Comment organiser un événement virtuel réussi en 2023

Les événements virtuels sont devenus le phénomène du nouvel âge qui a connu un énorme battage médiatique en 2020 en raison des restrictions de mouvement mondiales.

Même en 2021, les entreprises continuent d'être testées avec le meilleur calendrier d'événements pour la gestion d'événements car certains pays observent toujours des confinements à la suite de la pandémie de COVID 19.

 

Le marketing numérique a toujours été une chose. Cependant, il se présente maintenant comme l'un des outils de marketing commercial les plus importants.

Ainsi, l'hébergement d'événements virtuels est le moyen idéal pour engager à la fois les investisseurs et les téléspectateurs. Ils peuvent construire votre marque, générer des prospects et vous établir en tant que leader de l'industrie. Faisons davantage connaissance avec le concept d'événements virtuels.

 

 

Qu'est-ce qu'un événement virtuel et ses divers types?

Un événement virtuel fait référence à une activité organisée où les individus vivent des événements et leur contenu en ligne plutôt que de se réunir en personne.

Ces événements peuvent aller de conventions à grande échelle avec une pléthore de participants ou de petites sessions de questions-réponses avec quelques personnes investies. Les événements virtuels ont lieu sous de nombreuses formes. Certains d'entre eux sont:

 

Conférences virtuelles

Des conférences virtuelles se forment autour d'un live, ordre du jour complexe y compris des discours, des ateliers, des sessions et plus encore comme des conférences en personne. La seule différence est qu'ils sont hébergés en ligne. 

 

Webinaires

Un webinaire fait référence à un séminaire virtuel sur sujets où un hôte présente une démo ou une conférence. Ce format constitue la meilleure option pour toucher un public plus large. Dans un webinaire, PowerPoint les présentations deviennent le meilleur moyen de présenter vos idées. Vous pouvez organiser un webinaire pour vos employés et votre public.

 

Comment faire et tutoriels

Ces tutoriels ou événements pratiques restent parfaits pour lancer de nouveaux produits, répondre aux FAQ, révéler différents conseils, astuces et instructions.

 

Événements hybrides internes

 Ces événements virtuels peuvent accueillir des lancements de vente et des événements à l'échelle de l'entreprise. De plus, il organise également des formations et des réunions de service. Il convient mieux aux entreprises ayant des employés dans différents pays de les réunir. 

 

Maintenant que nous avons acquis des connaissances sur les événements virtuels, découvrons comment les héberger de manière stratégique.

 

Fixer des objectifs et construire une carte d'activité

Chaque événement en ligne ou hors ligne nécessite une stratégie bien planifiée pour être exécuté de la meilleure manière possible.

Identifiez le but de l'organisation de votre événement virtuel et créez une carte d'activité pour inclure ses informations étape par étape.

Vous pouvez articuler vos objectifs autour des questions suivantes :

• Comment souhaitez-vous organiser votre événement en direct ou à la demande ?
• Quelle plateforme voulez-vous choisir ?
• Qui seront vos orateurs ?
• Quel est votre public idéal ?
• Comment promouvoir votre événement ?
• Comment procéder à l'inscription ?
• Qui seront vos sponsors ?
• Comment suivrez-vous les KPI ?

 

Choisissez la date et l'heure 

Définissez la bonne date et heure pour vos événements quelle que soit leur taille ou leur plateforme pour rassembler un maximum de participants. Assurez-vous qu'aucun événement concurrent ou vacances n'interfère avec la présence de vos clients.

Tenez compte des considérations de fuseau horaire si vous visez des participants internationaux. Faites des recherches au préalable tout en sélectionnant l'heure et la date de votre événement. 

 

Définir des budgets

Il est indispensable de définir le budget de votre événement virtuel avant de tirer parti de la bonne technologie. Il vous aidera à décider du coût de tout pour organiser votre événement.

L'investissement de base avec les événements virtuels réside dans le financement des bonnes promotions et plates-formes d'événements virtuels. Continuez à segmenter le budget en conséquence avant de poursuivre les activités.

 

Choisissez la bonne plateforme

Webinaires

 Un webinaire est une présentation en ligne tenue en temps réel. Un présentateur partage son écran pour passer ponts de diapositives tout en racontant l'événement.

Concevoir des présentations avec modèles PowerPoint professionnels pour les rendre plus attrayants et accrocheurs. Zoom, Google Meet, Cisco Webex sont d'excellentes plateformes pour héberger des webinaires. Aussi, vous pouvez trouver d'autres excellentes plateformes de webinaires à vous de choisir également sur le marché.

