6 éléments importants d'un e-mail d'invitation à un événement avec des exemples

Vous planifiez un événement et avez besoin d'un maximum de personnes pour y assister ? Mais comment pouvez-vous rassembler un large public pour assister à votre réunion ?

Quels aspects d'une invitation par e-mail incitent les destinataires à répondre ?

Jetez un œil aux six parties principales d'un bon e-mail d'invitation à un événement pour voir comment vous pouvez utiliser le marketing par e-mail et des outils tels que Plugins de marketing par e-mail WordPress pour attirer les gens à votre prochain événement.

Essayez d'utiliser ces six aspects différents dans votre campagne d'e-mails d'invitation à un événement pour acquérir le plus de visibilité et de participants.

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6 éléments majeurs d'un e-mail d'invitation à un événement

Lorsqu'il s'agit de créer une newsletter par e-mail, que ce soit pour un événement, pour la vente d'un produit ou pour un lancement, vous devez garder à l'esprit certains excellentes stratégies pour créer un e-mail convaincant pour accrocher vos lecteurs.

Ci-dessous, nous avons mentionné 6 éléments majeurs que votre e-mail d'invitation à un événement doit posséder :

Liste ciblée	Utilisez des fonctionnalités telles que la segmentation géographique pour segmenter vos listes et ne diffuser la campagne qu'aux personnes qui pourront y assister. En conséquence, vous obtiendrez des désabonnements plus petits et de meilleurs taux d'ouverture, de clics et de réponse.
Proposition de valeur	Essayez d'inclure une proposition de valeur qui explique en quoi consiste l'événement et en quoi sa participation vous sera bénéfique. Les gens seront plus motivés à cliquer et à acheter un billet ou à RSVP à la suite de cela.
Description détaillée de l'événement	Comprend un compte rendu détaillé de l'événement. Vous devriez essayer de répondre à des questions telles que "Que se passera-t-il lors de l'événement ?"   Que vont-ils découvrir ? Qui ils verront ou entendront, et ainsi de suite.
Heure, lieu et autres détails	Incluez toute information pertinente sur l'événement que les gens pourraient avoir à connaître.   Par exemple, en cas de réunion physique, le lieu, tout code vestimentaire, transport, heure, parking, etc. Ou dans le cas de l'événement virtuel, URL, codes d'accès, numéros d'appel, horaires, etc.
Preuves sociales	Incluez des preuves sociales, telles que des témoignages d'anciens participants, des critiques d'experts ou même des chiffres de participants à votre dernier événement, pour apaiser les inquiétudes et encourager les lecteurs à ce que leur temps et leur argent soient bien dépensés.
Bouton CTA proéminent	Incluez un gros bouton d'appel à l'action qui vous amène à une page d'enregistrement ou de billetterie. De nombreux outils de marketing par courriel rendez cela simple, et même si la procédure d'inscription et de billetterie est aléatoire, cela contribuera à augmenter le nombre de personnes finissant par assister à votre événement.

7 meilleurs exemples d'e-mails d'invitation à un événement

Divers événements présentent des arguments de vente et des exigences différents, et les e-mails que vous envoyez à leur sujet doivent en tenir compte.

Nous avons invitation à un événement exemples d'e-mails pour faciliter un peu les choses pour le personnel de votre événement. Avec ces pointeurs et exemples d'e-mails d'invitation à un événement, vous pouvez être sûr que vous envoyez la meilleure invitation possible pour toute occasion.

Les conférences se déroulent généralement sur plusieurs jours, avec plusieurs ateliers ou séances en petits groupes programmés tout au long de l'événement. Par conséquent, assurez-vous absolument que votre conférence e-mail d'invitation mentionne explicitement les dates, l'heure et le calendrier de votre conférence (par exemple, "Une conférence gratuite d'une semaine du 12 au 16 octobre") ainsi qu'un résumé des thèmes ou des sessions qui seront couverts.

Jetez un œil à l'exemple d'e-mail d'invitation à une conférence ci-dessous.

