساسيًا في العديد من الصناعات، بدءًا من تجمعات الفرق الصغيرة وحتى المؤتمرات الدولية واسعة النطاق.

ومع ذلك، قد يكون التنقل في هذه التضاريس الجديدة أمرًا صعبًا. من خلال المهارات والمعرفة المناسبة، يمكن أن تصبح الأحداث الافتراضية تجارب مثمرة وممتعة بسرعة. ولهذا السبب يعد إتقان فن إجراء الاجتماعات الافتراضية أمرًا بالغ الأهمية.

سيوفر منشور المدونة هذا دليلاً شاملاً حول الاجتماع الافتراضي المناسب. آداب السلوك في "الاجتماعات الافتراضية 101"، مما يضمن لك إمكانية إجراء اجتماعاتك مثل المحترفين في هذا العصر الرقمي.

فهم الاجتماعات الافتراضية

الاجتماعات الافتراضية، والمعروفة أيضًا باسم الاجتماعات عبر الإنترنت أو الاجتماعات عن بعد، هي تفاعلات في الوقت الفعلي عبر الإنترنت. يمكن للمشاركين من مواقع مختلفة الاتصال والتواصل باستخدام الوسائط الصوتية والمرئية والنصية. تعمل هذه الاجتماعات على إزالة الحواجز الجغرافية، وتمكين الأفراد والشركات من التفاعل بسلاسة بغض النظر عن مكان وجودهم.

تعمل العديد من المنصات على تسهيل الأحداث الافتراضية، ولكل منها ميزات فريدة:

ملحق الأحداث الافتراضية MEC

أداة قيمة لإدارة الاجتماعات والأحداث الافتراضية. الأحداث الافتراضية يعمل الملحق على تبسيط عملية الجدولة ودعوة الحضور وإدارة الاجتماع نفسه. ومن خلال التوافق عبر منصات مؤتمرات الفيديو المختلفة، فإنه يضمن إمكانية الوصول لجميع المشاركين.

بالإضافة إلى ذلك، فهو يوفر ميزات مهمة مثل تذكير الأحداث وإدارة الحضور، مما يعزز الإنتاجية والفعالية. التحديات.

زوم

يشتهر Zoom بواجهته سهلة الاستخدام، ويوفر مؤتمرات فيديو وصوتية عالية الجودة. وهو يدعم مشاركة الشاشة وتسجيل الاجتماعات ويحتوي على غرف فرعية لمناقشات المجموعات الصغيرة ضمن اجتماع أكثر أهمية.

فرق مايكروسوفت

يتيح برنامج Teams المتكامل مع Microsoft Office Suite إمكانية التعاون بسهولة في المستندات أثناء الاجتماعات. كما يوفر أيضًا وظائف الدردشة ومشاركة الملفات والخلفيات القابلة للتخصيص.

لقاء جوجل

كجزء من Google Workspace، يتكامل تطبيق Meet مع أدوات مثل تقويم Google وGmail. وهو يوفر تعليقًا مباشرًا ووضع الإضاءة المنخفضة وميزات إلغاء الضوضاء.

ميرو

على عكس مؤتمرات الفيديو التقليدية، يعد Miro عبارة عن منصة تعاون مرئية مع برامج الاجتماعات الأخرى. يوفر ألواح الكتابة التفاعلية المثالية لجلسات العصف الذهني وتخطيط المشاريع.

تقويم الحائط الرقمي

تساعد هذه الأداة المبتكرة على تنظيم وجدولة الاجتماعات الافتراضية بسهولة. متكامل مع منصات مختلفة مثل Zoom وMicrosoft Teams وGoogle Meet، فهو يعرض جميع اجتماعاتك في مكان واحد.

• تقويم الحائط الرقمي ويرسل أيضًا تذكيرات للاجتماعات القادمة، مما يضمن عدم تفويت أي مناقشة مهمة أبدًا. انه أداة ممتازة للفرق التي تعمل عن بعد لأنه يمثل جدول الجميع بشكل مرئي، مما يعزز التنسيق الأفضل وإدارة الوقت بكفاءة.

مزايا الاجتماعات الافتراضية

1. وسائل الراحة: يمكن للمشاركين الانضمام إلى الاجتماع من أي مكان وفي أي وقت، مما يقلل من وقت السفر والنفقات.
2. زيادة المشاركة: قد يشعر الأشخاص الذين لا يتحدثون عادة في الاجتماعات وجهًا لوجه براحة أكبر عند المساهمة في بيئة افتراضية.
3. فعاله من حيث التكلفه: يمكن للشركات توفير تكاليف السفر والإقامة والمكان.
4. حفظ السجلات: معظم منصات الاجتماعات الافتراضية السماح للمستخدمين بتسجيل الاجتماعات ونسخها بسرعة للرجوع إليها لاحقًا.

