Cómo organizar un evento virtual exitoso en 2023

Los eventos virtuales se han convertido en el fenómeno de la nueva era que se convirtió en un gran revuelo en 2020 debido a las restricciones de movimiento global.

Incluso en 2021, las empresas siguen poniéndose a prueba con el el mejor calendario de eventos para la gestión de eventos ya que algunos países todavía están aplicando bloqueos a raíz de la pandemia de COVID 19.

 

El marketing digital siempre estuvo presente. Sin embargo, ahora se presenta como una de las herramientas de marketing empresarial más fundamentales.

Por lo tanto, organizar eventos virtuales es la manera perfecta de involucrar tanto a los inversores como a los espectadores. Pueden construir su marca, generar clientes potenciales y establecerse como líder de la industria. Conozcamos más el concepto de eventos virtuales.

 

 

¿Qué es un evento virtual y sus diversos tipos?

Un evento virtual se refiere a una actividad organizada en la que las personas experimentan los eventos y su contenido en línea en lugar de reunirse en persona.

Estos eventos pueden variar desde convenciones a gran escala con una gran cantidad de asistentes o pequeñas sesiones de preguntas y respuestas con algunas personas interesadas. Los eventos virtuales se llevan a cabo de muchas formas. Algunos de ellos son:

 

Conferencias virtuales

Las conferencias virtuales se forman alrededor de un evento en vivo, agenda compleja incluyendo conferencias magistrales, grupos de trabajo, sesiones y más, como conferencias en persona. La única diferencia es que se alojan en línea. 

 

Webinars

Un seminario web se refiere a un seminario virtual sobre temas donde un anfitrión presenta una demostración o conferencia. Este formato plantea la mejor opción para llegar a un público más amplio. En un seminario web, PowerPoint Las presentaciones se convierten en la mejor manera de mostrar sus ideas. Puede organizar un seminario web tanto para sus empleados como para su audiencia.

 

Tutoriales y tutoriales

Estos tutoriales o eventos prácticos siguen siendo perfectos para lanzar nuevos productos, responder preguntas frecuentes y revelar diferentes consejos, trucos e instrucciones.

 

Eventos híbridos internos

 Estos eventos virtuales pueden albergar lanzamientos de ventas y eventos para toda la empresa. Además, también sirve para capacitaciones y reuniones de departamento. Es más adecuado para empresas con empleados en diferentes países para reunirlos. 

 

Ahora que hemos adquirido conocimientos sobre eventos virtuales, averigüemos cómo realizarlos estratégicamente.

 

Establecer objetivos y construir un mapa de actividades

Cada evento en línea o fuera de línea requiere una estrategia bien planificada para ejecutarse de la mejor manera posible.

Identifique el propósito de organizar su evento virtual y cree un mapa de actividades para incluir su información paso a paso.

Puede establecer sus objetivos en torno a las siguientes preguntas:

• ¿Cómo desea organizar su evento, en vivo o bajo demanda?
• ¿Qué plataforma quieres elegir?
• ¿Quiénes serán tus oradores?
• ¿Quién es tu audiencia ideal?
• ¿Cómo promocionar tu evento?
• ¿Cómo proceder con el registro?
• ¿Quiénes serán sus patrocinadores?
• ¿Cómo rastreará los KPI?

 

Elija la fecha y la hora 

Establezca la fecha y hora adecuadas para sus eventos, independientemente de su tamaño o plataforma, para reunir el máximo de participantes. Asegúrese de que ningún evento o feriado de la competencia interfiera con la asistencia de sus clientes.

Tenga en cuenta las consideraciones de la zona horaria si su objetivo es apuntar a asistentes globales. Realice una investigación de antemano mientras selecciona la fecha y la hora de su evento. 

 

Establecer presupuestos

Es imprescindible definir el presupuesto de su evento virtual antes de aprovechar la tecnología adecuada. Te ayudará a decidir el costo de todo para organizar tu evento.

La inversión principal con eventos virtuales radica en financiar las promociones y plataformas de eventos virtuales adecuadas. Siga segmentando el presupuesto en consecuencia antes de continuar con las actividades.

 

Elige la plataforma adecuada

Webinars

 Un seminario web es una presentación en línea que se lleva a cabo en tiempo real. Un presentador comparte su pantalla para pasar cubiertas de diapositivas mientras narra el evento.

Diseñar presentaciones con plantillas profesionales de PowerPoint para hacerlos más atractivos y llamativos. Zoom, Google Meet, Cisco Webex son algunas de las mejores plataformas para organizar seminarios web. Además, puedes encontrar otros grandes plataformas de seminarios web para que usted elija también en el mercado.