Vous pouvez également utiliser ce modèle d'invitation à un événement de conférence pour votre propre conférence. Cet exemple d'avis de conférence fait plusieurs choses correctement : il attire le lecteur avec un langage et des images intéressants, explique pourquoi un participant peut simplement vouloir assister à un événement au début du corps de l'e-mail et fournit toutes les informations pertinentes avant de conclure avec un puissant CTA. et un lien d'inscription bien en vue pour garantir leur place.

Les ventes exclusives, qu'elles soient réalisées en ligne ou en personne, vous permettent de générer un sentiment d'urgence tout en offrant une expérience VIP à vos clients les plus fidèles. Cependant, e-mails d'invitation à la vente doit apparaître comme bien plus qu'un stratagème de marketing. Concentrez-vous sur l'exclusivité de l'événement, ainsi que sur les avantages et les économies.

Si vous offrez un cadeau gratuit avec la vente ou une réduction de 50 %, la mise en évidence de ces éléments dans votre e-mail d'invitation à l'événement peut garantir que davantage de personnes se présentent. Gardez à l'esprit que les acheteurs préfèrent connaître les détails et les exemptions avant d'acheter, alors ne lésinez pas sur les petits caractères.

Les webinaires sont des séminaires collaboratifs en ligne qui offrent aux employés de bureau une méthode rapide pour garder un œil sur le matériel pertinent pour l'industrie. Lorsque vous invitez vos invités à l'événement webinaire, assurez-vous qu'ils comprennent pourquoi cela vaut la peine pour eux d'y assister.

Assurez-vous d'expliquer ce que les invités retireront de votre webinaire dans votre e-mail d'invitation. Concentrez-vous sur les points les plus importants de votre webinaire, en soulignant exactement ce que les inscrits recevront en échange d'une heure ou deux passées avec votre équipe.

Trois aspects fantastiques peuvent être trouvés dans cet exemple d'e-mail d'invitation à un événement décontracté : 1) un matériel pertinent, 2) un appel à l'action convaincant et 3) une preuve sociale La communication d'entreprise est le meilleur cas d'utilisation pour de telles invitations à un événement.

Alors que Buffer ciblait ceux qui étaient intéressés par leur produit, c'était une bonne idée de fournir une proposition de valeur claire ainsi qu'un témoignage client dans la section "Ce que vous apprendrez".

Exemple d'e-mail d'invitation à un événement de sortie d'équipe

Des voyages d’équipe, contrairement aux autres activités de team building, obligent les employés à quitter le bureau. Il s'agit d'une excellente occasion de mettre en valeur le lieu hors site unique que vous avez choisi pour l'événement. Une grande partie de cela peut être réalisée avec le style graphique de votre modèle de courrier électronique, mais le contenu du corps de l'e-mail doit exprimer votre enthousiasme pour le lieu et les efforts que vous avez organisés pour l'événement.

Vous voudrez donner un ton distinct à votre invitation, tout comme vous le feriez avec un événement de développement d'équipe. L'exemple d'e-mail ci-dessous affiche un superbe mélange de mise en page et de contenu qui rendrait n'importe quel groupe de travail enthousiaste pour l'événement imminent :

Pour toute entreprise, présenter un nouveau produit au monde peut être à la fois excitant et inquiétant. Une sortie de produit peut être une tâche difficile lorsqu'un public est impliqué. Que vous invitiez des personnes à participer physiquement ou via une diffusion en direct, vous souhaiterez créer une anticipation dans vos e-mails d'invitation sans trop en dévoiler.

Alors que les séminaires et les ventes exclusives exigent que vous expliquiez pourquoi les participants doivent venir, les lancements de produits nécessitent un peu de suspense. Gardez à l'esprit que le but de la sortie est de faire une annonce énorme et éclaboussante. Jetez un œil à ce modèle d'invitation par e-mail :

L'utilisation innovante de la couleur dans l'e-mail favorise l'objectif de l'événement : augmenter les ventes d'articles Guess Eco, qui sont des produits Guess créés à partir de matériaux respectueux de l'environnement. Bien que le rouge soit la teinte de l'emblème Guess (comme on le voit sur le débardeur du modèle), l'e-mail est dominé par le vert.