عيوب الاجتماعات الافتراضية

1. مشكلة تقنية: يمكن أن يؤدي ضعف الاتصال بالإنترنت وفشل الأجهزة أو البرامج إلى تعطيل الاجتماعات.
2. عدم وجود تفاعل شخصي: يمكن فقدان الإشارات غير اللفظية في الاجتماعات الافتراضية، مما قد يؤدي إلى سوء التواصل.
3. الانحرافات: قد يكون المشاركون أكثر عرضة للتشتت في بيئتهم مقارنة ببيئة مكتبية خاضعة للرقابة.
4. اختلافات المنطقة الزمنية: قد يكون تنسيق أوقات الاجتماعات عبر مناطق زمنية مختلفة أمرًا صعبًا.

على الرغم من التحديات، فإن مزايا الاجتماعات الافتراضية غالبًا ما تفوق عيوبها، خاصة في بيئة الأعمال اليوم. مع الاستراتيجيات الصحيحة و أدوات التخطيطيمكن أن تكون الاجتماعات الافتراضية بنفس فعالية الاجتماعات التقليدية وجهًا لوجه، إن لم تكن أكثر منها.

التحضير للاجتماع الافتراضي

تمامًا مثل الاجتماعات التقليدية وجهًا لوجه، يعد التحضير أمرًا حيويًا لنجاح الاجتماعات الافتراضية. إليك ما عليك القيام به:

الإعداد الفني

اتصال إنترنت موثوق: لا شيء يعطل حدثًا افتراضيًا أكثر من ضعف الاتصال بالإنترنت. تأكد من أن لديك اتصالاً مستقرًا وعالي السرعة لمنع أي انقطاع أثناء الاجتماع.

الأجهزة والبرامج المناسبة: تأكد من أن جهازك (الكمبيوتر المحمول أو سطح المكتب أو الجهاز اللوحي أو الهاتف الذكي) يحتوي على مواصفات الأجهزة اللازمة لتشغيل برنامج الاجتماع بسلاسة. يتضمن ذلك وجود كاميرا ويب وميكروفون عالي الجودة.

بيئة مهنية: اختر مكانًا هادئًا مع الحد الأدنى من الضوضاء في الخلفية. يجب أن تبدو البيئة المحيطة بك احترافية، لأنها تضيف إلى الانطباع العام الذي تتركه. يمكن أن تكون الخلفية الافتراضية خيارًا جيدًا إذا لم تكن البيئة المحيطة بك مثالية.

الاتصالات قبل الاجتماع

التواصل الفعال قبل الاجتماع يمكن أن يحدد نغمة وتوقعات اجتماعات المكتب، مما يؤدي إلى جلسات أكثر إنتاجية.

إرسال الدعوات: استخدم أداة مثل تقويم Google أو Outlook لإرسال دعوات للاجتماعات عن بعد. قم بتضمين التاريخ والوقت (مع الأخذ في الاعتبار المناطق الزمنية المختلفة إذا لزم الأمر)، ورابط الانضمام إلى الجلسة.

مشاركة جدول الأعمال: أرسل جدول الأعمال مقدما. وهذا يعطي الحاضرين فكرة عما يمكن توقعه ويسمح لهم بالاستعداد وفقًا لذلك. يمكنك إنشاء جداول الأعمال ومشاركتها مع الحاضرين عن بعد باستخدام Trello أو Asana.

مواد ما قبل الاجتماع: إذا كانت بعض المستندات أو العروض التقديمية التي يحتاج المشاركون في الاجتماع إلى مراجعتها قبل الاجتماع، فقم بمشاركتها مسبقًا. مشاركة الملفات باستخدام أدوات مثل Google Drive أو Dropbox. 

من خلال استثمار الوقت في الإعداد المناسب، يمكنك زيادة فرص استضافة الاجتماع لاجتماعك الافتراضي بسلاسة والتأكد من قدرة المشاركين على المشاركة الكاملة والمساهمة في المناقشة.

إجراء الاجتماع الافتراضي

يتضمن تشغيل اجتماع افتراضي ناجح أكثر من مجرد تسجيل الدخول وبدء المحادثة.