 

Histoires de médias sociaux

Les technologies intègrent divers éléments passionnants et interactifs tels que des histoires de médias sociaux en direct à votre événement virtuel, le rendant attrayant.

Vous pouvez partager des vidéos et des didacticiels ou même organiser des sessions interactives en direct avec votre public. Ajoutez des effets spéciaux, répondez à des questions ou engagez un influenceur.

 

Diffusion en direct via les médias sociaux

De nos jours, chaque plate-forme de médias sociaux comprend une fonctionnalité de vidéo en direct. Les diffusions en direct génèrent plus d'engagement que les vidéos classiques.

Vous pouvez choisir n'importe quelle plate-forme de médias sociaux et organiser des sessions en direct pour promouvoir vos services. Par exemple, Instagram Live, Facebook Live, Twitter Live et LinkedIn Live.

 

Tirer parti d'un calendrier d'événements

Craignez-vous de gérer autant de planification d'événements de manière systématique ? Tenir un calendrier des événements est votre clé pour ancrer un événement virtuel réussi. Modern Events Calendar (MEC) de Webuns est l'un des meilleurs plugins de calendrier d'événements WordPress. 

 

Un calendrier des événements vous aidera à gérer vos événements de manière rapide et transparente. Explorez son interface facile à utiliser, ses diverses fonctionnalités telles que la réservation, les paiements et plus de 50 dispositions d'affichage.

Ce calendrier d'événements tout compris vous permet d'organiser n'importe quel événement virtuel sans tracas. 

 

Faites la promotion de votre événement virtuel

Une promotion efficace est l'un des principaux facteurs qui déterminent en grande partie le succès de votre événement en ligne. Il est impératif de toucher votre public cible via les canaux numériques.

Vous pouvez utiliser des publicités payantes ou publier sur vos réseaux sociaux les détails de votre événement. 

 

Assurez-vous également d'intégrer l'inscription ou le lien de participation à votre événement pour assurer une participation et une exposition maximales. Voici quelques conseils en or pour promouvoir votre événement virtuel : 

• Sélectionnez vos meilleurs talents car ils représentent votre argument de vente
• Faites la promotion de votre événement sur des pages et des sites d'événements populaires
• Créez des créations accrocheuses
• Marché à travers les bons influenceurs et canaux
• Tirez parti des mots-clés pour l'optimisation du référencement
• Réalisez un buzz pré-événement pour exciter votre public avec des quiz et des sondages
• Envoyer des emails 

 

Préparez votre équipe à tout problème technique

Préparez-vous avec un plan B si votre plan A trébuche sur des problèmes techniques avant de lancer votre événement virtuel. Même les événements en ligne peuvent entraîner des problèmes techniques de dernière minute.

Il est possible que vous perdiez la connexion Internet ou que l'écran se fige. Effectuez toujours un essai pour identifier et éliminer les problèmes afin d'assurer une expérience fluide à vos participants.

 

Insister sur l'importance de l'engagement du public 

Les événements virtuels doivent être aussi accessibles et engageants que possible. Il est deux fois plus difficile de retenir l'attention de votre public virtuel que hors ligne en raison des distractions.

Ainsi, maintenez le flux d'interaction pour que votre public reste accroché à ses écrans. Suivez ces conseils pour un engagement fructueux du public :

• Superbes jeux de diapositives
• Polices fonctionnelles avec une grande taille de police
• Contraste de couleur élevé
• Légendes, visuels et narration si nécessaire
• Sondages et quiz
• Séances de questions-réponses entre et après l'événement 

 

Recueillir les commentaires du public 

Recueillez les commentaires du public une fois votre événement virtuel terminé. Cela vous aidera à obtenir leur véritable réponse concernant le succès ou les lacunes de votre événement.

Envoyez des enquêtes de suivi par e-mail ou fournissez-leur un lien vers des formulaires Google ou autres alternatives pour partager leurs idées sur ce qui les intéresse et ainsi de suite.

 

Conclusion

Les événements virtuels sont des moyens utiles et enrichissants pour atteindre les gens du monde entier. Compte tenu de l'évolution du paysage, les plateformes numériques continuent de mener des événements virtuels.

Vous pouvez organiser des événements en ligne prospères en utilisant une planification appropriée, une réflexion stratégique et des compétences en marketing avec les conseils d'événements virtuels mentionnés ci-dessus. 

 

Des événements virtuels bien pensés peuvent tracer une ligne entre les entreprises commerciales réussies et les opportunités manquées.

Formez de belles présentations et configurez vos calendriers d'événements avec MEC pour une expérience mémorable.

Suivez ces conseils et organisez des événements numériques inoubliables dès aujourd'hui.