L'événement publicitaire vise un public spécifique, comme en témoignent les sacs fourre-tout, les plantes succulentes, le DJ en magasin et la gamme de vêtements écoresponsables.

E-mail d'invitation à un événement en ligne

Les événements en ligne sont plus populaires que jamais. En conséquence, il y a beaucoup plus de concurrence pour attirer l'attention de vos clients potentiels que vous ne pouvez l'imaginer. Pour vous assurer que votre e-mail d'invitation à un événement Web brille, vendez le sujet ou le thème de votre événement d'une manière intrigante et engageante, et rendez le RSVP aussi simple que possible.

Vous devez toujours inclure un RSVP lien dans votre e-mail d'invitation, mais vous devriez également envisager d'intégrer un mécanisme qui ajoute immédiatement l'événement au calendrier Google de vos participants ou à un service comparable. Cela permet de garder votre événement en ligne frais dans l'esprit de vos participants, même après qu'ils aient supprimé votre invitation par e-mail.

Gainsight a annoncé son événement en ligne à la manière de Netflix, avec un look simple et de nombreuses photos. Même le titre et le bouton CTA ressemblent plus à une session de streaming qu'à un événement d'une entreprise technologique, et le libellé de l'e-mail montre clairement qu'il y a beaucoup d'informations à choisir.

Quand il s'agit de concevoir, prenez votre temps. Vous n'avez pas besoin d'être fantaisiste tout le temps, mais un simple arrangement esthétique fera ressortir votre e-mail d'invitation à un événement dans la boîte de réception.

Courriel d'invitation à une fête de bienvenue ou à une fête

Toutes les affaires et aucun plaisir peuvent rendre vos employés et vos clients mécontents. Assurez-vous que vos e-mails d'invitation sont bien excitants lorsque vous célébrez des vacances, un anniversaire ou une étape importante.

N'hésitez pas à être plus inventif avec ces e-mails d'invitation. Par exemple, quoi de plus amusant qu'une fête de bienvenue ? Jetez un œil à l'exemple d'e-mail d'invitation ci-dessous. Vous pouvez voir que l'entreprise a envoyé l'e-mail à son nouvel abonné pour le mettre en action et commencer à utiliser son service.

Un e-mail d'invitation à une fête doit communiquer l'enthousiasme de votre entreprise pour l'événement imminent, que vous soyez nouveau dans la région et que vous souhaitiez susciter l'intérêt local pour votre entreprise ou que vous ameniez de nouvelles recrues dans le giron. Jetez un œil à un autre type d'invitation par e-mail de fête rappelant à leurs abonnés qu'il ne reste que quelques jours dans la grande fête qu'ils ne devraient pas manquer.

Conclusion

Une invitation bien conçue peut susciter un sentiment d'anticipation et de plaisir, et elle peut souvent être le facteur déterminant pour que quelqu'un confirme ou non sa participation. Votre première étape devrait être de déterminer qui est votre public cible ou, mieux encore, à quoi ressemble votre « visiteur idéal ». Ensuite, vous devez rédiger votre e-mail d'invitation à l'événement en répondant aux demandes et aux besoins de votre public et de vos clients potentiels.

Une invitation par e-mail fait partie d'une très grande image connue sous le nom de marketing par e-mail, une stratégie ultime non seulement pour augmenter le nombre d'abonnés, mais également pour les convertir en prospects. Vous pouvez trouver plusieurs outils de marketing par courriel comme SendX qui peut vous aider à créer les modèles de newsletter ainsi que plusieurs autres fonctionnalités importantes telles que l'automatisation des e-mails, la segmentation des e-mails, etc.

Donc, il y en a pour l'instant. Voici quelques-uns des meilleurs exemples d'e-mails d'invitation à un événement que vous pouvez également utiliser pour augmenter l'audience et les invités de votre événement.