فيما يلي بعض الجوانب المهمة للمكالمة الافتراضية التي يجب مراعاتها:

آداب الاجتماع الافتراضي

البدء في الوقت المحدد واحترام الجدول الزمني: تمامًا كما هو الحال مع الاجتماعات الشخصية، يعد بدء الاجتماعات الافتراضية وإنهائها في الوقت المحدد أمرًا بالغ الأهمية. وهذا يدل على احترام وقت المشاركين وجداولهم الزمنية. تضمن جدولة الاجتماعات تغطية جميع النقاط المهمة في جدول أعمال الاجتماع خلال الوقت المخصص.

وضع القواعد الأساسية: وضع مبادئ توجيهية واضحة للمشاركة والتفاعل. على سبيل المثال، اطلب من المشاركين كتم صوت الميكروفونات الخاصة بهم عند عدم التحدث لتقليل الضوضاء في الخلفية أو استخدام ميزة "رفع اليد" للأسئلة أو التعليقات. تساعد هذه القواعد في الحفاظ على النظام وتضمن حصول الجميع على فرصة للمساهمة.

إدارة المناقشات

تشجيع المشاركة: تشجيع الجميع بنشاط على المشاركة. يمكنك الاتصال بالأفراد مباشرة أو طرح أسئلة مفتوحة لتحفيز المناقشة.

التعامل مع الانقطاعات: في حالة المقاطعة، غادر الغرفة أو قم بتوجيه المحادثة بأدب إلى مسارها الصحيح. إذا هيمن شخص ما على المناقشة، فتدخل بلباقة وامنح الآخرين فرصة للتحدث.

التعامل مع القضايا الفنية: التحلي بالصبر والتفهم إذا واجه المشاركون مشكلات فنية. إذا لزم الأمر، لديك خطة احتياطية، مثل خيار الاتصال لأولئك الذين يواجهون مشكلة مع الفيديو.

الأدوات والميزات

توفر معظم منصات الاجتماعات الافتراضية مجموعة من الأدوات والميزات لتحسين اجتماعاتك:

• مشاركة الشاشة: يتيح لك ذلك مشاركة شاشتك مع الآخرين، وهو أمر مفيد للعروض التقديمية أو عرض عملية ما أو مناقشة مستند.
• خلفيات افتراضية: يمكنها إخفاء خلفيتك الطبيعية، مما يضيف لمسة احترافية أو القليل من المرح إلى اجتماعاتك.
• غرف جانبية: على منصات مثل Zoom، يمكنك تقسيم اجتماعك إلى مجموعات أصغر لإجراء مناقشات أكثر تركيزًا وجمع الجميع معًا مرة أخرى.
• ميزة الدردشة: يمكن للمشاركين استخدام هذا لطرح الأسئلة أو مشاركة الروابط دون مقاطعة المتحدث.

باتباع هذه الإرشادات، يمكنك ضمان اجتماعاتك الافتراضية مع أعضاء الفريق منتجون ولكن أيضًا جذابة وشاملة لجميع المشاركين.

التواصل الفعال في الاجتماعات الافتراضية

الاتصال الفعال هو العمود الفقري الذي يجمع الحدث الافتراضي معًا. إنه أكثر من مجرد التحدث بوضوح؛ كما أنها تستمع بنشاط وتتفاعل مع الآخرين.

فيما يلي بعض النصائح لتحسين التواصل أثناء الاجتماعات الافتراضية:

التواصل اللفظي وغير اللفظي

يتحدث بوضوح: في بيئة افتراضية، يعد صوتك أحد أدوات التواصل الرئيسية لديك. تحدث بوضوح وبسرعة معتدلة، مما يضمن أن الميكروفون يعمل بشكل جيد. تجنب استخدام المصطلحات أو المصطلحات المعقدة التي قد تربك المشاركين.

استخدام لغة الجسد المناسبة: على الرغم من عدم وجودك جسديًا، إلا أن الإشارات غير اللفظية مثل تعبيرات الوجه والإيماءات ووضعية الجسم لا تزال مهمة. حافظ على التواصل البصري من خلال النظر إلى الكاميرا، واستخدام الإيماءات للتأكيد على النقاط، والتأكد من أن وضعيتك تعكس الانتباه.

الاستماع النشط والمشاركة

نشط الاستماع: يتضمن ذلك سماع وفهم وتفسير ما يقوله شخص ما. أظهر أنك منتبه من خلال الإيماء برأسك، وإعطاء التأكيدات اللفظية، وطرح أسئلة المتابعة.