 

Historias de redes sociales

Las tecnologías integran varios elementos emocionantes e interactivos, como historias en vivo de las redes sociales, a su evento virtual haciéndolo atractivo.

Puede compartir videos y tutoriales o incluso organizar sesiones interactivas en vivo con su audiencia. Agregue efectos especiales, responda preguntas o contrate a un influencer.

 

Transmisión en vivo a través de las redes sociales

Todas las plataformas de redes sociales en estos días incluyen una función de video en vivo. Las transmisiones en vivo generan más participación que los videos normales.

Puede elegir cualquier plataforma de redes sociales y realizar sesiones en vivo para promocionar sus servicios. Por ejemplo, Instagram Live, Facebook Live, Twitter Live y LinkedIn Live.

 

Aproveche un calendario de eventos

¿Le preocupa manejar tanta planificación de eventos de manera sistemática? Mantener un calendario de eventos es la clave para anclar un evento virtual exitoso. Modern Events Calendar (MEC) de Webuns es uno de los mejores complementos de calendario de eventos de WordPress. 

 

Un calendario de eventos lo ayudará a administrar sus eventos de manera rápida y sin problemas. Explore su interfaz fácil de usar, varias funciones como reservas, pagos y más de 50 diseños de pantalla.

Este calendario de eventos con todo incluido le permite organizar cualquier evento virtual sin problemas. 

 

Promocione su evento virtual

La promoción efectiva es uno de los principales factores que determinan en gran medida el éxito de su evento en línea. Es imperativo llegar a su público objetivo a través de canales digitales.

Puede utilizar anuncios pagados o publicar en sus canales de redes sociales con los detalles de su evento. 

 

Además, asegúrese de incorporar la inscripción o el enlace de asistencia a su evento para garantizar la máxima asistencia y exposición. Aquí algunos consejos de oro para promocionar su evento virtual: 

• Seleccione su mejor talento, ya que representan su punto de venta
• Promocione su evento en páginas y sitios de eventos populares
• Cree creatividades llamativas
• Comercialice a través de los influencers y canales adecuados
• Aproveche las palabras clave para la optimización SEO
• Realice comentarios previos al evento para entusiasmar a su audiencia con cuestionarios y encuestas
• Enviar correos electrónicos 

 

Prepare a su equipo para cualquier problema técnico

Prepárese con un plan B si su plan A tropieza con fallas técnicas antes de iniciar su evento virtual. Incluso los eventos en línea pueden provocar contratiempos técnicos de última hora.

Es posible que pierda la conexión a Internet o que la pantalla se congele. Realice siempre una prueba para identificar y eliminar problemas para garantizar una experiencia fluida para sus asistentes.

 

Destacar la importancia de la participación de la audiencia 

Los eventos virtuales deben ser lo más accesibles y atractivos posible. Es dos veces más desafiante retener la atención de su audiencia virtual que uno fuera de línea debido a las distracciones.

Por lo tanto, mantenga el flujo de interacción para mantener a su audiencia enganchada a sus pantallas. Siga estos consejos para lograr una participación fructífera de la audiencia:

• Impresionantes cubiertas de diapositivas
• Fuentes funcionales con un tamaño de fuente grande
• Alto contraste de color
• Leyendas, imágenes y narración cuando sea necesario
• Encuestas y cuestionarios
• Sesiones de preguntas y respuestas entre y después del evento 

 

Recopilar comentarios de la audiencia 

Recopile comentarios de la audiencia una vez que termine su evento virtual. Le ayudará a obtener una respuesta genuina con respecto al éxito o las deficiencias de su evento.

Envíe encuestas de seguimiento por correo electrónico o proporcióneles un enlace a los formularios de Google o otras alternativas para compartir sus ideas sobre lo que les interesaba y otras cosas.

 

Resumen Final

Los eventos virtuales son formas útiles y enriquecedoras de llegar a personas de todo el mundo. La forma en que el panorama está evolucionando, las plataformas digitales continúan liderando eventos virtuales.

Puede organizar eventos en línea prósperos utilizando la planificación adecuada, el pensamiento estratégico y las habilidades de marketing con los consejos de eventos virtuales mencionados anteriormente. 

 

Los eventos virtuales bien pensados ​​pueden trazar una línea entre las empresas comerciales exitosas y las oportunidades perdidas.

Cree presentaciones hermosas y configure sus calendarios de eventos con MEC para una experiencia memorable.

Siga estos consejos y ofrezca eventos digitales inolvidables hoy.