هدايا الخطوبة: تشجيع التفاعل والمشاركة. استخدم أسماء الأشخاص عند مخاطبتهم، واطلب آرائهم، وقم بالرد على تعليقاتهم أو أسئلتهم. هذا يمكن جعل الاجتماع أكثر جاذبية وإنتاجية.

التعامل مع جلسات الأسئلة والأجوبة

يمكن أن تكون جلسات الأسئلة والأجوبة في كثير من الأحيان الجزء الأكثر تفاعلية في الاجتماع الافتراضي. إليك بعض النصائح للتعامل معها بشكل فعال:

• قم بتعيين إرشادات واضحة: في بداية الاجتماع، دع المشاركين يعرفون كيف ومتى يمكنهم طرح الأسئلة (على سبيل المثال، استخدام مربع الدردشة، أو رفع أيديهم، أو الانتظار حتى وقت محدد للأسئلة والأجوبة).
• معتدل إلى حد ما: تأكد من حصول الجميع على فرصة لطرح أسئلتهم. إذا كان أحد الأشخاص مسيطرًا، فاطلب منه بأدب أن يحتفظ بأسئلته حتى تتاح الفرصة للآخرين.
• كن مستعدا: توقع الأسئلة المحتملة بناءً على جدول أعمال الاجتماع وقم بإعداد إجاباتك. إذا كنت لا تعرف إجابة أحد الأسئلة، فلا بأس أن تقول ذلك وتتعهد بالمتابعة لاحقًا.

من خلال التركيز على هذه المجالات، يمكنك تعزيز التواصل الفعال في الاجتماعات الافتراضية، مما يجعلها أكثر إنتاجية ومتعة لجميع المشاركين.

متابعة ما بعد الاجتماع

الانتهاء من الاجتماع الافتراضي لا يعني نهاية المسؤوليات. يتضمن جزء مهم من العملية متابعة ما بعد الاجتماع والتي تضمن فعالية وإنتاجية الاجتماع بأكمله نفسه.

أهمية المتابعة بعد الاجتماع

تخدم عمليات المتابعة بعد الاجتماع عدة أغراض أساسية:

• وهي تضمن موافقة جميع المشاركين فيما يتعلق بالقرارات المتخذة والمهام المعينة خلال الاجتماع.
• أنها توفر سجلا للاجتماع للرجوع إليها في المستقبل.
• إنهم يحافظون على استمرار الزخم، مما يضمن نقل الأفكار والإجراءات التي تمت مناقشتها في الاجتماع إلى العمل الفعلي.

إرسال محضر الاجتماع وعناصر العمل

محضر الاجتماع: ملاحظات الاجتماع هذه هي سجل تفصيلي لما تمت مناقشته والقرارات المتخذة وبنود العمل التي تم تعيينها خلال الاجتماع. من الأفضل إرسالها في أقرب وقت ممكن بعد الاجتماع عندما يكون كل شيء لا يزال جديدًا. قم بإنشاء المحاضر ومشاركتها باستخدام أدوات مثل Google Docs أو Microsoft Word. 

خطوات العمل: وهي مهام محددة يتم تكليفها للأفراد أثناء الاجتماع. اذكر بوضوح بند العمل، ومن المسؤول، والموعد النهائي. يمكنك تتبع الوظائف بسهولة باستخدام Trello أو Asana. 

البحث عن تعليقات من أجل التحسين المستمر

لتحسين جودة الاجتماعات المستقبلية، يعد الحصول على تعليقات المشاركين أمرًا ذا قيمة. يمكنك طلب تعليقات حول جوانب مختلفة، مثل مدة الاجتماع، وفعالية الاتصال، ومدى فائدة المحتوى الذي تمت مناقشته، وما إلى ذلك. ويمكن جمع هذه التعليقات من خلال استطلاع سريع باستخدام أدوات مثل Google Forms أو SurveyMonkey.

تذكر أن الهدف من متابعة ما بعد الاجتماع هو تسهيل التواصل الفعال، وضمان المساءلة، والتحسين المستمر لقواعد وعمليات آداب الاجتماع الافتراضي. ومن خلال القيام بذلك بجد، يمكنك تحسين إنتاجية وفعالية اجتماعاتك الافتراضية بشكل كبير.

نصائح وحيل لاجتماعات افتراضية ناجحة

في حين أن أساسيات إدارة آداب الاجتماع الافتراضي الممتازة واضحة ومباشرة، إلا أن العديد من النصائح والحيل الإضافية يمكن أن تنقل اجتماعاتك من جيدة إلى رائعة. وهنا بعض منهم:

1. اختبر التقنية الخاصة بك: قبل البدء، اختبر اتصالك بالإنترنت والصوت والفيديو وأي تقنية أخرى تخطط لاستخدامها. تأكد من أن منصة الاجتماع الخاصة بك محدثة ومتوافقة مع جميع أجهزة المشاركين.
2. إنشاء جدول أعمال: جدول الأعمال الجيد التنظيم يمكن أن يجعل اجتماعك أكثر إنتاجية. قم بمشاركتها مسبقًا حتى يعرف المشاركون ما يمكن توقعه ويكونوا مستعدين.
3. استخدم الفيديو: شجع الجميع على تشغيل كاميراتهم كلما أمكن ذلك. إن رؤية وجوه بعضكم البعض يمكن أن تجعل الاجتماع أكثر جاذبية وتعزز التواصل بشكل أفضل.
4. تقليل الانحرافات: اختر مكانًا هادئًا لاجتماعك، وقم بكتم أي إشعارات قد تؤدي إلى مقاطعة سير الاجتماع. اطلب من المشاركين أن يفعلوا الشيء نفسه.
5. كن شاملاً: ضمان حصول الجميع على فرصة المشاركة. وهذا يجعل الاجتماع أكثر تفاعلية ويضمن سماع جميع وجهات النظر.
6. سجل الاجتماع: إذا سمحت المنصة الخاصة بك، قم بتسجيل الاجتماع. يمكن أن يكون هذا مفيدًا لأولئك الذين لم يتمكنوا من الحضور أو يحتاجون إلى الرجوع إلى المناقشة.
7. استخدم الميزات التفاعلية: توفر العديد من الأنظمة الأساسية ميزات مثل استطلاعات الرأي والاختبارات واللوحات البيضاء التي يمكن أن تجعل اجتماعك أكثر تفاعلية وجاذبية.
8. فترات راحة لاجتماعات أطول: إذا كان اجتماعك سيستمر لأكثر من ساعة، فحدد فترات راحة قصيرة لتجنب التعب والحفاظ على التركيز.
9. ظهور محترفين: ارتدي ملابسك وكأنك تحضر اجتماعًا شخصيًا. يُظهر هذا الاحترام للمشاركين الآخرين ويحدد لهجة احترافية.
10. دعم الأدوات الجديدة: إذا كنت تستخدم أداة أو ميزة جديدة، فقدم برنامجًا تعليميًا موجزًا ​​أو مواد دعم لمساعدة المشاركين على مواكبة التطورات.

من خلال دمج هذه النصائح والحيل، يمكنك رفع فعالية اجتماعاتك الافتراضية، مما يجعلها أكثر جاذبية وإنتاجية وشمولية.

وفي الختام

أصبحت الاجتماعات الافتراضية حيوية للتعاون وصنع القرار. فهي تتيح لنا التواصل مع الزملاء والشركاء والعملاء عبر المسافات، وكسر الحواجز الجغرافية. ومع ذلك، لجني الفوائد الكاملة لهذا النمط من التواصل، من الضروري إجراء هذه الاجتماعات عبر الإنترنت بشكل فعال.

بدءًا من ضمان التواصل اللفظي وغير اللفظي الواضح، وممارسة الاستماع والمشاركة الفعالة، والتعامل مع جلسات الأسئلة والأجوبة بكفاءة، والمتابعة الدؤوبة بعد الاجتماع، وتطبيق العديد من النصائح والحيل المتعلقة بآداب الأحداث الافتراضية، يساهم كل جانب بشكل كبير في نجاح اجتماعاتك الافتراضية. .

فوائد الاجتماعات الافتراضية الفعالة عديدة. فهي توفر الوقت والموارد، وتعزز الإنتاجية، وتعزز التعاون بشكل أفضل، وتضمن محاذاة الجميع نحو الأهداف المشتركة. علاوة على ذلك، فهي توفر فرصة للتحسين المستمر من خلال التغذية الراجعة والتعلم المتكرر.

لذا، بينما تستعد لاجتماعك الافتراضي القادم، تذكر تطبيق هذه الاستراتيجيات والتقنيات. ستجعل اجتماعاتك أكثر نجاحًا وستحولها إلى أداة قوية لدفع أداء فريقك ونتائجه. نتطلع إلى اجتماعات افتراضية أكثر إنتاجية وجاذبية في المستقبل.